word排版经典教程

不论是用笔还是用电脑撰写文章，最重要的肯定是要言之有物。但除了内容之外，形式也是很重要的。尤其是使用文字处理软件撰写文章、专著，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，写作过程也难以顺畅，影响工作效率。

格式化字符技巧

字符可以是一个汉字，也可以是一个字母、一个数字或一个单独的符号，字符的格式包括字符的字体、大小、粗细、字符间距及各种表现形式。

简单的字符格式可以通过工具栏上的按钮来进行排版操作，如，设置字体加粗，可以单击工具栏上的按钮来实现、设置字体字号，可以单击工具栏上的【字号】下拉列表按钮来选择字号等；也可以通过快捷键来完成，如，选择字体下划线，可以单击【下划线】按钮或在下拉列表中选择下划线的线型。

但是，一些特殊的字体必须通过【字体】对话框才能完成设置。如果要制作出更具有艺术性的字符效果，如，变形字体、旋转字等，可以通过艺术字来完成。使用【格式】工具栏格式化字符可以设置一些简单的字符格式。

2.1.1 随意地选择字号

选择字号方法很简单，单击常用工具栏上的下拉列表按钮，在字号列表中选择或输入字号。

字号的表示方法有两种，一种是中文数字，数字越小，对应的字号越大；另一种是阿拉伯数字，字号越小，字符也就越小。字号的单位为磅，用毫米换算的方法为：1毫米=磅；磅与号的换算单位是：1磅=1/72英寸，1英寸=毫米。

在Word中，表述字体大小的计量单位有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、一号、…七号、八号；另一种是用国际上通用的“磅”来表示，如4、、10、12、…48、72等。

中文字号中，“数值”越大，字就越小，所以八号字是最小的；在用“磅”表示的字号时，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。1磅有多大呢？磅等于1毫米，所以28号字大概就是一厘米高的字，约相当于中文字号中的一号字。

在Word环境下，也可以打印大标语、大横幅剪字时所需的足够大的“大”字体。事实上，Word中最大字体可达“1638磅”！说到“磅”值，在这里就有必要说说中文Word中汉字字体的计量问题。

中文字号就是这十六种，而用“磅”表示的字号却很多，其磅值的数字范围为1~1638，也就是说最大的字号可以是1638，约58厘米见方，最小的字号为1，三个这样的字加起来还到到一毫米宽。一般A4纸可容纳的最大字的磅值为630左右，在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小，想要特大字，或是袖针小字都可以。

中文Word对字体的的大小同时采用了两种不同的计量单位，其中一种是我们常说的以“字号”为计量单位，如常用的“初号、小初、一号……七号、八号”等；另外一种则是以国际上通用的“磅”为计量单位，如“5、5．5、6…48、72”等。“字号”与“磅”的对应关系见表2-1所示。

表2-1 “字号”与“磅”的对应关系

字号 初号 小初 一号 小一 二号 小二 三号 小三 四号 小四 五号 小五 六号 小六 七号 八号 磅 42 36 26 24 22 18 16 15 14 12 9 5 一般用户都认为中文Word中的字体，有“初号、小初、一号……七号、八号”和“5、5．5、6…48、72”等，“大”与“小”共16种之多。其实不然，Word文档中字体的“磅”值，是“数字必须介于1和1638之间”。而且，我们在工具栏上的字号栏内能够输入整数和小数点后为“0”或“5”的数值。因此，从理论上讲，Word中字体的“大”与“小”共有（1638＋1637=3275）种之多。

A4幅面的纸张上容纳的最大字的磅值为630左右。“自定义”（55．87cm×55．87cm）幅面的纸张，也包不住大于1181磅的字。因此，在使用Word时，可以根据实际需要利用“磅”来设置字体的任意“大”、“小”，而不必埋怨Word中无“特大”字了。

其实在任何一个版本的Word中都能随意设定字号，且操作简单。其操作方法是： （1）将需设定字号的文字选中后。

（2）单击【格式】工具栏的【字号】下拉列表框。 （3）在列表框中选中所需要的字号，或者键入所需的字号磅值（如300），然后按回车即可。

用上述方法设定的字号，只能在1至1638之间。即用Word打印（显示）的方块汉字，其边长最小为0．35毫米，最大可达57．78厘米。此外，字号允许在小数点后第一位上加个“5”。

2.1.2 选择字形效果

有时候为了强调和突出内容，可以通过改变字形来实现，如，粗体和斜体等。也可以将效果同时使用，

在【格式】工具栏中，设置字形的按钮呈点亮状态表示应用字形效果。否则表示取消使用字形效果。

：表示使用粗体效果。

：表示使用斜体效果。

：给所选加下划线，可以在其下拉列表中选择不同的线型。 ：给所选字符加边框。

：表示所选字符带底纹效果。

大家对于常见的字符格式，如加粗、斜体、下划线等一点也不陌生。但是，如果你不了解它们的快捷键，而是用鼠标点击工具栏按钮来设置的话，那么还是影响速度。花很少一点时间记住并熟悉它们的快捷键，肯定会给你的工作带来更多的便利：

加粗——“Ctrl ＋ B”——含义：B = Bold 粗体 斜体——“Ctrl ＋ I”—— 含义：I = Italic 斜体

下划线——“Ctrl ＋ U”——含义：U = Underline下划线

2.1.3 调整字符的宽与高

设置一些简单的字符格式可以使用【格式】工具栏格式化字符，但一些特殊的字体必须通过如图所示的【字体】的【字符间距】对话框才能完成设置。

图 【字体】对话框

使用菜单命令也可以设置简单中字符格式，但方法与使用工具栏设置雷同，下面介绍调整字符的宽与高。

在一些特殊的排版中需要设置字符的宽与高有一定的缩放比例，从而得到如图所示的字符的缩放效果。

图 字符的缩放效果

操作步骤是：

（1）在【字体】对话框中，单击【字符间距】选项卡。 （2）在【缩放】下拉列表框中选择需要缩放的比例，也可以直接输入百分比的数值，如图所示。

图 选择缩放的比例

（3）最后单击【确定】按钮即可。

选择越大于100%的比例，得到的字体就越趋于宽扁；选择的缩放比例越小于100%的比例，那么得到的字体就越趋于瘦高。如选择100%，则表示没有缩放。

2.1.4 调整字符的间距

调整字符的间距也很实用，如在小篇文档中，为了适应排版的需要，当有一段文字占用了二行，第一行是满行，而第二行仅占用1~2个字符，这时为了调版式，想让这段

文字仅占有一行。就可以使用【紧缩】字符间距的办法来实现。同样，如果一行文字刚好占用一行满行，要把它占用两行，也可以加宽字符的方法来实现。操作方法是：

（1）选中要调整字符间距的整段文字。如图所示。

图 选中要调整字符间距的整段文字

（2）在打开的【字符间距】选项卡中，在【间距】下拉列表框中选择【紧缩】或者【加宽】选项，再在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值，如图所示。一般为磅到2磅之

间，少于磅可能不发生作用。在这个范围内缩放的文字在文档中用肉眼是不容易发觉的。

图 在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值

（3）最后单击【确定】按钮。结果如图所示。

图 调整字符的间距的效果

另外，Word还提供了利用设置文字的宽度来调整字符间距的办法。方法是选择需要

调整宽度的文字，单击【格式】|【调整宽度】命令。在打开如图所示的对话框中，输入需要的宽度。单击【确定】按钮。如要取消调整宽度的效果，可再次打开该对话框，然后单击【删除】按钮就可以了。

图 调整字符宽度

2.1.5 更改英文大小写字母

可以使用多种方法来更改英文大小写字母。 1．使用菜单方法更改大小写

（1）单击【格式】|【更改大小写】命令。 （2）打开如图所示的对话框。

图 【更改大小写】对话框

（3）选择要更改字母的切换项目，如单击【切换大小写】单选按钮，则将所选内容中所有大写字母都改为小写或进行相反转换。如单击【词首字母大写】单选按钮，则将所选内容中每个单词的首字母都改为大写。如选择【大写】单选按钮，则将所有选定的文字都改为大写字母。如选择【小写】单选按钮，则将所有选定的文字都改为小写字母等等。

2．使用快捷键更改英文大小写

反复使用下述的快捷键，可以在应用或取消大小写字母之间进行切换。

（1）快捷键Ctrl+Shift+K：设置为小型大写字母，如，ACTIVEWINDOW （2）快捷键Ctrl+Shift+A：设置为全部大写字母，如，ACTIVEWINDOW

（3）快捷键Shift+F3：在全部大写字母、全部小写字母及第一个字符大写3种状态间切换。

3．使用对话框设置英文的大小写

（1）单击【格式】|【字体】命令，打开【字体】对话框。 （2）选择【字体】选项卡。

（3）在【效果】选项组中有两个复选框可以选择，即【小型大写字母】和【全部大写字母】两复选框，如图所示。

图 使用对话框设置英文的大小写

2.1.6 设置文档的度量单位

Word中的度量单位有厘米、毫米、磅（1厘米约等于28．35磅）、英寸和十二点活字（1个十二点活字等于12磅）五种。如要使用不同的度量单位，可以按照下面方法设置：

（1）单击【工具】|【选项】命令。 （2）选择【常规】选项卡。

（3）在【度量单位】下拉列表中选定需要的一种度量单位。如图所示。

图 度量单位

【度量单位】列表框的下面还有一个【使用字符单位】复选框，如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是“字符”；即在选择“格式”菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在其中的“缩进和间距”选项卡上的“缩进”以“字符”来度量，“段前”、“段后”以“行”来度量。

格式化段落技巧

段落指的是以按Enter键为结束的内容。因此段落可以包括文字、图片、各种特殊字符等。一般情况下，文本行距取决于各行中文字的字体和字号。如果某行包含大于周围其他文字的字符，如，图形或公式等，Word就会增加该行的行距。

如果删除了段落标记，则标记后面的一段将与前一段合并，并采用该段的间距。

排版的时候，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处

处受到束缚，排版过程也难以顺畅，影响工作效率。如使用样式可以省少排版的工作量。

2.2.1 让段落首行缩进

首行缩进是Word提供的一种特殊的样式——正文（首行缩进两字），也就是在段落

的首行缩进两个字符。在Word中文版中，使用了一种字符测量单位。这样，可以以字符为单位测量一些段落格式设置，如，缩进、页边距、行距、字符间距等等。这对于中文文字的处理特别有用，因为在日常写作中有在段落起始处缩进两个字符的习惯。如果以字符为单位，就不必担心因改变了字体、字号等造成格式上的混乱。

一篇文档是否选用首行缩进功能，除了使用样式设置外，还可在【段落】的【缩进和间距】选项卡中进行设置。

在如图所示的对话框中，可以在“特殊格式”下拉列表框中可以设定设定“首行缩进”或“悬挂缩进”格式。

图 设定“首行缩进”

如果不选用上面的“首行缩进”项，则可以选择“工具”菜单，选取“自动更正”命令，然后在“自动更正”对话框中分别选中“键入时自动套用格式”和“自动套用格式”选项卡上的“段落开头空格采用首行缩进”复选框。如图所示。

如果选用首行缩进功能，则可以选择图的“使用字符单位”复选框。这样“首行缩进”的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定“度量值”的工作。

图 选中“段落开头空格采用首行缩进”复选框

2.2.2 设置首字下沉

在不少报刊上都可以见到【首字下沉】的效果。所以在排版的时候难免要给文档设置首字下沉。

所谓【首字下沉】，就是指文章或者段落的第一个字或前几个字使用比文章的其他字的字号要大，或者不同的字体。这样可以突出段落，更能吸引读者的注意。

设置首字下沉的操作步骤是：

（1）用鼠标选择文章第一段的第一个字，也就是要做“首字下沉”的文字， （2）单击【格式】|【首字下沉】命令。打开如图所示的【首字下沉】对话框。 （3）在【首字下沉】对话框中的【位置】选项组中有【无】、【下沉】和【悬挂】3个框。一般使用【下沉】比较多，也比较适合中文的习惯。通常下沉行数不要太多，大

概2 ~ 5间就适合了。否则使文字太突出，反而影响文章的美观。

图 【首字下沉】对话框

在【字体】、【下沉行数】和【距下文】三个选项里，选择【字体】为【宋体】，【下沉行数】为【3】行，在【距正文】微调框中输入下沉的字符与段落正文的间距量。 最后，单击【确定】按钮。如果觉得效果不是很好，可以再重复上面的操作步骤，直到满意为止。最后得到如图所示的首字下沉效果图。

图 首字下沉的效果

2.2.3 页面垂直对齐方式

设置段落的垂直对齐，可以快速地定位段落的位置，如要制作一个封面标题，设置段落的垂直居中对齐就可以快速将封面标题置于页面的中央。

设置段落的垂直对齐的步骤是，单击【文件】|【页面设置】【版式 】命令或标签。在【垂直对齐方式】下拉列表框中选择一种对齐选项，如图所示。

图 选择垂直对齐方式

如图所示是三种段落垂直对齐方式，从左到右分别是底端对齐、居中对齐和分散对齐，而默认情况下一般是使用顶端对齐的方式。

图 段落垂直对齐方式的各种效果

2.2.4 设置文本对齐方式

在文档中，文本的对齐方式可分为五种，但经常使用的有实际效果的只有三种。 文本对齐方式的作用只有在两种不同字号大小的段落中才有效果，特别是在图片与文字之间，效果就特别明显。如图所示分别是“底端对齐”、“居中对齐”和“顶端对齐”的文本对齐方式。

图 文本对齐的常用三种方式

设置文本对齐方式的方法是，单击【格式】|【段落】|【中文版式】命令或选项卡，在【文本对齐方式】右边的下拉列表框中选择需要的对齐方式，如图所示。

图 设置文本对齐方式

2.2.5 控制段落的自动分页

排版的时候，Word一般会自动按照用户所设置页面的大小自动进行分页，以美化文档的视觉效果、简化用户的操作，不过系统自动分页的结果并不一定就符合用户的要求，这时我们就需要手工对文档的分页状况加以调整。

其实Word的分页功能十分强大，它不仅允许用户手工对文档进行分页，并且还允许用户调整自动分页的有关属性，如，用户可以利用分页选项避免文档中出现“孤行”、避免在段落内部、表格行中或段落之间进行分页等，可满足用户的任何要求。

尽管Word会根据页面大小及有关段落的设置自动对文档进行分页，但我们仍然可以对Word自动分页时的有关禁忌规则进行适当的修改，以达到控制Word的自动分页状态的目的。调整Word自动分页属性的具体操作步骤如下：

（1）选定需调整分页状态的段落。 （2）单击【格式】|【段落】命令。

（3）从【段落】对话框中选择【换行和分页】选项卡，如图所示。

图 【换行和分页】选项卡

（4） 在【分页】选项组中，可以设置自动分页的属性，主要有以下几项： 【孤行控制】：防止段落单独出现在一页顶部的最后一行，或者是单独出现在一页底部的第一行。如图左图所示，当一个段落跨页时，而在下一页只有1行时，就会自动让下一页段落占有2行，而在上一页中多留一行空白；又如图右图所示，当一个段落在前

一页仅占有一行时，会自动把这一行强制分到下一页中去，即不让该段落出现“孤行”。

图 孤行控制

【与下段同页】：防止在所选段落与后面一段之间出现分页符，即，将本段与下一段

放在同一个页面上。如图所示是选中与清除【与下段同页】复选框前后的效果。在一些标题之间，就会较多出现这种情况，如果标题可以在前一页排放，而后面的正文无法与标题在同一页时，就会自动将标题强制排在下一页中去。

图 【与下段同页】的效果

【段前分页】：在所选段落前强制分页。不管该段落在上一页中是否能排排得下，如果该段落使用了【段前分页】，则一律把该段强制排到下一页中去，如图所示。

【段中不分页】：防止将该段打印到两个不同的页面上。一般在表格中使用得较多，但在一般正文中也有使用。如图所示，当一段文本在一页中排不下时，自动把整个文本强制排到下一页中去。

按照不同的需要设置对文件进行分页，可以满足了用户特殊的要求。

图 【段前分页】的效果 图 【段中不分页】的效果

2.2.6 给段落硬分页

Word的自动分页功能并不能完全满足用户对文档进行编排的需要，如，一篇包含有正文和附言的文档，其正文和附言之间一般都需分页打印，自动分页功能对此就无能为力，这时我们只能通过手工在文档中插入一个分页符的办法来加以解决。在文档中插入分页符的操作步骤如下：

（1）单击需要重新分页的位置。

（2）单击【插入】|【分隔符】命令。 （3）选择【分页符】选项。如图所示。

图 插入分页符

（4）单击【确定】按钮。此时，Word会根据分页符对文档进行分页，其中在页面

视图方式、打印预览方式和在打印出来的文稿中，分页符后面的内容将出现在下一页上。在普通视图方式下，文档仍然是连续显示，但通过显示专门的【分页符】来反映页

面的分布情况（自动分页符在屏幕上显示为一条贯穿页面的虚线、人工分页符在屏幕上显示为标有【分页符】字样的虚线），从而满足了用户对文档进行编排的需要。 当页面中填满文字或图形时，Word会插入一个【自动】分页符（也称软分页符），并另起新页。要在指定位置强制分页，可以插入【人工】分页符（也称硬分页符）。

在页面视图、打印预览以及在打印出的文档中，分页符后的文本出现在新页中。在普通视图中，自动分页符显示为横穿页面的单点划线；人工分页符则显示为标有【分页符】字样的单点划线。

2.2.7 取消后台重新分页功能

通常用户对Word文档进行某些修改之后，Word立即会将修改结果放映出来，其中就包括立即对文档重新进行分页显示，这是通过Word的后台自动分页功能来实现的。

在页面视图方式下本功能有助于用户随时了解页面的变化情况，但在普通视图方式下，由于屏幕并不直接显示页面的变化情况，且Word在打印预览及打印时会再次重新分页，本功能除了影响系统速度之外，基本上没有什么直接作用，故用户可取消Word的后台重新分页功能以加快运行系统速度，取消具体操作步骤如下：

（1）单击【视图】|【普通视图】命令，切换至普通视图方式。 （2）单击【工具】|【选项】命令。

（3）从【选项】对话框中单击【常规】选项卡。

（4）取消【后台重新分页】复选框的选择，如图所示。

图 取消【后台重新分页】复选框

（5）单击【确定】按钮。

此后，用户在页面视图方式下进行工作时，Word就不会再在后台重新分页，可在一定程度上提高系统性能。

注意：此复选框仅对普通视图方式有效，而对页面视图方式无效（即，页面视图方式下后台重新分页此功能无法取消，这是由于页面视图方式本身的特点所决定的）。

2.2.8 控制字符的断行

对于在Word文档中设置正文的缩进和对齐方式，也许巳掌握得很好，但有时会出现两个特定的单词之间发生断行的情况，为了让这些单词总是在同一行上，可以通过学习和实践找到一些控制断行的方法,可以改变断行的位置，修改缩排和对齐时，用起来十分得心应手：

默认情况下，Word在空格或连字符处根据需要断行，若要防止断行，必须插入非间断空格或非间断连字符。

要插入非间断连字符，按Ctr+Shift+-(连字符)；要插入非间断空格，按Ctrl+Shift+空格，根据需要，也可以使用“可选的连字符”指定一个单词的断开位置,这对于行末长单词是有用的；如果转行功能把长单词移到下行，在前一行的最后就会有明显的空隙。但有时需要进行多次转行，在转行后，单词长度小于右版心，则连字符出现（“可选的连字符”，则保持隐藏，除非这个单词超过右版心）。

连字符出现在上一行行尾，同时连字符后的部分转到下一行按，Ctrl+-( 连字符)即插入一个可选的连字符，最后，可以用Shift+回车键插入一个断行符而不开始新段落行。

设置制表位技巧

制表位是指在水平标尺上的位置，指定文字缩进的距离或一栏文字开始之处。多次

单击水平标尺左端的按钮，直至出现所需制表位类型，然后单击标尺，即可设置制表位。

文档默认的制表位是2个字符，如要更改默认的制表位的间距，可以在【制表位】对话框的【默认制表位】微调框中输入所需制表位间距。

2.3.1 设置制表位的对齐方式

使用制表位能够向左、向右或居中对齐文本行；或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。也可在制表符前自动插入特定字符，如，句号或划线。

设置制表位的对齐方式的方法是选定要在其中设置制表位的段落。也可以先选定制表符，再输入文本，单击水平标尺最左端的制表符（单击它可以切换各种制表符）处，如图所示。直到出现所需制表符类型，即左、右、居中、小数点或竖线对齐方式制表位。

图 各种制表位的对齐方式

在水平标尺上单击要插入制表位的位置。按下Tab键，这时就会出现一个制表符，然后输入文字，就会按照所设置制表位对齐所输入的文字了。

设置完第1行之后，必须在第2行相同的位置重新设置相同的制表位，然后按Tab键，才有与第1行相同的效果。

2.3.2 设置制表位前导符

设置制表位的前导符的方法是，单击【格式】|【制表位】命令。打开如图所示的对话框。在【制表位位置】文本框中，输入新制表符的位置，然后单击【设置】按钮，也可在列表框中选择要为其添加前导符的已有制表位。

图 【制表位】对话框

在【对齐方式】选项组中，选择在制表位输入文本的对齐方式，这里的设置意义与上面的设置制表位的对齐方式形式相同。在【前导符】选项组中，选择所需前导符选项，单击【确定】按钮后，5种前导符的类型如图所示。

图 设置制表位的前导符及其效果

如要删除或移动制表位，方法很简单，先选定包含要删除或移动的制表位的段落，将制表位标记向下拖离水平标尺即可删除该制表位，然后在水平标尺上左右拖动制表位标记即可移动该制表位。

2.3.3 手动给目录添加制表符

在文档的目录中有时还需要手动添加一些在标题外的目录选项，或者要对已经生成好了的目录进行修改。这时可以用制表符手动进行生成目录，如要把下面图中前面无制表符的目录改成有制表符的目录格式。其操作步骤如下：

图 部分无制表符的目录

（1）把光标移到“输入文档16”的“16”前面。

（2）单击【格式】菜单，在下拉菜单中选取【制表位】选项，弹出【制表位】对话框。

（3）在【制表位位置】输入框中输入制表位的字符数，如输入39字符，或者是字符，这个字符数要看当前文档所定的版心来决定。

（4）单击【设置】按钮，把制表位字符设置好。

（5）在【对齐方式】下面的选项中选中【右对齐】的复选框。

（6）在【前导符】下面的选项中选择与已经存在的制表符相同的制表符，一般是选中“2”或者“5”这两种制表符。

（7）单击【确定】按钮。

（8）按下键盘上的Tab键，就可以设置好制表符了。

2.3.4 快速格式化文档的技巧

下面介绍Word的格式化手段，作一个一些叙述，希望可以给大家的工作带来些便利。

如果文档中有数个不相邻的部分需要有同样的格式，可以使用格式刷来完成它们的格式统一任务。相对于复制段落格式和字符格式，格式刷的使用办法略有不同。 （1）复制段落格式时，首先为第一部分的段落设置好格式，然后在光标置于这一段的情况下用鼠标左键双击工具栏上的格式刷。之后鼠标指针上就多了个小刷子，在对应段落上选中并拖动格式刷，就可以把第一部分的格式给拷贝过去了。

（2）如果是复制字符格式，则在设置好第一个字符格式后，选中这个字符，双击格式刷按钮，然后在其他需要拷贝格式的字符上单击格式刷即可。注意对于字符的解释，中文和英文略有不同。因为英文是天然分词的，所以，每点击一下，刷的是一个单词，而对于中文，Word 具有一定的分词功能。比如用一个带有加粗格式的刷子在本句开始的“比如”一词中间单击，则这两个字都会被加粗。所以，在中文文档中使用格式刷的时候，可以使用拖动选择对象的方式，来增加应用格式的准确性。

（3）编辑长篇文档时，自然会牵涉到一套严密的文档体系。一方面，对于不同的标题，最好使用不同的字体、段落格式等区分开，另一方面，长篇文档前前后后的同样的标题，又应该保持格式的统一，不然，整个文档就会显得凌乱不堪。在初稿完成后对这样凌乱的文稿进行修改，无疑是令人头痛的事。比如有人曾抱怨说，“在她写论文的时候，一坐到电脑前，灵感就全没了”，而她打字速度是很快的。这是由于她不懂得如何在Word里组织长篇文档，于是就告诉了她关于“样式”的一些技巧。在初步掌握了样式之后，可以试试令人迷惑的“大纲”视图模式——结合样式的使用，在这种视图模式下组织长篇文档，真是方便极了。

（4）快速取消格式。了解了样式的基础知识之后，相信你会越来越自觉地去查看当前段落的样式。在Word中，常用的正文样式有“正文”和“正文（首行缩进两字）”。后一种自然是为中国的用户专门设置的。但有时候，因为操作的关系，使得某个应用了“正文（首行缩进两字）”的段落的首行缩进消失了，而其余段落则正常，也就是说，样式被临时更改了。这时，若想取消某个段落临时附加的格式，可以使用快捷键“Ctrl＋Q”来取消格式。

（5）当要将某段的格式应用到其他段落时，选定该段（注意，如果只是想把该段的字体、字号及字样（如加粗、斜体、加下划线）应用于其他段，则只选该段的一部分；如果要把段落信息（如缩进、间距、对齐方式、项目符号、标题或正文）也传递过去，则全选该段（包含换行符）。双击常用工具栏中的格式刷，然后在要使用此格式的各段前的选定栏（文本左侧的空白区，鼠标光标在此处变为“”）中单击，直至修改完毕。再次点击格式刷，将其关闭即可。

（6）有时对某段文本处理后，又想恢复默认格式。可选择“样式”框的下拉列表，在Word中双击该段所属的样式选项。在弹出的【重新应用样式】对话框中选择【对选定内容重新应用样式中的格式】单选钮，再按【确定】按钮。另外，如果想把某一类段落（如“标题2”）统统改为另外的格式，在修改一处后，按上法调出【重新应用样式】对话框，选定默认的【以选定内容为模板重新定义本样式(R)】单选钮，然后单击【确定】按钮。

中文版式设置技巧

Word中文版具有中国人使用的特点，它为用户提供了符合中国人版式的许多功能，比如中文版式就是其中之一。中文版式提供了拼音指南、合并字符、带圈字符、纵横混排和双行合一等功能。中文版式的菜单命令在【格式】菜单的【中文版式】下。 中文版式没有相应的工具栏，只是在【其它格式】工具栏中有【拼音指南】、【合并字符】、【带圈字符】三个按钮，用户可以在工具栏上添加【纵横混排】和【双行合一】这两个按钮。

2.4.1 给汉语加注拼音

所谓拼音文字就是给中文字符标注汉语拼音。我们都知道，小学使用的语文课本，

书中的课文就在文字的上面标注有拼音，而使用中文版式中的拼音指南就可以轻易实现。如果用户的操作系统安装了“微软拼音输入法”，则Word能够自动将汉语拼音标注

在选定的中文文字上。

使用拼音指南的操作步骤是先选定要标注拼音的文字（如“常记溪亭日暮”）（一次最多能选30个汉字）。然后单击【格式】|【中文版式】菜单下的【拼音指南】选项，或者单击【格式】工具栏中的【拼音指南】按钮，出现如图所示的【拼音指南】对话框。

图 【拼音指南】对话框

可以在【拼音文字】框内单击可以对每个字的拼音进行修改，在【对齐方式】列表框中选择朋友文字的字体，一般选择居中效果较好；在【字体】和【字号】分别选择字体和字体的大小。若单击【组合】按钮，可让所有拼音文字在顶端第一行内显示。如果单击【单字】按钮，可让所有拼音文字在对话框内分行显示。单击【默认拼音】按钮可使用系统提供的读音，可用于拼音修改错误后的恢复。因该拼音文字已是一个域，如果要修改，可以选中要修改的拼音文字，然后单击工具栏中的【拼音指南】按钮即可。 在添加或删除拼音指南时，选定文字的字符格式不会发生变化。可以在应用拼音指南之后设置字符格式，但如果为带有拼音指南的文字设置格式（例如加粗），则拼音指南也将带有相同的格式。若要更改带有拼音指南的文字的格式，请先删除拼音指南，再更改格式，然后重新应用拼音指南。给汉语加注拼音后效果如图所示。

图 给汉语加注拼音

2.4.2 创建带圈字符

所谓带圈文字就是给单字加上各式边框。有时为了某种需要，需要为字符添加一个圆圈或者菱形，可以使用【带圈字符】功能来创建。操作步骤是先要选中需要带圈的单

字。然后单击【中文版式】|【带圈文字】命令，打开如图所示的【带圈字符】对话框。

图 【带圈字符】对话框

从中选择你用过的字符。选择好【样式】和圈号后单击【确定】按钮，选中的文字

就被加上了边框。如图所示是【带圈字符】的各种【圈号】格式。

图 【带圈字符】的实例

2.4.3 双行合一

在Word中可以直接把一句语句排成两行，然后放在一行中编排。实现的步骤是先选定要排成两行的语句，也可以不选。然后单击【中文版式】|【双行合一】命令，弹出【双行合一】对话框。如图所示。

图 【双行合一】对话框

在该对话框中，如果选定了语句，那么该语句就会在【字符】下面的文本框中显示，否则就在文本框中输入要双行合一的字符。如果要在双行字符前面加上括号，可以选中【带括号】复选框，然后在【括号类型】后面的下拉列表框中选择括号的类型，包括有【小括号】、【方括号】、【中括号】和【大括号】四种类型。最后单击【确定】按钮，完成后的其中两种效果如图所示。

图 双行合一的效果

2.4.4 汉字简繁体转换

由于历史的原因，存在着汉字编码、繁简体汉字和一些特殊习惯用语的差异。简繁转化不仅能实现字体的转化，而且在遣词造句等方面也符合简繁文体的习惯。

要实现汉字简繁体转换，操作方法是选中一篇或一段文稿，也可是一个词组或单词。然后单击【工具】|【语言】|【中文繁简转换】命令。 此时出现如图所示的【中文繁简

转换】对话框。

图 【中文繁简转换】对话框

在此可以选择【繁体中文转换为简体中文】或【简体中文转换为繁体中文】选项。如选择后者还应选中【转换时包括词汇】选项，为了让转换后的繁体文字更具可读性，应将【使用港澳台地区的异体字】选项选中。最后单击【确定】按钮即可完成转换。汉字简繁体转换前后的效果如图所示。

2.37 汉字简繁体转换

第3章 版式设置技巧

设置页面是文档的基本的排版操作，是页面格式化的主要任务，它反映的是文档中具有相同内容、格式的设置，所以在文档的段落、字符等排版之前进行设置。

页面设置的合理与否直接关系到文档的打印效果。文档的页面设置主要包括设置页面大小、方向、边框效果、页眉、页脚和页边距等。如图所示是区分版式的各项具体情况。

页面大小 页眉 页眉距离 上页边距 如12×6 cm 正文虚框 左页边距 正文 正文虚框 页脚 自定义大小 页脚距离 下页边距 宽×高（厘米）

图 区分版式的各项具体情况

在排版的过程中，也可以根据需要对于文档的各个部分灵活地设置不同的效果，比

如，分栏。另外，把文档分节可以划分上面的各个不同部分标记。

版式设置技巧

版心为16开的纸张，每页为39行×38字，如果仅仅选择了纸张大小还是没有作用的，还要跟着设置页面页边距。

当页边距是页面四周的空白区域。也就是正文与页边界的矩离。当整个页面的大小在选择纸张后已经固定了，然后再确定正文所占区域的大小，要固定正文区域大小，；就可以设置正文到四边页面边界间的区域大小。通常，可在页边距内部的可打印区域中插入文字和图形。但是也可以将某些项目放置在页边距区域中：如页眉、页脚和页码等。

3.1.1 利用【页面设置】对话框设置页边距

Word 提供了两种页边距选项，就是使用默认的页边距和指定自定义页边距。 利用【页面设置】对话框可以全面地、精确地设置页边距。

要设置页边距或者查看页边距的效果，可以在【页面设置】对话框中选择【页边距】选项卡，切换到如图所示的对话框。

图 【页边距】选项卡

分别在【页边距】区域中的【上】、【下】、【左】、【右】输入框中输入页边距数值，如果选择【页码范围】右边的下拉列表框中的【对称页边距】选项（一般使用默认的【普通】选项），表示当双面打印时，正反两面的内外侧边距宽度相等，此时原【页边距】区域下边的【左】、【右】框分别变为【内侧】、【外侧】框。

若要更改部分文档的边距，可以选择需要的部分文本，然后设置所需的边距。在【应用于】列表框中，单击【所选文字】。Word 自动在应用新页边距设置的文字前后插入分节符。如果文档已划分为若干节，可以单击某节或选定多个节，然后更改页边距。

