浅谈如何做好档案安全与保密工作

文/晋中师范高等专科学校 贾媛媛

【摘要】档案是一种重要的信息资源，其涵盖的内容包括我们生活的方方面面，因此，档案信息资源的安全性不仅关系到个人的隐私安全，还会涉及集团甚至国家的利益。所以，做好档案的安全和保密工作是十分必要的。

【关键词】档案；安全；保密

一、档案安全与保密工作的必要性

随着信息技术的不断发展，档案信息资源已走进人们的日常生活。现在人们对于档案的感觉越来越清晰，它不再是古代锁在深宅大院的一份文件。普通人甚至连查阅的资格都没有。现在，越来越多的档案开始公开化，透明化。英国和一些发达国家已经建立了档案博物馆，让人们更好地参观各种档案资料。但是，无论档案是公开化还是封闭化，对于档案的保护工作都是不应该松懈的。不能因为档案离人们的生活越来越近而不理会档案的保护。对于部分机密档案还应当进行保密工作，因为一旦泄露不仅会损害档案所处的直接机构，甚至会关系到一个人的一生或者国家的安全。大连晚报曾经就刊登过这样一则消息，一名军人于19年转业到大连，1994年以军转干部的身份到一家企业当了工程师，20年的工龄因为档案丢失而查不到了，随后申诉了10年，最终在信访人员的热心帮助下，才使问题得以解决。而这个过程用了他10年的时间。可以说，就是因为这一份档案的丢失让他的一生都受到了很大的影响。由此可见档案安全是多么的重要。对于一些机密档案的保密事例的重要性在二战中可以说是多的举不胜举了。所以说，无论是档案的安全工作还是保密工作，都应当一手抓起。要做到在保密中进行充分保护。

二、如何更好地做好档案安全保密作用

（一）档案安全保护。确保档案的安全是非常重要的，应当由所在机构定期检查。及时发现档案是否存在遗漏缺失或者因为天灾人祸而导致的档案破损。对于纸质档案应当做到防潮、防火。如果有这些安全隐患情况应当及时汇报给相关机构，对因此可能损失的档案进行及时的补充和丢失备案。各个机构也应当存储所拥有档案的备案。可以建立总的目录索引，每次增添更改都在目录索引上进行备份记录。对于档案的入库与出库也应当做好及时的记录与补充。对于现在的电子档案更应当实行多台设备备份、云备份或者存储于各种IP地址上。更应当做到及时的调阅检查，及时发现是否缺失与遗漏。如果所在机构条件相对简陋不适合存储档案，可以向档案局提出申请，将档案先行存储在档案室里面，这样能更好地保护档案的安全。对于老化的纸质档案，笔者建议将其扫描进电子档案里做好备份保护，因为纸质档案不具有很好地长期储存条件。要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案存放的硬盘或者其他磁、光介质，应当储存在17℃到20℃的无尘、无磁场干扰、无有害物质的机房中。良好的环境可以有效地增长电子档案的寿命。更加有利于档案保存的安全。

（二）档案的保密工作。对于一些档案，它的机密性是比安全性更加重要的。宁愿让其丢失也不能让其流落到不法分

子的手中。所以，对于档案的保密工作是重中之重。对于一些国家绝密档案，例如：核武器的研究，航天器材的核心技术等等。这些技术的档案记载如何能够得到保护呢？对此，国家成立了《档案法》，凡是查阅设计机密的档案资料都应当获得上级批准，不得私自带出传阅。笔者认为首先应当提高档案管理人员的保密素质，如果连管理者都无法遵循国家的档案保密制度，那么《档案法》就形同虚设了。其次，所有查阅机密档案的人都应当遵循保密规则，不要随意透露涉及机密的内容。对于一些公司机构，可能没有能力安排具体档案管理人员，也无法做到24小时档案看守。那么，这些公司如何保管自己的核心档案呢？笔者认为可以由指定法人随身携带看管，自身首先必须保守档案秘密，其次做到档案不随便借阅。如果发现档案被剽窃、泄露，应当及时向有关机构提出申诉，维护自己的合法档案权益。涉及公司重大利益的可以将一份资料分解多份，分别放置于不同的地方进行保密。或者可以对该档案进行加密，将文字改为一些特殊字符进行储存。对于档案的查询者应当确定身份与权限后再给予查阅，一定要听从上级的指示，做到查询必记录，外带必申请。

（三）对于特殊档案进行加密处理。对于特殊档案，可以赋予特殊的加密处理。对原件进行销毁，对字符赋予加密。这样，即使不法分子得到档案也无法解读档案的内容。在加密的同时要做好对解密软件或者工具的保护作用。二者的保护都应当重视。对于有关稳定的文件可以实行多种分段加密。可以将一份档案分成几个批次，对于每一批次都给予不同的加密方式，由多种机构管理解密方式，对于特殊的，关系国家利益的档案还应当二十四小时看守，应当将一份档案分成若干份存储在不同介质的不同地域。这样，不仅最大程度上确保了档案的安全，也使得档案的保密性得到提升。

档案就在我们的生活中，每一个公民都应当树立起档案安全与保密意识。档案管理部门应当定期对本单位的档案开展检查，确保档案资料可用和安全。同时，也要提高对档案信息变更的重视程度，做到及时更改，及时保存，避免信息更改的随意性。对于关于集体利益的档案要坚持保密原则，做到不泄露，不外传。

【参考文献】

[1]陈丹丹.基于如何做好企业档案保密工作的思考[J].中国集体经济,2016(34). 

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[3]王铁春.如何做好档案保管与利用过程中的安全与保密工作[J].兰台世界,2014(S5).

２０１９／０１　　（上）　　总第３０６期　　

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