第１４卷第３期 ２０１４年５月 湖南大众传媒职业技术学院学报 ＪＯＵＲＮＡＬ ｏＦ ＨＵＮＡＮ ＭＡＳＳ ＭＥＤＩＡ ＶＯＣＡＴＩＯＮＡＬ ＴＥＣＨＮＩＣＡＬ ＣＯＬＬＥＧＥ Ｖ０ｌＭ＿１４ Ｎｏ ３ ａｙ ２０１４ 高职院校教学档案数字化管理创新途径 李惠华 一兀 十 （湖南大众传媒职业技术学院电广传媒系，湖南长沙４１０１００） ［摘要］高职院校提高教学档案数字化管理水平，需要促进教学档案数字化管理理念创新，完善 教学档案数字化管理的硬软件条件，推进教学档案管理的机制创新，切实提升教学档案管理人员的基本 素质，创设教学档案快速服务和高效使用平台。 ［关键词］高职院校；教学档案；数字化管理 ［中图分类号］ Ｇ７１７ ［文献标识码］ Ａ［文章编号］ １６７１—５４５４（２０１４）０３—００８１—０３ 随着信息时代的到来，信息技术成为当代 最具潜力的生产力，信息资源成为国民经济和 社会发展的战略资源，信息化水平也已成为一 个地区和城市现代化程度的重要标志。许多高 职院校抓住有利时机，投量资金，建起了以 很多年，但从理念的角度来讲，不少档案管理人 员还存在一定偏差，不重视数字化、信息化管理 教学档案的现象时有发生。“数字化管理”，是 指利用计算机、通信、网络等技术，通过统计技 术量化管理对象与管理行为，实现研发、计划、 组织、生产、协调、销售、服务、创新等职能的管 校园网为核心、其他设施配套齐全的信息化平 台。这对高职院校提高办学水平、提升核心竞 理活动和方法。随着教育改革的深人和信 争力起到了促进作用。２００８年８月２０日，教 育部发布“２７号令”，公布了由教育部与国家档 息化的发展，高职院校档案工作的收集、整理、 管理和利用等许多方面产生了新的问题，对高 职院校的档案管理工作也提出了新的挑战。因 此，做好高职院校的教学档案管理工作，首先应 该在理念上有所创新。 （～）高职院校领导应加强对教学档案数 字化管理的重视。要充分认识到，数字化管理 不同于传统的管理，在管理的手段、方式以及技 巧上都有一个全新的改变，要制定相关数字化 案局联合制定的《高等学校档案管理办法》，特 别强调了档案信息化建设，并要求高等学校 “组织实施档案信息化建设与电子文件归档工 作”。对于高职院校教学档案管理来说，信息 化意味着档案管理要发生前所未有、洗心革面 的变化，这些变化涉及到档案来源途径、档案载 体、档案管理模式等方面。要适应这些变化，高 职院校在教学档案数字化管理方面就要不断创 新，积极采取新措施。 一管理的制度和，提高全体教职员工的数字 化意识，这样才能保证数字化管理的有效实施。 （二）确立教学档案数字化管理的“全过 程”理念，在教学过程中将数字化管理理念融 入其中。高职院校教学档案数字化管理的实 、促进教学档案数字化管理理念创新 理念是方向，是指针，有什么样的理念就会 有什么样的行动。尽管档案数字化管理已提倡 ［收稿日期］２０１４—０３—１０ ［作者简介］李惠华（１９８１一），女，湖南长沙人，湖南大众传媒职业技术学院电广传媒系讲师。研究方向：高 校管理。 ［基金项目】本文为湖南大众传媒职业技术学院院级课题“高职院校教学档案数字化管理研究（项目编号： １１ＹＪ２４）的阶段性成果。 一８１— 施，并不是某一个部门或某部分教师就能开展 起来的，它需要全院教职员工的配合和支持。 尤其是教学一线教师，要树立数字化管理意识， 从源头上下手，对教案、教学计划制订固定的统 一格式，对自己的教学资源按照数字化管理要 求进行标准化整理，对学生的毕业作品、社会调 查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进 行整理。 二、完善教学档案数字化管理的硬软件 条件 加大经费投入，搭建并完善教学档案数字 化管理的硬软件平台，是高职院校教学档案数 字化管理的重要基础。做好这项工作，可以从 以下几个方面人手： （一）加大经费投入。数字化管理对硬件 提出了更高的要求，如计算机、打印机、扫描仪、 照相机等设备都是实现数字化管理的基本保 障。除了这些基本的设备外，随着技术的进步 和市场的变化，还要适时进行设备更新和系统 升级。电子档案的管理不同于纸质档案，它从 形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化 管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能 是一个重要因素。 （二）进一步完善信息服务平台。一个良 好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。 信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够 在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教 学资源，这不仅要有一个畅通的网络环境，更要 有一个科学合理的信息服务系统。 （三）搭建教学档案数字化管理信息共享 与交流平台。教学档案管理工作的技能方面， 包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进 一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加 强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会 议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等， 并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工 作技能。