3.1.2 使用鼠标设置页边距

使用鼠标直接拖动可以快速地设置整篇文档的页边距。

（1）要确认在文档的屏幕中显示有【水平标尺】和【垂直标尺】。

如果屏幕上没有水平标尺，可依次单击【视图】|【标尺】菜单命令来启动水平标尺；如果屏幕上没有垂直标尺，可以依次单击【工具】|【选项】命令，在打开的【选项】对话框中选择【视图】选项卡，在对话框中选中【垂直标尺（仅用于页面视图）】单选项，再单击【确定】按钮退出该对话框。

（2）在标尺两侧的深灰色区域代表的是页边距，将鼠标移动到标尺边界上，当光标出现双向箭头状态时，再同时按下鼠标右键，并拖动鼠标就可以调整页边距了。如图所

示，可以拖动右边距和上边距来设置页边距。

图 拖动右边距和上边距快速设置页边距

3.1.3 显示绘图网格

如果为了适应排版的严格要求，用户设置了控制每行及每页的字符数后，这时用户很需要在文档中能看到适当的字符网格。如图所示。

图 显示绘图网格

图文并茂的文档可以更加引人入胜。为使文档的版面布局更加美观大方、整洁合理，常常需要对文档中的图形进行编排，修改其位置和尺寸。但是当用户修改图形的位置和尺寸时，会发现图形位置和大小的变化是不连续的，加上受页面和版式的限制，图形的编排既麻烦又难以得到理想的效果。

使用网格能够更精确地定位一个图形对象。虽然打印时屏幕上并没有显示网格，但在过多或者绘制图形对象时，Word自动将其与最近的网格交叉点对齐。如果暂时不用网格设置，可在拖动或者绘制图像时按住Alt键。

在文档中显示网格的方法是，在【页面设置】对话框中，单击【文档网格】标签，切换到【绘图网格】选项卡后，单击【绘图网格】按钮，或者单击【绘图】工具栏中的【绘图】按钮。从其弹出的菜单中选择【绘图网格】菜单项，即可打开如图所示的【绘图网格】对话框。

图 【绘图网格】对话框

（1）选中【在屏幕上显示网格线】前的复选框，如果要在屏幕上同时显示左右网格线和上下网格线，则可以选中【水平间距】复选框。然后单击【水平间隔】和【垂直间隔】右边的上下按钮，选择网格间隔的字符间距。

（2）在【水平间距】框中，设置左右网格线之间的距离；在【垂直间距】框中，设置上下网格线之间的距离。

（3）清除【使用页边距】复选框，然后在【水平起点】和【垂直起点】框中指定网络的起点坐标。

（4）图中的【水平间距】和【垂直间距】的度量值必须分别介于字符到字符和行到行之间。为方便对图形的微量调整，一般是输入较小的数值，如、甚至最小值。这样，再进行图形的调整时，就很容易控制位置的移动和尺寸大小的缩放了。

3.1.4 在文档中使用行号

在出版物中，有些类型的文档，如果在正文的侧面添加行号，会增强文档的易读性。

比如许多英文教材就使用行号。添加了行号之后，文档能够自动给行计数，计数包括文档的每一行文本，但不包括表格、页眉:或页脚、脚注、尾注、文本框中的文本等。另外，用户可以设置跳过某些特殊不用添加行号的行，如标题或空行等。

添加了行号一般显在左边的页边距中，如果是分栏的文档，则行号显示在各栏的左侧。

添加行号的方法是：

（1）分别选择【文件】|【页面设置】菜单命令。 （2）在弹出的对话框里选择【版式】选项卡。

（3）单击【行号】按钮，可以打开【行号】如图所示的对话框。 （4）选中【添加行号】复选框，再定义所需的行号样式：

在【起始编号】微调框中输入或者选择第1行的编号，可以是任意一个自然数，如果不输入，则默认使用从1开始，并使用【连续编号】。

在【距正文】输入框中输入行号右边缘与文档文本左边缘之间的所需距离。默认距离为【自动】，是 英寸（新闻稿样式分栏中为 英寸）。

【行号间隔】表示是以多少行为间隔下一次出现的行号，如输入数为“5”，则第1次出现行号为5，第2次出现行号为10。在这果一般应输入的数值为“1”，让段落中的每一行都出现行号。

在【编号方式】以【起始编号】框中的数字对文档的起始行进行编号，有三种编号方式，【每页重新编号】、【每节重新编号】、【连续编号】，可以选择其中一种方式进行编号。

（5）单击【确定】按钮。可实行对文档进行编号，编号后效果如图所示。

图 添加行号 图 添加行号的效果

使用上面的方法添加行号之后，就会得到通篇所有页面都有行号的文档。如果想取消行号，可以再次打开该对话框，然后取消【添加行号】复选框即可；如果想取消某些段落的行号，可以切换到页面视图，选择不需要编排行号的一个或多个段落。分别选择【格式】、【段落】菜单命令，在【换行和分页】选项卡中，选中【取消行号】选项，最后单击【确定】按钮。就可以取消的特定段落的行号。

如果要在长篇文档里用行号，就可以创建一个特别的样式——如命名为“选文”的样式，在编辑样式的时候，只需把该样式的加上或取消行号，那么使用了这种样式就可带或不带行号了。

3.1.5 添加“艺术”页面边框

在Word中，如果要在文档中每页都出现边框效果，除了可以用线型边框外，还可以设置多种“艺术性”页面边框，无论是装饰文档或打印出来作信笺都很漂亮。

（1）单击【页面设置】中【版式】选项卡对话框中的【边框】按钮。打开【页面和边框】对话框。

（2）单击【页面边框】选项卡。可以打开如图所示的对话框。

（3）在【设置】选项组可以定义在所选内容四周加上边框项，选择【方框】项。 （4）在【艺术型】列表框中选择喜欢的样式。也可以选择的线型边框样式。在【宽度】下拉列表框中调整边框的宽度。

（5）单击【选项】按钮，可以设定其它边距和位置的设置，如图所示。（只有在选中【应用于】框中的【段落】或者【页面边框】选项卡处于活动状态时，才能使用此按钮）。

图 【页面边框】选项卡 图 页面边框选项对话框

【边距】选项组：用来输入【上】、【下】、【左】、【右】边距与文字之间的距离。对于页面边框，可单击【度量依据】框中的【文字】项，使此设置与页边距有效。

【度量依据】：选择【文字】选项，使页面边框的内部边框位置与页边距有效。选择【页边】选项，使页面边框的外部边框位置与页边距有效。

【选项】：只有选择【文字】选项后，才可以使用此区域的选项，可以设置页面边框的项目有：【段落和表格的边框与页面边框对齐】（选中此复选框可消除相邻边框间的空白区域。只有在表格边界到页面边框的距离小于等于一个字符宽度（ 磅）时，Word 才会将其对齐）；【总在前面显示】（将页面边框置于与页面边框交叠的任何文字或对象的上面）；【环绕页眉】（将页眉包含在页面边框之内。如果希望页面边框不包括页眉，可清除此复选框）；【环绕页脚】（将页脚置于页面边框之内。如果希望将页脚置于页面边框之外，可清除此复选框。

（6）最后连续单击【确定】按钮，最后得到的的效果如图所示。

图 添加页面边框的效果

3.1.6 设置文档的默认版式

在使用Word的过程中，每新建一个文档，都会以当前Word模板为基础来创建，而新建的这个文档所使用的模板默认版式，使用默认版式的纸张大小是“A4—×” ；页边距是“上、下，左、右。

如果用户在排版过程中，要经常使用以的纸张大小、每页字数39行×38字等的版式心，就可以在【版式设置】对话框各选项卡中设置相应数值，然后单击【默认】按钮，会打开如图所示的更改默认设置提示框，单击该对话框中的【是】按钮，新的默认设置将保存在该文档基于的模板中，此后每一个基于该模板的新建文档将自动使用上面要求的页边距设置。

图 更改默认设置

3.1.7 更改部分文档的页边距

如果文档是横向的，又要更改部分文档的边距，则要先选择该文本，然后【版式设置】各个选项卡中设置所需的边距和其它设置。在【应用于】选项组中，选择【所选文字】项。Word就自动在应用新页边距设置的文字前后插入分节符。如果文档已划分为若干节，可以单击某节或选定多个节，然后更改页边距。

如果在选择了该文本的同时，在【版式设置】的【页边距】选项卡，可以快速更改所选文档的【纵向】为【横向】页面。

3.1.8 设置大页面文档

Word文档的页面会有一个指定范围，这个范围是~ 55.87 cm之间，然而就算新建一个文档的页边距设置在这个范围之间，如果你大于了A4的纸张的打印区域之外，也会出现一点小误会的，比如把一个文档的纸张大小设置为如图所示。

图 自定义纸张大小

单击【确定】按钮之后，就会出现如图或者图所示的提示框。提示该文档的页面设置范围或已经设在打印区域之外。

图 提示文档的页面设置范围

图 页面设置在打印区域外的提示

在此提示框中，有的用户就会不知所措，只有单击重新调整回到【页面设置】对话框。他们不知道，只要单击【忽略】按钮，就可以接受这个页面的设置。

然而，许多用户不知道，为什么会出现这个对话框的，原因是默认文档的打印的页面设置为A4的纸型，如果大于A4纸型的可打印区域，就会出现上面的提示框了，解决办法是，单击【文件】|【打印】|【属性】|【纸张】命令、按钮或选项卡，在【纸张大小】中选取其中的一个【自定义版】项，如图所示。最后单击【应用】后再关闭对话框退出即可。此后，设置超大页面就不会出现上面的提示了。

图 自定义打印页面大小

3.1.9 按照发排单设置版心

在排版的发排单中不会指定页边距和字符、行跨度，所以在设置版心时也要多次尝试才能成功。当然，根据精确的页面大小和和跨度磅值也可以计算出页边距，但这样计

算操作也很复杂。

下面假设发排单用16开的纸张，39行×39字符的版心，使用下述步骤可以精确地按照发排单设计版心大小：

（1）新建一个文档，单击【文件】|【页面设置】命令，打开页面设置对话框。 （2）选择【纸张】选项卡，在【纸型】下拉列表框中选择【16开（×26厘米），此时在【宽度】与【高度】栏中就会得到相应的数值厘米和26厘米。

（3）切换到【页边距】选项卡，根据以前设置版心的经验，首先估计一下16开的纸张设置39行×40字符的版心大概需要上下左右的页边距为多少厘米。这里估计为如图所示。

图 估计页边距数值

（4）切换到【文档网格】选项卡，在【网格】组中，选中【指定行和字符网格】复选框，并在【字符 每行】中单击上下箭头指定该项字符数为38，还差两个字符数，说明左右页边距的数值设置过大。而在【跨度】栏中显示为磅，正常的数值也应该为磅，在【行 每页】中单击上下箭头指定该项行数为39行，此时右边的【跨度】栏中显示为磅，而正常的数值也为磅，说明上下页边距设置正确，如图所示。

图 指定字符数和行数

（5）再切换到【页边距】选项卡，在图中的页边距基础上，把左右页边距更改为 厘米，如图左图所示，再切换到【文档网格】选项卡，此时【字符 每行】中字符数显示为39，右边的【跨度】栏中显示为磅，说明左右页边距也基本设置正确。如图右图所示。

图 左右页边距、行字符数和跨度设置正确

（6）在该对话框中单击【绘图网格】按钮，打开【绘图网格】对话框后，并按照如图所示设置各参数。最后单击【确定】按钮确认设置。

图 设置绘图网格参数

（7）切换到【版式】选项卡，单击【行号】按钮，打开【行号】对话框，选中【添加行号】对话框，使文档中的段落显示行号。

（8）连续单击【确定】按钮退出上面的对话框返回文档，在文档中按回车键，使用行号显示满一页文档中，并在此页文档中最后一行输入任意一行文本，此时在文档中显示的网格线与行号如图所示。

图 文档中显示的网格线与行号

（9）显示了网格线后，发现字【每行字符数】和【每页行数】最后还不能满格，说明上、下、左、右页边距都可以加大，在【页边距】对话框，再作如图所示的页边距调整。

图 再次调整页边距

（10）单击【确定】按钮，退出对话框后，此时文档在网格线中显示行数与字符数非常准确，简直是天衣无缝。如图所示。

图 显示准确的每页行数和字符数

另外，这里还有一个技巧，因为在【页面设置】的绘图网格选项卡中选中【指定行和字符网格】复选框，所以在正文或其它样式的【段落】设置中，在如图【缩进和间距】选项卡，要清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框，而应选中【如果定义了文档网格，则与网格对齐】复选框。这项设置应该添加到“正文”和其它样式中去。

图 清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框

而如果没有清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框，则在文档段落的右边就会显得参差不齐，如图左、右两图是清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框与不清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框前后的两种不同效果。右图中的段落明显有参差不齐的感觉。

图 清除【如果定义了网格…】复选框前后的效果

分栏技巧

在排版文档的操作中，也有需要使用分栏的，翻翻各种报纸杂志，分栏版面随处可见。在Word中可以容易地生成分栏，还可以在不同节中有不同的栏数和格式。

3.2.1 创建版面的分栏

下面介绍分栏的操作。

（1）单击【格式】|【分栏】命令，则出现如图所示的【分栏】对话框。

图 【分栏】对话框

（2）在【预设】选项组中选择分栏的格式。有【一栏】、【两栏】、【三栏】等。

（3）如果对【预设】选项组中的分栏格式不太满意，可以在【栏数】微调框中输入所要分割的栏数。微调框中数目为1~11之间（可根据所定的版心不同而不同）。

（4）选中【栏宽相等】复选框，并在【宽度和间距】中设置各栏的栏宽和间距。 （5）选中【分隔线】复选框，就可以在各栏之间设置分隔线， （6）在【应用于】下拉列表框中选择分栏的范围。可以是【本节】、【整篇文档】或者是【插入点之后】。

（7）单击【确定】按钮。分两栏后效果如图所示，分三栏后效果如图所示，分四栏后效果如图所示，并且栏与栏之间都加了分隔线。

图 分两栏后效果

图 分三栏后效果

图 分四栏后效果

另外，单击【常用】工具栏中的分栏按钮，可以快速实现简易的分栏。弹出的选项分栏有1栏、2栏、3栏和4栏这4种选择，如图示。

图 快速简易地分栏

再有，用户也可利用表格分栏，如果要分4栏，可用4列的表格，设置成虚框，在里面填写文字，这种方法在某些情况下使用较为简便，可以达到分栏的效果。

3.2.2 制作跨栏标题

有时，用户希望文章标题位于所有各栏的上面，标题本身不分栏，此时就需要对文档进行分节处理。

在文档中每个节都可以设置不同的栏数，现在只要将标题单独作为一节，该节只设置1栏（也就是标题不分栏），即可产生跨栏标题。操作步骤如下： （1）将光标移至标题的下面，正文的第一个字前。

（2）单击【插入】|【分隔符】命令，出现【分隔符】对话框。 （3）在【分节符】组中选取【连续】选项。

（4）单击【确定】按钮，这时在标题和正文之间插入一个分节符。 （5）单击【格式】|【分栏】命令，出现【分栏】对话框。

（6）在【预设】选项组中选择分栏的格式，或者自己设置分栏格式，例如，在【预设】选项组中选择【三栏】。

（7）在【应用于】下拉列表框中选择【本节】选项。

（8）单击【确定】按钮，关闭【分栏】对话框，这时在页面视图中就可以看到使用

跨栏标题的情况了。

如果在分栏的过程中，已经连标题也一起分栏了，如图所示，这时可以选取中标题的文字，单击【常用】工具栏中的分栏按钮，在弹出的菜单中选择【1栏】，也就是不分栏，完成后得到效果如图所示。

图 不跨栏的标题

图 跨栏标题

3.2.3 平衡各栏文字长度

细心的读者可能已经发现：在前面的分栏操作中，分栏后的页面各栏长度并不一致，最后一栏可能比较短，这样版面显得很不美观，如图左图所示。

那么，如何才能使各栏的长度一致呢？其实操作方法很简单，用户只要把光标移到需平衡栏的段落结尾处，单击【插入】|【分隔符】命令，在打开的对话框中的【分节符类型】下选中【连续】单选项，单击【确定】按钮，即在栏的最后一个字符后面插入一个连续的分节符，就可以得到等长栏的效果，结果如图右图所示。

图 平衡各栏文字长度

3.2.4 快速更改分栏的宽度

用户也可以在不打开【分栏】对话框的情况下，快速更改分栏的宽度。操作步骤如下：

（1）切换到页面视图。

（2）如果对文档进行了分节，则单击要更改的节。

（3）当鼠标停留在水平标尺时，鼠标就会变为相应的形状，再拖动水平标尺上的分栏标记即可，如图所示。

如果要指定精确的栏宽和栏间距尺寸，可以使用【格式】|【分栏】命令。

图 快速更改分栏的宽度

3.2.5 为目录分栏

一般书本的目录都分为两栏，这样看上去比较美观也便于查阅。这种形式的目录该怎么做呢？如果采取为文档中文字分栏的方法为目录分栏，则会出现右半侧页码消失的现象，这里有个小窍门，可以解决这一问题，其具体操作步骤如下：

（1）选中刚建立的目录，使其全部变黑，单击鼠标右键，从右键快捷菜单中单

击【段落】命令，如图所示。

图 选中目录的【段落】命令

（2）在打开的【段落】对话框中单击【制表位】按钮，出现【制表位】对话框，如图所示。

图 【制表位】对话框

（3）在【制表位位置】文本框内输入合适的数值，如，“19”字符；这个值为没有分栏前整个页面制表位位置数值的一半（假若当前文档的版心每行是38个字符）。在【对齐方式】选项组中单击【右】单选按钮，在【前导符】选项组中选择其中一种形式。

（4）单击【设置】按钮，再单击【确定】按钮。

（5）单击【格式】|【分栏】命令，在【预设】选项组内选中【两栏】选项，在【宽度和间距】选项组中选择合适的数值，也可以选中【分隔线】复选框，为左右两排目录之间加上一条分隔线，最后单击【确定】按钮。

（6）此时得到的目录可能并不是等长栏，可以把光标移到目录的结尾处，单击【插入】|【分隔符】命令，打开【分隔符】对话框，在【分节符类型】选项组中选中【连续】复选框，单击【确定】按钮。最后得到的分栏目录如图所示。

图 目录的分栏效果

3.2.6 为分栏的版面插入页码

在日常的文字处理过程中经常会采用8开纸分两栏进行打印，相应的，就需要分别在左右两栏设置不同的页号。这本来只是一个非常普通的要求，不过出人意料的是，Word并没有向用户提供这一功能，它只能为一页编排一个页号，而不允许为处于同一页中的不同栏分别设置不同的页号，从而影响了用户对页号的管理。

另外，用户在处理页眉及页脚时也会碰到类似的问题。对此，我们到底有没有什么妥善的解决办法呢？回答是肯定的，将Word的表格功能及域功能结合运用即可解决这一问题，具体步骤为：

（1）单击【格式】|【分栏】命令，在【分栏】对话框中选择将文档分为两栏。 （2）单击【视图】|【页眉和页脚】命令，切换到页脚编辑状态。 （3）单击【表格】|【插入表格】命令，打开【插入表格】对话框。 （4）在【插入表格】对话框的列数栏中输入“5”、行数栏中输入“1”、列宽栏中选择默认的【自动】，然后单击【插入】按钮，在页眉区域中插入一个5列1行的表格。

（5）拖动表格第2列与第3列之间的表格线，使之与文档正文部分第一栏的右边距对齐；然后拖动表格第3列与第4列之间的表格线，使之与文档正文部分第二栏的左边

距对齐。

（6）将光标移至表格的第1列，然后按下Ctrl＋F9，在表格中插入一个空域（屏幕显示为一对大括号“{}”）。

（7）将光标移至大括号的中间，然后输入“=2＊”。如图所示。

图 在页眉的表格中插入空域并输入“=2＊”

（8）单击【插入】|【域】命令，打开【域】对话框。

（9）在【类别】列表框中选择【编号】选项、在【域名】列表框中选择【Page】选项，如图所示。然后单击【插入】按钮，在表格中插入一个【编号】域。

（10）此时表格中的域代码将会显示{=2＊{PAGE \\＊MERGEFORMAT}}，可继续输入“－1”，并使域代码最终显示为{=2＊{PAGE \\＊MERGEFORMAT}－1}。

（注意，域代码符“{}”必须通过Ctrl＋F9快捷键或通过相应的Word命令来输入，而不能通过键盘输入，否则无效）。

（11）单击【格式】工具栏上的【左对齐】按钮，使插入的域代码左对齐。 （12）将光标移至表格的第2列，然后在此输入文档左一栏所需打印的页眉。

图 插入Page域

（13）利用【格式】工具栏上的【右对齐】按钮使插入的页眉右对齐。

（14）将光标移至表格的第4列，然后在此输入文档右边一栏所需打印的页眉内容（左边页眉的内容可以与右边页眉的内容有所不同）。

（15）利用【格式】工具栏上的【左对齐】按钮令该页眉实现左对齐。 （16）将光标移至表格的第5列，然后重复5至9步，在第5列插入一个{=2＊{PAGE \\＊MERGEFORMAT}}域，并利用【格式】工具栏上的【右对齐】按钮使之实现右对齐。注意在此不要在域中插入“－１”。

（17）单击【视图】|【工具栏】|【表格和边框】命令，打开【表格和边框】工具栏。

（18）单击【表格【选定表格】命令，选定整个表格。

（19）利用【表格和边框】工具栏上的【边框】按钮取消整个表格的所有表格线（即不打印表格线）。

（20）按下Alt＋F9快捷键，将所有的域代码切换为具体的数值。最后得到如图所示的页码效果。

图 设置分栏的页码效果

通过上述步骤、综合利用Word的表格虚框、表格对齐、域代码切换等功能之后，我们就实现了为Word分栏打印文档的左右两栏分别插入不同的页号、并分别设置不同页眉的目的，广大用户只需直接进行打印并对折装订之后即可得出自己所需的页面效果（即

对折之后所有的页面都有连续的页号，从而解决了以往采用折页打印方式时无法打印连续页号的问题，同时采用此方法后文档的左右两栏都可以显示不同的页眉和页脚，从而满足了广大用户的需要）。

分节技巧

在建立新文档时，Word将整篇文档认为是一节。为了便于对文档进行格式化，可以将文档分割成任意数量的节，然后用户就可以根据需要分别为每节设置不同的格式。

应用“分节符”可以将整个文件分成若干个节，并对每个节进行不同的格式设置。例如，要想首页不编页码，而是从第2页由“1”开始排页码，应用分节操作就可以实现。

3.3.1 文档中节的作用

在编排一本书时，书前面的目录需要用“I，II，III，…”作为页码，中文要用“1,2,3,…”作为页码。而有的用户此时就要将目录存为一个单独的文件，再设置不同的页码格式。但是，书的前面还有扉页、前言等，这样的页一般不需设置页码。如果再把它们都分为不同的文件，管理起来就不太方便了，特别是在批量打印时就非常被动。

例如，在编排某些文档时，经常需要为每个节设置各自的页码。如果整篇文档采用统一的格式，则不需要进行分节；如果想在文档的某一部分中间采用不用的格式设置，就必须创建一个节。节可小至一个段落，大至整篇文档。节用分节符标识，在普通视图中，分节符是两条横向平行的虚线。Word将当前节的文本边距、纸型、方向以及该节所有的格式化信息存储于分节符中。

当要改变部分文档中的某些元素时，就可以创建新的一节。如下所述： 行号及其显示行号的间隔、起始行号 垂直对齐文本的方式 页码的格式和位置 报版样式的栏数

页眉与页脚的文本、位置和格式 页边距、纸型、页面方向

3.3.2 使用分节符

1．插入分节符

插入分节符的具体操作步骤是，单击需要插入分节符的位置，单击【插入】|【分隔符】命令。打开如图所示的【分隔符】对话框。在【分节符类型】中的选择需要的分节符类型。分节符有几种类型和作用，如表所示。

注意：要查看分节符的类型，可以切换到普通视图下才可以看到。

图 【分隔符】对话框

表 分节符类型

类 型 下一页 连续 奇数页 偶数页 作 用 插入一个分节符并分页，新节从下一页开始 插入一个分节符，新节从同一页开始 插入一个分节符，新节从下一个奇数页开始 插入一个分节符，新节从下一个偶数页开始 2．改变分节符类型

如果需要改变文档中分节符类型，可以使用两种方法进行：

（1）单击需要修改的节。单击【文件】|【页面设置】|【版式】命令或选项卡，在出现的【页面设置】对话框中，在【节的起始位置】下拉列表框中选择所需所需的分节符类型。如图所示。

图 在页面设置中更改分节符类型

按照表所列分节符类型和作用，在【新建页】、【新建栏】、【接续本页】、【奇数页】中根据需要选择要更改的分节符类型。

.接续本页：表示不插入分页符，紧接前一节排版文本。 .新建栏：表示在下一栏顶端开始打印节中的文本。

.新建页：表示在分节符位置进行分页，并且在下一页顶端开始新节。 .偶数页：表示在下一个偶数页开始新节（常用于在偶数页开始的章节）。 .奇数页：表示在下一个奇数页开始新节（常用于在奇数页开始的章节）。

（2）切换到【普通视图】下来查看分节符的类型，然后选定分节符，按【Delete】按钮，把分节符删除，再重新插入需的的分隔符。要在页面视图或大纲视图中显示分隔符，也可以单击【常用】工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】按钮，来显示分隔符。

3．删除分节符

删除分节符的操作步骤如下：

（1）先单击【常用】工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】按钮，来显示标记，然后选定要删除的分节符，也可以切换到【普通视图】下来查看分节符的类型。查看分节符的类型如图所示。

图 查看分节符的类型

（2）选中分节符后，按Detele 键。就可以删除指定分节符了。如果在页面视图中无法选中分隔符，可以把光标定位在分切符前面，然后按【Delete】按钮，同样可以像删除普通字符一样把分节符删除。

特别注意：在删除分节符的同时，也将删除该分节符前面文本的分节格式。该文本将变成下一节的一部分，并采用下一节的格式。

3.3.3 使用分隔符

分隔符并不属于分节符的类型。但它与分节符同在于一个对话框中出现。

在编辑一个较长的文档时，Word会根据页边距的大小和打印纸张的大小在适当的位置自动分页；当用户增、删或修改文本时，Word将根据需要自动调整分页。这种由程序插入到文档中的分页符叫做软分页符或浮动分页符，在普通视图下，Word在屏幕上将把它显示为一条水平虚线。

但有时，用户需要在特定的位置插入一个“硬”分页符来强制分页，譬如，一本书的每一章都须从新的一页开始，则在下一章的开头须加上一个硬分页符。

在文档中插入硬分页符的方法很简单，只要将插入点定位到要分页的位置，然后按下Ctrl＋回车键就插入了一个硬分页符。这时，如果在普通视图下，用户将在屏幕上看到一条带有“分页符”三字的水平虚线。

与文本编辑一样，对“分页符”也可以进行选定、移动、复制和删除等操作。插入硬分页符的另一种方法是：将插入点定位到要分页的位置后，选择【插入】菜单中的【分隔符】命令，在弹出的【分隔符】对话框中选择【分页符】选项，单击【确定”按钮后，便在插入点处插入了硬分页符。

另外，分隔符类型中还有换行符和分栏符两种。

换行符：结束当前行并使文本在图片、表格或其他项目之下继续（文本将会在不包含与左或右页边距对齐的图片或表格的空白行中继续）。

分栏符：在插入点所在位置插入手动分栏符。

3.3.4 分节后的页面设置

可以使用不同的分节符来进行分节，分节符表示节的结尾插入的标记。分节符包含节的格式设置元素，例如，页边距、页面的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。如果已将文档划分为若干节（节：文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项，若要更改例如行编号、列数或页眉和页脚等属性，请创建一个新的节），可以单击某个节或选定多个节，再改变纸张大小。

分节后，可以根据需要，为只应用于该节的页面进行设置。由于在没有分节前，Word自动将整篇文档视为一节，故文档中的节的页面设置与在整篇文档中的页面设置相同。只是注意要将【应用于】下拉的列表框中选择为【本节】选项即可，如图所示。

图 分节后的页面设置

3.3.5 分节后页码编号

分节后的文档可以为该节设置不同的页码格式，还可以为该节的页码重新编号。其具体操作步骤如下：

（1）把光标移到要添加页码的节中，单击【插入】|【页码】命令，出现【页码】对话框。

（2）单击【格式】按钮，弹出如图所示的【页码格式】对话框。

图 【页码格式】对话框

（3在【页码编排】选项组选中【续前节】单选按钮，就可以与前一节的页码顺序接排，如果重新编号，就选中【起始页码】单选按钮，然后在后面的微调框中输入起始的页码号即可。

3.3.6 分节后页眉与页脚的设置

分节后可以为该节设置新的页眉或者页脚，而不影响文档中其他部分的页眉和页脚。用户可以为某节页面或者页脚进行单独或者相同设置，操作步骤如下：

（1）把光标移到该节中，单击【视图】|【页眉和页脚】命令，在分节后的文档中弹出【页眉和页脚】工具栏。

（2）在页眉或切换到页脚状态下，单击【页眉和页脚】中的【同前】按钮，让它不处于凹下去的状态，即让它的页眉或者页脚与上一节相同，如图所示。如果要使用分节后采用不同的页眉和页脚，可以再次单击按钮，恢复为初状态，然后重新设置或输入自己的页眉和页脚文字即可。如图所示。

图 与上一节相同的页脚

图 与上一节不相同的页脚

3.3.7 保留文档原来的版式和分页

在默认情况下，Word 根据文档中的字体安排该文档的版式。这样，只要字体不改变，任何人都可以查看和打印该文档，而原来的分行和分页不变。

但如果打开一篇用早期版本的Word或WordPerfect创建的文档，Word会根据所用打印机安排该文档的版式。如果要让一篇文档的版式与打印机无关，用户可不让Word根据文档中的字体安排该文档的版式。其操作步骤如下：

（1）单击【工具】|【选项】命令，然后在弹出的【选项】对话框中选择【兼容性】选项卡。

（2）取消对【选项】列表框中的【用打印机标准设计文档版式】复选框的选择，如图所示。

图 选中【用打印机标准设计文档版式】复选框

因为在Word中处理文档时，只有选中【用打印机标准设计文档版式】复选框才影响该文档的显示效果，此方法不能永远改变该文档。如果要恢复该文档原来的版式，则再次选中该复选框。

3.3.8 在同一页中使用多种版式

在对文档进行排版时，有时会需要分栏或不同的版式，应用【分节符】实现此操作很方便。

（1）将光标放在需要添加“节”的位置。 （2）单击【插入】|【分隔符】命令。 （3）将【分节符类型】设置为【连续】。 （4）单击【确定】按钮。

（5）分别为各“节”文本设置不同的分栏格式，如设置页面纵横混排，可以分别将各“节”的“纸型方向”（页面设置对话框）设置为纵向或横向即可。

制作页眉和页脚技巧

页眉和页脚是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域。可以在页眉和页脚中插入文本或图形，例如，页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名、作者名以及文档的水印效果等，这些信息通常打印在文档中每页的顶部或底部。

如向页眉或页脚添加页码、日期、时间等内容时，Word 将插入相应的域。域确认在更改文档时能自动更新页码，并在打印文档时更新日期、时间和其他对象。如果看到的是例如 {PAGE} 或 {DATE} 的域代码，而非实际的页码、日期、时间等，可按 Alt+F9进行更新页码。

利用域的设置，还可以在页眉、页脚之间自动插入文档中的各级标题。 在Word中，页眉和页脚的内容还可以是用来生成各种文本（如日期或页码等）的“域代码”。域代码与普通文本有所不同，它在打印时将被当时的最新内容所替代，例如生成日期的域代码可以根据计算机的内部时钟生成当前的日期，倘若用户第一天录入的文档到第二天才打印时，那么打印时将使用第二天的日期；同样用于生成页码的域代码将在各页面上打印最终的准确页码。

