基于数字化时代背景下高校档案管理信息化建设

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基于数字化时代背景下高校档案管理信息化建设

文／晋中师范高等专科学校　　豆亚飞

【摘要】本文就有关高校档案工作的实践以及其所具有的特殊性进行阐述，对基于数字化时代背景下高校进行档案管理信息化建设的具体内容以及一些基本的解决策略进行了比较系统化的论述。

【关键词】档案管理；信息化；数字化

档案信息作为一种极其重要的公众资源，它所具备的价值已经被现代社会的人们所重视。高校作为将人才的培养、科学的研究以及社会服务集为一体的场所，档案的开发、应用以及信息的管理工作都是档案管理工作中的重中之重，对于档案信息化进行不断的提高，让其为学校的各项工作起到更好的服务的作用。什么是信息化呢？信息化指的是将比较全面的现代化信息技术灌输于档案的管理活动之中，将一些信息资料以及档案的信息资源进行开发处理，对于这些资源进行合理管理以及利用，为客户服务工作提供一定的便捷。

高校的管理部门通过计算机对档案进行一定的管理，进而使得管理更为高效，也可以通过这些在档案的管理工作之中积累一些经验。计算机能够自动进行目录的编辑、内容的自动检索以及计算机的辅助立卷，使得管理工作都非常方便的。当前，计算机在高校教学、科研以及一些日常管理活动之中的应用范围还在进一步扩大，这些应用的到来也使得大量的电子文件和电子文档随之产生；随着现代科学技术的飞速发展，使得无法实现电子档案管理模式又不具备海量储存的传统的档案管理模式不再满足社会发展的需要。因而数字化的档案管理模式在研究人员的不断努力之下就诞生了。

在相当一部分没有经过鉴定的档案或者已经完成了鉴定工作但是没有被销毁的档案，对于这些存有一定漏洞的档案都进行数字化处理，反而在管理和维护上的负担会愈来愈重，也会导致大量的资金被浪费到没有意义的事务中去。所以馆藏档案数字化的管理需要根据一些实际的情况来进行，对于馆藏的档案在进行数字化之时，要进行相对性的筛选工作，对于数字化的范围进行确定，优先考虑一些具有馆藏特色和地方特色的档案，以及一些对于客户而言利用率比较高的档案进行数字化处理。

（二）可行性原则。对于数字化档案信息的开设或者是传统档案文献资源的数字化，工作人员应该对于其所投入的人力以及物力资源进行一定的计算工作，可行性的最优状态需要工作人员进行严密分析相关的档案拥有或者是对于预期的档案信息拥有丰富的程度，档案信息的内容要将系统性、档案信息的完备程度、档案信息化的加工设备、技术水平以及能力等等一系列集为一体，资源的合理利用都应该被考虑到。

（三）数字化档案信息通常在安全性的原则之下进行传播，保密问题就成为一个比较严峻的问题。所以，对于数字化信息资料，它在档案资源建设中要讲究一些原则性。要采用一些实际有效的具有安全性的措施以及手段，进行一定的数据加密工作，对于它的使用范围进行，对其数据进行一定的备份，还可以通过制作一些只有只读功能的光盘等一些手段，使得档案信息处在一个安全的环境之中。

（四）“顾客就是上帝的原则”。不管出于哪个领域，我们的工作都是为客户进行服务，对于馆藏信息管理而言也是如此，因此在对这些信息进行管理时，我们就要根据用户的要求来进行管理，不能损坏客户的利益。

一、网络化对于档案管理而言是势在必行的

高校对于档案管理而言最终目的是实现高校馆藏信息资源的数字化，这个则指的是利用多媒体、数据库、数据压缩等各个方面的技术，将原本的一些纸质性的资料如声像以及一些缩微胶片等传统性的介质逐步向着数字化的方向转变。首先，在开展馆藏的数字化工作之前，对于档案的优化工作和档案的移交工作一定要做好，人员范围的控制对于档案的优化来说是极为重要的前期控制措施，最关键的在于后期对于鉴定工作的开展。第二，对于馆藏档案数字化工作的进行一定要有合理性的计划。档案的标准是由档案的自身情况决定的。对于数字化的目标进行确定之后，就可以对多媒体技术进行使用了，对以多种载体形式以及记录方式的档案进行一定的转换。

在档案的信息化以及数字化的建设之中，我们所不应该忽视的原则性的问题，其中包含有科学性的原则、可行性的原则、安全性的原则以及“顾客就是上帝”的原则。

（一）馆藏档案的数字化需要考虑一定的科学性的原则。假若将所有的馆藏档案都进行数字化的处理，这些为人类继承以及保护宝贵的文化资源都能够提供一定的便利。但是这些会在档案鉴定的工作之中出现长期的滞留，会导致档案馆之中存

二、高校的管理部门在信息管理过程之中所应该采取的策略

高校的档案资源管理部门中，信息管理建设的质量对于档案管理服务水平的高低有着决定性的作用。在网络的环境之下，高校档案的管理工作在遵循实用性的同时还应该遵循共享性、专业性以及特色性。

（一）对于档案信息管理而言，纸质的档案是其基石。纸质档案作为馆藏的主体，并且这个位置还会持续下去，可以通过鉴定以及销毁的手段来减轻纸质档案对于库存带来的一些压力，网络技术在档案管理之中的应用使得一些检索工作变得更加简单。