… 三、推进教学档案管理的机制创新 推进教学档案数字化管理，不仅是理念和 技术的问题，同时也是机制的问题。机制不活、 机制不顺，教学档案数字化管理就落不到实处。 一８２一 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代 化的重要环节。 （一）建立标准化工作流程。推进数字化 档案管理机制创新，就应当变革现有的教学档 案管理机制，诊断其中存在的问题，建立新的适 合数字化教学档案管理的工作机制，建立上下 衔接、灵活有效的工作流程，为数字化教学档案 管理提供条件。 （二）建立健全数字化教学档案管理的领 导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部 门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的 领导机构，作为推进数字化教学档案管理的决 策部门，及时发现并解决其中的问题。 （三）以人为本，建立教学档案人性化服务 机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为 本，就是要将利用者的需求作为工作的出发点 和落脚点，不断满足广大师生员工对档案信息 的需要，开展个性化服务、主动化服务。个性化 服务，就是要满足不同档案利用群体的不同需 求，针对不同的利用者采取不同的服务方式，扩 展档案利用服务的范畴。开展个性化服务，必 须分析高职院校教学档案用户类型、需求，这是 档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可 理解成为档案找利用者，它需要通过档案工作 者的主观努力，发挥创造精神，以各种形式为高 职院校各项工作提供服务。 四、提升教学档案管理人员的基本素质 目前，人员素质参差不齐，也是影响教学档 案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的 档案管理人员，通常由教师家属担任，对于文化 水平和相关业务水平没有太多要求，从事着简 单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字 化档案管理的要求下，这些工作人员的素质亟 待提升。 一般来说，数字化管理下的档案管理人员 应该既有一定的专业水平，还有较强的专业知 识，是集知识与技能于一身的综合型人才。概 况起来，主要有如下几个方面的要求： （一）具有一定的计算机操作能力。ｌ３ 现代 科技的发展，为教学档案数字化管理提供了条 件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的 工作人员应该具备相应的技术素质，能够操作 教学档案数字化管理系统，能够提供相应的录 入、管理、更新等服务。否则，教学档案数字化 管理就难以实施。 （二）具备一定的网络查找能力及外语能 力。作为一名高职院校档案管理人员，不仅要 了解国内相关信息，更应该充分利用互联网全 面、快速、准确的特点，查找国外重要档案信息 资源。当然，这也要求高职院校档案管理人员 需具备一定的外语能力。 （三）具备操作现代办公设备的能力。档 案管理工作需要涉及的办公设备很多，如打印 机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌 握这些设备的性能和功能的基础上，才能有效 完成档案管理工作。同时，电子电器类设备更 新换代频繁，高职院校档案管理人员除掌握已 有的设备外，还要不断探索和学习，以适应新产 品的功能。 （四）具备一定的科研能力。要想档案管 理工作有更大更好的发展，除了完成日常的工 作外，高职院校档案管理人员还需要有对档案 管理工作进行科学研究的能力，在实践中不断 总结经验，并进行理论提升。 五、创设教学档案快速服务和高效使用平台 档案工作除了要重收集，更要重利用。目 前，各高职院校的教学档案都还只是做到了整 理、收集、存档，而对这些库存档案的利用少之 又少，甚至是无人问津。由于档案没有得到利 用，没有发挥它本来的价值，档案工作甚至是档 案管理人员不受重视，久而久之，档案便成了一 潭死水。信息化时代的到来，可以说为沉睡的 档案燃起了希望之光，可以充分利用网络、计算 机等设备使档案利用率更高，更好地服务于广 大教职员工。 （一）针对广大师生员工开放教学档案网 络服务平台。目前各高职院校都有自己的网 站，只要在网站上设置一个档案查询专栏，教师 和学生都可以通过自己的用户名和密码轻松在 网上找到自己需要的档案信息，既不需要专程 去档案室查询，也不需要翻阅大量的档案材料， 只需在网上搜索相关主题，就能看到与此相关 的信息，真正实现在网络平台上与校内档案网 站有效衔接，大量节省了人力、物力和财力。 （二）提高全院教职员工的档案查询和利 用意识。教职员工多学习优秀的教学资源，多 学习其他高职院校甚至高等院校的教学资源， 为我所用，能够提高教学水平和教学管理水平， 促进学院教学整体水平上一个新台阶。因此， 高职院校要多方面宣传和号召教职员工、学生 多浏览学院网页，多查看学院教学档案，为课堂 教学、教学管理提供有益的参考和借鉴。 （责任编辑陶新艳） ［参考文献］ ［１］ 程巧玲．浅谈事业单位档案的信息化建设［Ｊ］． 档案管理，２０１２（２）：８７． ［２］ 陈妹．关于高校档案服务机制创新的思考［Ｊ］． 扬州大学学报，２００６（５）：３６—３７． ［３］ 戴喜梅．高校档案管理人员应具有的特殊素质 ［Ｊ］．档案管理，２０１２（１）：９２． ８３—