3.4.1 创建页眉和页脚

如果一篇文档是第一次使用页眉和页脚，可以通过在页面视图情况下，依次选择【视

图】|【页眉和页脚】命令，就可以进行编辑页眉和页脚区域。如果是已经存在页眉页脚的情况下，可以双击页面中顶部或底部页眉或页脚区域，即可快速进入页眉页脚编辑区。

进入页眉页脚编辑区后，这时文档的正文部分变成灰色，表示当前不能对正文进行编辑，屏幕上显示【页眉和页脚】工具栏，就可以编辑页眉和页脚了，如图所示。

图 【页眉和页脚】编辑状态

通过【页眉和页脚】工具栏，可以在页眉和页脚区域中进行处理。【页眉和页脚】工具栏按钮说明如表6-1所示。

表6-1 【页眉和页脚】工具栏按钮说明

按钮 名称 插入自动图文集 插入页码 说明 选择自动图文集插入页眉和页脚所需的地方 用于插入随时更新的页码 （域）。在页眉和页脚中插入了页码后，无论文档如何编辑，每页的页码都会自动更新为顺序的页码。 插入自动更新的页数（域）。在页眉和页脚中插入了页数域后，就会自动 插入页数 设置页码格式 插入日期 插入时间 页面设置 显示/隐藏文档文字 同前 页眉页脚间切换 显示前一页 显示当前文档的页数 设置页码的格式以及页码编排方式 插入自动更新的日期（域），会自动显示当前的日期 插入自动更新的时间（域），会自动显示当前的时间 打开页面设置对话框，设置为节或文档的页眉和页脚的奇数页、偶数页、首页之间是否相同 单击该按钮，可以将正文隐藏起来，再次单击又可以显示正文 如果在不同的节中设置页眉和页脚，单击它可以使当前的页眉和页脚与上一节的页眉和页脚具有相同的内容。 如果当前在页眉区域中，单击它可以切换到页脚区域，反之亦然 如果在不同的节中设置不同的页眉和页脚，或者设置了首页，奇、偶页不同的页眉和页脚，单击它就可以切换到上一页的页眉、页脚中 如果在不同的节中设置不同的页眉和页脚，或者设置了首页，奇、偶页 显示下一页 关闭页眉和页脚 不同的页眉和页脚，单击它就可以进入下一页的页眉、页脚中 关闭页眉和页脚的设置，切换到正文编辑状态

注：自动图文集是存储要重复使用的文字或图形的位置，例如存储标准合同条款或较长的通讯组列表。每个所选文字或图形录制为一个【自动图文集】词条并为其指定唯一的名称。可以在【自动图文集】菜单栏（如图所示）上的词条列表中、从【自动图文集】菜单（在【插入】菜单上单击【自动图文集】也可显示该菜单）中，或使用【自动图文集】对话框（在【插入】菜单上指向【自动图文集】，然后单击【自动图文集】命令）进行选择并插入自动图文集词条。

图 自动图文集菜单

（1）向页眉或页脚添加页码、日期、时间等内容时，实际上是插入相应的域。如果在文档发生改动后，而日期、时间和其他内容能在打印文档时更新。如果看到的是类似 {PAGE} 或 {DATE} 这样的域代码，而非实际的页码、日期、时间等，那么请按 Alt+F9切换域代码即可以实际页码、日期、时间。

（2）如果在页眉或页脚区域中看不到其效果，如图所示。可依次单击【工具】|【选项】命令，然后选择【视图】选项卡，在打开的对话框中取消【域代码】前面的复选项即可，如果为了查看方便，此时可以单击【域底纹】的下拉列表框中的【不显示】选项，如图所示，就可以取消域底纹的显示了。

图 用域代码显示页码 图 是否显示域代码

3.4.2 设置页眉或页脚高度

进入页眉或页脚区域以后，该区域用一个虚线框范围来表示页眉或页脚的高度。 要调整页眉或页脚区域的高度，操作步骤如下：

（1）可以在文档中拖动【垂直标尺】中的【上边距】标尺可以调整页眉区域至页边距的距离。拖动【上边距】或【下边距】可以调整页眉区域至正文区域之间的距离。如图所示。

图3.12 调整页眉区域至正文区域之间的距离

（2）同样切换到【页脚】区域中，拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至正文区域的距离，拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至页边距区域的距离。如图所示。

图 调整页脚区域至正文区域之间的距离

（3）在【页面设置】视图中的【版式】选项卡中，可以更精确和直观地设置页眉或页脚，因为纸张大小和页面版式心大小已经确定，所以直接在这里设置【页眉或页脚】距边界的距离即可，如图所示。只要在【页眉】输入框中输入从纸张上边缘到页眉上边缘之间的所需距离（如厘米），再在【页脚】输入框中输入从纸张下边缘到页脚下边缘之间的所需距离（如厘米）。

图 设置页眉或页脚高度

在这里，需要注意的是，如果【页眉】设置大于【上】页边距设置时，会在页眉下方打印正文文字。而当【页脚】的设置大于【下】页边距时，就会在页脚上方打印正文文字。其中页面大小、上页边距、下页边距、左右页边距、文档区正文区、页眉页脚区

划分请参看图。

3.4.3 设置页眉或页脚首页、奇偶页不同

许多文档中要求页眉或页脚首页、奇、偶页有不同效果，例如首页作为封面文档，奇数页需要用章名作页眉，偶数页需要用书名作为页眉等。下面就介绍制作页眉或页脚首页、奇、偶页不同的方法。

（1）进入【页眉和页脚】工具栏，单击【页面设置】按钮，选择【版式】选项卡，打开如图所示的对话框。

（2）选中【页眉和页脚】区域中的【奇偶页不同】复选项，就可以为奇数页创建一种页眉和页脚，为偶数页创建另一种页眉和页脚。

（3）选中【首页不同】复选项，就可以为节或文档的首页创建与奇、偶页都不相同的页眉或页脚。

（4）按【确定】按钮后，在编辑文档的【页眉和页脚】时就会显示为【首页页眉（页脚）】、【奇数页页眉（页脚）】、【偶数页页眉（页脚）】的字样。

（5）在【页眉和页脚】工具栏中单击【显示下一页】按钮，可以进入偶数页页眉或页脚区域进行设置，再次单击【显示下一页】按钮，可以进入下一节的首页页眉或页脚进行设置。

3.4.4 插入页码

在文档中加入页码，阅读方便，整理和装订也不易出错。页码是文档格式的一部分，用户可以将文档分节来设置不同的页码格式。如果没有分节，整篇文档将视为1节。

打印文档时往往需要含有页码来区别不同的页，另外，一个文档很长时，可以分为多个文件，这样每个文件的页码设置就很重要，如果要使后一个文件的页码刚好是接在前一个文件页码之后，就需要进行页码的设置。

插入页码的方法是，在任何一个文档中，单击【插入】|【页码】命令，都会打开如图所示的【页码】对话框。

图 【页码】对话框

（1）在【位置】下拉列表框，可以设置页码的位置，有【页面顶端（页眉）】、【页面底端（页脚）】、【页面纵向中心】、【纵向内侧】和【纵向外侧】多种设置。

（2）在【对齐方式】框中可选择页码的对齐方式，如左侧、居中、右侧、内侧或外侧等。其中，【内侧】和【外侧】分别相对于要用于装订的页面边缘的内侧（装订一侧）和外侧。位置与对齐方式对应的预览效果如表3-2所示。

表3-2 页码的位置与对齐方式效果预览表

左侧 居中 右侧 内侧 外侧 页 面 顶 端 页 面 底 端 页面 纵向 中心 纵 向 内 侧 纵 向 外 侧 （3）选中或清除【首页显示页码】复选框，可在文档的章节首页是否显示页码。不管是否显示页码，但仍从第1页就开始出现页码。反之第1页不出现页码，但第2页的页码仍然是2。

（4）单击【格式】按钮（或在【页眉/页脚】工具栏中，按下【页码格式】按钮 ），可以对页码格式进行设置，在【页码编排】下面选择页码的编排格式，如【续前节】或在【起始页】中输入页码的起始编号。

（5）单击【确定】按钮，返回【页码】对话框再次单击【确定】按钮，就可以在指定的位置插入页码了。

3.4.5 修改页眉分隔线

在页眉（或页脚）区域中插入诸如文字、图形、表格、域、图文框、文本框等内容后，还可以任意调整它们的文字及段落格式，一切操作都与正文基本类似。

不过有一点令人头痛的是，只要在文档中插入了页眉，Word会在正文与页眉之间插入一个单下划线形式横贯整个页面的分隔线（采用分栏打印时也是如此），有时候按排版要求去掉页眉分隔线，但采用常规方法对其进行修改或删除，操作不能得心应手。

用户可以使用以下两种方法插入和修改页眉与正文之间分隔线。

1．使用边框与底纹对话框

（1）切换到【页眉和页脚】编辑状态。

（2）在页眉区输入所需的页眉内容，并将整个段落选中。

（3）单击【格式】|【边框和底纹】命令，打开【边框和底纹】对话框，并选择【边框】选项卡。

（4）在【设置】框中选择【自定义】选项；在【应用范围】框中选择【段落】选项；在【线型】列表框中选择需要的分隔线类型。

（5）单击【预览】框中的【下边框】按钮即可达到修改Word页眉与正文之间分割线种类的目的，再次单击【下边框】按钮则可删除页眉与正文之间的分割线，同时我们还可以利用【预览】框中的其他有关按钮为页眉添加上边框及左、右边框，十分方便。

（6）单击【页眉/页脚】工具栏上的【在页眉/页脚间切换】按钮，切换到页脚编辑状态，然后再利用【边框和底纹】命令为页脚设置合适的【上边框】，从而实现在正文与页脚之间添加一条分割线的目的。

这样，可以任意调整和删除正文与页眉/页脚之间分割线，进一步的提高了Word的显示及打印效果。另外需要说明的是，在设置过程中务必将【应用范围】设置为【段落】选项，这是保证成功修改分割线的前提，而它又往往容易被忽视。

种用同样的办法，还可以为页眉和页脚添加精美的底色，当然如果你需要添加的是渐变色等复杂的东西，可以在【边框和底纹】对话框中进行设置。

2．使用表格工具栏

如果要修改Word页眉与正文之间的分隔线，Word提供了许多解决办法。除了按一般的步骤操作以外，还有更快捷的方法，其步骤是：

（1）切换到【页眉和页脚】编辑状态。 （2）键入所需页眉内容，并选中此段落。

（3）用鼠标单击【表格和边框】工具按钮，此时将出现【表格和边框】工具栏，用户可以按自己的喜好，把这个工具栏拖到Word的标准工具栏里面，与其他的例如常用工具栏等平行。

（4）单击工具栏上的下拉按钮，就会找到诸如线型、磅值、边框类型、填充类型等工具，如图所示。

图 【表格和边框】工具栏

使用这个表格工具栏，比选取菜单命令便捷多了。

3.4.6 使用域插入页码

用户不但可以在页眉和页脚中插入页码，还可以在Word中任意地方插入文档的当前页码，而且还可以插入文档的总页数，以对文章的当前页码和总页数一目了然。要实现这样的功能，就要使用到Word的域功能了，操作步骤如下：

（1）将光标定位于插入页码的地方。

（2）单击【插入】菜单中的【域】选项，打开【域】对话框内。

（3）在【类别】下拉列表框中选择【编号】选项（系统默认的选项是【全部】）。 （4）在【域名】列表框中选择Page。

（5）单击【确定】按钮，就可以插入页码了。

（6）选择【类别】下拉列表框中的【文档信息】选项。 （7）在【域名】列表框中选择NumPages选项。

（8）单击【确定】按钮，此时插入了文件的总页码。

（9）上述操作中，可以根据实际情况对页码格式加以修饰。例如在一个共有15页的文件的第1页上，首先，分别在总页码前后键入“共”、“页”字，然后输入“·”符号，接着，分别在当前页码前后分别键入“第”、“页”字样，这样就可以使页脚成为“共15页·第1页”格式。此方法也可以使用【自动图文集】来实现。

另外，在3.2.6节中也介绍过为分栏文档插入页码的方法，可见灵活运用域的功能可以解决插入复杂页码的问题。

3.4.7 扩展页码格式

Word中提供的页码格式太少，没有像“-1-”这样的页码格式，而且字号也很小，不能满足用户的要求。利用Word 的自动图文集和自动宏功能，可以设置上述页码格式，其操作步骤如下：

（1）选择【插入】中的【页码】，插入所需格式页码。

（2）选择【视图】中的【页眉和页脚】并转换至页脚，用鼠标双击页码，使之产生图文框。

（3）选择【插入】中的【符号】菜单，在页码前后各插入“-”，然后选中“-1-”，设置四号字体，用将其格式设置为【居中】，使其在页脚中部（可以按照用户的要求来设置）。

（4）选中“-1-”，依次单击【插入】菜单中的【自动图文集】|【自动图文集】命令，在【请在此键入“自动图文集”词条】框中输入【自定义页码】，再单击【添加】按钮。

（5）依次选择【工具】|【宏】|【录制新宏】命令，在【录制宏】对话框中的【宏名】输入框中输入宏名称Autoexec（此名称不能改变）。如图所示。

图 录制自动宏

（6）单击【视图】中的【页眉和页脚】命令，打开【页眉和页脚】工具栏，并切换至页脚。

（7）依次选择【插入】|【自动图文集】|【自动图文集】|【自定义页码】|【插入】选项，插入页码。并调整其位置。

（8）最后单击【页眉页脚】关闭按钮。 （9）停止宏录制。

经过上述的操作，自定义页码格式就在每次使用Word时自动设置页码。

如果为了防止运行上面的自动宏，又不使用开关，可以在启动Word时按下Shift键。如果是从Office快捷工具栏上启动Word，可先单击Office快捷工具栏上的程序按钮，然后在Word启动时立即按下Shift键。

3.4.8 利用章节号设置页码

在Word中，设置页码可以通过单击【插入】|【页码】或【视图】|【页眉和页脚】命令，在【页眉和页脚】工具栏中单击【插入页码】图标解决。

但如果要根据第几章来设置页码，即第1章有18页，页码分别表示为“1-1，1-2，1-3…1-18”，第二章有32页，页码分别表示为“2-1，2-2，2-3，2-4…2-32”。最简单的解决方法是把每一章单独放在一个文件中，然后选择【页眉和页脚】编辑状态下，在页眉或页脚中输入“1-”或“2-”后点击“插入页码”图标就可完成。

如果把许多章合并在一个文件中，并且要能根据章节自动连续改变页码，又该如何处理呢？下面就将解决的办法介绍给大家。

（1）在文章开始处插入分节符，方法是选择【插入】|【分隔符】命令，选择【分节符】中的【连续】选项。

（2）在每一章需改变页码处即每一章的开始处分别插入【下一页】的【分节符】。 （3）选择【视图】|【页眉和页脚】，在【页眉和页脚】中的【节1】处输入“1-”并点击【插入页码】图标。

（4）接下来单击【显示下一项】图标，切换到“节2”的【页眉和页脚】中，可根据Word的默认设置，不用改变设置。因为需根据章节改变页码的设置从下一页开始，所以在第一章中有两个节（节1和节2）需设置，“节1”设置完成，“节2”就不用再设置。虽然在第1章中只看到二个节，但设置二个节完成后，在打印预览或打印中，会根据前面的设置自动编排下去，设第1章有18页，显示或打印出来分别依次为“1-1，1-2，…”。

（5）接下来再单击【显示下一个】图标，切换到“节3”，继续进行设置，此时“节3”开始的每一个节分别对应一章内容，“节3”对应第二章，“节4”对应第三章，以此类推下去。所以设置“节3”时，应把单击【与上一节相同】图标，使用其呈不关闭状态，然后单击【设置页码格式】图标，打开【页码格式】对话框，在【页码编排】的【起始页】中把起始页码改为“1”，最后在页眉或页脚中输入“2-”并点击“插入页码”图标。

（6）利用同样的方法把“节4”、“节5”…可设置相对应的页码格式。

在此，关键之处是在于一定要把与【上一节相同】项关闭。全部设置完关闭【页眉/页脚】框后，用【打印预览】查看即可看到设置效果。

3.4.9 设置特殊页眉和页脚

比如在设置页眉和页脚的时候，有这样的要求：需要为了统一受控管理，所有文档编制完成后统一合并成一个文件。在每一页的页眉部分插入一张表格，中间填写编制内

容、编号和编制人员等以区分不同的程序文件；页脚有两部分组成，一部分为每一组程序文件的独立编制页码，一部分为所有的整体页码格式。

在上述要求中要处理两个问题，一是如何在页眉部分添加表格后删除添加页眉后自动生成的一条多余的线条而保留添加表格的黑框；二是同一文档的部分页中填写相同的页眉、页脚，部分页中填写相同的页眉、页脚。（如在第1页至第10页页眉为A，从第11页至第20页页眉为B）。

对于第一个问题的处理方法是：

（1）切换到【页眉和页脚】编辑状态，在页眉部分用插入表格的办法，插入需要添加的表格并填写编制内容、编号和编制人员等。

（2）此时，在表格附近会有一个虚框，将鼠标移至添加表格下方和虚线方框之间单击，并选定该表格。

（3）选择【格式】|【边框和底纹】|【边框】标签，在打开的对话框中设置【无】边框，接着关闭对话框。

（4）关闭【页眉和页脚】工具栏。

经过上述操作处理后，添加页眉后自动生成的一条多余的线条便处理了，而页眉部分表格的黑框保留了。

对于第二个问题的处理方式是： （1）编写完所有文件并正确填写好第一页页眉部分空白表格后，将光标定在需要区分不同程序文件的第一行第一个字符处，选择【插入】|【分隔符】命令，在分隔符对话框中，选择插入【连续】和分节符。

（2）双击在插入分隔符这一页的页眉部分，这时，会出现所有相同的页眉表格，单击页眉/页脚工具条中的【同前】按扭，此时在页眉部分的虚框右上角【同前】字符消失，这样在此一页开始的页眉就可以输入不同的文字了，如图所示。依此类推，可以在每一个不同程序文件的页眉中输入不同的文字。

图 分节后设置不同的页眉

（3）同样，在页脚部分也可采取相同操作，使每一组程序文件使用不同的页脚文字，但处理页码时，不能按【页眉和页脚】工具条上的插入页码来解决。此时应在插入分隔符的这一页双击页脚部分，进入页眉页脚状态，然后选择【插入】|【页码】命令，在此标签中选择格式/页码编排中选择启始页码并键入1，插入此一段程序文件的首页页码。然后在需要总页数的地方按页眉/页脚工具条上的插入页数。

3.4.10 编辑复杂页码

大家在用Word编辑文档文件时，有时会遇到一些需要对页码进行特殊处理的情况。下面假若在工作中遇到如下的一个例子：

一篇共十页的文档文件，要求：

（1） 第1、2页（封面和编者名单）不编页号。

（2）第3到第9页编内部页号（第1页共7页～第7页，共7页），而其中从第五页到第九页中的数据表格页除总页号外还必须独立设置内部页号（第1张，共5张～第5张，共5张），且今后可随加入新的数据表格页而自动更改。

（3）第十页（封底）不编页号。 对第（1）、（3）点和第（2）点的前半部分很容易处理，只需在第二页尾和第九页尾插入分节符，在第三到第九页中编辑 【第 ？页共 ？页】的位置分别插入【域】中【编号】内的【Page】和【SectionPage】即可。

要注意的是，在【页数】位置一定要插入【SectionPages】（本节页数）而不是插入【NumPages】（页数）。如错误地选择后者，显示的将是整篇文章的页数（10），而不是本节的页数（7）。

对于第2点的前半部分，可以采用了“域”中的公式运算进行处理，实现了内部页号的特殊设置。具体做法是：

（1）在第五到第九页中编辑【第 ？张共 ？张】的“?”位置分别插入【域】中【等式和公式】”内的【=（Formula）】，相应位置会出现一个【!异常的公式结尾】的提示阴影，不必理会它。将鼠标移到阴影处击右键，在弹出的菜单中选择【切换域代码】，则阴影处变成可编辑的{= \\＊MERGERORMAT}。其中，【\\＊MERGERORMAT】为说明项，实际使用的只有{= }。如果你觉得不雅的话，尽可将之删去。

（2）在第一项的“=”后插入【域】中【编号】内的【Page】； 在第二项的“=”后插入【域】中【编号】内的【SectionPages】，然后在{ Page }和{SectionPages}后均键入－2，则两公式变为{={Page}－2}和{={ SectionPages }－2}（注：{Page}和{SectionPage}两项这时在屏幕上显示的是其实际值，你可以用【切换域代码】将其切换过来，当然也可以不予理会。）

（3）最后，选中整个公式，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择【切换域代码】和【更新域代码】，则复杂页码编辑就成功了。

3.4.11 制作文档背景图案

一个Word文档可以包含以下四个层面：页眉 /页脚层、背景层、正文层、前景层。

【页眉和页脚】层为Word文档的最底层；接着是背景层；然后是正文层；最上面是前景层。下一层面的任何内容将被上面一层的内容所遮盖，但下层内容将通过上层的空白部分显现出来。这样用户就可用其在打印页上创建一种分层效果。

在使用Word的时候，可过在文档中加入背景图案。例如在一封信的背景中增加一幅自己喜欢的图片，或者是自己公司的标志。下面介绍的两种方法可以实现此功能。

1．前景层中创建该图案

用户可以在前景层中创建该图案，然后将其移到背景层，以使其不遮盖正文。按以下步骤进行即可：

（1）在文档中输入正文或打开已有的文档。

（2）单击【插入】|【图片】命令，在随后的对话框中，选择想插入的图片，按确定按钮后选择的图片即被插入到前面的文档中。

（3）在【设置图片格式】的【版式】选项卡中，选择图片的版式为【衬于文字下方】项，把图片置于背景层，编辑的正文此时就显现在图片上。如图所示。

图 前景层中创建该图案

（4）要想编辑图像，可在该文档中指向该图片，当鼠标变成形状时，双击图像可开打开编辑窗口，或者在显示的【图片】工具栏中单击【设置图片格式】按钮，来进行设置各种格式，也可以使用工具栏中的按钮编辑该图案。编辑好后按【关闭图片】按钮退出。

用这种方法的缺点是只能在当前页的背景中增加图案，若用户想在多页文档中增加图片，该方法就显得力不同心了。

2．在页眉页脚层上建立“水印图案”

【水印图案】（Watermark）最初是用于优质纸张印记的术语。现在绝大多数日常用纸都没有水印图案，因为这些纸张是用高速机器制造的。在Word版本中， “水印图案”术语已被用于指一种打印在每页上该页内容之后的印记（正文或图案）。

要插入一个水印图案，可按下列步骤进行：

（1）单击视图菜单的【页眉和页脚】命令，进入【页眉和页脚】编辑界面。可以单击【页眉和页脚】工具条上的【显示/隐藏文档正文】按钮，以隐藏正文。

（2）单击【插入】菜单中的【图片】命令，在随后的对话框中，选择想插入的图片，按确定按钮后选择的图片即被插入到前面的文本框中。

（3）在【设置图片格式】的【版式】选项卡中，选择图片的版式为【衬于文字下方】项，把图片置于页眉文字下层，以显示页眉上的文字，如图所示。

（4）单击【页眉和页脚】工具条上的【显示/隐藏文档正文】按钮，显现正文，此时就可观察水印图案相对于该文档正文的位置。

（5）要调整图形对象大小和位置，可以选择视图菜单的【页眉和页脚】命令，转到【页眉和页脚】层，然后通过执行格式菜单的【图形对象】命令或拖曳文本框的尺寸调整柄和位置柄就可以。

要编辑该图案，可以在【页眉和页脚】编辑状态下，利用【绘图】工具栏中的工具进行编辑。

（6）单击【页眉和页脚】工具栏上的关闭按钮，切换到页面视图就可以查看插入的水印图案及编辑效果。

图 在页眉页脚层上建立“水印图案”

Word将水印图案变暗以便可在其上阅读正文。若水印图案选择灰色，则在页面视图中可能看不清楚，转到打印预览中观看得更清楚些。这种方法的优点是建立的图案将出现在用户文档的每一页中。

上述两种方法插入的背景图案中的黑色部分在打印预览或打印时可能会遮盖住上面的文字，用户可以首先转到图案所在的层面，然后选择该黑色部分，再选择绘图工具栏中的【填充颜色】按钮，从中选择淡些的颜色即可。这样用户就可以在Word文档的背景中加入自己喜欢的任何图案。

另外，Word虽然提供有一部分文档的页面边框，但还是不尽人意，用户可以用其它绘图软件作出更漂亮的页面边框，然后按照上面第二种分绍的办法插入文档中，就可以制作任意漂亮的页面边框图了。

3.4.12 制作另类水印效果

制作水印效果的一般方法是，进入【页眉和页脚】编辑状态，然后插入所需的文字（或艺术字）、图像。设置文字、图像的位置、大小、字体（包括颜色、线条）、版式等。最后返回正文编辑状态。上小节介绍了两种制作水印的效果，下面，介绍一种特殊水印效果制作。

（1）单击【格式】|【背景】|【水印】命令。打开【水印】对话框。在这里有两种水印可以使用，即【图片水印】和【文字水印】。

（2）选择【图片水印】复选框后，再单击【选择图片】按钮，可以打开一个【插入图片】按钮，选择一幅图片后，单击【插入】按钮，返回【水印】对话框中单击【确定】按钮，就可以在文档中创建了水印效果，这种方法与在页眉页脚层上建立“水印图案”与基本相同的，它也同样出现在文档的每一页中。

（3）选择【文字水印】单选按钮，然后在【文本】框中键入所需的文字（也可选用列表框中的文字）；【字体】、【尺寸】和【颜色】三个下拉列表框中选定所需的值；【输出】选项区中选中【斜线】或【水平】，如图所示。

图 【文字水印】对话框

（3）单击【确定】按钮后，在文档中插入文字水印的效果如图所示。同样插入的文字水印也会在文档的每一页中出现。

图 插入文字水印的效果

另外，在文档的某些页上添加水印，方法是在插入一幅图片剪贴画后，右击图像，单击【显示图片工具栏】。【图片】工具栏即出现在屏幕上。单击【图像控制】按钮，然后单击【水印】（在Word 2002中为【冲蚀】）即可。

3.4.13 制作字典式页眉

英文词典的页眉上，常用“Apple－Banana”的形式来显示本页单词的范围，以方便查找。当在打印职工花名册时，也希望有这种效果的页眉。即在每页页眉上出现本页职工姓名的范围。如，“廖见山－夏威夷”（职工姓名应是按某一顺序，如“拼音字母”排

序，这样才有意义）。如果手工添加，不仅费时费力，而且一旦本页的内容有所增加或删改，还必须作出相应的修改。

这种功能在方正书版排版软件中，就能够轻易地实现，也许有多数人抱怨Word没有这种功能，其实是有的，只不过是很难把它“请”出现而已。下面就向用户介绍这种省时省力的方法。

首先认识一下Word中的“域”，它是一种强大的工具。这里要用到的是插入页眉或页脚中的“styleref”域，在当前页中打印的是用指定样式设置的最先或最后文本，在页眉或页脚中插入“styleref”域，就可实现这个功能。具体的操作如下：

（1）在【样式和格式】任务窗格中；新建一个命名为【字典式页眉】的字符样式，并把新建的字符样式添加模板。注，样式名可以由用户任意命名，但一定要为字符样式，否则可能会出现混乱。

（2）选定本页所有职工姓名，对本页的所有职工姓名应用【字符样式】，如英文字典中的“Apple－Banana”或职工花名册上的“廖见山－夏威夷”，应用为新建的字符样式，．．．．．．．．．．．．．．．．．此时选定的文字就会在样式栏中显示该字符样式。

（3）单击【视图】|【页眉和页脚】命令，切换到页眉页脚状态。

（4）把光标定位在要插入页眉的地方，单击【插入】|【域】命令，出现【域】对话框。如图所示。

图 选择【StyleRef】域

（5）在【类别】栏中选【链接和引用】项，在右边的【名称】栏中选择【StyleRef】。 （6）单击【选项】按钮，在【域选项】对话框中选择【样式】选项卡，在【名称】列表框中选择新建并应用的样式【字典式页眉】，单击【添加到域】按钮，如图所示。连续单击【确定】按钮，关闭对话框。

这样，在页眉上插入域后，就出现了第一位职工的姓名。这实际上是利用STYLEREF域插入最先使用该样式的文本的功能。

图 【域选项】对话框

（7）在所插入的域后面输入一个破折号（——）。

（8）再按上述（4）~（6）的步骤，添加最后一位职工姓名。再在图所示的对话框中，单击【添加到域】按钮，选择【域专用开关】，可切换到如图所示的对话框。

图 【域专用开关】选项卡

（9）在【开关】列表框中选【\\l】，单击【添加到域】按钮，再双击【确定】按钮，关闭对话框。最后一位职工姓名就出现了。这利用的是“STYLEREF”域插入本页中使用该样式的最后文本的功能。

到此时制作字典式页眉就大功已告成了，当正文中的文字进行修改后，将光标置于该域上，该域呈灰色，按F9键即可更新域。

另外，在图对话框中的各种域开关作用如下： \\l：插入当前页上最后一处具有指定样式的文本，而不是第一处具有该样式的文本。Microsoft Word 在当前页自下向上搜索该样式，而不是由上而下搜索（默认方式）。

\\n：使该域显示引用段落的完整段落编号，后面不跟句号。Word 将不显示上几级的信息，除非该信息包含在当前级中。

\\p：用单词“见上方”或“见下方”显示该域相对于源书签的位置。如果STYLEREF 域在文档中位于书签之前，则该域取值为“见下方”；如果STYLEREF 域在文档中位于书签之后，则该域取值为“见上方”；如果 STYLEREF 域在文档中位于书签之中，则返回一个错误。

\\r：不使用句号，在相应上下文中（或相应于段落编码方案）插入带书签的段落的完整段落编号。

\：在与 \\n、\\r 或 \\w 等开关连用时，说明 STYLEREF 域删除非分隔符或非数字文本。例如，使用此开关引用“Section ,”时，结果只显示“1.01”。

\\w：插入用书签标记的段落在整个上下文中的完整段落编号。例如，在引用段落“ii”时，带 \\w 开关的 STYLEREF 域将返回“作为结果。

以上步骤可能有点麻烦，但是很实用，而且一劳永逸，确实是一个好办法。

3.4.14 制作“出血”的版面

不知用户有没有遇到过这样的问题，在一个文档中插入一幅图片，想一张图片在打印后能够与纸张的边缘切口并齐，在插入图片时明明看到图片已与边缘并列，但在打印后总是与纸张的边缘有一定距离，这就是所谓“出血”问题。解决出血问题，要从文档的纸张选择着手。下面以设置页眉或页脚中的图片“出血”为例，让文档的页面“出血”。

如果有一篇文档已经设置好版心，而且已制作好页眉和页脚，如图所示。

图 已制作好的页脚

这是在页脚中插入的【位置】和【对齐方式】分别是【页面纵向中心】和【外侧】的奇偶页不同的页脚。放大后页眉的效果如图所示。

图 放大后的页脚效果

在这里的目的是要把该页码下的小图片“出血”。该图所示，在页脚中插入了页码下面图片，如果是按照一般操作插入页脚中的图片，是无法出血的。

（1）查看文档的版心，单击【文件】|【页面设置】|【纸张】命令或选项卡，打开如图所示的对话框，此文档的纸型为16开（×26厘米）。

图 查看文档的纸张大小

（2）将纸型改为“自定义19×26厘米”。如图所示。

图 重设纸张大小

（3）切换到【页边距】选项框，没有更改前的页边距如图所示。

图 查看文档的页边距

（4）因为文档纸张宽度由厘米增加到19厘米，也就是总共增大了厘米，要保持每页的字数不变，可以增加页边距，把左右页边距增多厘米。即更改为如图所示。

图 查看文档的纸张大小

（5）退出页面设置后，切换到【页眉和页脚】编辑状态，如图所示。再把偶数页页脚的图片移到左页边缘并口，把奇数页页脚的图片移到右页边缘并口处，就可大功告成了。最后，打印时就会得到“出血”的效果。

图 把页眉中的图片移到页边距切口处

这是利用加大文档的纸张大小和页边距，并使文档的版心不变的情况，得到“出血”效果。

3.4.15 综合运用——制作公文模板

在实际办公工作中，经常要编写格式相对固定的公文，比如每月的任务总结、工作汇报等，这种文档格式基本固定。如果能制作一种特定的模板，多次应用，不仅可以省去大量的重复工作，而且能使文档便于管理和查询，这里以编写公司每月的工作总结文档为例，可以使用下面的技巧：

添加带有公司字样和图标的页眉页脚 每页页码和总页码的自动设定 添加到模版

制作公司的模板组 具体操作如下：

（1）新建一个文档，单击【视图】|【页眉和页脚】命令，在页眉上输入“北京大兴森林图书工作室”文字，并设置页眉的字体使用小五号字；在页脚中输入公司的地址（如大兴黄村义和庄）和联系电话（如010—），这里可以任意键入需要的公司名称、地址和电话，如图所示。

图 在页眉和页脚输入公司名称、地址和电话

（2）选中页眉上的文字，单击【格式】|【边框和底纹】命令，在打开的对话框中选择双细线，然后设置成下边框格式，其它的按照如图所示设置。

图 设置页眉的下框线

（3）给页眉文字下边加上双细线后，用同样的办法，给页脚上方加上一根细线。这样将来打印出的文稿在页眉和页脚中会出现公司的名称、地址和联系方法。完成了这一步，就已经制作好了公司稿纸的基本格式。

当文档不只一页时，总希望能有页码来显示内容。通常插入页码的方式，只能简单地表明当前页是第几页，但没有关于总页数的记录。事实上我们希望页码的表示方式能像邮票编号一样，以“1-3”（1表示第一张，3表示总共有三张）的形式出现。要设置这种页码，可使用下面的操作方法。