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（二）电子文档对于信息管理建设来说起到了一个补充的作用。加强对于电子文件的管理、收藏以及归纳等一些工作的进行，对当前高校的档案信息化管理来说是重中之重。电子文件在形式上是属于数字化类型的，可以借助数据的通信技术以及一些网络技术进行远程的传递以及共享工作。可是因为电子文件是以代码作为记载主体的，它的内容识别必须拥有特定的设备，所以它对于一些较为传统的管理理论及一些管理模式有一定的冲击。档案馆对电子文件的研究应该具有一定的目的性，要有重点研究对象，对于电子文档的管理应该建立一个比较健全的管理体系，应该有一个程序化的方法。针对于目前的情况来看，大量的电子文件都是将纸质档案作为基石进而经过数字化的转换而得来的，在内容上有着很多的相似性，在对其进行归档之时，需要避免与纸质档案的重复，如果经费不是特别的宽裕，电子文件提取其中的精华部分就可以了，这样就避免了信息资源利用价值的低下，避免造成资源的浪费。除此之外，还应该对于电子文档的范围逐步进行扩大。档案主要的内容都是图片、文字、声像、符号等，纸质文档靠一些电子文档进行一定的补充，所以，档案馆的电子文件在不断地增加，需要依据馆中的实际需要，逐步对数字化的档案管理进行进一步的完善，来适应社会的发展。

（三）资源共享管理的物质基础的研究。在网络环境之中，馆藏资源管理的独特性，在于档案的馆藏管理之中要进一

步针对馆藏进行优化，要将馆藏的重点突显出来，进一步展现出本馆的馆藏特色，这样对于馆际之间的资源共享有着一定的促进作用以及互补作用。

三、结束语

传统的高校进行信息管理时，主要是以收集、保管、借阅为主要模式来进行的，有了数字化的管理背景，这些管理工作都变得更加简单，数字化的管理使得管理的储存量大大增加，而且减轻了工作人员在管理之时的压力，数字化的应用使得高校的档案管理有了极大的发展，也给一些管理工作带来了一定的压力，所以在使用之时对于一些文档应该有一定的选择性，否则，就会达不到预期的目的。【参考文献】

[1]余志华,王军宁.论档案高校信息化管理[J]合肥工业大学(社会科学版),2001,15(12):104- 106.

[2]熊志云.校园网与高校信息资源管[J]湖北大学(哲学社会科学版),2001,28(6):114-117.

[3]杨洪波.网上档案信息的安全以及保密技术[J]光学精密工程,2000(06).

[5]孟世恩.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究,2008(03).

（上接第75页）批复类的文件订在一起。在对装订方法进行选择的过程中可以按照实际情况来确定，如果是存在一些比较特殊的档案，或者是档案的页数比较多时，也可以将档案进行拆分装订，但是一定要注意档案之间的有效排序。比如，有的档案文件必须自己订成一份，但是有些文件则需要分开装订或者是合并装订在一起，这就需要相关的档案管理人员结合具体的情况来选择相应的档案装订方式。另外，为了在之后对档案文件进行查阅的过程中可以提供一定的便利性，在对装订完成的档案文件进行放置的过程中可以将相同类型的档案放在一起。

（三）档案号与页码标号。在对文件整理的时候需要在文件的右上角加印档案章，并结合档案资料填写出实际的信息内容，另外，在填写的过程中一定要注意严格按照时间的先后顺序进行填写，如果后期再增加档案时，就可以在之前档案的后面进行追加，保证其他档案的顺序在后期整理中不会受到影响。在对档号章中的内容进行填写的过程中，一定要对档案号码的填写引起重视，按照具体的分类标准，然后将档案号码按照分类、保管期限的顺序由低级向高级的方式逐级进行。

位的内部系统当中可以实现有效的运行，然后再按照标准中的规定以及实际的保管期限对资料进行分类。第四，档案管理人员还需要对计算机内的辅助程序进行有效的制定，可以将档案文件中的题名与题名表之间进行比较，这样就可以找出与题名表中相同的责任人内容，在一定程度上可以方便之后的使用工作。

六、结语

综上所述，文书档案的整理与保管工作属于事业单位中一项非常重要的内容，其管理工作的质量在一定程度上将直接关系到事业单位在未来的发展方向。因此，在实际的文书档案管理工作中，管理人员一定要注意对整理与保管方法的有效创新，这样才能满足新时代背景下社会经济的发展需求。虽然传统的文书档案管理方式可以在一定程度上满足纸质档案的整洁与完成性，但是因为工作质量与效率得不到有效的提升，已经不能在满足新时代发展的需求，只有在文书档案的管理工作中实现与信息技术的有效结合，才能实现更加高效的文件档案管理方法。

【参考文献】

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[3]齐宗元.文书档案的整理与保管方法的创新探讨[J].经营管理者,2013,04.

五、文书档案的信息保管工作方法创新

在对文书档案进行保管的过程中，计算机技术可以在其中起到一定的辅助作用，具体可以从以下几个方面来进行：第一，按照具体的文件编制出对应的索引表，主要是对文件的标题以及种类进行填写，然后在将相应的词条录入到单位内部的管理系统当中。第二，形成相对应的格式模板，在对模板进行制定的过程中可以按照文件的种类、内容以及负责人的形式来进行。第三，将文件信息录入完成之后，一定要保证档案在单

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