（4）首先在页脚中单击【插入】|【页码】命令，如果插入的的页码带有图文框，可以在其上右击弹出快捷菜单，选择【设置图文框格式】命令，在弹出的对话框中单击【删除图文框】命令。这时页码的位置可能会变乱，但并不要紧，适当移动调整到合适位置即可。

（5）在页码右面输入短横线，然后单击【插入】|【域】命令。在对话框的【类别】中选择【编号】，右边的【域名】中选择【SectionPages】，单击【确定】按钮，在页码和短横线后出现了整个文档的总页数。也可单击页眉工具栏中的【插入页数】按钮，就可以插入总页数域了。

（6）给文档编写内容，可以设置标题为“每月工作总结”，下面有“编写人”、“编写时间”、“间要说明”等内容，接着是对本月各项任务完成情况的说明，也可以什么都不填，该稿纸可以作一般稿纸用，如图所示。

图 编写工作总表模板

（7）将本文档保存为模板。具体方法是，使用【文件】菜单中的【另存为】命令或按F12键，在弹出的对话框中选择【保存类型】为【文档模板】，可以发现所在的文件夹变成了Office目录下的Templates子目录中。给模板命名为“森林图书工作室”，单击【确定】按钮完成模板制作。

（7）制作好模板后，使用【文件】菜单中的【新建】命令，在打开的【任务窗格】中，单击【常用】选项卡，就能看到刚刚制作好的模板，如图所示。通过这个模板创建的新文档，已经包含了上述设置的页眉页脚中的内容。

图 刚制作好的模板

（8）在上一步骤中【新建】对话框中，可以看到有多个选项卡。如果一个公司有许多自己的模板，那么可以考虑在【新建】对话框中设置自己的选项卡。

具体方法是，在Office所在目录下的Templates子目录中创建一个文件夹，然后放入所需的模板。再次使用“文件”菜单中的“新建”命令，打开【新建】任务窗格，就可以看到对话框中的该选项卡了，如图所示。切记必须放入至少一个模板，该选项卡才能出现。

图 新建的模板选项卡

第4章 处理长文档的技巧

在创建和编辑一个包含多个章节的书和或者包含多个部分的报告的长时，要很好地组织和维护长文档就成了一个重要的问题。对于一个含有几万字，甚至几十万上百万的文档，如果用普通的编辑方法，在其中查看特定的内容或对某一部分内容作修改和补充都将是非常费劲的。如果这个文档是由几个人来公共编辑完成，那将更容易引起很大的混乱。

对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚他的结构内容，是一件比较繁琐的事。使用文档视图的方式可以迅速了解文档的结构和内容梗概。如大纲视图可以清晰地显示文档的结构。用户可以通过各种的文档视图方式来浏览这个文档以把我文档的总体结构，然后再详细了解文档的各部分

Word提供了一系列编辑长文档的功能，正确地使用这些功能，组织和维护长文档就会变得得心应手，长文档就会变得非常有条理。不但可以独立工作，而且可以和外地的伙伴通过网络共同编辑一个文档。

使用各种视图方式浏览长文档

Word是一套“所见即过得”的文字处理软件，用户从屏幕上所看到的文档效果，就和最终打印出来的效果完全一样，因而深受广大用户的睛睐。为了满足用户在不同情况下编辑、查看文档效果的需要，Word在“所见即所得”的基础上向用户提供了多种不同的页面视图方式（普通视图、Web版式视图、页面视图、打印预览、大纲视图），它们各具特色，各有千秋，分别使用于不同的情况。

1．页面视图

页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效

果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象及分栏都是很有用的。

在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。

切换到页面视图的方法是，单击【视图】菜单上的【页面】命令，或按Alt+Ctrl+ P组合键可切换到页面视图。

2．Web 版式视图

Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且Web版式视图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。另外，采用Web版式视图方式时，Word窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为【文档结构图】，专门用于显示文档结构的大纲视图，用户只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。Web版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于用户查看Word文档内容时使用。Web 页预览显示了文档在 Web 浏览器中的外观。Microsoft Word 先保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。如果 Web 浏览器没有运行，Word 会自动启动它。也可随时返回 Word 文档。

在Web版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档。在Web版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在Web浏览器中的位置一致。

切换到该视图的方法是，单击【视图】菜单中的【Web 版式】命令可切换到 Web 版式视图。

3．普通视图

普通视图是Word最基本的视图方式，也是Word默认的视图方式，其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。普通视图可以显示文本格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。

在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为【嵌于文字所在层】环绕方式的图片。

单击【视图】菜单上的【普通】命令，或按Alt+Ctrl+N组合键均可切换到普通视图方式。

4．大纲视图

对于一个具有多重标题的文档而言，用户往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），大纲视图方式则正好可解决这一问题。大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。在这种视图方式下，用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对

文档大纲的修改。

采用大纲视图方式显示文档的办法为：执行【视图】菜单中的【大纲】命令，或按下Alt+Ctrl+O组合键在大纲视图中，能查看文档的结构（如图所示），还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题，以至正文内容。大纲视图还使得主控文档的处理更为方便。主控文档有助于使较长文档（如有很多部分的报告或多章节的书）的组织和维护更为简单易行。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。

大纲视图能够显示文档的结构。大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在普通视图中的外观，而且也不会打印出来。

使用大纲视图，可以方便地重新调整文档的结构。用户可以在大纲视图中上下移动标题和文本，从而调整它们的顺序。此外，用户还可以将正文或标题“提升”到更高的级别或“降低”到更低的级别。

要在大纲中提升、降低大纲级别，可以使用【大纲】工具栏上的各个按钮。

5．打印预览视图

打印预览，用于显示打印效果的打印预览（也称“模拟显示”）实际上也是Word文档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于用户检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。在打印预览中，可以通过缩小尺寸显示多页文档。您还可以看到分页符、隐藏文字以及水印，还可在打印前编辑和改变格式。

要切换到打印预览模式，可执行【文件】菜单中的【打印预览】命令，另外按下组合键Alt+Ctrl+L也可达到同样的目的。

在打印预览方式下，如果要在打印预览中编辑文本，可以进行下面的操作： （1）可在打印预览状态下显示需要编辑的页面。

（2）单击需要编辑的范围中的文字，Word 会放大显示此区域。

（3）单击【放大镜】按钮，鼠标指针会由放大镜形状变成 I 形，此时即可开始修改文档，可以像在正常视图一样进行编辑，如图所示。

图 在打印预览中编辑文本

（4）单击【放大镜】按钮，再单击该文档，可以返回原显示比例。 （5）单击【关闭】按钮可以退出打印预览，并返回文档的原视图。 6．文档结构图

“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表。使用“文档结构图”可以对整个文档进行浏览，同时还能够跟踪您在文档中的位置。单击“文档结构图”中的标题后，Word 就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题。在【文档结构图】显示时，可看到两类格式的标题，即内置标题样式（标题1至标题9）或大纲级别段落格式（级别1到级别9）。使用文档结构图不但可以方便地了解文档的层次结构，还可以快速

定位长文档，大大加快阅读和排版的时间。

【文档结构图】将在一个单独的窗格中显示文档标题。可通过【文档结构图】在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。例如，在文档结构图中单击某个标题可立即跳转至文档中相应位置，如图所示。

图 文档结构图

Word 在联机版式视图中自动显示文档结构图，但也可在其他视图中加以显示。切换到文档结构图方法是在【常用】工具栏中单击【文档结构图】按钮或单击【视图】|【文档结构图】命令。如要指定跳转至哪一个标题，可以单击【文档结构图】中要指定地方。此时Word 将标题显示于页面上部。在【文档结构图】中，此标题为突出显示，以指明在文档中的位置。

如果要调整【文档结构图】的大小，先将鼠标指针指向窗格右边，当指针变为形状时，向左或向右拖动即可。如果标题太长，超出【文档结构图】宽度，请不必调整窗格大小，只需将指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。

如果要关闭【文档结构图】，则单击【文档结构图】按钮或双击窗格右边。 在【文档结构图】中，可只显示所需标题。例如，要看到文档结构的高级别标题，可折叠（即隐藏）低级标题。在需要看详细内容时，又可再显示低级标题。

如果要折叠某一标题下的低级标题，则单击标题旁的负号（-）。 如果要显示某一标题下的低级标题（每次一个级别），则单击标题旁的正号（+）。 如果想只显示某特定级别下的标题，可在【文档结构图】的标题上单击鼠标右键，然后在右键快捷菜单中的一个数字，例如，单击【显示至标题4】可显示标题级别1至4。

7．全屏显示

上面简要介绍了Word的各种视图方式的特点及适用范围，广大用户在日常操作中可根据实际情况及个人喜好从中加以选择。另外，广大用户应注意不要将Word的视图方式与【全屏显示】相混淆。

【全屏显示】并不是Word的一种视图方式，而是一种独特的显示方式，即显示时去掉word所有的屏幕组件（如：标题栏、菜单栏、工具栏和滚动条等），将整个屏幕全部用来显示Word文档的内容，以便在屏幕上显示更多的文档信息。全屏显示与Word的视图方式并不相冲突，任何一种视图均可采用【全屏显示】，只需执行【视图】菜单中的【全屏显示】命令即可切换到全屏显示方式，此后单击【全屏显示】工具栏上的【关闭全屏显示】按钮，或者按Ese键则可关闭全屏显示，并切换到以前的视图方式，十分方便。

8．显示比例

无论哪一种视图方式，用户都可以调整文档的显示比例，然后在不同的显示比例中拖动滚动条来查看文档。

使用下面的两种方法，可以调整不同的显示比例。

（1）单击【常用】工具栏上的【显示比例】下拉列表中的一项显示比例，也可以在

该列表框中直接输入显示比例的百分比。输入范围是10~500之间。

（2）依次选择【视图】|【显示比例】命令，可以打开一个对话框。在此对话框中除了可以选择显示的比例为200%、100%、75%，如果选择按【页宽】方式显示文档后，不用水平滚动即可看到整行文字。选择按【文字宽度】则使其与页面中的文本宽度一致。选择【整页】则使整个页面可在文档窗口中显示。而选择【多页】项则需要单击要显示的页数，此选项只能用于页面视图或打印预览，通过单击【多页显示】按钮后，拖动鼠标可以确定屏幕中的显示页数。

在长文档中定位

使用Word的文档定位功能，可以快速地在长篇文档中定位在文档的某一位置。如定位某页、某节、某行等。

使用Word时，大多数的操作只对选中的文本有效，这是“先选定，后操作”的规则。因而，选择文本至关重要。

在排版过程中灵活使用各种工具，可以使工作量减少，如使用【定位】文档，可以快速定位和查看文档的各个结构框架。

4.2.1 使用快捷键定位文档

Word不仅提供了静态的定位操作，而且还能够找到编辑过程中的刚才的文档编辑位置。 当在文档的某个位置进行编辑时，可能会需要查看文档的另一位置的信息，这时文档位置发生了改变，再回到原来的编辑处则需要使用文档移动功能键进行查找。

Word提供的快速恢复编辑位置的功能可使这个操作非常简单，在对文档进行排版时，排版篇幅较长的文档时，无法一次修改完毕，当再次打开该文档进行修改时，可以按下Shift＋F5组合键实现快速定位，可以迅速找到上次关闭时插入点所在的位置。

Word能够记忆你前三次的编辑位置，它使光标在最后编辑过的三个位置间循环，第四次按Shift＋F5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按Shift＋F5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。

4.2.2 使用菜单定位文档

使用下述三种方法可以打开如图所示的【定位】对话框。

（1）在已打开的【查找和替换】的对话框中，单击【定位】标签。

（2）使用快捷键方法，按下键盘上的Ctrl+H键后再单击【定位】选项卡，或者直接按下F5键。

（3）使用菜单方法，单击【编辑】|【定位】菜单命令。

图 【定位】对话框

用户可以按照各种目标进行定位，单击要移至的位置类型。然后在【输入 XX】中输入项目的编号，然后单击【下一处】。如果需要浏览整个文档，以查看所选项目类型的每一处实例，请清除【输入 XX】中的内容并单击【下一处】或【前一处】。这里的【输入 XX】中的XX是根据所选择的定位目标而改变。

可以定位的目标项目有页、节、行、书签、脚注、尾注、域、表格、图形、公式、对象、标题十二种。用户可以根据需要选择定位的目标，如果选择的目标在文档中没有，则定位光标会停留在文档的开始处，如果定位的是页码，而页码大于文档的页码范围，则定位光标会停留在文档的结尾处。

4.2.3 选择浏览对象进行定位

Word提供了一种更快速的定位文档的方法，可以快速地选择浏览对象。

用户可以注意到，在Word文档的右下角，有一个【选择浏览对象】按钮，如图所示，单击【选择浏览对象】按钮，可以打开如图所示的【选择浏览对象】窗口。可通过单击所需项目来浏览活动文件，这里可选择目标项目与前面十二种目标项目相对应的。若要继续浏览这类项目，请单击【前一...】按钮或【下一...】按钮。

图 单击【选择浏览对象】按钮 图 【选择浏览对象】窗口

合并文档

如果要把短篇文档合并为长文档，可以使用不同的办法来合并文档，各种合并方法各有不同，用户可以选择使用。

就文档合并操作而言，由于Word几乎能够打开任何格式的文件，所以采用Word 的插入文件功能来合并文档，是到目前为止最为简单、最有效的文件合并手段。

4.3.1 使用粘贴方法合并文档

使用复制和粘贴方法合并文档很简单，先打开已存在的其中一个文档，或新建一个文档，然后再打开需要合并文档的第二、第三……个文档，逐个把每个文档中的内容复制到先打开的文档或新建文档中去就可以了。在复制过程中需要选择文本，这里顺便提及一些选择文本的技巧。

1选定文档

使用下面的方法可以选定指定的文本内容。

（1）在活动文档中，按Ctrl+A键，或者单击【编辑】|【全选】命令，可以选择当前文档的全部内容。

（2）双击鼠标可在文档中选定一个由空格和标点符号分隔的短句，或选定一个默认

的词；连续三击鼠标，可选定一段文本。

（3）使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标可以选定指针所指行的整行文字，如图所示。双击鼠标可以选定指针所指段的整段文字，如图所示。而三击鼠标可以将正在编辑的文档全部文字选定。

图 单击鼠标可以选定指针所指的整行文字

图 双击鼠标可以选定指针所指的整段文字

（4）选定一列文字。假若文档中有两首并行排列的五言唐诗，只想选中其中的一首，对其进行诸如改变字体字号的操作，可以按下Alt键，再拖动鼠标，则屏幕上按列高亮显示文本了，如图所示。

图 按住Alt键选定一列文字

按列纵向选择文本还有另一个方法，先将插入点（即光标）置于要选择文本的一角，按下Ctrl＋Shift＋F8组合键，然后按箭头键“↑”、“←”、“→”或“↓”进行选择，也可以单击或拖动鼠标进行选择。此时，Word也是按列高亮显示文本。

（5）使用快捷键F8。按F8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。

（6）快速选择超长文字。当想选择一段超过屏幕长度的文本时，屏幕会滚动得太快，很难一次就选正确。这里有一种有效选择大段文本的方法，这个技巧可用于所有的文字处理器，因为它是一个基本的Windows功能。点击您想选择部分的开始处，用滚动条代替光标键向下移动文档，直到您看到想要选择部分的结束处。按下Shift键，然后点击想要亮显文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容，就会全部被加亮选中了。

（7）在文档中，无论当前光标在任何位置，按Ctrl+Home键，可以把当前光标定位到文档的开始处，按Ctrl+End键，可以把光标定位到文档的结尾处，利用这一个功能，用户在Ctrl+Home键同时再按住Shift键，就可以选择当前光标到文档开头处之间的所有文本，而Ctrl+End键同时按住Shift键，则可以选择当前光标到文档结尾处之间的所有文本。

2．复制文本

选定了文本之后，就可以进行复制操作，使用下面的方法可以复制所选定的文本。 （1）单击常用工具栏中的【复制】按钮。 （2）选择【编辑】|【复制】命令。 （3）按下快捷键Ctrl+C键。 3．粘贴文本

选定了文本并复制之后，就可以切换到要粘贴的文档进行进行粘贴操作，使用下面

的方法可以粘贴已复制到剪贴板中的文本。

（1）单击常用工具栏中的【粘贴】按钮。 （2）选择【编辑】|【粘贴】命令。 （3）按下快捷键Ctrl+V键。 （4）快速移动文档：近距离的文本移动时，一般的操作方法是先选定要移动的文本，然后把鼠标移到所选的区域中，待光标变为左指键头时，再按下鼠标左键并拖至所要的位置。如果在按鼠标左键之前先按下Ctrl键再进行拖曳还可实现文本的复制功能。

在进行远距离文本移动操作时，这种拖曳操作就显得很不方便。因此，可以用下面的方法快速实现：在选好要移动的文本以后，按下F2键，然后滚动窗口到要移入的位置单击鼠标后，这时，在状态栏的最左边会出现这样的文字，而且光标变为一根垂直的虚线，按下Enter键即可完成所选文本的移动。

4.3.2 使用【插入文件】的方法合并文档

除了可以用复制、粘贴的办法来合并文档以外，还可以用更简单的方法来合并文档，这就是利用Word的【插入文件】功能。

（1）打开要合并的文档中的第一个，而后将插入点移到下一个文档的开头要出现的位置，单击【插入】|【文件】命令，打开一个如图所示的【插入文件】对话框。

图 【插入文件】对话框

（2）在这个对话框找到要合并的第二个文档，双击它，即可将其整个的内容插入到编辑区域。

（3）将新插入的文档安顿好以后，重复同样的操作，即可将第三个文档也插入进去。依此类推地进行下去。

（4）当最后一个要合并的文档插入到编辑区以后，单击【文件】|【保存】进行保存操作，就可以得到合并出来的大文档。 或者使用【另存为】命令，重新命令一个文档。

比较起来，采用这种插入文件的方法来合并文档，它的魅力在于就地取材而立竿见影。而且还能插入并合并其他Word能够打开的任何文件。所以这是最有效最实用的合并文档方法。

另外，在【工具】菜单上，有一个【比较并合并文档】的命令，其实它并不是真正用来合并文档用的，他的作有是将当前文档与任何选定的文档进行比较，并给出合并两篇文档的选项，或以标记显示两者的不同（包括已有的修订或批注）。在些允许用户选择是否将合并的结果显示在目标文档、当前文档中或新的第三篇文档中。很明显，这明用作修订用的，在一个文档制作副本之后，进行修改后再作比较，并显示修订前后的不同之处。

使用样式技巧

在编排一篇长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使文档格式一直保持一致。这时，就需要使用样式来实现这些功能。

4.4.1 什么是样式

那么，什么是样式呢？样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。使用样式定义文档中的各级标题，如标题1、标题2、标题3……标题9，就可以智能化地制作出文档的标题目录。

使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。如，用户要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。如，标题2样式最初为“四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果用户希望标题2样式为“三号、隶书、居中、常规”，此时不必重新定义标题2的每一个实例，只需改变标题2样式的属性就可以了。

4.4.2 样式的类型

样式按不同的定义来分，可以分为字符样和段落样式、也可以分为内置样式和自定义样式。

字符样式是指由样式名称来标识的字符格式的组合，它提供字符的字体、字号、字符间距和特殊效果等。字符样式仅作用于段落中选定的字符。

段落样式是指由样式名称来标识的一套字符格式和段落格式。包括字体、制表位、边框、段落格式等。

Word本身自带了许多样式，称为内置样式。但有时候这些样式不能满足用户的全部要求，这时可以创建新的样式，称为自定义样式。内置样式和自定义样式在使用和修改时没有任何区别。但是用户可以删除自定义样式，却不能删除内置样式。

用户可以创建或应用下列类型的样式：

（1）段落样式：控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。

（2）字符样式：段落内选定文字的外观，如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。 （3）表格样式：可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。

（4）列表样式：可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。

4.4.3 如何使用样式

如果要在文档中使用样式，可以把光标定位在要使用样式的段落中任一位置，如果要应用多个段落，可以用鼠标选中多个段落然后使用下面的办法可进行应用样式的操作。

（1）用鼠标单击【格式】工具栏中【样式】列表框，然后在打开的下拉列表框中选取一种样式名，所选择段落就会应用该样式而重排文字和段落的版式。

（2）默认的情况下，可以使用如下的快捷键（用户可以自定义）来应用其相应的样式名：

按Ctrl+Alt+1键，应用标题1 按Ctrl+Alt+2键，应用标题2 按Ctrl+Alt+3键，应用标题3 按Ctrl+Alt+n键，应用正文

（3）选择【格式】菜单，然后单击【样式和格式】命令，可以打开如图所示的对话框，可以在该样式列表框中选择一种适用的样式名，选择之后即可应用该样式了。其中样式名后带符号的表示是“字符样式”，带符号的表示是段落样式，而带符号的表示表格样式。

图 【样式和格式】任务窗格 【格式设置】对话框

如果在【显示】框中选择了【所有样式】，则可以单击【有效格式】恢复默认的视图，单击【正在使用的样式】仅查看文档中出现的格式，单击【自定义】项，可以打开如图所示【格式设置】对话框，在此对话框中可更详细地定义样式显视视图。

如果 Word 选择【显示】框中的【有效样式】，则文档中可能具有许多外观相似但不完全相同的重复格式。若要提供更加一致的外观并删除重复的格式，可以检查格式的一致性。

当按住Shift键的同时，单击【格式】工具栏中的【样式】列表，就可以看到所有的样式名称。

4.4.4 新建样式

如果对默认模板中的样式不满意，用户可以使用下面的操作进行自定义新样式。 （1）如果任务窗格没有打开，可以单击【格式】工具栏上的【样式和格式】命令。 （2）在【样式和格式】任务窗格中，单击【新样式】按钮，打开【新建样式】对话框，如图所示。

图 【新建样式】对话框

（3）在【名称】框中键入样式的名称，该名称不能与内置样式的名称同名即可，如“二级标题”。

（4）在【样式类型】列表框中选择新建样式要应用的类型，有【段落】和【字符】两项选择，单击段落可创建新的段落样式；单击字符可创建新的字符样式。如果要修改原有样式，则无法使用此选项，因为不能更改原有样式的类型。

（5）在【基于样式】右边的列表框中单击一种样式名，表示选择要使新建或更改样式格式基于原有的样式，一般选择为【正文】。

（6）在【后续段落样式】列表框中，单击需要 Word 将其应用于下一段落的样式。设置段落样式后，如果在用新建或修改样式设置格式的段落的结尾处按 Enter，Word 会将该【后续段落样式】样式应用于后面的段落。

（7）在【格式】选项组设置：如，设置中文，“楷体”，“五号”、“倾斜”，西文，Times New Roman，“五号”、“倾斜”，段落，“左对齐”、“单倍行距”。

（8）选中【添加到模板】复选框，以方便今后也能使用。如选中【自动更新】复选框，则每当用户手动设置应用了此样式的段落的格式时，都将自动重新定义此样式，同时Word 会更新活动文档中用此样式设置格式的所有段落。

以上操作只完成样式的基本设置，如果要使样式有更多的用处，如使用快捷键和定义标题级别以方便创建目录等，还要单击【格式】按钮，打开如图所示的菜单，

图 样式中的【格式】菜单

继续设置更为具体的步骤，执行下列操作之一：

选择【字体】选项，打开【字体】对话框，可以更为具体地设置【字符】的字体、字号、字形、字体格、字体效果、字体间矩、文字效果等。

选择【段落】选项：将打开【段落】对话框，如图所示。

图 设置样式的段落格式

在【常规】域中，可以设置段落的【对齐方式】，一般为【左对齐】或【两端对齐】两种，特别是在【大纲级别】中设置该样式的标题级别，可设置的级别有【正文文本】、【标题1】~【标题9】，如图所示。

标题样式相当重要，如Word的内置样式标题1、标题2、标题3，可用它们在文档结构图中查看文档的标题材级别，更为重要的是，使用标题可以自动插入一篇文章的目录。用户除了可以使用内置的标题以外，还可以新建同级别的样式，又或者可以更改内置的标题样式。如定义该样式的大纲级别为【3级】，那么该样式在创建目录时就为三级标题的目录，如图所示。而且该样式在大纲视图或者文档结构图中都可以用三级标题显示可以看到，如图所示。

图 定义为三级标题后生成的目录 图 在文档结构图中查看三级标题

单击【制表位】选项，可以设置该样式的制表位位置、制表位对齐方式以及制表位前导符等。

如果需要，可以单击【边框】选项，用来设置该样式的边框与底纹等。

单击【编号】选项，可以为该样式设置自动编号、项目符号、多级符号等。 单击【语言】选项，可以设置该样式的语言选项和是否检查拼写和语法。 单击【图文框】选项，可为样式添加图文框，并设置图文框选项。 单击【快捷键】选项，可以打开如图所示的对【自定义键盘】对话框。

定义样式的快捷键

此时把光标定位在【请按新快捷键】下边的输入框中，然后在键盘上同时按下几个需要指定的快捷键（一般要使用三个以上的键，以免快捷键重复），如同时按下Alt、Ctrl\\ Shift和3键，那么该输入框中就显示为Alt+Ctrl+Shift+3，如图所示。接着单击【指定】按钮，快捷键Alt+Ctrl+Shift+3就会移到【当前快捷键】列表框中去。最后单击【关闭】按钮返回【新建样式】窗口。到此，新建的样式就大功告成了。

在这里，新建或修改标题样式中的快捷键有一个技巧：定义快捷键时，标题1一般用快捷键Alt+Ctrl+Shift+1，标题2用快捷键Alt+Ctrl+Shift+2，标题3一般用快捷键Alt+Ctrl+Shift+3，依此类推，既避免键盘上按键重复，又方便记忆。

提示：如果要使用已经设置为列表样式、段落样式或字符样式的基础的文本，请选中它，然后基于选定文本的格式和其他属性新建样式。

4.4.5 先定义后应用样式

应用了一个样式之后，可能需要对其中的某些属性进行修改。修改样式有两种方法，一种是先修改应用了该样式的文本，再利用该文本修改样式，另一种是直接利用【样式】对话框修改样式。

先定义后应用，就是利用更改的文本修改样式，操作步骤如下：

（1）选择【格式】|【样式和格式】命令，打开【样式和格式】任务窗格。

（2）在任务窗格中单击要进行修改的样式，此时会弹出如图所示的一个菜单，选择其中的【修改】选项。

图 选择修改样式

此后的操作与新建样式的操作是相同的，就不述说了。这里只有两点应注意： 如果是自定义的样式，可以更改样式名。只要在【名称】文本框内输入新的样式名即可。如果是Word 2002的内置样式，则已有样式名不能被去掉，只能在已有样式名后加备注。

如果选中【自动更新】复选框，则无论何时用户将人工格式应用于设置的此样式的任何段落，都自动重新定义该样式。同时Word将自动更新当前文档中应用了此样式的所有段落，所以一般尽量不要选中【自动更新】选框。

4.4.6 先排版后定义样式

直接利用【样式】对话框修改样式的方法是：

（1）选定应用的该样式的文本。此时，该样式的名称显示在【格式】工具栏的【样式】列表框中。

（2）按照通常的方法对文本进行排版。例如，通过【格式】|【字体】或【段落】等命令设置段落的字体和段落间距等。

（3）单击【格式】工具栏的【样式】列表框，Word将高亮显示该样式的名称，按回车键进行确认。此时将出现【更改样式】对话框，询问是否重新定义样式，如图所示的【修改样式】对话框。

图 【修改样式】对话框

（4）选择【更新样式，以反映最近所做修改】项。

（5）如果选择【将样式的格式重新应用于所选内容】复选框，那么将所选内容的格式恢复为原样式定义的格式。

（5）如果选中【从现在开始自动更新样式】复选框，则在不显示此对话框的情况下自动更改样式定义，以符合当前所选内容的格式。若要关闭自动更新，可单击【格式】菜单中的【样式和格式】，选择一种样式，单击【更改】，再清除【自动更新】复选框。

修改样式的操作充分显示了使用样式的优点，因为修改了样式后，所有应用了该样式的文本格式都会作相应的变化，大大提高了编辑、排版的工作效率。如果用户文档中有十几个甚至几十个“技巧与提示”的样式，如果一个一个地修改，就要改几十次，而使用样式只需修改一次就得了。

4.4.7 在文档与模板间互相复制样式

有的用户也许会问，在普通模板中的样式如何应用到已有文档中去？这样就不用再在该文档中定义相同的样式了。

用户不但在普通模板中的样式如何应用到已有文档中去，而且，其它任何一个文档的样式既可以复制到Normal文档中去，也可以复制到任意一个文档中去。操作如下：

（1）单击【工具】菜单中的【模板和加载项】命令。

（2）单击【管理器】按钮，再单击【样式】选项卡。打开如图所示的【管理器】对话框。

（3）左边窗口是当前活动文档的所有样式，右边窗口是Normal（共用模板）所有样式，如要从活动文档中把样式复制到模板，可以从左边窗口中选择需要复制的样式，然后【复制】按钮；如要从模板中把样式复制到当前活动文档中，可以从右边窗口选择需要的样式名，然后单击【复制】按钮。如要删除该样式，可以单击【删除】按钮，如要更改样式名称，可以单击【重命名】按钮，然后在打开的【重命名】对话框中输入新名称即可。

图 【管理器】对话框

（4）若要将样式复制到不同的模板或文件，或从不同模板或文件复制样式，可以单击【关闭文件】以关闭活动文档及其附属模板，或关闭 Normal 模板。然后单击【打开文件】，打开所需的模板或文件。例如，需要在当前活动模板中使用其他模板的样式，可以单击右边窗口的【关闭文件】按钮。此时【关闭文件】按钮又变成了【打开文件】按钮。单击【打开文件】按钮，此时打开一个【打开】对话框，在此对话框中选择基于其他模板的样式，如“技巧与提示模板”。单击打开按钮之后，就可以在【管理器】窗口中进行样式互相复制了。

4.4.8 保存当前文档的样式

保存当前文档的样式实际上就是保存文档的模板，那么什么是模板呢？

其实用户在排版过程中就时刻都在使用模板，模板是一类特殊性的文档，它可以提供完成最终文档所需的基本工具。使用模板可以快速创建所需要文档主要框架。在Word中，每一篇文档都是在模板的基础上建立的。Word默认使用的模板是（）。它在C:\\WINDOWS\\Application Data\\Microsoft\\Templates目录下。如果在这个目录下没法找到模板文件，可以使用Windows的“搜索”办法，在“搜索”的文件名中键入“*.dot”，然后单击【立即搜索】按钮即可。

如果要把当前活动文档保存为模板文件，并且可以让其他文档使用该模板的样式，方法很简单，只要在在当前活动文档中单击菜单中的【文件】|【另存为】命令，或者按快捷键F12，打开如图所示的【另存为】对话框，在该对话框的【保存类型】中选择【文件模板】项，此时该文件会自动选择保存到C:\\WINDOWS\\Application Data\\Microsoft\\Templates目录下。再在【文件名】输入框中输入模板名称，最后单击【保存】按钮即可。当用户在【管理器】中打开【模板文件】时就会在如图所示的【打开】对话框中看到所保存的模板文件。

图 保存模板文件

另外，Word每次启动的时候，启动的是模板文件，如果把这个模板文件进行适合于自己的改动，再保存下来，那Word在启动的时候就可以按照自己的习惯直接使用纸张大小、字号、字体、边距等符合自己需要的新文档了。

4.4.9 更改模板的正文样式

Word中的默认【样式】往往不一定满足个人常用的习惯格式，所以不少人文字录入完毕后，需要重新设置格式，就显得比较麻烦，特别是正文尤为显著。下面以【正文】样式为例来改变它的格式。

（1）启动Word进入新文档。

（2）单击【格式】|【样式和格式】命令。

（3）在弹出的【样式和格式】对话框的样式中选择【正文】。单击正文样式的下拉三角按钮。

（4）在下拉列表中选择【修改】命令，打开【修改样式】对话框。 （5）在【修改样式】对话框中单击【格式】按钮。

（6）在弹出一个下拉菜单。选择想要更改的项，例如，选择【字体】命令，打开如图所示的【字体】对话框。

图 设置正文样式的字体

（7）在弹出的【字体】对话框中的【字体】文本框里，在【中文字体】下拉列表框中选择【宋体】选项，在【字形】下拉列表框中选择【常规】选项，在【字号】下拉列表框中选择【四号】选项，在【字体颜色】下拉列表中选择【蓝色】选项，【下划线】和【着重号】下拉列表框中都选择【无】，【效果】区域中在想要的选项中打上【√】，【字符间距】及【动态效果】选项卡中的选项按自己意愿进行设置，全部设置好后，单击【确定】按钮后回到【修改样式】对话框。

（8）再单击【格式】按钮，在弹出的菜单中选择【段落】命令。

（9）在弹出的【段落】对话框中选择【缩进和间距】选项卡，打开如图所示的对话框。

图 设置正文样式的段落

（10）在【特殊格式】下拉列表框中选择首行缩进，度量值项调整到1厘米，【行距】下拉列表框中选择【单倍行距】、【倍行距】或【固定值磅】。

（12）在换行和分页及其他栏中按自己意愿进行设置（一般不需要更改），确定后回到【修改样式】对话框。

（13）选中【添至模板】复选框，确定后更改工作全部完成。如不选择【添至模板】复选框，以后打开Word样式中的正文还是原来的默认值，就不能应用于此后的文档了。

要更改样式中另外的选项，照此类推，更改完毕，以后录入的新文档就会自动按更改后的样式编排了。

4.4.10 快速创建标题样式

用户可以快速创建一般居中和粗体文本和其他格式的标题样式。其操作方法是，先输入文本或者样式标题，选定该文本或标题，然后单击【格式】工具栏上的【居中】按钮和【加粗】按钮。如果需要，还可以单击【格式】|【字体】和【段落】命令，分别设置文本的字体和段落格式，如字体颜色和段落边框等。接着，在【格式】工具栏上的样式框中输入样式名称，例如，【名言】，如图所示，最后按Enter键。此后用户的文档就可以使用【名言】样式了。

图 快速创建标题样式

创建目录技巧

目录通常是文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。

Word提供了自动创建目录的功能，使目录的制作变得非常简便，既不用费力地去手工制作目录、核对页码，也不必担心目录与正文不符。而且在文档发生了改变以后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。

除了可以创建一般的标题目录外，还可以根据需要创建图表目录以及引文目录等。但要创建引文目录，就要在文档中先标记引文。

若要编制图表目录，要指定要包含的图表题注。编制图表目录时，Word 对题注进行搜索，依照号码进行排序，并在文档中显示图表目录。

4.5.1 从标题样式创建目录

Word是一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（标题1到标题9）。也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式，如将章一级标题定为“标题1”，节一级的标题定为“标题2”，小节一级定为“标题3”。

一个文档的结构性是否好，可以从文章的【文档结构图】或者是【大纲视图】中看到。如果文档的结构性能比较好，创建出有条理的目录就会变得非常简单快速。

从标题样式创建目录的操作步骤是：

（1）把光标移到要移到目录的位置。一般是创建在该文档的开头或者结尾。 （2）单击【插入】|【引用】|【索引和目录】选项，并在弹出的【索引和目录】对话框选择【目录】选项卡，打开如图所示的【索引和目录】对话框。

图 【索引和目录】对话框

（3）在【格式】列表框中选择目录的风格，选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。如果选择【来自模板】选项，标识使用内置的目录样式（目录1到目录9）来格式化目录。如果要改变目录的样式，可以单击【修改】按钮，按更改样式的方法修改相应的目录样式。并且只有选择【来自模板】选项时，【修改】按钮才有效。

（4）如果要在目录中每个标题后面显示页码，应选择【显示页码】复选框。 （5）如果选中【页码右对齐】复选框，则可以让页码右对齐。

（6）在【显示级别】列表框中指定目录中显示的标题层次。一般只显示3级目录比较恰当。

（7）在【制表符前导符】列表框中指定标题与页码之间的制表位分隔符。 （8）单击【确定】按钮，插入了后的目录如图所示。

图 插入目录的效果

如果一篇文章一般都是由多个文档组成，可以把刚创建的目录复制到一个新文档中去，再把几个文档的目录都合成在一起之后，就可以把整篇文章的完整目录就自动创建了。但这样完成的目录是独立的一个文档的，是不能进行自动更新的。

如果使用的是主控文档或把多个文档合并到一个文档中，就可以一次性把整篇文档的目录创建了。

4.5.2 从其他样式创建目录

也许有的用户会问，如果用的不是Word内置的样式，即从文档中的不同样式中创建目录，如，不根据“标题1”到“标题9”样式来创建目录，而是根据自定义的“样式1”到“样式3”样式来创建目录，那么还能自动创建目录吗？回答当然是可以的，下面就详细介绍从其他样式创建目录的方法。

（1）将光标移到要插入目录的位置。

（2）打开如图所示的【索引和目录】对话框，单击【选项】按钮。弹出【目录选项】对话框。

（3）在【目录建自】下面选中【样式】前的复选框，选中它表示可以在【有效样式】列表中单击的样式创建目录。

（4）在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式（该文档中所有使用的段落样式都可以在此找到），如【样式0】、【样式1】、【样式2】；也可以是用户创建的任何样式，然后在【目录级别】文本框中指定标题【样式0】、【样式1】、【样式2】、【样式17】的目录级别分别为1、2、3、4，如图所示。

图 选择其他样式作为目录的级别

当仅使用自定义样式时，可以删除内置样式或任意一种样式的目录级别数，方法是删除【目录级别】文本框中的数字即可。例如，用户可以删除标题1、标题2和标题3后面的【目录级别】中的数字。如要使两种样式使用相同的目录级别，只要在两种样式名的【目录级别】框中键入相同的级别数字即可，如要使【小技巧正文】样式与【样式2】使用相同的目录级别，可分别在它们的目录级别栏中键入3。同样用户也可以增加【目录级别】中的数字，如增加到标题4标题5等。

（5）单击【确定】按钮，返回到【目录和索引】对话框。

（6）在【目录和索引】对话框选择合适的选项后单击【确定】按钮。

这样，Word就会在指定的地方建立目录，目录中的页码是由Word按该样式在文档出现的位置来确定的。

4.5.3 由目录域创建目录

如果文档中没有应用样式，全部是正文文字，此时如果插入目录，可以通过目录域的方法创建目录，此种方法适用于字符样式或文字检索的目录。可以使用【标记目录项】的方法将目录域插入文档。

下面假设有一篇文档是《宋诗一百首》，要把每首宋诗的诗名创建成目录，因为诗名没有使用样式，此时可以由目录域创建目录，操作方法如下：

（1）在文档中包含目录的第一首宋诗诗名《塞上》。

（2）按快捷键Alt+Shift+O。打开如图所示的【标记目录项】对话框。

图 【标记目录项】对话框

（3）在【级别】框中，选择目录的级别，如1，2，3等级别。并单击【标记】按钮。

（4）不退出对此对话框，选择第二首宋诗诗名《寒食》，当切换【标记目录项】对话框为活动窗口时，该选定的文本就会出现在【目录项】文本框中，如图所示。

图 继续标记目录项

继续标记第三首宋诗诗名《村行》、第四首宋诗诗名《春居杂兴二首》……第100首宋诗诗名《过零丁洋》。当标记完所有需要创建的目录文本后，此时该对话框中的【取消】按钮将变成【关闭】按钮，单击【关闭】按钮退出。标记了目录项后的效果如图所示。

图 标记了目录项后的效果

（5）将光标移到要插入目录的位置（一般是文档的开头或结尾处）。 （6）单击【插入】|【引用】|【索引和目录】命令。 （7）单击【目录】选项卡。 （8）单击【选项】按钮。

（9）在【目录选项】框中，选中【目录项域】复选框。并且清除【样式】和【大纲级别】复选框，如图所示。

图 选中【目录项域】复选框

（10）连续单击【确定】按钮即可使用目录域创建目录，即可在指定的地方插入了由目录域创建的目录，如图所示。

图 由目录域创建的目录

4.5.4 创建图表目录

图表目录也是一种常用的目录，可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明，以及它们出现的页码。在建立图表目录时 ，用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签，并参考页序按排序级别排列，最后在文档中显示图表目录。

要插入图表目录，首先确认要建立图表目录的图片、表格、图形添加有题注（关于插入题注，可以参看节）。使用题注插入目录的方法如下： （1）将光标移到要插入图表目录的地方。

（2）单击【插入】|【引用】|【索引和目录】菜单项，并在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】选项卡，打开如图所示的对话框。

图 【图表目录】选项卡

（3）在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注（如果文档中插入的图片、表格、图形添加有题注，在此下拉列表框中可以查看到），如图表、公式、表格或者自定义的题注标签，这果显示的有“图12.”。

（4）在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式，其他选项与创建一般目录一样，确认后单击【确定】按钮。插入了图表目录的效果如图所示。

图 使用题注标签插入的图表目录

虽然利用题注建立图表目录很方便，但有时候，文档中的标签是用户键入的，并不是Word的题注功能加上的。这时可以使用自定义样式建立图表目录：

（1）打开【图表目录】对话框。

（2）单击【选项】按钮，弹出如图所示的【图表目录选项】对话框。

图 【图表目录选项】对话框

（3）选中【样式】复选框，并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名，如用户的图号使用的样式名是“图注”，选中它，然后单击【确定】按钮。

（4）返回到【索引和目录】对话框，单击【确定】按钮后，同样可以插入文档的图表目录，效果如图所示

图 使用图注样式插入的图表目录

4.5.5 创建引文目录

引文目录与其他目录项类似，可以根据不同的引文类型，创建不同的引文目录。在创建引文目录之前，应该确保在文档中有相应的引文（关于如何标记引文，稍后

再作介绍）。创建引文目录的操作步骤如下：

（1）将光标移到要插入引文目录的位置。

（2）单击【插入】|【引用】|【索引和目录】菜单项，在弹出的【引文和目录】对话框中选择【引文目录】选项卡，其对话框如图所示。

图 【引文目录】选项卡

（3）在类别中选择相应的引文类别，此种类别应该是引文中已经创建有的引文类型。

（4）创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用，如果要更改，可以单击【更改】按钮。

（5）如果引文的页码超过五处，可以选中【使用“各处”】复选框，这样可以避免页码过多反而给用户造成不便。

（6）如果引文过长，可以选择【保留原格式】，以保留原有的引文格式。 （7）选好目录的制表前导符和格式后，单击【确定】按钮即可。插入的引文目录如图所示。

图 插入目录项域目录的效果

如果在文档中还没有标记用来创建目录的引文，可以按如下方法进行标记引文： （1）选择要标记的引文文本。

（2）打开如图所示的【引文目录】选项卡中，单击【标记引文】按钮。弹出如图所示的【标记引文】对话框。

图 【标记引文】对话框

（3）在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型，可以是【事例】、【法规】、【协议】、【规则】等。

（4）单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记，如果单击【标记全部】按钮，将对在文档中所有的、与所选文字相同文字的文本都进行标记。

（5）如果还要标记其他引文，不要关闭【标记引文】对话框，直接在文档中选取标记的引文。

（6）返回【标记引文】对话框，选中的引文将出现在【所选文字】下面，然后单击【标记】即可。

（7）如果要修改一个存在的类别，则单击【类别】按钮，弹出如图所示的对话框。

图 编辑引文类别

（8）选中要修改的类别，在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字，单击【替换】按钮。

（9）单击【确定】按钮，回到【标记引文】对话框。此时该对话框上的【取消】按钮变为【关闭】按钮，单击它返回到【索引和目录】选项卡中，则标记引文操作完毕。

4.5.6 更新目录

Word所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。用户最好不要直接修改目录，因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。

如果只是想更新目录中的数据，以适应文档的变化，而不是要更改目录的格式等项目，可以对着目录单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后，按下F9键更新域，此时会出现如图所示的【更新目录对话框】对话框，如果只是目录的页码发生改变，可以选择【只更新页码】单选按钮，如果修改了文档中的标题名或目录项域，则可以单击【更新整个目录】单选按钮。

图 【更新目录对话框】

4.5.7 解决创建目录后出现的打印错误

利用Word的自动创建目录的功能，可以把Word文档的目录层次结构方便地作成目录，不但方便快捷，还会与原来文档一致。但是如果也需要显示页码，等到打印时往往发现打印的结果在目录后面出现“错误！未定义书签”。此时，很多人只好不要页码而人工把页码加进去。这对于长期排版式的朋友来说简直就是一场恶梦。

下面就介绍这个问题的解决方法。

（1）按照前面介绍的办法，首先创建一篇文档的图表目录，如图所示。

图 使用Word自动创建的目录

（2）试图打印。选中图1的目录后，单击工具栏的【打印预览】按钮，（在这里无法演示打印给大家看，只好使用打印预览）。这时整个目录就会【错误！未定义书签。”】的字样，如图所示。

图 打印预览时出现【错误！未定义书签”】的目录

出现这种情况，是因为目录是一个域，与原稿中的标题建立的一个超级链接，如

果这个目录文档能够与原稿文件相链接，就不会出现此种情况，因为把目录新建在一个文档中了，所以要先取消目录与原稿的链接，就可以打印了。

方法是按Ctrl+A键，全部选中整个文档的目录，然后按Ctrl＋6快捷键即可。 按快捷键Ctrl＋6，也就是取消所选文本的超级链接功能，另外，也可以按快捷键Ctrl＋F11——“锁定域”的功能，把目录域锁定了就再也不能更新了。但这种方法没有前一种方法好。

取消了目录的超级链接以后，目录的字符就会出现下划线和字体变成一种超级链接的蓝色。如图所示。

图 取消超级链接后的目录

此时，按Ctrl+A把所有目录全选，或者把指定的目录选中，单击【格式】工具栏中的【字体颜色】按钮，或者在【字体】对话框中，把字体的颜色改成黑色，再单击【格式】工具栏上的按钮，把下划线去掉，如果目录中有的字体为倾斜的，还需要单击格式工具栏上的按钮，使用文本变为正体，就变成一个正常的目录了。

4.5.8 更改目录中的字体

使用Word创建了目录之后，因为目录的级别不一样，使用的字体也不一样，如级目录使用的字体中文是【小四】号黑体，英文字本是Arial；二级目录是五号宋体，英文字体是Times New Roman，而三级目录是楷体小五号，英文字体是Times New Roman体。此时创建的目录后面，其页码数字也与目录字体一样，如图所示。但一般的页码的字体一般都统一为五号Times New Roman，此时就要统一页码的字体。另外，因目录级别不同，因而目录中的制表符也有差别。

图 目录的页码数字与字体不统一

按照一般的方法，是一一选中来更改页码的字体，这个方法未免太浪费时间，而且目录是自动更新的样式，当用户更改页码中的字体后，也有可能更改该样式的所有字体。下面介绍一个更好的办法。

（1）选中连续一列的同一字体字号的页码（如三级目录的页码，需要把小五号Times New Roman改为五号Times New Roman字体），按住Alt键，拖动鼠标可以选中所要更改的连续一列的页码，如图所示。

（2）单击【格式】|【字体】选项，打开字体对话框，在对话框中更改需要的目录【字体】和【字号】。完成后单击【确定】按钮，就可以把当前选取的字体更改成所需的字体和字号了。当选中一行或都一列字体来更改字号时，样式的自动更新是不应用的。致于制表符的不同，也可以使用此方法统一为一种字体，一般是Times New Roman体。

（3）用同样的办法，在后面找出连续的一列三级目录，按住Alt键，按住鼠标拖动选中一列连续的页码，此时，不需再打开【字体】对话框，只需按F4键，即可得到前面更改【字体】和【字号】的效果。因为F4有重复前一项操作的功能。是非常方便的。

插入脚注和尾注

脚注和尾注是对文本的补充说明。用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。可用脚注对文档内容进行注释说明，而用尾注说明引用的文献，脚注一般位于页面的底部，可以作为文档文档某处内容的注释；尾注一般位于文档的末尾，用户列出引文的出处等。

脚注和尾注有两个关联的部分组成，包括注释引用标记和其对于的注释文本。用户可让Word自动为标记编号或创建自定义的标记。在添加、删除或移动自动编号的注释时，Word将对注释引用标记重新编号。

4.6.1 插入脚注和尾注

当在【普通】视图下插入脚注和尾注时，就会在文档窗口底部拆分为上下两个窗格，在下面的的窗格中就可以输入脚注或尾注的内容了，如图所示。如果在【页面】视图下，插入脚注或尾注，那么Word就会将光标移到页面的底部或者文档的尾部，以便插入脚注或尾注内容。由于脚注可以会填满一页页面，因此文档能自动调整页面的长度；尾注位于文档的尾部，它会随着文档变长，页面会连续向后推移。

图 插入脚注和尾注

插入脚注和尾注的操作步骤是：

（1）将光标移到要插入脚注和尾注文字的右侧。

（2）单击【插入】|【引用】|【脚注和尾注】命令，打开如图所示的【脚注和尾注】对话框。

图 【脚注和尾注】对话框

（3）在【位置】区域中选择【脚注】则可插入脚注，在【脚注】右边的下拉列表框中选择插入脚注的位置，可以选择的选项有【页面底端】和【文字下方】两项。选择【页面底端】项，以在注释引用标记显示的页面底部边框打印脚注。选择【文字下方】项，可以在页面最后一行文本之下打印脚注，而不是页面底部。

（4）如果要插入尾注，则选择【尾注】选项。然后选择【尾注】右边的下拉列表框中的【文档结尾】项可以在文档结尾打印所有尾注。或者【节的结尾】项可以在包含尾注的节的最后一行打印尾注。

（5）在【格式】选项组中有如下几个选择： 【编号格式】：可以选择需用于自动编号脚注的编号格式。 【自定义标记】：插入自定义的注释引用标记。可以在【自定义标记】框中键入注释引用标记符号（最多不可超过10个字符），如果键盘上没有这种符号，也可以

单击【符号】按钮，然后从【符号】对话框中选择一个合适的符号，作为脚注或尾注来插入用作自定义注释引用标记的字符。 【起始编号】：可以输入用于第一项自动编号脚注的起始编号或字符。可以输入的值一般为1到指定一个最大数之间的整数，如果输入有误时，会出现一个输入错误的提示框。 【编号方式】：自动对每节、每页或跨页的连续节和分节符上的脚注进行编号。 如果使用自动编号，Word就会给所有脚注或尾注连续编号，当添加、删除、移动脚注或尾注引用标记重新编号。无论是在整篇文档中使用单一编号方案，还是在文档的各节中使用不同的编号方案。在文档或节中插入第一个脚注或尾注后，随后的脚注和尾注会自动按正确的格式编号。

（6）单击【插入】按钮后，就可以开始输入脚注或尾注文本。输入脚注或尾注文本的方式会因文档视图的不同而有所不同。

如果在【普通】视图下，这时在文档窗口下方就会出现脚注或尾注栏（如图所示）；如果在【页面】视图中，光标就会定位在实际文档中的脚注、尾注上。这时可以在脚注、尾注区域作一般的文本操作，甚至可以做图、表格等，并且不用担心脚注、尾注会占据文档的篇幅，Word会自动调整恰当的篇幅。

提示：按快捷键【Alt+Ctrl+F】键可以快速地插入带有编号的脚注。用户如果在不太了解脚注、尾注的情况下，按了快捷键【Alt+Ctrl+F】而出现了一个脚注编辑区，而这个编辑区想删也删不掉，还以为是宏病毒在作怪呢。

4.6.2 编辑脚注和尾注

当在一篇文档中加入脚注或尾注后，如继续加入脚注、尾注，其编号会接着前一脚注或尾注排下去。

1．移动或复制脚注尾注

注释包含两个相关联的部分：注释应用标记和注释文本。当用户要移动或复制注释时，可以对文档窗口中的只是引用标记进行相应的操作。如果移动或复制了自动编号的注释引用标记，Word还将按照新顺序对注释重新编号。

如果要移动或复制某个注释，方法是在文档窗口中选定注释应用标记，按住鼠标左键不放将引用标记拖动到文档中的新位置即可移动该注释。

如果在拖动鼠标的过程中按住Ctrl不放，可将引用标记复制到新位置，然后在注释区中插入新的注释文本即可。当然，用户也可以利用复制、粘贴来实现复制引用标记。

2．修改已经存在的脚注和尾注

如果要编辑修改已加入的脚注、尾注内容，可以使用查看脚注、尾注的方法，找到并把光标定位到该脚注尾注的内容位置，然后在普通文档中一样进行编辑操作，如可以选中该文本，然后进行更改。

3．删除脚注、尾注

如果用户要删除某个注释，可以在文档中选定相应的注释引用编辑，然后直接按

Delete键，Word会自动删除对于的注释文本，并对文档后面的注释重新编号。

如果要删除所有的自动编号的脚注和尾注，可以按照下述方法进行而不用逐个删除： （1）按Ctrl+h键，打开【查找和替换】对话框并会自动选中【替换】选项卡。 （2）单击【高级】按钮，然后单击【特殊字符】按钮，出现【特殊字符】列表。 （3）选定【脚注标记】或者【尾注标记】选项。

（4）不要在【替换为】后面输入任何内容，然后单击【全部替换】按钮即可。

4．脚注或尾注互相转换

如果当前文档中已经存在脚注或者尾注，单击【脚注和尾注】对话框中的【转换】按钮可以将脚注和尾注互相转换，也可以统一转换为一种注释。单击【转换】按钮后弹出的【转换注释】对话框如图所示。

图 【转换注释】对话框

设置完毕后，单击【确定】按钮即可。

有时为了只将个别的注释转换为脚注或尾注，可以选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项，切换到注释编辑区，然后将鼠标指针指向选定的注释，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【转换为脚注】或者【转换为尾注】菜单项即可。

插入题注

题注就是给图片、表格、图表、公式等项目添加的名称和编号。例如，在本书的图片中，就在图片下面输入了图编号和图题。这可以方便读者的查找和阅读。

使用题注功能可以包装长文档中图片、表格或图表等项目能够按顺序地自动编号。如果移动、插入或删除带题注的项目时，Word可以自动更新题注的编号。

插入题注既可以方便地在文档中创建图表目录，又可以不担心题注编号会出现错误。而且一旦某一项目带有题注，还可以对其进行交叉引用。Word能提供智能标注题注和交叉引用的方法。添加题注的作用是在Word中插入表格、图片、公式等项目时，会自动在项目上方或下方添加题注，该方法添加的题注可以自动编号。

4.7.1 手动添加题注

在文档中插入表格、图表或其他项目时，可以让 Word 自动添加题注；也可以在已有的表格、图片、公式等项目时添加题注，也就是手动添加题注。

在文档中已有的图片、表格、公式间（这里以图片为例）添加题注的步骤是： （1）选定要添加题注的图片。

（2）选择【插入】|【引用】|【题注】命令，打开如图所示的【题注】对话框。

图 【题注】对话框

（3）一般在【标签】下拉列表中没有适当的标签内容，应单击【新建标签】按钮，打开如图所示的【新建标签】对话框。然后在该对话框中输入作为题注的标签名称，如“图8.”。

图 【新建标签】对话框

（4）单击【确定】按钮，返回【题注】对话框。

（5）在【位置】列表框中选择标题放置的位置为【所选项目的下方】。

（6）如果要设置题注的其它编号格式，可以单击【编号】按钮，在弹出【题注编号】对话框。在该对话框中，可以选择合适的编号即可改变题注的编号格式。

（9）最后单击【确定】按钮，返回文档中，就会发现所选的项目添加一个题注。如图左图所示。

图 添加的题注和带域底纹的序号

可以看到，添加的题注前面公共部分就是题注的标签名称 “图8.”，而后面的序号是一个域，它随着插入的题注序号而递增，如图右图所示。

如果要一篇文档中有很多要手动插入题注的图片，每次都要单击【插入】|【引用】【题注】来打开【题注】对话框，这是非常被动的，此时，可以使用快捷键来加快输入。方法介绍如下：

（1）单击【工具】|【自定义】命令，选择【命令】选项卡。 （2）在【类别】列表框中选中【插入】项。

（3）在【命令】列表框中找到【题注】项，用鼠标按住它并把它拖到【常用】工具栏上，如图所示。

图 把【题注】拖到【常用】工具栏上

（4）按快捷键Ctrl+Alt++（加号），此时光标变成形状，单击刚设置的【常用】工具栏上的【题注】按钮，如图所示。

图 单击【常用】工具栏上的【题注】按钮

（5）弹出【自定义键盘】对话框，在把光标定位在【请按新快捷键】输入框中，在键盘上同时按下需要的快捷键，如Ctrl+Shift+Alt+I（注，此处的快捷键只能在键盘上按，不能在该输入框中键入），如图所示。

图 给【题注】命令定义快捷键

（6）单击【指定】按钮，再单击【关闭】按钮即出对话框。

4.7.2 自动添加题注

用户还可以在插入图片的同时，让Word自动插入题注。还可以为不同类型的项目设置不同的题注标签和编号格式，如，“表格 II”和“公式 ”；也可以更改一个或多个题注的标签，如，将“表 6”改为“图表 6”。还可以创建新的题注标签，如“图片”。如果后来添加、删除或移动了题注，可以方便地更新所有题注的编号。

自动为插入的项目（这里还是以插入图片为例）添加题注的方法是：

（1）打开如图所示的【题注】对话框，单击【自动插入题注】按钮，弹出的【自动插入题注】对话框。

（2）在【插入时添加题注】列表框中选中【Microsoft Word图片】复选框（注意，如要删除自动添加题注的功能，只需取消此复选项即可），如图所示。

图 中【Microsoft Word图片】复选框

（3）在【使用标签】和【位置】列表框中选择与前一节相同的设置。

（4）单击【确定】按钮。

此后，在文档中如果插入了图片时，其下方或者上方就会出现自动编号的题注了。

4.7.3 修改题注

在文档中，题注可以有不同的编号格式，如编号可以是“1,2,3…”，也可以是“a,b,c…”，甚至可以是“甲、乙、丙、丁…”等。用户可以在添加题注时，可以设定不同的编号格式，用户也可以对已有的编号进行修改。

如要把已经自动添加的题注【图12.】更改为【图9.】操作方法是： （1）选定要修改标号格式的题注【图12.】。

（2）打开【题注】对话框，单击【编号】按钮，打开【题注编号】对话框。

（3）在【格式】下拉列表框中选择所需的标号格式，或者单击【新建标签】按钮，在打开的对话框中键入需要的题注编号方式【图9.】。

（4）连续单击【确定】按钮，退出所有的对话框。

经过以上操作，题注的编号格式即可得到修改后相应的题注。

在插入新题注时，Word 会自动更新题注编号。但是，如果删除或移动标题，则需要手动更新标题。方法是选定特定要更新的标题或选择整个文档，按F9即可更新标题。

在长文档中查找和替换

在编辑排版文档时，用户免不了需要批量修改一些词语或其它特定的对象。排版者在接到书稿后，一般在里封页面上，会标出需要全文替换的词组，例如，一般的有“通讯”替换为“通信”，“图像”替换为“图像”，“web”替换为“Web”，“点击”替换为“单击”，“超连接”替换为“超级链接”，“帐号”替换为“账号”等。

有的是需要全文替换的，有的是需要逐个替换的，使用逐个替换的办法，是一边查找一边替换。如果排版者在排版过程中，发现某些词组有多处都要作相同的更改，那么也可以选定范围内进行查找并替换。

4.8.1 查找和替换的选项

在进行查找、替换的过程中，可根据需要设置查找的方向及范围。例如用户逐个查找下一个内容时，如想要回到刚才查找的位置时，就可以通过改变查找的方向来实现。

用户可以打开查找的高级对话框设置查找的范围与方向，具体方法如下： （1）单击【编辑】菜单中的【查找】命令，或按快捷键【Ctrl+F】，打开【查找】对话框。

（2）在查找的对话框中单击【高级】按钮。打开如图所示的【查找和替换】的高级对话框。

图 高级【查找和替换】的对话框

在【搜索选项】组的【搜索】项右边框中选择搜索方向，有【向上】、【向下】和【全部】三项。选择【向上】项时表示搜索从插入点到文档或选择内容的开始处；选择【向下】项时，表示搜索从插入点到文档或选择的内容结束处，当搜索到文档的开始或结束处时，屏幕上就会出现提示【Word已经到达文档的起始（结尾）处，是否从结尾（起始）处继续搜索？】，如图所示。

图 选择是否继续查找对话框

如果需要继续查找，则单击【是】按钮，否则按【否】按钮。【向上】、【向下】搜索时，Word 在搜索过程式中将不搜索页眉、页脚、脚注或批注。

选择【全部】项时，Word 将搜索整个文档，当全部查找完毕时，屏幕上就会出现提示【Word已经完成搜索文档】，如图4. 58所示。此时单击【确定】按钮，可以返回【查找和替换】对话框。

图4. 58 “Word已经完成搜索文档”的提示

如果查找、替换不是在全文档范围内进行，可以先进行选择文档，然后再进行查找、

替找的操作，当Word在所选范围内完成查找、替换操作后，就会出现如图所示的提示框，询问是否需要继续在所选文档外进行查找、替换操作，选择【是】则继续查找、替换操作，选择【否】按钮，就会退出查找、替换对话框。

图 选择是否继续查找并替换操作

4.8.2 查找和替换英文文本

在查找和替换的过程中，如果查找和替换的是英文文本，可以使用下述方法快速进行查找和替换操作，在如图所示的【查找和替换】对话框中：

（1）如果选中【区分全/半角】复选框，Word将严格按照输入时的全角或半角字符进行查找，例如要查找的是Text，就不会查找Ｔｅｘｔ。

（2）如果选中【区分大小写】复选框后，Word 将只查找大小写与用户在【查找内容】框中键入的内容一致的实例。如果使用通配符，此选项将会变灰，表示不可用。

（3）选中【全字匹配】复选框，则搜索符合条件的完整单词，而不是较长单词的局部。如果使用通配符，此选项将变暗。

（4）使用通配符：搜索添至【查找内容】框中的通配符、特殊字符或特殊搜索操作符。若要添加这些内容，请单击【特殊字符】按钮，然后单击所需符号，或者在【查找内容】框中直接键入。如果清除【使用通配符】复选框，Word 会将通配符和特殊搜索操作符视为普通文字。表4-1列出了通配符的使用与查找的内容。

表4-1 查找、替换的示例与通配符意义

查找内容 任意单个字符 任意字符串 单词的开头 单词的结尾 指定字符之一

指定范围内任意单个字符 中括号内指定字符范围以外的任意单个字符

n 个重复的前一字符或表达式 至少 n 个前一字符或表达式 n 到 m 个前一字符或表达式 一个以上的前一字符或表达式

操作符 ？ * < > [] [-] [!x-z] {n} {n，} {n，m} @

示例

例如，s?t 可查找“sat”和“set”。 例如，s*d 可查找“sad”和“started”。

例如，<(inter) 查找“interesting”和“intercept”，但不查找“splintered”。

例如，(in)> 查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。

例如，w[io]n 查找“win”和“won”。

例如，[r-t]ight 查找“right”和“sight”。必须用升序来表示该范围。

例如，t[!a-m]ck 查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。

例如，fe{2}d 查找“feed”，但不查找“fed”。 例如，fe{1,}d 查找“fed”和“feed”。 例如，10{1,3} 查找“10”、“100”和“1000”。 例如，lo@t 查找“lot”和“loot”。

（5）如选中【同音英文】复选框：则查找与【查找内容】框中的文字发音相同但拼写不同的单词。

（6）【查找单词的所有形式】：查找【查找内容】框中的单词的所有形式，如Sit、Sitting和Sits。如果选中【使用通配符】或【同音（英文）】复选框，则无法使用此选项。

注意：

（1）可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序，例如，可以通过键入<(pre)*(ed)>来查找presorted和prevented。

（2）可使用 \\n 通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式，例如，在【查找内容】框键入(Newton)(Christie)，在【替换为】框键入“\\2\\1”，Word 将找到Newton Christie并将其替换为Christie Newton。

4.8.3 查找和替换文本格式

Word所提供的查找和替换功能，不仅可以替换普通的文字，而且还可以替换带有格式的文档，灵活地使用格式的替换功能，还可以快速地修改或删除文档中具有相同文字的内容或者具有相同格式的文档内容。

例如，要在文档查找使用黑体倾斜的“技巧”一词，操作如下： （1）单击【编辑】|【查找】命令，打开【查找】对话框。

（2）将光标定位在【查找内容】框中，并在框中输入【技巧】二字。 （3）单击【格式】按钮，在打开的【格式】菜单中选择【字体】选项。

（4）在打开的【查找字体】对话框中的【中文字体】下拉列表框中选择【黑体】，如图所示。

图 选择要查找的字体格式

（5）在【字形】列表框中选择【倾斜】选项，并单击【确定】按钮，退回【查找】对话框。

（6）连续单击【查找下一处】按钮，直到查找并替换室完毕。如果找到搜索项，会在该处黑亮显示。

（7）单击【关闭】按钮，完成并退出查找操作。

4.8.4 查找并替换多种格式文本

用户可以在文档中查找多种格式文本，如使用黑体、五号字、倾斜的【技巧】一词，并把它替换为【技巧】楷体、小四号、倾斜、段落为段前6磅、段后6磅。

具体操作如下：

（1）单击【编辑】|【替换】命令，打开【替换】对话框。

（2）将光标定位在【查找内容】框中，并在框中输入【技巧】二字。

（3）单击【格式】按钮，在打开的【格式】菜单中选择【字体】选项。

（4）在打开的【查找字体】对话框中的【中文字体】下拉列表框中选择【黑体】。 （5）在【字形】列表框中选择【倾斜】选项。 （6）在【字号】列表框中选择【五号】项。 （7）单击【确定】按钮，退回【查找】对话框。 （8）把光标定位在【替换为】输入框中。

（9）单击【格式】按钮，在打开的【格式】菜单中选择【字体】选项。

（10）在打开的【查找字体】对话框中的【中文字体】下拉列表框中选择【楷体】。 （11）在【字形】列表框中选择【倾斜】选项。 （12）在【字号】列表框中选择【小四号】项。 （13）再单击【确定】按钮，退回【查找】对话框。

（14）单击【格式】按钮，选择【段落】选项。打开如图所示的【替换段落】对话框。

图 【替换段落】对话框

（15）在【间距】项的【段前】、【段后】输入框中各键入【6磅】，如图所示。 （16）单击【确定】按钮，返回【替换和替换】对话框。如图所示。

图 查找并替换多种文本格式

（17）单击【查找下一处】按钮，如果找到搜索项，会在该处黑亮显示。然后单击【替换】按钮，逐一进行替换；或者单击【全部替换】按钮，不用确认就进行全面替换。

（18）单击【关闭】按钮，完成并退出查找和替换操作。

4.8.5 把目录的制表位替换为居中

不知用户有没有发觉，利用Word 2002自动创建的目录时，有一种制表位创建目录时并不是居中的，而是居于底部，如图所示。

图 不居中的目录制表位

但这种制表位又是经常用到的比较好看的一种制表位，所以用户又不得不采用它。为了排版的要求，用户要把它们设置为居中的制表符。其操作方法是：

（1）用鼠标选中目录中的制表符，单击【格式】菜单中的【字体】命令，打开【字体】对话框。

（2）切换到【字符间距】选项卡，在【位置】下拉列表框中选择【提升】选项，并在其旁边的【磅值】输入框中选择【3磅】，如图所示。这个磅值可由实际操作中多次尝试得知。

图 【字符间距】选项卡

（3）单击【确定】按钮。

这时所选择的制表符就向上提升了3磅，已经在当前文档的行距中居中了。

然而这栏只能提升其中一个制表符的位置。而所创建的目录中有很多的制表符。这时用户可以使用【查找和替换】的办法来进行统一的替换，当然也可以用录制宏的方法来实行替换。

下面介绍用【查找和替换】的方法来替换（可以把下述的操作录制为宏，今后再要用到此功能时，只需运行该宏即可）：

（1）选中一个制表符。并按Ctrl+C复制该制表符。

（2）单击【编辑】菜单中的【替换】命令，打开【查找和替换】对话框。

（3）在【查找内容】栏中按Ctrl+V粘贴所复制的制表符。也可以单击【特殊字符】按钮，在弹出的菜单中选择【制表符】选项。

（4）把光标定位在【替换为】栏中，按Ctrl+V粘贴该制表符。 （5）单击【格式】按钮，在弹出的菜单中选择字体。 （6）重复图中操作的（2）~（3）步。

（7）单击【全部替换】按钮。搜索完成后弹出一个提示框。 （7）单击【确定】按钮完成。

（8）单击【关闭】按钮，关闭查找和替换对话框。

最后替换完成后的目录如图所示。可以看到所创建目录的制表符已经全部居中。

图 替换后居中的目录制表符

4.8.6 查找和替换特殊字符

Word提供的查找和替换功能，除了上面提到的查找一般字符和查找字符的格式以处，还可以查找和替换特殊字符，这在实际文档应用中很有实用价值。

例如，对于一般的文本文档，一般是每一行都有一个回车符，在实际应用中，当一个【方正】文档文件转换为Word文档文件时，就会出现此种情况，如图所示就是使用Word打开了一个【方正】文档的情况，此时文档的段落中回车符多余的；如果要对这个文档进行排版操作，就先要删除每一行的回车符。

图 多余回车符的文本

又如，对于一些网页上的文本，常常在每个汉字之间都有一个空格符，如图所示。想要删除上述这些回车符和空格符，当然可以手动地一个一个来删除，但通过查找和替换特殊字符的办法，可以更快速地删除这些回车符与空格符。

图 汉字之间多余空格符的文本

在进行查找和替换特殊字符之前，首先应在文档中显示这些特殊字符，方法是单击【工具】|【选项】命令，选择【视图】标签，打开如图所示的【选项】对话框。然后在【格式标记】选项组中选中【全部】复选框。

图 选择显示全部的格式标记

查找和替换特殊字符的具体步骤是：

（1）单击【编辑】|【查找】或【替换】命令，打开【查找和替换】对话框。 （2）单击【高级】按钮，按照前面介绍的文档，在文档中选择查找和替换的文档范围与方向。

（3）将光标定位在【查找内容】文本框中，然后单击【特殊字符】按钮，打开一个【特殊字符】菜单，如图所示。

图 查找和替换特殊字符

（4）在列表菜单中选择所需的特殊字符，也可以直接在【查找内容】输入框中键入特殊字符的标记符号，其标记符号与意义如表4-2所列。也可以直接在【查找内容】输入框中输入表4-1所列的标记符号。

（5）如果要替换为特殊字符，可以将光标定位在【替换为】栏内，然后，同样单击【特殊字符】按钮，在找开的菜单中选择需要的特殊字符，也可以直接在【替换为】输入框中键入如表4-2所列特殊字符的标记符号，也可以直接在【替换为】输入框中输入表4-1所列的标记符号。

（6）单击【全部替换】按钮。

（7）最后，单击【关闭】按钮完成替换并退出【替换】对话框。

表4-2 特殊字符的标记符号及意义

符号 ^P ^t ^a ^? ^# ^$ ^^ ^n ^i ^j ^+

意义 段落标记 制表符 批注标记 任意字符 任意数字 任意字母 脱字号 分栏符 省略号 全角省略号 长划线

^e ^d ^f ^g ^l ^m ^~ ^s ^b ^w ^-

符号

意义 必注标记 域 脚注标记 图形 人工换行符 人工分页符 不间断连字符 不间断空格 分节符 白色空格 可选连字符

^q ^= ^x ^z

1/4长划线 短划线

无宽可选分隔符 无宽不间断符

^0nnn（nnn是字符代码） ^c ^&

ANSI或ASCII字符

键入【Windows 剪贴板】的内容 键入【查找内容】框的内容

注意 ：

（1）一些代码只有在选中或清除【使用通配符】选项时才能使用 （2）如果包含可选连字符代码，Word 只会找到在指定位置带有可选连字符的文字。如果省略可选连字符代码，Word 将找到所有匹配的文字，包括带有可选连字符的文字。

（3）如果要查找域，必须显示域代码。若要在显示域代码和域结果之间切换，请单击该域，然后按 Shift+F9。若要显示或隐藏文档中所有域的域代码，请按 Alt+F9。

（4）在查找图形时，Word 只查找嵌入图形，而不能查找浮动图形。在默认情况下，Word 将导入的图形作为嵌入图形插入，但是可以将浮动图形转换为嵌入图形。

4.8.7 替换文字间的空格符

要将如图所示的网页文档文字之间的空格符使用查找和替换的方法快速删除，其操作步骤如下：

（1）用鼠标选择需要替换的文本或整个文档。

（2）单击【编辑】|【替换】命令，打开【替换】对话框。

（3）把光标定位在【查找内容】框中，单击【特殊字符】按钮，在弹出的菜单中选择【空白区域】选项，或直接在输入框中键入【^w】。

（4）将光标定位在【替换为】框中，不输入任何内容。 （5）单击【全部替换】按钮。出现一个提示框。 （6）单击【否】按钮，返回【替换】对话框。

（7）单击【关闭】按钮，完成替换操作。最后得到替换后效果如图所示。

图 替换空格符后的效果

使用同样的方法替换多余的回车符。需要注意的是，在替换时应在【查找内容】框中输入两个回车符【^p^p】，而在【替换为】框中键入一个回车符【^p】，替换完第一次之后，再按同样的替换方法替换第2次，你还会发现替换到多处这样回车符，原因是文档中有的地方可以不止两个连续的回车，可能是三个、四个或者五个以上，通过多次这样的替换就可以完全删除了多余的回车符。

可能用户会发现，有时明明看到有多处有两个连续的回车符，按照上面的替换方法，就是无法删除它们，真是百思不得其解？其实很简单，因为你看到的不是连续的回车符，在两个回车符之间还有空格符，你的文档中只显示了回车符，而没有显示空格符，所以你无法看到空格符，所以无法按两个回车符的方法替换它们。应该是选按一个回车符和一个空格符或者一个空格符和一个回车符的办法来替换就可以了。

4.8.8 使用通配符查找并替换

如果使用【使用通配符】查找并替换，则需使用表4-1和表4-2中的通配符字符。但如果使用了表4-1和表4-2中的通配符，而没有选中【查找和替换】对话框中的【使用通配符】复选框，则Word 会将通配符和特殊搜索操作符视为普通文字进行搜索。

如果把一篇使用方正书版排版过的文件改用Word排版，当把方正文件转换成文本文件后，文本中就会出现许多〖BT2〗、〖BT3〗、〖FK(H060B5263〗之类的多余文字，如图所示。在原来方正书版文件中，这些多余的文字是用来定制标题或其他作用的，在Word中就变得完全没有作用了。这时就需要把它们全部删掉，如果是逐个逐个地把它们删除，那简直是一场恶梦，还是使用查找和替换的办法来解决吧。

图 具有许多〖BT2〗之类的多余的文本

（1）打开已转换为Word文档的方正书版文件。 （2）打开【查找和替换】的高级对话框。 （3）在【查找内容】栏中输入“〖*〗”，“*”星号表示是任意字符串。 （4）在【替换为】栏中不输入任何字符。

（5）在【搜索选项】下选中【使用通配符】选框，如图所示。

图 使用通配符查找和替换的设置

（6）单击【全部替换】按钮。

（7）搜索并替换结束后，出现一个替换结束提示框，单击【确定】按钮。 （8）返回【查找和替换】对话框，继续其他查找和替换工作。

提示，在关闭【查找】之后可以使用【选择浏览对象】继续查找，在滚动条上【选择浏览对象】按钮上边和下边的按钮都变成了蓝色，它们的功能分别由【前一页】、【下一页】变成“前一次查找/定位”、“下一次查找/定位”。在单击【选择浏览对象】并选择【按页浏览】或其它选项之前，这两个按钮的功能一直不变。

查找并替换后，所有的与〖*〗相关的文本都已经没有了，如图所示。

图 替换〖*〗后的文本

4.8.9 使用宏替换有规则图表题号

计算机的特点就是能够不停地做有规律性的事情。利用这一特性，用户可以指使计算机自动化作一些有规律性的工作。

在使用Word的过程中，就有许多有规律性的工作，用户可以使用“宏”来代替手动的工作。但是对于宏，可能不是所有的用户都会识得使用它，一般的用户或者会对它不是很了解。他们认为只有高级的用户才能使用宏。其实不然，只要你懂得一些基本的电

脑知识，并且懂得Word的基础操作，也可以使用宏。

例如，在编辑排版的过程中，刚好有一篇长文章，有300页那么长，文章内有图200幅，每个图有图号，正文有图的引用，（比如说是图到图，又从图2-1到2-50）。刚好在文章的开头有一幅图要删去，这时文章中的每一幅图的图号、正文的图号引用，都要全部改动，即把图改为图，图改为图……依次类推到最后的图改为图5-149为止。如果要一个一个地去改动，这可得要花上一定的时间，费力又费心，还有可能不够仔细查看而导致漏改。这时可以使用Word中的宏来帮你替换所有的图号。操作步骤如下：

（1）在Word窗口中，单击【工具】菜单，指向【宏】命令，再单击如图所示的【Visual Basic编辑器】项。

图 宏菜单项的【Visual Basic编辑器】

（2）此时，打开如图图所示的【Microsoft Visual Basic】窗口。

图 【Microsoft Visual Basic】窗口

如果当前的Word文档中还没有使用过宏，则在右边的【Normal NewMacro】窗口中就显示为空白。这时可以先录制宏。

方法是在步骤（1）的操作中，单击图所示的菜单中【录制新宏】项。这时会弹出一个如图所示【录制宏】的对话框。

（3）在【宏名】输入框中输入要录制的宏名，如键入【替换图号】。然后单击【确定】按钮，返回Word文档编辑窗口，这时该窗口中就会出现如图所示的一个录制宏的面板，此时在Word执行的操作就会被录制为宏。

图 【录制宏】对话框 图 录制宏的面板

（4）在Word任意执行一个完整的操作，录制一个任意的宏（后面需要用这个宏来编辑成需要的宏）。然后单击录制宏面板上的停止按钮，停止录制宏。

（5）返回第（2）个操作步骤，打开刚录制的宏，此时右边【Normal NewMacro】窗口中会出现一段代码，不管它，把这些代码全部替换为如下的代码：

For a = 1 To 35

texttext = \"11.\" + LTrim(Str(a))

texttext1 = \"11.\" + LTrim(Str(a - 1)) With

.Text = texttext . = texttext1 .Forward = True

.Wrap = wdFindContinue .Format = False

.MatchCase = True

.MatchWholeWord = False .MatchByte = True

.MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With

Replace:=wdReplaceAll Next a End Sub

其中从到最后的End Sub是不需要改动的，而且录制的宏一般都有这一段基本相同的代码。这里只要弄清楚这几个参数就行了。我们先看前三句代码：

For a = 1 To 35

texttext = \"11.\" + LTrim(Str(a))

texttext1 = \"11.\" + LTrim(Str(a - 1))

其中，For a = 1 To 35，表示替换的图号从1到35，因为要替换的图号是从1到150所经此句应改为：For a = 1 To 150，

texttext = \"11.\" + LTrim(Str(a))中的“11.”表示要替换的前面相同的部分，这里所要替换的前面部分应该是“图4.”，所以这一句应改为：

texttext = \"图4.\" + LTrim(Str(a))

同样，texttext1 = \"11.\" + LTrim(Str(a - 1))中的“11.”也改为“图4.”，这里还有一个“（a-1）”应该注意，它表示要替换的图号是按递增还是按递减方式替换，因为排版需要改的图号是从图替换为图，所以应该用递减方式替换。因此这一句应改为：

texttext1 = \"图4.\" + LTrim(Str(a - 1))

完成了上面的更改后，单击【文件】|【保存】命令来保存这个宏了。 下面就来开始进行替换。

（6）单击【工具】菜单，指向【宏】命令，再在下拉菜单中选取【宏】项，打开如图所示的【宏】对话框。

图 【宏】对话框

（7）在【宏名】列表框中选取【替换图号】的宏名，然后单击【运行】按钮。 接着即开始替换图号了。大约使用几分钟的时间，就可以把所有需要的图号全部按照排版的要求来替换成相应的图号了。

第5章 处理表格和图表的技巧

表格是一种简明、概要的表意方式。其结构严谨，效果直观，往往一张表格可以代替许多说明文字。因此，在编辑排版过程中，就常常要处理到表格。

文档表格还可以当作数据库，对它们执行简单的数据库功能，例如，数据的添加、检索、分类、排序等，这些功能给用户管理文档表格提供了很大的方便，简化了对表格的处理工作。如果用户能够熟练地运用文档的数据库功能，可以提高对表格的处理能力，从而提高工作效率。用户可以将文档中的数据以图表的形式直观地表达出来，这时就可以通过使用插入Word 2002中的Graph 2002 Chart对象来实现。

表格处理技巧

Word具有功能强大的表格制作功能。其所见即所得的工作方式使表格制作更加方便、快捷，安全可以满足制作中式复杂表格的要求，并且能对表格中的进行较为复杂的计算。 Word中的表格在文字处理操作中有着举足轻重的作用，利用表格排版对于文本排版来说，两者有许多相似之处，也各有其独特之处，表格排版功能能够处理复杂的、有规则的文本排版，大大简化了排版操作。

因为表格可以看作是由不同行列的单元格组成，用户不但可以在单元格中填写文字和插入图片。还可以用表格按列对齐数字，而且还可以对数字进行排序和计算；可见用表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形等。

5.1.1 使用多种方法创建表格

在使用Word排版或者编辑文档的过程中，不但要修改表格，有时候，如要对一些文本有规则地排版，也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理。

可以使用下面的5种方法创建普通或复杂表格。

1．使用【插入表格】按钮创建表格

使用【常用】工具栏上的插入表格按钮，可以快速创建一般的表格，操作步骤如下： （1）将光标定位在插入表格的位置。

（2）单击常用工具栏上的插入表格按钮上。

（3）按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数。如图所示。

图 使用【插入表格】按钮创建表格

（4）松开鼠标，这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格。

2．使用菜单命令创建表格

使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格，操作步骤如下： （1）将光标定位在文档中要插入表格的位置。

（2）单击【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框。

（3）在【列数】和【行数】输入框中输入表格的行和列的数量，如图所示。行数可以创建无限行，但列数的数量介于1~63之间。

图 【插入表格】对话框

（4）单击【确定】按钮，就可以按照填写的数量来创建简单的表格了。

对于新建的表格，可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字，因此在单元格内录入文本时，和普通文档一样，可以在此单元格中按【Enter】键另起一段，但光标仍在这一单元格中。

3．使用工具创建表格

使用【绘制表格】工具可以创建不规则的复杂的表格，可以使用鼠标灵活地绘制不同高度或每行包含不同列数的表格，其方法是： （1）将插入点放到要创建表格的位置。

（2）单击常用工具栏上的绘图工具按钮，即可打开如图所示的【表格与边框】工具栏。如果屏幕上没有【表格和边框】工具栏，可以单击【视图】|【工具栏】|【表格与边框】来启动该对话框。

图 【表格与边框】工具栏

（3）单击工具栏上的【绘制表格】按钮，鼠标将变成笔形指针，将指针移到文本区中，从要创建的表格的一角拖动至其对角，可以确定表格的外围边框。

（4）在创建的外框或已有表格中，可以利用笔形指针绘制横线，竖线，斜线，绘制表格的单元格。

4．手动添加表格

用户可以在不使用鼠标的情况下，利用键盘来手动添加表格，也就是利用+键和-键，自动套用格式来插入表格，它不使用表格的菜单或者命令按钮，这可是别出心裁的一种办法。也足见Word在字处理方面具有的权威性。

使用此项功能前，应确认具有【自动套用格式】中的【表格】功能。方法是单击【工具】|【自动更正选项】命令，切换到【键入时自动套用格式】选项卡，在【键入时自动应用】选项组中，在【表格】复选框前打上“√”，如图所示。

图 选中【表格】复选框

在确认上述的操作后，再按下面的方法进行：

（1）在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号（+），再连续输入负号（-），

如下所示：

+--------------+-----------+-------------------+-----------------+ 正号、负号使用全角和半角均可。这有些类似用正号和负号设置制表位。其实，负号并不是必需的，可以简化到只用正号，也就是在+号中间只用空格代替即可，如输入：

+ + + + + + +

（2）直至到达所需的单元格宽度，然后可以照此继续输入+号，直到输入所需的列数，最后输入+号表示最后单元格。

（3）输入完最后一个“+”后，按回车键，即可产生如下所示一个表格。

（4）以上产生的表格只有一行，要增加表格行数，可把光标移到最后一个单元格内，按Tab键，即可得到如下所示的现行表格。`

5．利用已存在的文本转换成表格

用户可以在文档中先输入文本，并在文本中插入制表符（空格、逗号）来划分列，

以段落标记（回车）来划分行，或直接利用已经存在的文本转换成表格，方法如下：

（1）选定要转换的文本。如图左图所示。

图 利用已存在的文本转换成表格

（2）单击【表格】|【文本转换成表格】命令。打开【文本转换成表格】对话框。 （3）在【文字分隔位置】选项组中选择所需选项，从图左图中可以看到，该文本中的每一句都用逗号分隔开，所以在这里应选择【逗号】单选项，这里的逗号为半角逗号，如果要使用全角的逗号，可以在【其它字符】右边的文本框中输入指定的符号。如图所示。

注意：在文本中插入的制表符（空格、逗号）是要相对应的。如果是空格，那么在【文字分隔位置】选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列。

图 【文本转换成表格】对话框

（4）在【“自动调整”操作】选项组中，选择【根据内容调整表格】单选项。 （5）单击【确定】按钮，即可生成一个含有文本的表格，如图右图所示。

5.1.2 插入、删除行、列单元格

用户可以对已制作好的表格进行修改，比如在表格中增加、删除表格的行、列及单元格，合并和拆分单元格等。

要在表格中插入、删除行或者列，可以使用键盘、菜单命令或工具按钮的方法。

1．使用键盘快速编辑表格

使用键盘可以快速编辑表格。

（1）如果要在表格的后面增加一行，对结尾行来说，首先将光标移到表格最后一个单元格，然后按下Tab键。 （2）如果要在位于文档开始的表格前增加一行，可以将光标移到第一行的第一个单元格，然后按下Enter键。

（3）把光标移到该表格所在的单元格的右边，然后按下Enter键，可以在当前的单元格下面增加一行单元格，如图所示。

图 快速在表格中增加一行单元格

（4）如果要删除表格的行或列，可以选择要删除的行或列，然后按Ctrl+X键或回退键。

2．用菜单命令在表格中插入或删除行或列

在表格中插入行或者列的操作方法：

（1）将光标置于表格的要添加或删除的单元格内。

（2）选择【表格】中的【插入】命令。打开如图所示的子菜单。

图 【表格】中的【插入】子菜单

（3）如选择【列（在右侧）】，则会在光标所在单元格的右侧插入一列单元格，如选择【列（在左侧）】，侧在则会在光标所在单元格的左侧插入一列单元格。 （4）如果在子菜单中选择【行（在上方）】或【行（在下方）】命令，则在光标所在的单元格上方或下方插入一列单元格。

（5）如选择【单元格】子菜单，则可以打开【插入单元格】对话框。

在该对话框中选择插入单元格的方式，就会以光标所在的单元格位置为准插入单元格、行或列。对结尾列来说，要在表格的最后一列右边增加一列，可单击最右列外侧，然后单击【插入列】按钮。

在表格中删除行或者列的操作方法如下： （1）格不入将光标定位于表格内。

（2）单击【表格】|【删除】命令，打开如图所示的菜单。

图 【表格】|【删除】子菜单

（3）选择【列】命令，将删除光标所在的列。 （4）选择【行】，将删除光标所在的行。

（5）选择【单元格】命令，就会打开如图所示的【删除单元格】对话框。在其中选择需要删除的单元和方式，就会删除以光标所在的单元格为基准的行或者列。

图 【删除单元格】对话框

（6）如果选择【表格】命令，则将整个表格都删除掉。

3．使用工具按钮添加或删除行、列或者单元格

在【表格与边框】工具栏中，单击【插入表格】按钮，可以打开如图左图所示的下拉菜单。如时要删除单元格，也可在【表格与边框】工具栏下找到相应的工具按钮。

图 【插入表格】中的菜单或按钮

在此可以选择【插入表格】或【插入单元格】等。

在表格中插入一行或者一列单元格是很容易，如要在一个五行五列的的表格中插入四行表格，可以用鼠标拖曳选中四行，然后单击鼠标右键，选择菜单中的【插入行】就可以“一举四得”了。即是一下子插入了4行表格。

当把光标定位到表格中或者选中多行、多列的时候，快捷按钮栏中的【插入表格】按钮就变成了【插入行】或者【插入列】，而且这一方法对于【插入多行】或者【插入多列】同样的适用。

5.1.3 合并和拆分表格或单元格

1．合并和拆分表格

使用合并表格可使某几个表格合并为一个。

（1）如要合并上下两个表格，只要删除上下两个表格之间的内容或回车符就可以了。 （2）如要将一个表格拆分为上、下两部分的表格，先将光标置于拆分后的第二个表格上，然后选择菜单【表格】中的【拆分单元格】命令，或者按快捷键Ctrl+Shift+Enter，就可以拆分表格了，如图所示拆分表格前后的效果。

图 拆分单元格

2．合并和拆分单元格

（1）如果要合并单元格，首先选择需要合并的单元格，然后选择【表格】菜单下的【合并单元格】命令，或单击【表格和边框】工具栏中的合并单元格按钮，就可以合并单元格了。

（2）要拆分单元格，先选择要拆分的单元格，然后依次选择【表格】、【拆分单元格】选项，或者单击【表格和边框】工具栏中的【拆分单元格】按钮，打开【拆分单元格】对话框。在这个对话框中选择要拆分的行与列数，按【确定】按钮，就可以得到拆分的单元格了。

如果选择多个单元格，可以在【折分单元格】对话框中，选中【拆分前合并单元格】单选项，就可以得到平均拆分的效果。

如果要拆分或合并较为复杂的单元格，可以使用【表格和边框】工具栏中的【绘制表格】按钮和【擦除】按钮，在表格中需要的位置添加或擦除表格线，同样也可以拆分、合并单元格。

5.1.4 利用表格边框拆分表格

可利用制作表格边框的办法，将一个表格拆分为如图所示的左右两部分的表格。

图 利用表格边框拆分表格

这个办法就较为复杂，操作步骤是： （1）选择表格中间的一列。如图所示。

图 选择表格中间的一列

（2）单击【格式】菜单，选择【边框与底纹】子菜单，打开【边框与底纹】对话框，切换到【边框】选项卡。

（3）在【设置】项目中，选中【全部】选项，再单击【预览】窗格下方的、、三个按我钮，把【预览】窗口中单元格的三根横线去掉，这时在预览窗口中就可以看到表格横线已经去掉。

（4）单击【确定】按钮，退出【边框与底纹】对话框设置。这时要拆分的表格就会分为两个单元格，如果要隐藏虚线，可以单击【表格】|【显示虚框】命令，可以在显示或隐藏虚线之间切换。隐藏虚线后折分表格的效果如图所示。

图 隐藏虚线后折分表格的效果

5.1.5 设置文字至表格线的距离

可以设置整个表格中文字至表格线的距离，也可以调整单元格中文字与表格线的距离，其操作步骤是：

（1）将光标置于表格的任意单元格中。

（2）依次单击【表格】|【表格属性】命令。

（3）在【表格属性】对话框中选择【表格】选项卡，然后单击【选项】按钮。打开【表格选项】对话框。

（4）在【默认单元格边距】区域中可以设置整张表格中的每一个单元格中文字至表格线的距离。 （5）如果要单独调整某一个单元格的边框距离，可以在【表格属性】对话框中，单击【单元格】选项卡，然后再单击【选项】按钮，可以打开与图所示的对话框。在该对话框中设置的选项仅对选定的单元格起作用。

图 【单击格选项】对话框

设置【默认单元格边距】是很具有实际应用意义的，比如用户在页眉上使用表格，在表格内键入文字并填充颜色，如果表格的【默认单元格边框】左、右都按默认设置有厘米，那么在表格的左、右都会留有厘米的空隔，使用表格要加宽厘米才能放下刚好宽度的文字。

5.1.6 表格的表头跨页设置

在制作表格时，为了说明表格的作用或内容，经常需要有一个表头，如果一个表格行数很多，可能横跨多页，需要在后继各页重复表格标题，虽然使用复制、粘贴的方法可以给每一页都加上相同的表头，但显然这不是最佳选择，因为一旦调整页面设置后，粘贴的表头位置就不一定合适了，另外表头的修改也成了麻烦事。下面就介绍简单、方便方法，能圆满地解决这一问题。

因为Word就能够依据自动分页符分页，自动在新的一页上重复表格标题。但如果在表格中插入了人工制表符，则Word 无法重复表格标题。 下面用“通讯录”一表来说明具体方法：

（1）该表的表头由“通讯录”和表的第一行（以下一律简称为表头）组成，如图所示。

图 表头由“通讯录”和表的第一行组成

（2）使用【表格和边框】栏中的“铅笔”工具，把“通讯录”一行列入同一表格中（也可以使用“文字转换成表格”的功能）。如图所示。

图 把“通讯录”一行列入同一表格中

（3）利用【边框和底纹】对话框，设置“通讯录”行单元格为如图所示的虚线。

图 把“通讯录”行单元格设置为虚线

（4）选择组成表头的全部内容后，执行【表格】|【标题行重复】命令，即可实现在每页上生成一个相同表头的愿望。

但值得注意的是，只有第一页上的表头才可以修改，并且第一页上的表头修改后，以后各页跟着自动改变。 但如果在文档中插入了换页符，则在下一页就不会出现重复标题。 注，重复表格标题只有在【页面视图】状态下才能看到。

另外，还有一个办法是，依次单击【表格】|【表格属性】菜单，再单击【行】选项卡，在这个对话框中选中【在各页顶端以标题行形式重复出现】复选框，如图所示。

图 表格属性对话框

5.1.7 防止表格跨页断行

通常情况下，Word允许表格行中文字的跨页拆分，这就可能导致表格内容被拆分到不同的页面上，影响了文档的阅读效果。防止表格跨页断行的方法是，首先选定需要处理的表格。执行【表格】菜单中的【表格属性】命令，在【表格属性】对话框中单击【行】选项卡中清除如图所示中的【允许跨页断行】复选框，然后单击【确定】即可。 此后，Word表格中的文字就不会再出现跨页断行的情况，方便了用户的阅读。

5.1.8 根据内容或窗口调整表格

在向表格中输入文字的时候，可能会注意到，当输入的某行文字比较长时（最典型的比如网站的地址等），表格的列宽会自动调整。默认状态下，这一功能是打开的。如果发现自己的表格没有这一功能，可以在选定表格的情况下，依次选择【表格】|【自动调整】|【根据内容调整表格】（如图所示）。

图 根据内容调整表格菜单

有了这一功能，无须我们手动调节，Word就可以自动调节以文字内容为主的表格，使表格的栏宽和行高达到最佳配置。如图所示是没有调整前的表格，如图所示是根据内容调整的表格。

图 没有调整前的表格

图 根据内容调整表格

如果选择【根据窗口调整表格】菜单，则表格的内容就会文档窗口宽度同样的跨度，当表格超出了页面宽度时，就会缩至页面一样的大小，如图所示。

图 根据窗口调整表格

如果选择【固定列宽】菜单，则可以指定表格的宽度。

如果选择【平均分布各行】菜单，则会自动调整表格各行具有相同的高度，效果如图所示。

图 平均分布各行的表格

如果选择【平均分布各列】菜单，则会自动调整表格各列单元格具有相同宽，效果如图所示。

图 平均分布各列的表格

5.1.9 表格在页面中的对齐位置和环绕方式

表格可以象图形一样处理，可以直接使用鼠标来缩放表格。只要在表格中单击，表格的右下角就会出现一个调整句柄，将鼠标指针指向该句柄时，鼠标指针变为斜向的双向箭头，然后按住鼠标左键拖动。在拖动过程中，会出现一个虚框表示改变后表格的大小，拖动到合适位置放开就可。

表格也可以象图片一样让文字环绕，如果将表格拖放到段落的文字当中，文字就会环绕表格。

1．表格在页面中的对齐位置

表格可以像文字那样设置各种页面对齐方式，从而为排版带来极大的方便。 表格在页面中的对齐位置可以有三种，“左对齐”、“居中”和“右对齐”，分别如图、图、图所示。

图 表格在页面中左对齐

图 表格在页面中居中对齐

图 表格在页面中右对齐

设置表格的对齐方法有两种。第一种方法是： （1）把光标置于表格中，或者选中整个表格。

（2）单击【表格】|【表格属性】命令，选择【表格】选项卡。

（3）在【对齐方式】选项组下选择需要的三种对齐方式，如果要设置左对齐表格的缩进量，可在【左缩进】微调框中输入或选择适当的数值，如图所示。

图 在【对齐方式】选项组下选择表格的对齐方式

另外一种办法是将整个表格选中，如图所示，然后单击【格式】工具栏中的【居中】、【右对齐】等按钮，就可以像对齐文字那样对齐表格。

2．表格在文档中的文字环绕

在日常文字处理工作中，难免会碰到要在表格周围绕排文字的情况，表格周围绕排文字大致有以下4种方法：

（1）在表格两边插入文本框，要绕排的文字放在文本框中。

（2）将原表格两边增加没有边框的列，将要绕排的文字放在两边的列中。

（3）将表格放在图文框中，将图文框设为【环绕】方式，这样图文框周围就能绕排文字

了。

（4）利用【表格属性】对话框设置环绕。方法是在图的【表格】选项卡中，在【文字环绕】选项组中选择【环绕】选项，即可实现表格与文字绕排。

如果要精确设置表格的环绕方式，以及设置表格与文字之间的距离，只有选择【文字环绕】下边的【环绕】选项后，此时单击【定位】按钮，可以打开如图所示的【表格定位】对话框，然后按以下步骤进行：

图 【表格定位】对话框

（1）在【水平】选项组的【位置】中，可以输入一个精确的数值，也可以从列表框中直接选择所需要的位置；另外，还可以在【相对于】列表框中设置表格相对页面左右边界、页边距以及分栏的距离。

（2）在【垂直】区的【位置】中，用户可以输入一个精确的数值，也可以从列表框中直接选择所需要的垂直位置距离；另外，还可以在【相对于】列表框中设置表格相对页面上下边界、页边距以及段落的距离。

（3）在【距正文】区中，设置表格与周围正文的距离。 （4）单击【确定】按钮。

5.1.10 表格中特殊文字的排版

表格制作完成之后要在相应的单元格中输入文字，这就涉及到文字在单元格中的排列问题，这一方式处理得好坏直接影响到表格的美观。在Word的【格式】工具栏中有一个【水平居中】按钮，使用起来十分方便，大家对它早已很熟悉了。下面仅就Word表格中文字垂直居中和分行排列的几种处理方法作介绍。

1．设置文字方向

Word表格的每个单元格，都可以单独设置文字的方向，这大大丰富了表格的表现力。 方法是选中表格中的任一单元格，然后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【文字方向】，打开如图左图所示的【文字方向-表格单元格】对话框。根据需要选择一种文字方向，可以在【预览】窗口中看到所选方向的式样，最后单击【确定】按钮，就可以将选中的方向应用于单元格的文字，如图右图所示。

图 设置表格中文字的不同方向

2．表格文字居中的处理

在Word中，既可以使用单元格中文字横排时水平居中与垂直居中的处理，也可以使用表格中的文本或图片所在单元格、行或列进行水平居中和垂直居中的处理。用户可以根据不同的内容，排版不同的表格，如图上图所示的表格就明显没有图下图所示的表格好看。

图 表格文字居中处理的效果

要进行表格文字居中的处理的办法有多种，既可以使用【表格和边框】工具栏，又可以使用【表格属性】对话框，更可以使用右键快捷菜单。使用它们的工具栏、对话框和菜单如图所示。

图 设置单元格居中的各种方法

5.1.11 表格的边框与底纹

利用边框、底纹和图形填充功能可以增加表格的特定效果，以美化表格和页面，达到对文档不同部分的兴趣和注意程度。 用户可以把边框加到页面、文本、表格和表格的单元格、图形对象、图片和 Web 框架中。可以为段落和文本添加底纹，可以为图形对象应用颜色或纹理填充。

要设置表格边框与底纹颜色有多种方法，但都是在选中表格的全部或部分单元格之后进行的，一种方法是选择【格式】菜单下的【边框和底纹】命令；第二种方法是单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【边框和底纹】菜单命令；第三种方法是依次选择【表格】|【表格属性】|【表格】选项卡，在打开的对话框中选择【边框和底纹】按钮。无使用哪一种方法，其道理都是殊途同归。用户可以多种方法都尝试一下。

1．设置表格边框

（1）选定要设置格式的表格。把鼠标移到表格的左上角，当表格左上角变成有的标记时，单击鼠标即可选定整个表格。如果需要选定某一个单元格，可以用将鼠标移到该单元格左边框外，当鼠标指针变成时，单击鼠标，可选择单独一个单元格。 （2）在选定的表格上单击鼠标右键，后弹出的快捷菜单中选择【边框和底纹】。打开【边框与底纹】对话框。

（3）单击【边框】选项卡，在【设置】区域中有5个选项，可以用来设置表格四周的边框（边框格式采用当前所选线条的【线型】、【颜色】和【宽度】设置）。它们是【无】、【方框】、【全部】、【网格】和【自定义】这5个选项。用户可以根据需要选择。

（4）单击【线型】下边的上下按钮，可以选择边框的线型，单击【颜色】下边的下拉列表框，可以选择表格边框的线条颜色，单击【宽度】下边的下拉列表框，用来选择表格线的磅值大小。

（8） 在【预览】区域下边的或，可以设置表格是否是虚实线。

（9）在【应用于】框中的设置确定要应用边框类型或底纹格式的范围。

如要绘制全部实线，可以选择所有框线按钮，如要全部虚线，可以选择无框线按钮。如要使表格外框线为虚线，内框线为实线，可以选中内侧框线按钮等等。

也可以使用【表格和边框】工具栏中的【表格自动套用格式】命令来快速地美化表格的设计。如果选中某部分单元格，则选择的命令按钮只对某部分单元格有效，这样可以使

任意表格中的单元格实现实线与虚线。

2．设置表格底纹

同样，设置表格底纹的方法也是先选定需要设置底纹和填充色的单元格，然后在【边框和底纹】中切换到【底纹】选项卡，在【填充】下边的颜色表中可以选择底纹单击填充色，如果选择【无填充色】则删除底纹颜色，在【图案】区域中可以选择图案的【样式】和【颜色】选项，选择设置要在【应用于】下拉列表框中的设置确定要应用边框类型或底纹格式的范围。这样，可以任意设置填充一个表格，最后会得到各式各样的填充效果。

5.1.12 绘制表格斜线表头

斜线表头是复杂表格经常用到的一种格式，除了可以使用如图所示的【表格和边框】工具栏中的来绘制斜线表头外，Word的表格也有自动绘制斜线表头的特殊功能。

表格的斜线表头一般表格的第一行的第一列。在设置表格斜线表头前，要将该斜线表头的单元格拖动到足够大，然后执行下述的操作： （1）将插入点定位在要绘制斜线表头的单元格中。 （2）单击【表格】【绘制斜线表头】命令。

（3）当出现对话框后，在【表头样式】下拉列表中选择一种样式（共有5种可选择）。 （4）分别在【行标题一】（右上角的项目）、【列标题一】（左下角的项目）和【行标题二】（中间格的项目）【列标题二】填入表头的标题名称，如图所示。

图 输入斜线表头的标题项目

（5）在【字体大小】下拉列表框中选择表头的字体。

（6）单击【确定】按钮退出，就会添加斜线表头，如图所示。

图 绘制斜线表头的效果

如果表头标题文字太大，则会出现一个【输入斜线表头】的提示框。这时单元【确定】按钮，只会添加表头斜线而不添加标题文字；如果单击【取消】按钮，就会返回到对话框中。

由于这种方法制作的表头斜线是由绘图工具的直线、文本框等组成，因此如果要取消制作了的斜线表头，需先单击【绘图】工具栏中的【选择对象】图标按钮，拖动鼠标选择所有斜线及标题材内容，按Delete键就可以删除了。

5.1.13 设置表格列宽和行高

在实际操作时，Word把表格的每一个单元格看作一个独立的文档，而表格的每一列可看作是一个分栏。可以根据每一栏的需要，设置栏宽、列间距与行高。

1．用鼠标改变改变列宽与行高

当用Word 编辑表格时，经常涉及到更改表格列宽的问题，下面介绍更改列宽和行高最快速且最直接的方法：

（1）确认当前在【页面】视图状态下，如果不是，可以单击【视图】|【页面】命令。 （2）将光标精确地定位于表格的列或行单元格线上，这时光标会变成两条靠近的平行线，使鼠标指针变成←||→形状，此时，按住鼠标拖动网格线至想要的位置，如图所示。 （4）松开鼠标按钮，网格线就被重新定位。

图 按住鼠标拖动网格线至想要的位置

当使用网格线来更改列宽时，表格的总宽度保持不变。Word会相应地增大或减小相邻列的宽度（这与使用标尺更改列宽正好相反）。但是，如果按下Shift键的同时拖动，则整个表格的宽度会更改，而此时其他列宽将保持不变。

如果在按下Alt键的同时将该列向右或左拖动，则在移动网格线时，会在标尺上看到以英寸显示的精确列宽。这两个键同时使用时，可同时实现这两种效果。

2．使用标尺更改表格列宽与行高

同样，使用文档的标尺更改列宽，操作步骤如下： （1）确认在【页面】视图状态下。

（2）单击【视图】│【标尺】命令，显示Word的标尺。 （3）把光标定位在表格的内部，选中表格。 （4）按住鼠标拖动想要移动网格线相应的水平标尺上的暗色区（如果将光标悬停于该暗色区，则会看到“移动表格列”的提示），如图所示。

图 使用标尺更改表格列宽与行高

（5）继续按下鼠标按钮的同时，将暗色区（及相应的网格线）拖向期望的位置。 （6）松开鼠标按钮，这样网格线就被重新定位。 当使用Word的标尺来更改列宽时，表格的总宽度会相应的扩展或是压缩（这与使用网格线更改列宽正好相反）。但是，如果在按下Shift键的同时拖动，则表格的整个宽度保持不变，且Word仅调整与所选列相邻的列，以便再次更改。 如果按下Alt键的同时向右或向左拖动该列，则在移动网格时，会在标尺上以英寸显示精确的列宽。 同时按这两个键可产生这两种效果。

3．使用【表格属性】对话框框设置行高与列宽

如果要精确地设置表格行高与列宽的位置，可以用【表格】|【表格属性】命令来进行设置。方法如下：

（1）选定需调整宽度的一列或多列，如果只有一列，只需把插入点置于该列中。

（2）单击【表格】|【表格属性】命令，弹出【表格属性】对话框，再选择【行】或【列】选项卡。

（3）选中【指定宽度】复选框，在后面的微调框中指定行高或列宽的数值，在【列宽单位】右边的下拉列表框中选定单位（或在【行高值】右边的列表框中选择是【最小值】还是【固定值】。如要设置其它列的宽度，可以单击【上一行】（【前一列】）或【下一行】（【后一列】）按钮，如图所示。 （4）最后单击【确定】按钮完成。

图 使用【表格属性】对话框框设置行高与列宽

4．平均分布各列表格的各列单元格

一个表格经过多次改变列宽之后，可能使表格的各列宽度不等，影响美观。这时可以使表格的某些列的列宽相等。方法是请参看5.1.8节。

5.1.14 制作具有单元格间距的表格

用户可以将一张如图左图所示表格设置为如图右图所示的具有单元格间距的表格。

图 制作具有单元格间距的表格

操作方法如下：

（1）将光标置于表格的任意位置上。

（2）依次单击【表格】|【表格属性】|【表格】命令或选项卡。 （3）单击【选项】按钮。

（4）在打开的【表格选项】对话框。选中【充许调整单元格间矩】复选框，并在右侧微调框中输入需要的数值，如厘米，如图所示。 （5）连续单击【确定】按钮。 最后得出的如图右图所示效果。

图 选中【充许调整单元格间矩】复选框

5.1.15 数据排序

在编辑表格的文档中，经常要用到排序功能，Word 提供较强的对表格进行处理的各种功能，包括表格的计算、排序、由表格中的数据生成各类图表等。

Word提供了列数据排序功能，但是不能对行单元格的数据进行横向排序。数据的排序有升序和降序两种，按类型分，一般可以分为按拼音和笔画排序两种，另外，还有一种是对表格中的【计算列】进行排序，此为特殊情况。

1．简单排序

Word可以方便地对选定的表格进行数据排序。方法是将插入光标定位到表格中欲排序的列上；单击如图所示的【表格和边框】工具栏上的【升序】按钮，可使光标所在列以升

序排列；单击【数据库】工具栏上的【降序】按钮，可使光标所在列以降序排列。

图 表格和边框工具栏

对于简单排序，如果表格列中的内容是纯中文，默认按笔画顺序排序；如果表格列中的内容是中文、英文和数字相混合的，默认的排序顺序是数字、英文、中文。

2．复杂排序

复杂排序灵活多变，适用面广，实用性强；简单排序简单易行，但实用性差。如果要以一列为主索引列，再选一列或两列作为次级索引列进行排序，必须使用复杂排序。当只有一个索引列时，两种方法都可以使用，但是，如果对中文字符欲按拼音顺序排序时，必须使用复杂排序。 复杂排序操作步骤如下：

（1）将插入点置于要进行排序的表格中。

（2）单击【表格】菜单中的【排序】命令，出现如图所示的【排序】对话框。 （3）在【主要关键字】下边的下拉列表框中选择第一个排序的域名。 （4）在【类型】列表框中，选定排序类型，如【笔画】、【拼音】、【数字】或【日期】。 （5）选择【升序】单选项，进行升序排序，选择【降序】单选项，进行降序排序。 （6）在【使用】下拉列表框中选择要根据其进行排序的单词或域，默认为【段落数】。 （7）如果要用更多的列作为排序的依据，可以在【次要关键字】和【第三关键字】选项组中重复（3）至（6）的步骤。

（8）单击【选项】按钮，可以打开如图所示的【排序选项】对话框。 在此对话框中：

【分隔符】选项组：可以选择使用排序记录中的域分隔符。但不能使用段落标记作为域分隔符，因为Word已将段落标记预留为记录分隔符。如果当前选择是Word 表格，则“分隔组中的域”选项不可用。

【排序选项】选项组：可以指定排序是否限制在所选列中以及是否区分大小写字母。当选中表格的中部分的列时，【仅对列排序】单选按钮有效，否则默认为对不整个表格进行排序。

【排序语言】：可以单击要在 Word 中应用其排序规则的语言，在这里可以选择港、澳、台和新加坡等地区语言进行排序。

图 【排序】对话框 图 【排序选项】对话框

（7）单击【确定】按钮即可进行排序。

注意，如果是按【姓氏笔画】排序时，不是按【姓名笔画】的递增（或递减）排列。

3．表格中计算列的排序

如果按正常步骤进行计算列排序操作，先将插入点定位于【平均分】列或选中该列，再单击工具栏上的【降序】按钮，将得不到正确结果。但同样的操作应用于其他各列（非

计算列），排序结果正常。可见，对于表格的计算列进行排序，其操作较为特殊。 对于表格的计算列，要使用工具栏按钮对其进行正确的排序（升序或降序），必须设置该列各单元格计算结果的格式（最好使用格式符号【0】），并保证其设置的一致性。此外要保证该列中有一个空的单元格，如果没有的话，请在表格中插入一行，其位置不限。在排序前，将插入点定位于该列中或选中该列。如果要按升序排序，根据空单元格位置的不同情况，直接单击1次或2次【升序】按钮，可得到正确的结果（如果空单元格在标题行之后、该列所有数据之前，单击1次【升序】按钮即可；如果空单元格在标题行之前或该列数据的中间或最后面，则要单击2次【升序】按钮）。如果想直接单击【降序】按钮实现降序排序是行不通的，必须先单击1次或2次【升序】按钮（空单元格在标题行之前单击2次，否则单击1次），再单击1次【降序】按钮，才能得到正确的降序排序结果。

另外，使用【表格】|【排序】命令，最多可指定3列作为排序依据（或称为关键字），各列的排序方式可分别指定为升序或降序。其具体操作步骤如下：先选定表格中需要进行排序的数据清单，然后选择【表格】|【排序】命令，在打开的【排序】对话框中设定相应的排序依据及其类型与排序方式，再根据选中的数据清单是否包含标题行分别选中【有标题行】或【无标题行】，最后单击【确定】按钮关闭对话框。在使用过程中可以发现，以上操作对非计算列有效，对计算列（如，【平均分】）无效。因此，为使【排序】命令能对表格中的计算列进行正确排序，只要设法将计算列转换为非计算列即可。

事实上，表格的计算是以在表格中插入【域】的形式实现的，计算公式为【域代码】，而计算结果则为【域结果】。通过选中计算列，选择【编辑】|【复制】命令，再选择【编辑】|【选择性粘贴】命令，在打开的【选择性粘贴】对话框中选中【粘贴】|【无格式文本】，再单击【确定】按钮关闭对话框。此时，通过复制和选择性粘贴将平均分列由计算列转换为非计算列，可保留【域结果】（即计算结果）将【域】删除，从而使计算列成为非计算列。即可使用【排序】命令对其实现正确的排序处理。

最后再说明一点，在排序的表格中，如果含有合并单元格，不能使用【表格】工具栏上的排序按钮进行排序，但可通过【表格】|【排序】命令进行，只要事先选中需要进行排序的数据行即可。

5.1.16 将表格转换为文本

在Word中，利用已存在的文本可以转换为表格，相反，表格中的文本也可以轻易地转换为纯文本。

1．将普通表格文字转换为文本文字

如果现在想将已有表格的文字转换为文本文字，可以使用下面的方法：

（1）选定要转换成文本的表格，可以是表格的一部分，也可以是整个表格。

（2）依次单击【表格】|【转换】|【表格转换成文本】命令。打开【表格转换为文本】

对话框。

（3）在【文字分隔符】区域中选定你定义的分隔符号，如果选用的符号上面没有，则在【其它字符】框中输入。Word将以指定的分隔符来分隔表格的文字。 （4）单击【确定】按钮，就将文本转换为表格。

相反，对于具有规则分隔符的文本也可以使用此方法来转换为表格。

2．将特殊分隔符的文本转换为表格

利用Word表格菜单中的【将文字转换为表格】功能可以方便地将具有常规分隔符文字转换为表格。但是，对于由某些专用程序形成的具有非常规分隔符的数据文件，如数据之间是由若干个空格分隔的文件，则【将文字转换为表格】的功能变得无能为力。

如果在数据之间采用手工加入常规分隔符，当数据很多时，工作量非常大。在这种情况下，可以先用Excel将此种格式的数据转存具有制表符为分隔符的文本格式文件，然后在Word中重新打开此文件，则可方便地转换为Word表格。

5.1.17 让表格中的文字分散对齐

分散对齐是Word提供的一种特殊的文字对齐方式，它主要是通过自动调整文字之间的距离来达到各个单元格中文本对齐目的的（即让表格中的文字平均分布于每个单元格中），采用该种文字对齐时的效果比采用其它对齐方式好得多。如在编辑一个表格时，采用常规的左对齐、右对齐或居中方式都显得不太美观，手工调整文字位置也不太方便，而采用分散对齐方式则可让表格中的文字整齐排列，效果就比采用其它对齐方式要好得多。为此，我们只需选定相关单元格，然后单击快捷工具栏上的“分散对齐”按钮即可，非常方便。

在Word中，除了可以将表格按内容（或窗口）相匹配，从而使表格显得既整齐又美观。但有了这些功能还不够，在如图所示的表格中，还可以按“按文字匹配”（也就是分散对齐）设置使表格更美观。

图 不美观的表格文字

（1）选定需要进行匹配的列；

（2）单击【格式】|【段落】命令，或者单击【格式】工具栏中的对齐方式按钮，将将段落的对齐方式设置为【分散对齐】。

（3）单击【表格】|【自动调整】|【根据内容调整表格】命令。 最后会得到整齐的表格，如图所示。

图 设置后的整齐表格

匹配单元格中的文本还有另外一种方法，操作步骤如下： （1）选中要设置的表格或单元格，

（2）单击【表格】|【表格属性】命令。

（3）在打开的【表格】对话框，单击【单元格】选项卡。

（4）单击【选项】按钮，打开如图所示的【单元格选项】对话框。

图 【单元格选项】对话框

（5）在【选项】选项组下选中【适应文字】复选框。 （6）单击【确定】按钮。

此时就会看到在表格中缩减的字体字符大小，显示在单元格中键入的所有文字可以适应列宽。如果表格中的文字越多，在屏幕上显示的字体就越小，当光标定位在某个单元格中时，该单元格内的文本下边就会显示一条绿色的下划线，如图所示。

图 适应文字的单元格

但表格中的实际字号并不改变，如果单击【格式】|【字体】命令，切换到【字符间距】选项卡，就会发现，实际上表格中的文字是按照单元格内排放字数多少来进行字符的缩放。

5.1.18 解决表格文字分散对齐的问题

表格中的文字分散对齐也有它的不足之处，那就是它一般都是以单元格两端的表格线为标准，将所有文字平均分布于单元格中，这就存在一个文字距离表格线过近的问题。该问题在单元格的宽度较窄时还不太明显，而当单元格较宽时就显得尤为突出了。如将表格拉宽之后，它就会变得很不美观。要是在采用分散对齐方式时可以让文字与两端的表格线保持一定的距离无疑会美观得多。这一看似简单的要求却并不容易办到，甚至在单元格中添加空格也无法解决这一问题。下面介绍利用Word的隐藏表格线功能解决此问题。

Word具有一项WPS等文字处理软件所不具备的独特的功能，就是可以设置任意表格线为虚线，它只是在打印时可以不打印出来，但对表格的其它各种功能却丝毫没有影响。利用这一功能，用户可以在相关单元格的两端各自添加不打印出来的表格虚线，然后在虚线表格之间输入所需文字内容，最后将这些文字设置为两端对齐方式，这样我们就可以达到相应效果了，具体操作如下：

（1）将光标移至需要插入表格的位置。

（2）执行【表格】|【插入表格】命令，打开【插入表格】对话框。 （3）在【列数】和【行数】框中分别输入4和5。

（4）单击【确定】按钮，就插入一个5行4列的表格（多出的两列即用于解决文字的分散对齐问题）。

（5）在表格的第2列（注意，必须是第2列，而不是第1列）中输入有关表格内容 （6）打开【表格和边框】工具栏。 （7）选中表格的第2列内容。

（8）单击【表格和边框】工具栏中的【外围框线】按钮，打开表格框线列表，然后单击【左框线】和【右框线】按钮，设置单元格的左框线和右框线为虚线。

（9）此时，可以看到该表格第2列的左框线和右框线已经由原来的实线变成了虚线，这一变化对表格排序、计算等功能没有什么影响，但这两条表格线在今后的打印过程中却不会打印出来（就像不存在一样），利用这虚线的表格线进行文字的分散对齐就可以实现较好的文字对齐效果。

（10）单击快捷工具栏上的【分散对齐】按钮，使表格第2列中的所有文字全部按分散对齐方式排列。

（11）在打印预览功能的配合下适当调整表格第1列和第3列的宽度，使之尽量显得美观一些即可大功告成。

除了上文提出的解决方法外，下面再为用户提供一个更好的解决方法：

（1）先选定已经分散对齐的表格，单击【表格】|【表格属性】命令，打开【表格属性】对话框，

（2）单击【列】选项卡，将【列间距】项尺寸设置为你希望表格内容距离边框的尺寸， （3）单击【行】选项卡，设置“左缩进”项尺寸为：列间距×—厘米(例如，“列间距”若设为厘米，那么“左缩进”应设为：厘米×—厘米=厘米)， （4）单击“确定”按钮问题就解决了。

如果你对刚才设置的距离不满意，只要增大或减小“列间距”尺寸，并相应地调整“左缩进”尺寸，就可以轻易的增大或减小表格内容与边框的距离了，而不会影响其它列的表格。

在表格文字分散对齐时，文字距离表格线太近并不能算是一个问题，就像在没有设置过行高的表格中输入文字，文字总是距离上下表格线很近一样。

5.1.19 在表格中按小数点对齐

利用Word 所提供的小数点对齐制表符可以实现数字按小数点对齐的功能。 其操作步骤如下：

（1）选取需要按小数点方式进行对齐的一列或多列表格单元。

（2）将文字对齐方式设置为两端对齐或分散对齐（不可设置为居中对齐）。 （3）在水平标尺上设置一个小数点对齐制表符。

这时，表格中的数字就会自动按小数点对齐方式进行对齐了。值得注意的是：在表格中不能用Tab键来输入制表符。因为Tab键在表格中的作用是将光标移动到下一个单元格，而不是输入制表符。

5.1.20 为何指定表格宽度不起作用

用户在调整表格宽度时，除了用鼠标进行调整外，也可以在【表格属性】对话框中精确设置。但如果调整的表格是用固定列宽的，这时问题就出现了，当将前一列宽度定为2厘米，而在将后一列宽度由3厘米改为1厘米后，前一列宽度又变大了，也就等于

刚才将其宽度定为2厘米的工作白做了。这是为什么呢？

在【表格属性】对话框的【表格】选项卡中，在【尺寸】选项组的【指定宽度】复选框中可以看到表格的指定宽度为12厘米，如图所示。这就是问题的关键。因为已经定了表格的总宽度，所以在调整每一列宽度时都要受总宽度的制约。

图 指定了宽度的表格

如果不要求表格总宽度，只想精确设置各列的宽度，就将【指定宽度】复选项取消，再切换到【列】选项卡中，精确调整每一列的宽度，最后表格宽度就等于各列宽度之和。

5.1.21 给并列表格添加双细线

在排版表格的确良时候，如果一个表格左右分为两栏，两栏的内容是并列的，此时，如果在两栏的中间添加一个双细线，不但美观，而且让人更容易理解。如图所示。

图 添加双细线的并列表格

给并列表格添加双细线的方法有三种。 第一种方法：

（1）选中要划分双细线所在的单元格，如图所示。

图 选中要划分双细线所在的单元格

（2）单击【格式】|【边框和底纹】命令，并选择【边框】选项卡。 （3）在【设置】下选择【自定义】，在【线型】下选择双细线型，在宽度】列表框中选择【½磅】，在【应用于】列表框中选择【单元格】，在【预览】下边单击要添加双细线所在的单元格边线按钮。如图所示。

（4）单击【确定】按钮后，就可以得到如图所示的效果。 第二种方法：

（1）单击【常用】工具栏中的表格和边框按钮。

图 设置边框的各处选项

（2）在打开的【表格和边框】工具栏中的【线型】栏中选择双细线线型。 （3）用画笔把要更改栏中线型重新绘一遍，如图所示。 最后就可以得到如图所示的双细线效果了。

图 把要更改栏中线型重新绘一遍

第三种方法比较麻烦点，如果在前两种方法不能解决的情况下，也不失为一种办法。 （1）打开的【表格和边框】工具栏，在需分开的表格线中再画一条细线，如图所示，并选中这列添加细线后的单元格。

（2）单击【表格】|【表格属性】命令，选择【单元格】选项卡。 （3）单击【选项】按钮，打开【单元格选项】对话框。

图 在需分开的表格线中再画一条细线

（4）取消【与整张表格相同】复选框，把左、右的输入栏中都设为0厘米。如图所示。

图 指定单元格的宽度

（5）单击【确定】按钮，返回【单元格】选项卡中。

（6）选中【指定宽度】复选框，并在栏中输入一个较小的数值，如厘米，如图所示。

图 指定宽度栏中输入一个较小的数值

（7）单击【确定】按钮退出打开的对话框。

（8）最后，所选的单元格就会设置固定值为的宽度。其效果就是如图所示的双细线了。

5.1.22 解决表格线超出了页面的问题

不知用户有无遇到过这样的问题，当把一个文档的内容复制到另一个文档中时，文档中的表格有时会超出了页面的范围，如图所示。

图 超出了页面的表格线

很多用户此时会不知所措，要想用鼠标拖动边线，当把鼠标移到边线时，鼠标却没变成的状态，此时可以使用下述的方法来解决。

（1）用鼠标选中整个表格。

（2）单击【表格】|【表格属性】命令，选择【表格】选项卡。

（3）在【尺寸】选项组中，取消【指定宽度】复选框，或者把宽度改为比原来数值100%，如图所示。

图 更改指定宽度

（4）单击【确定】按钮，该表格重新指定了宽度后就会缩小到指定的大小了。此时

就可以在文档中进行其它的操作。

5.1.23 表格公式的使用

在Word 的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。Word的表格计算功能在表格项的定义方式、公式的定义方法、有关函数的格式及参数、表格的运算方式等方面都与Excel基本是一致的，任何一个用过Excel的用户都可以很方便地利用【域】功能在Word中进行必要的表格运算。 一般的计算公式可用引用单元格的形式，如某单元格 = (A2＋B2)＊3即表示第一列的第二行加第二列的第二行然后乘3，表格中的列数可用A、B、C、D等表示，行数用1、2、3、4等来表示。利用函数可使公式更为简单，如=SUM(A2:A80)即表示求出从第一列第2行到第一列第80行之间的数值总和。

【表格和边框】具栏上的【自动求和】按钮，可以方便地汇总每一列或每一行的数据。需要注意的是，一列数值求和时，光标要放在此列数据的最下端的单元格上而不能放在上端的单元格上；一行数据求和时，光标要放在此行数据的最右端的单元格上而不能放在左端的单元格上，当求和单元格的左方或上方表格中都有数据时，列求和优先。 公式是由等号、运算符号、函数以及数字、单元格地址所表示的数值、单元格地址所表示的数值范围、指代数字的书签、结果为数字的域的任意组合组成的表达式。该表达式可引用表格中的数值和函数的返回值。

使用表格公式的方法是，将光标定位在要记录结果的单元格中，单击【表格】|【公式】命令，出现如图所示的【公式】对话框后，在等号后面输入运算公式或【粘贴函数】。

图 【公式】对话框后

在【公式】文本框中输入正确的公式，或者在【粘贴函数】下拉列表框中选择所需的函数，然后在【数字格式】下拉列表框中选择计算结果的表示格式（例如，结果需要保留2位小数，则选择【】），最后单击【确定】按钮，即可在选定的单元格中得到计算的结果。其中，公式格式为【=操作符（或函数）任意组合的表达式】，可使用的操作符如表所示，可选择的函数如表所示。

表 公式运算符号表

运算符号 + – * / % ^ 加 减 乘 除 百分比 乘方和开方 意 义 = < < = > > = < > 运算符号 意 义 等于 小于 小于等于 大于 大于等于 不等于 表 公式函数表

函 数 ABS（x） AND（x y） AVERAGE（） COUNT（） DEFINED（x） FALSE INT（x） MIN（ ） MAX（ ） MOD（x y） NOT（x） OR（x,y） PRODUCT（ ） ROUND（x,y） SIGN（x） SUM（ ） TRUE 返 回 结 果 返回公式或数字的正数值，不论它实际上是正数还是负数 如果逻辑表达式x 和y 同时为真，则返回值为1，如果有一个表达式为假则返回0 返回一组数值的平均数 返回列表中的项目数 如果表达式x是合法的，则返回值为1，如果无法计算表达式，则返回值为0 返回0 返回数值或公式 x 中小数点左边的数值 返回一列数中的最小值 返回一列数中的最大值 返回数值 x 被 y 除得的余数 如果逻辑表达式x为真，则返回0（假），如果表达式为假，则返回1（真） 如果逻辑表达式 x 和 y 中的一个为真或两个同时为真，则返回 1（真），如果表达式全部为假，则返回 0（假） 返回一组值的乘积，例如，函数 { = PRODUCT （1,3,7,9） } 返回的值为189 返回数值 x 保留指定的 y 位小数后的数值，x 可以是数值或公式的结果 如果 x 是正数，则返回值为 1，如果 x 是负值，则返回值为 -1 返回一列数值或公式的和 返回数值 1 5.1.24 对一行或一列单元格求和

1．使用工具栏按钮自动求和

使用表格的公式求和有两种方法，一种单击【表格和边框】工具栏中的自动求和按钮，利用这个按钮，可以求得光标所在单元格行或列的总数和，如图所示，将光标置于合计单元格当中，然后单击【表格和边框】工具按钮中的自动求和按钮，就可以得到如图所示的每列计算结果。

图 自动求和每列的结果

注意，求和的位置必须是空白的，同时确认表格中输入的是符合标准的数字，空白的部分请用0代替。

2．使用公式对话框对列单元格进行求和

下面介绍使用公式对话框进行求和的方法，操作步骤如下：

（1）将光标定位到需用公式的单元格中。

（2）单击【表格】|【公式】命令，打开【公式】对话框。

（3）在【公式】文本框中输入正确的公式，或者在【粘贴函数】下拉列表框中选择所需的函数，在此应选函数为=SUM(ABOVE)。

（4）在【数字格式】下拉列表框中选择计算结果的表示格式（如，结果需要保留3位小

数，则选择【】，如果全部是整数，则不用选择任何格式）。

（5）单击【确定】按钮，在选定的单元格中就可得到计算的结果，如图所示。

图 使用公式对话框对列单元格进行求和

其中，公式格式为【=操作符（或函数）任意组合的表达式】，操作符请参看表，而使用函数则可以参看表。

在上述计算中，Word 将计算结果作为一个域插入选定的单元格。如果插入点位于表格中一行的右端，这它对该单元格左侧的数据进行求和；如果插入点位于表格中一行的右端，这它对该单元格左侧的数据进行求和。

2．使用公式对话框对行单元格进行求和

如果要对表格的行行单元格求和，操作基本同样，只把参数稍作变动一下：

（1）单击将被求和的空白单元。

（2）单击【表格】|【公式】命令，出现公式对话框。

（3）将公式设置为对左边求和（即将其中的ABOVE改动为LEFT就可以了）。如图图所示。

图 使用公式对话框对行单元格进行求和

（4）如果不想使用默认的数字格式，你可以另设置数字格式。 （5）单击【确定】按钮。

（6）移动到其余其它求和的单元格，重复步骤3到5对其余行单元格求和。

5.1.25 表格的复杂计算

在平常应用中，除要对表格的数据进行求和计算外，还需要平均和四则动算等复杂计算，Word都具有这些基本的计算功能。这些计算是通过【域】功能实现的，用户只需利用【域】即可方便地对表格中的数据进行各种运算。

如要对上面表格中的每个科目求平均分，其具体操作步骤如下：

（1）选定要放置计算结果的单元格。如，F2（单元格的一种引用，关于单元格的引用，请参看下一节，选定政治的平均分，则应是F4）。

（2）单击【表格】|【公式】命令，将打开【公式】对话框。

（3）在【公式】文本框内可能会显示Word建议使用的公式。如果所选单元格位于数字列底部，Word会建议使用【=SUM（ABOBE）】公式，对该单元格上面的各单元格求和；如果所选单元格位于数字行右边，Word会建议使用【=SUM（LEFT）】公式，对该单元格左边的各单元格求和；此时不能用Word建议的公式，应从【公式】文本框中将其删除。

（4）在【公式】文本框中输入公式，在这里假若求政治的平均分，应输入【=AVERAGE（B4,E4）】，即求B4到E4行单元格的平均值。也可在【粘贴函数】下拉

列表框，从中选择所需要的函数。Word为表格计算功能提供了许多计算函数，它们与Excel的计算函数基本一致，用户可根据需要从中加以选择。此时【公式】文本框中将显示出该函数名，用户应在单括号内指定公式计算引用的单元格，如图所示。

图 使用公式对话框对行单元格求平均值

（5）从【数字格式】下拉列表框中选择或输入合适的数字格式，在这里选择【】。【数字格式】下拉列表框主要用于定义Word自动计算出来的表格数据的格式，用户必须适当地加以设置，以便保证表格数据与原来的格式相同。如在上面所选择的【】即表示按正常方式显示，并将计算结果保留两位小数。

（6）单击【确定】按钮，即可得到该行数值的平均值。

如果此时单元格中插入一个{=AVERAGE（B2:B4）}‘’}的域，这是显示域代码的情况，如要显示最后的计算结果，则可现行选定该域，然后按下快捷键Alt＋F9，再次按下快捷键Alt＋F9将切换回计算结果

采用同样的方法为其他单元格中进行平均值计算。

总之，尽管Word不具备真正的数据计算功能，但通过它的【域】处理功能却可满足表格数据计算的要求，广大用户可充分加以利用。

5.1.26 在表格外计算表格内的数据

要在表格外计算表格结果，其具体操作步骤如下：

（1）选定整个表格，单击【插入】|【书签】命令，给选定的表格命名书签。 （2）在弹出的对话框中输入表格的名称，单击【添加】按钮，如图所示。

图 给选定的表格命名书签

（3）单击文档中要显示单元格数值的位置。 （4）单击【表格】|【公式】命令。

（5）在【粘贴函数】下拉列表中选择AVERAGE函数，此时【公式】输入栏中为 “=AVERAGE()”。

（6）在【粘贴书签】下拉列表框中，在类表中选择命名书签为“平均数”的表格，此时【公式】输入栏中为“=AVERAGE(平均数)”。

（7）再在“=AVERAGE(平均数)”中输入对单个单元格或者组成单元格的引用，如表格中苏荣生的各科成绩所在单元格分别为E2、E3、E4、E5。则把整个公式输入框中输入为=AVERAGE(平均数 E2:E5) 。注，书签名“平均数”后面要加空格，E2:E5中的冒号要使用半角的冒号，如图所示。

图 在表格外计算表格数据

（8）在【数字格式】下拉列表中选择一种表示格式。 （9）单击【确定】按钮操作完成，结果如图所示。

5.4.27 单元格的引用

对于Word表格中的行，默认是用数字表示，列用字母（大小写均可）表示。单元格可用A1、A2、B1以及B2的形式进行引用。

（1）要在函数中引用的单元格之间用逗号分隔。例如，求A1、B2及A3三者之和，公式为【=SUM（A1,B2,A3）】或【=A1+B2+A3】。

（2）如果需要引用的单元格相连为一个矩形区域，则不必一一罗列单元格，此时可表示为【首单元格：尾单元格】。如公式【=SUM（A1:B2）】表示以A1为开始、以B2为结束的矩形区域中所有单元格之和，效果等同于公式【=SUM（A1,A2,B1,B2）】。

（3）有两种方法可表示整行或整列。如第2行可表示为【A2:D2】或【2:2】；同理第2列可表示为【B1:B5】或【B:B】。需要注意的是，用2:2表示行，当表格中添加一列后，计算将包括新增的列；而用A2:D2表示一行时，当表格中添加一列后，计算只包括新表格的A2、B2、C2以及D2等4个单元格。整列的引用同理。

表格中的单元格可用诸如 A1、A2、B1、B2 之类的形式进行引用，表格的列用英文字母表示，表格的行用数字表示，如图所示。

图 单元格的引用表示法

在公式中引用单元格时，用逗号分隔，而选定区域的首尾单元之间用冒号分隔。有两种方法可表示一整行或一整列。如果用1:1表示一行，当表格中添加一列后，计算将包括表格中所有的行；如果用 a1:c1 表示一行，当表格中添加一列后，计算内容只包括 a、b和c行。单元格中公式的引用部分示例如表5-3所示。

表5-3 表格公式示例 公 式 =average（b:b） 或 =average（b1:b3） =average（a1:b2） =average（a1:c2） 或= average（1:1,2:2） =average（a1,a3,c2） 意 义 （B1+B2+B3）/3 （A1+A2+B1+B2）/4 （A1+A2+B1+B2+C1+C2）/6 （A1+A3+C2）/3 可以用书签定义表格，来引用表格外或其他表格中的单元格。例如，域 { =average（Table2 b:b） } 是对由书签标记为 Table 2 的表格中的 B 列求平均值。

Word与Excel不同，不能使用相对引用，Word 中的单元格引用始终是完全引用并且不带美元符号。

在表格中进行计算时，可以用像 A1、A2、B1、B2 这样的形式引用表格中的单元格。其中的字母代表列，而数字代表行。Word与Excel有所不同，Word中的单元格引用始终是绝对引用并且不带美元符号。例如，用A1引用一个单元格相当于在

Excel中用$A$1引用一个单元格。

5.4.28 使用表格公式应注意的事项

（1）对SUM（）和PRODUCT（）等函数，当其参数为单元格时，这种引用必须是直接的，不能先运算再引用。如表达式【=SUM（A1*2,A2）】是错误的，应表示为【=SUM（PRODUCT（A1，2），A2）】或【=A1*2+A2】。

（2）在单元格引用的过程中，对多页的表格，可将其当作一个【很长】的表格来操作，每页的表头（如果有的话）都要作为有效的单元格。

（3）如果某单元格的数值为零，填入【0】或不填都不会影响公式的计算结果。 （4）单元格内容为文字的（如，表头），在计算过程中取其值为【0】，但是，如果文字是以阿拉伯数字开头的，取值为开头的数字。如，单元格中内容为【一九九九年产量】，则取值为【0】；若单元格中内容为【1999年产量】，则取值为【1999】。

（5）公式中的【,】、【:】和【（）】等应为英文半角。如果在中文输入状态下编辑公式，很容易导致公式语法错误。

5.1.29 将Word表格拷贝到Excel中去

在实际应用中我们有时会需要将Word中的表格拷贝到Excel中，但如果直接使用【复制】、【粘贴】的话，效果往往并不理想，特别是在表格较复杂的时候，经常会弄得面目全非。下面介绍一种理想可行的办法。 （1）在Word中选择整个表格。 （2）单击【编辑】|【复制】命令。

（3）切换到Excel中，将光标移到要放表格的地方，然后单击【编辑】|【粘贴】命令。 （4）选择表格所占的所有列，然后将它们的宽度调整到与其在Word中的宽度一致。 （5）单击【格式】|【单元格】命令。

（6）单击【对齐】选项卡，在【垂直对齐】下拉列表框中选择【靠上】选项，在【文本控制】选项组中选中【自动换行】复选框，如图所示。

图 【对齐】选项卡

（1）单击【确定】按钮完成操作。

最后，还可以通过选择【格式】|【自动套用格式】命令，来选择想要的格式。

5.1.30 表格的行列互换

在Word中实现表格的行列互换，即把表格的最顶行转换至最左列，同时，对应的表格单元内容也作相应的位置置换，就如同矩阵的转置一样。这个功能在目前的Word版本中还没有找到，但是，利用Excel提供的表格行列调换功能，可以非常容易地实现Word表格的行列互换。具体步骤如下：

（1）在Word中选定要被转置的表格。 （2）拷贝所选表格内容至剪贴板。 （3）运行Excel程序。

（4）把剪贴板内容粘贴到Excel中，重新选定表格内容。

（5）拷贝所选内容至剪贴板，或单击工具栏上的【复制】按钮。

（6）选定粘贴区域的左上角单元格，此时，须注意的是，粘贴区域与原来的表格不要有重叠的部分。

（7）依次单击【编辑】|【选择性粘贴】选单，弹出【选择性粘贴】对话框。 （8）选中【转置】复选框，如图6-103所示。

图 选中【转置】复选框

（9）单击【确定】按钮，生成经过转置的表格；就可以使行单元格与列单元格互换，如图所示。

图 行单元格与列单元格互换

（10）选中行单元格与列单元格互换的表格，并拷贝至剪贴板。 （11）切换回Word。

（12）在文档中确定经转置后的表格的插入点。 （13）把剪贴板中经转置后的表格粘贴过来。 至此，完成了Word表格的行与列调换。同理，本方法也可用于表中部分单元的行列转置。这个办法不要求表格的行数与列数相同。该法可用于MIS开发文档中的数据库表结构设计及数据库表的属性值的填入。

在公文处理过程中常会用到表格，而且还会用到数字的计算。Word自身的表格公式功能为我们解决这类问题提供了方便。

5.1.31 WPS与Word的表格转换

有时我们需要将WPS与Word的表格进行相互转换。下面介绍它们相互转换的方法。

1. 将Word表格转换成WPS表格

（1）在Word中选中整个表格，把表格中的文字复制到剪贴板里。

（2）在WPS中创建一个与Word（或Excel）中的表格行列数相同的空表。

（3）将第一个表元（或称单元格）设置为当前编辑状态，再将剪贴板中的文字粘贴到表格中即可。

2. 将WPS表格转换成Word表格

（1）在WPS中打开要转换的表格。

（2）单击表格使表格成为活动对象，并将表格复制到剪贴板中。 （3）在Word中新建一个文档，把剪贴板中的文字粘贴到文件中。

（4）选定粘贴下来的文字，注意不要选择多余的行和列，尤其内容的最后一行，选定内容即可，不要选择多余的空格。

（5）选择【表格】菜单上的【将文字转换成表格】项。

（6）在弹出的对话框中仅把【分隔文字的位置】选成【制表符】，然后单击【确定】即可大功告成。

图表处理技巧

当用 Microsoft Graph 创建图表时，图表数据显示在名为【数据表】的表格内。该数据表提供了示例信息，用以显示应在何处输入行和列的标志以及数据。

用户既可以在图表环境中以各种方式制作数据表，然后产生图表，也可以在文档中先制作好数据表格，然后创建图表。无论使用哪种方法，进入图表编辑环境后，在常用工具栏中就会出现一个图表的工具栏，如图所示。

图 【图表】工具栏

5.2.1 制作数据表及图表

通过按照如下的操作可以进入图表环境，进而输入图表所需的数据： （1）使用下述两种方法可以进入如图所示的图表编辑环境。

图 首次进入图表编辑环境

单击【插入】|【图片】|【图表】命令，如图所示，可以快速启动图表编辑环

境。

单击【插入】|【对象】命令，选择【新建】选项卡，在【对象类型】列表框中，

选择【Microsoft Graph图表】选项，再单击【确定】按钮，如图所示。

图 快速启动图表编辑环境 图 在【对象类型】中插入图表

该对话框中，系统预先设置了一些示例数据，下面的图表就是上面的示例数据所对应的图表内容。

（2）如果要更改预置的示例数据，可以在数据表上双击，再输入所需的数据信息。如果要快速清除图表中的数据，可以右击某一个图表中的表格，在弹出的快捷菜单中选择【快速清除】命令。可以使用下面的多种方法，来重新输入图表的数据内容：

直接在图表的表格中输入需要的数据内容。

将光标定位于图表中A1单元格中，单击【编辑】|【导入文件】命令（或者单击图表工具栏中的【导入文件】按钮），在打开的【导入文件】对话框中选择已经存在的

数据类型，可以是Excel文件、文本文件或者Lotus 1-2-3文件等。选择完成后单击【打开】按钮，可以根据不同的文件类型给出不同的向导对话框进行设置，最后将所选的文件部分或全部数据导入图表中。

从别的应用程序中复制数据，并将数据粘贴到【数据图表】中。 （3）如果更改了现有的文本或数值，图表将自动作出相应的更改。 （4）最后单击图表文档窗口中的【关闭】按钮，返回刚插入图表的程序，继续编辑图表。 （5）最后双击图表外的任意位置，就可以退出图表的编辑环境了。

5.2.2 使用已有的数据创建图表

如果已在文档中创建好了一个数据表格，可以使用下述的方法来创建图表： （1）选中文档中部分或全部的表格数据。 （2）单击【插入】|【图片】|【图表】命令。

（3）进入图表编辑环境，此时已有的数据就会显示在该数据图表中，如图所示。

图 使用已有的数据创建图表

（4）可以在数据表继续编辑和更改图表的选项。

（5）双击数据表外的任意位置，退出图表编辑环境。

5.2.3 导入其他文件创建图表

用户可以导入其他文件创建图表，特别是可以导入Excel工作表数据来创建图表，导入的Excel工作表可达4000行×4000列之多，但在图表内最多能同时显示255个数据系列。

导入Excel工作表创建图表或其他文件的操作方法如下： （1）双击要导入Excel工作表的图表，激活数据图表。

（2）单击【编辑】|【导入文件】命令。或者单击【数据图表】工具栏中的【导入文件】按钮 。

（3）在【导入文件】对话框中，单击要导入的文件所在的驱动器、文件夹位置。 （4）若要打开用其他应用程序创建的文件，则在【文件类型】下拉列表框中选择所需的文件格式。也可在【文件名】下拉列表框中输入文件扩展名；例如，输入“*.xls”或“*.txt”可查找Excel 文件。在文件夹列表中，双击所需文件所在的文件夹。

（5）双击要导入的文件。要注意，只能导入一张工作表。打开如图所示的【导入数据选项】对话框。如果要导入文本文件，此时将出现如图所示的【文本导入向导】对话框。请遵循该向导中的步骤，指定在数据表上如何安排所导入的数据。

图 【导入数据选项】对话框 图 【文本导入向导】对话框

（6）在导入Excel工作表进时，如果选中了【覆盖现有单元格】复选框，导入的数据将

取代数据表上所有的现存数据。

（7）导入Excel工作表时，默认情况下，导入的数据所放置的起始位置在数据表的左上角单元格；如果希望所导入的数据从其他位置开始放置，就应选定相应的单元格。 （8）若要导入工作表上的所有数据，则选中【导入】选项组中的【整张工作表】单选按钮。

（9）若要导入工作表上的部分数据，则选中选项组中的【选定区域】单选按钮，再在其右边的文本框中输入所需的数据区域。例如，若要导入从A1到B5的单元格，则在【选定区域】文本框中输入【A1：B5】。

如果在第2步中选定了某一单元格，则清除【覆盖现有单元格】复选框。 最后就可以在原有数据上添加了所导入的Excel工作表。

5.2.4 更改图表类型

Microsoft Graph 的默认图表类型是柱形图。如果需要经常性地创建其他类型的图表，例如折线图，就可以更改默认图表类型。如果已有包含所需图表类型、图表项和格式的图表，就可将该图表用作默认图表类型。

对于绝大多数二维图表，既可以单独更改某一数据系列的图表类型，也可以同时更改整张图表的类型。对于 XY（散点）图和气泡图，则只能同时更改整张图表的类型。对于绝大多数三维图表，对图表类型的更改将影响整张图表。但对于三维条形图和柱形图，可将单独的数据系列更改为圆锥、圆柱或棱锥型。 更改图表类型的具体操作步骤如下： （1）单击需要更改图表的某个单元格或整张图表的图表类型，若要更改数据系列的图表类型，则应单击该数据系列。

（2）单击【图表】工具栏中的【图表类型】按钮，弹出如图所示的【图表类型】工具栏。在该对话框中选择其中一种图表类（如，【三维圆锥图】），图表就会变成该图表类型。也可以单击【图表】|【图表类型】命令，打开【图形类型】对话框。

图 【图表类型】工具栏

（3）选择【标准类型】选项卡。切换到如图所示的对话框。

图 【图形类型】对话框

（4）在【图表类型】列表框中选择一种图表的表示形式，可选择的有如下多种表示形式： 【圆锥图】、【圆柱图】和【棱锥图】：圆锥图、圆柱图和棱锥图的数据标志为三维柱形图和条形图添加了生动的效果。

【条形图】：条形图显示了各个项目之间的比较情况。纵轴表示分类，横轴表示

值，它主要强调各个值之间的比较而并不太关心时间。堆积条形图显示了单个项目与整体的关系。

【柱形图】：柱形图用于显示一段时间内的数据变化或说明项目之间的比较结果。

通过水平组织分类、垂直组织值，可以强调说明一段时间内的变化情况。堆积柱形图显示了单个项目与整体间的关系。三维透视系数柱形图则在两个轴上对数据点进行比较。效果如图所示。

100806040200语文数学政治英语图 柱形图的效果

苏荣生

【折线图】：折线图等间距显示了数据的预测趋势。效果如图所示。

100806040200语文数学政治英语图 折线图的效果

苏荣生

【面积图】：面积图强调随时间的变化量。通过显示所绘制值的总和，面积图显

示了部分与整体的关系。效果如图所示。

100806040200语文苏荣生数学政治英语

图 面积图的效果

【XY 散点图】：XY 散点图显示了多个数据系列的数值间的关系，同时它还可以

将两组数字绘制成 XY 坐标系中的一个数据系列。XY 散点图显示了数据的不规则间隔（或簇），它常用于科学数据。排列数据时，可在某一行或列上放置 X 值，然后在相邻的行或列中输入相应的 Y 值。效果如图所示。

苏荣生1008060402000246

图 XY 散点图的效果

【气泡图】：气泡图是一种 XY（散点）图。数据标志的大小反映了第三个变量的

大小。若要排列数据，则将 X 值放在一行或一列中，并在相邻的行或列中输入对应的 Y 值和气泡大小。气泡图要求每个数据点至少有两个值。

【饼图】：饼图显示了组成数据系列的项目相对于项目总数的比例大小。饼图仅

显示一个数据系列，当需要强调某个重要元素时它将非常有用。为使小的扇区易于查看，用户可以在某个饼图中将这些小扇区组织成一个项目，然后再到主图表附近的较小的饼图或条形图中将该项目细分进行显示。效果如图所示。

25%25%语文数学政治英语21%29%

图 饼图的效果

【圆环图】：像饼图一样，圆环图也显示了部分与整体的关系，但圆环图可以包

含多个数据系列。圆环图的每一个环都代表一个数据系列。效果如图所示。

25%25%语文数学政治21%29%英语

图 圆环图的效果

【股价图】选项：盘高-盘低-收盘图常用来说明股票价格。本图表也可用于科学

数据，例如，用来指示温度的变化。必须以正确的顺序组织数据才能创建本股价图和其他股价图。衡量交易量的股价图具有两个数值轴：一个是衡量交易量的列，另一个则是股票价格。可以在盘高-盘低-收盘图或开盘-盘高-盘低-收盘图中包含交易量。

【曲面图】：要得到两组数据间的最佳组合时，曲面图将很有用。例如，在地形

图上，颜色和图案表示具有相同取值范围的地区。本图表显示了产生相同抗张强度的温度和时间的不同组合。

【雷达图】：在雷达图中，每个分类都有自己的数值轴，它们由中心点辐射出去。

同一系列中的值则是通过折线连接的。雷达图比较大量数据系列的总计数据。效果如图所示。

语文10050英语0数学政治图 雷达图的效果

苏荣生林采军

（4）选择上述任意一种【类型】后，可以在【子图表类型】选项组中进行详细的选择。

（5）如果在图表中选择了部分区域，则可以在【选项】选项组中选择【应用于选定区域】复选框，也就是将当前选择的设置仅仅应用于所选的区域。

（6）如果选中【默认格式】复选框，就可以恢复到默认状态的图表类型。

（7）单击【按下不放可查看示例】按钮并停留一会，可以放大查看当前的图表类型。

5.2.5 自定义图表类型

创建图表或更改图表的类型时，可选择标准图表类型或自定义图表类型。如果要使用自定义图表类型，可从内置的自定义图表类型中选择一种图表类型或自己创建一种图表类型。

内置的自定义图表类型Microsoft Graph 提供了多种基于标准图表类型的内置图表类型，其中比基本图表类型新增了一些格式和选项，包括适合各种图表项的图例、网格线、数据标签、次坐标轴、颜色、图案、填充和位置选择。这些图表类型可在【图表类型】对话框中的【自定义类型】选项卡中找到。

（1）如果要自定义图表类型，可以切换到【自定义类型】选项卡，打开如图所示的对话框。

图 自定义图表类型

（2）首先在【选自】选项组中选择【自定义】或【内部】单选按钮，这时在【图表类型】列表框中就会作出相应的变化，选择其中一种图表类型后，在【示例】区域中就可以看到所选类型的样式及说明。如果在【选自】选项组中选择【自定义】单选按钮，可以进行自定义图表类型的操作。通过创建自己的图表类型，还可以与其他用户共享这些自定

义图表类型。例如，如果希望公司的所有图表都显示相同的标题，可以先创建一个具有此标题的图表，接着将其作为用户自定义图表保存，这样就可以像使用模板一样在公司内与其他人共享图表。

（3）最后单击【确定】按钮，完成图表类型的操作。

注意：如果清除了【应用于选定区域】复选框，Microsoft Graph 将更改整张图表的类型，即使选定了单个数据系列。

5.2.6 设置柱形图表数据标志

对于柱形图、饼图等类型的图表，可以设置在图形旁设置数据标志，以更清晰地表现图表的意图。

可以通过拖动某个数据标签来改变它的位置。在二维条形图、柱形图、折线图、二维和三维饼图、散点图和气泡图中，还可以使用这个过程将一个数据系列的所有标签放置在其数据标记附近的标准位置上。

（1）在柱形图表中双击需要设置数据标志的柱形，打开设置对话框。 （2）单击【形状】选项卡，在其中可以选择一种图表图形的形状。 （3）单击【数据标签】选项卡，切换到如图所示的对话框。

图 【数据标签】选项卡

在其中可以设置图表图形旁显示数据值、数据标志，或者在数据标志旁附图例。如图所示为设置显示【值】后的效果，

语文10050英语0数学苏荣生林采军政治

图 设置显示【值】后效果

如图所示是设置显示【类别名称】后的效果。如果需要也可以设置显示【系列名称】的效果。

95908580757065语文英语政治数学林采军语文数学政治英语

图 设置显示【系列名称】的效果

5.2.7 设置饼图图表的数据标志

饼图图表由于其图形与柱形图不同，因此其数据标志的设置也有所不同，双击要进行编辑的饼图图表，进入图表编辑状态下，单击【图表】|【图表选项】命令，即可以打开如图所示的为饼图图表的数据标志设置对话框。

图 饼图图表选项对话框

在【数据标签】选项卡中，在【数据标签包括】选项组中： 如果选中【系列名称】复选框，效果如图所示。 如果选中【类别名称】复选框，效果如图所示。

苏荣生苏荣生英语语文语文数学政治英语政治语文数学政治英语苏荣生苏荣生数学

图 显示【系列名称】的效果 图 显示【类别名称】效果

如果选中【值】复选框，则效果如图所示。

如果选中【百分比】复选框同时并选中【类别名称】复选框，则效果如图所示。

7565

7787语文数学政治英语英语25%政治21%语文25%语文数学政治数学29%英语

图 显示【值】的效果 图 显示【百分比】效果

5.2.8 图表在文档中排版

当编辑完成一个图表后，可以单击文档中除图表外的任意位置，就可以退出图表编辑环境，返回到文档中，这时还可以对图表像图形对象一样进行在文档中排版式的工作。其操作是，右击该图表，在弹出的快捷菜单中，选择【设置对象格式】命令，就可以打开【设置对象格式】对话框。在此对话框中，可以单击相应的选项卡来切换到不同对话框，再设置相应的内容。如在【版式】选项卡中，可以设置图表的各种环绕方式。

1，调整图表大小

当选定某个对象后，在选择矩形的拐角和边缘上将出现尺寸柄。此时可以用鼠标拖动对象的尺寸柄来改变选定对象的大小，或者通过设定对象的高度和宽度比，更加精确地重新设置对象的大小。

（1）使用下述方法可以调整对象的大小：

当选定某个对象后，通过拖动对象的八个控制点可以调整对象的大小。

在【设置对象格式】对话框中，切换到【大小】选项卡，可以按特定百分比或指定尺寸调整对象大小。

如果在【大小】选项卡中，选中了【锁定纵横比】复选框，则在调整对象大小时保持其长宽比例。

（2）裁剪，如果对象是一幅图片，除了可以裁剪这里所说的图表以外，还可以裁剪其他的对象，例如，照片、位图或剪贴画。裁剪，也就是修整图片的垂直或水平边框。通常会对照片进行裁减以吸引用户的注意。上述操作可以在图所示的对话框中，在【裁剪】选项组中的【上】、【下】、【左】、【右】微调框中分别输入适当的尺寸即可；也可以使用【图片】工具栏中的工具按钮来进行操作。

图 【设置图片格式】对话框

（3）还原，可以还原被裁剪或调整过大小的图片。无论图片经过多少次更改，Microsoft Graph 始终保持着图片最初被插入图表时的原始大小。方法是在【大小】选项卡对话框中，单击【重新设置】按钮即可。

2．在图表中添加自选图形或添加文本

用户可向图表中添加自选图形，再在自选图形中添加文本（但线条、连接符和任意多边形除外），以使图表更加具有效果性。其方法是使用【绘图】工具栏中的各种工具按钮。为图表添加各种文字后，使该图更有说明效果，如图所示。

图 在图表中添加自选图形或添加文本

3．再次编辑图表

创建了图表以后，如果要修改或再次编辑该图表，可以双击该图表，就可以进行图表的编辑环境，也可以用鼠标右键单击该图表，然后在弹出的快捷菜单中，选择【图表对象】命令，再在其下拉菜单中单击【编辑】或【打开】命令，就可以激活用于创建所选对象的应用程序，以便编辑该对象。单击【编辑】命令可在当前窗口中激活该对象。单击【打开】命令可在单独窗口中激活该对象。

第9章 公式编辑器和域的使用技巧

“公式编辑器”是 Design Science 公司的 Math Type“公式编辑器”的特别版，是专为 Microsoft Word应用程序定制的。

域是一种特殊的代码，用于指示Word在文档中插入某些特定的内容或自动完成某些复杂的功能。例如，使用域可以将日期和时间等插入到文档中，能自动更新日期和时间。

公式编辑器的使用技巧

如果要插入专业的数学公式，仅仅是利用上、下标按钮来设定是远远不够的，利用【公式编辑器】中的工具栏不但可以输入符号，同时键入数字和变量即可建立复杂的公式。

在建立公式时，【公式编辑器】可以根据数学和排字格式约定，自动调整公式中元素的大小、间距和格式编排；还可以方便、快速地修改已经制作好的数学公式，而且还可以使公式与文档混排的效果。

9.1.1 排版公式时出现安装界面

如果排版公式时出现安装界面，这是因为没有安装公式编辑器的缘故，因为在第一次安装Office时，默认安装是没有安装公式编辑器的，用户可以使用自定义安装的办法，只需在安装到选择安装功能时的界面中，单击Microsoft Word for Windows前面的“+”号，然后再在展开的选项中选择“Office工具”，然后再选择“公式编辑器”项，如图所示。

图 选择安装公式编辑器界面

再用鼠标左键单击它，即可弹出如图所示的一个菜单，在此菜单中选择“从本机上运行” 选项。然后再安照安装向导一步步进行安装即可。

9.1.2 在编辑公式中使用空格键

用户可能会发觉，在编辑公式中，怎么无法使用空格键。这是因为，公式编辑器自动在元素间添加适当间距，只是在用“文字”样式时才会用到空格键，所以要使用空格键，必需先选择“文字”样式后，按空格键才有效。

另外，还可以按下述三种方法可以调整公式中各部分的距离。

1．自动设置间距

用下列方法可在公式编辑器中自定义公式的间距。

（1）在单击【格式】|【间距】命令，弹出如图所示的【间距】对话框。

图 设置【间距】对话框

（2）拖动滚动条，选择相应的距离选项，输入新的百分比。该百分比是指定为【标准字符大小】的百分比；用户也可以用英寸（in）、厘米（cm）、毫米（mm）、磅（pt）或十二点活字（pi）。

（3）单击【默认】按钮，可将所有定义重设为【公式编辑器】的预设尺寸。

2．手动设置间距

用户可以使用公式工具栏中的【间距】按键，来调整光标左右侧公式字符间距，手动设置公式间距，方法是将插入点置于要调整间距的位置，从”间距/省略号”工具板中选择下列间距符号，或按下列快捷键。如表9-1所列。

表9-1 间距符号或快捷键对应的间距 插入 说明 零间距 1 磅间距 窄间距（全长的六分之一） 快捷键 Shift+空格键 Ctrl+Alt+空格键 Ctrl+空格键 宽间距（全长的三分之一） 全长间距（铅块） Ctrl+Shift+空格键 无快捷键 3．通过移动字符设置间距

按下述步骤，可以通过上、下、左、右移动所选字符，从而可以达到精细地调整字符间距。如果是做较大的调整，需要选择【视图】菜单中的【重绘】命令来更新显示。

按Ctrl+向左键，左移一个像素 按Ctrl+向上键，上移一个像素 按Ctrl+向下键，下移一个像素

按Ctrl+向右键，右移一个像素

9.1.3 在公式中键入文字

如果在公式中选择了【文字】样式，就可在公式中键入任何文本。但是，【文字】样式不具有【公式编辑器】用于公式的特殊格式。通常，【文字】样式仅用于插入到公式中的字母字符与文本，例如“每一”之类的文字。

在多数情况下，“公式编辑器”会在用户创建公式时自动调整数字、符号和变量的间距，只是在应用“文字”样式时才用空格键。可以通过使用格式设置命令或从符号工具板上选择间距字符来调整间距。在公式中键入文字时（例如一个已命名的变量），会自动应用“文字”样式，并且可用空格键来增加文字间距。

在键入过程中，只有在创建紧挨着当前插槽下的新插槽时（例如，要创建两行文字或公式堆）才能按 Enter，而大多数项目是通过在适当位置插入带插槽的模板来安排的。

除非是在使用“文字”样式，否则符号会在用户键入时自动替换一些字符，例如，两边带有空格的减号会代替连字符。在其他情况下，要从工具板上选择符号而不用键盘键入字符，例如，如果先键入方括号再添加它要包围的表达式，方括号就不会扩展。如果需要方括号的大小调整到与表达式相当，就需要插入“围栏”工具板上的适当模板。

9.1.4 公式中的字符变成了非法字符

为何使用公式编辑器打开公式后，公式中有的字符变成了非法字符？

这样的问题确实存在，但只要多熟悉公式编辑器，问题也就解决了，下面就以实际例子来说明。

如果当用户打开一个公式进行修退出公式编辑器后，发现该公式出现非法字符之类的文字，如：

∏HR(ui,i,j)=∫VV(ij)+(ij,j+f)dV[]∫TudS∫T(uSiiSui

iui)dS双击该公式，切换到公式编辑器面板，用鼠标选中字符，然后单击“公式编辑器”工具栏中的“样式”按钮，这时如果知道字符是应用（或默认）使用了某一样式（如“字符”），可以直接修改样式的字体即可。（公式中默认使用的字体一般是Times New Roman，如果是字符的字体则一般使用的是Symbol，而全角文字（也就是中文）则一般使用的是宋体）。上述公式的非法字符可能是“符号”样式中的字体使用到了其他的字体，（正确的字体应为Symbol），只要更改“字符”样式的字体即可。方法是打开如图3所示的对话框，然后在“字符”样式的“字体”下拉列表框中把原来的Times New Roman字体，更改为的Symbol字体即可。更改后的公式后是这样的：

HR(ui,i,j)V(ij)(ij,jf)dVVTudSSiiSuTi(uiui)dS

提示，用公式工具栏中的“其他符号”面板中的中字符输入公式时，其默认的样式就为“字符”样式。

又如，π =3.14，这个公式中，可以把π的字体定义为Times New Roman或其他字体，但是不能把它定为Wingdings这种字体，否则它就会变为： =这类的图示字.体。

另外，如果要使公式中的某一样式使用加粗或倾斜效果，可以在如图所示的对话框中，在该样式右边的“字符格式”下面，选中左边样式名对应【加粗】或【倾斜】复选框即可。

图 设置公式的【样式】对话框

还有，有时键入公式的时候，使用“公式编辑器”工具栏中的“关系符号”键入的“大于等于”≥或“小于等于”≤等符号，那么其该公式的符号是使用了“符号”样式默认的字体效果，也就是使用的字体是Symbol，此时“大于等于”或“小于等于”的符号会分别表示为和。如果要把和符号更改为≥和≤，可以按照上面的方法来把公式模板中的“符号”字体更改为Times New Roman字体就可以把和更改为≥和≤符号。但是这种办法会把整个公式中使用“符号”的字体都改为Times New Roman字体了，这样就又会出现第一个公式的问题，即会出现非法字符的情况。

要解决这个问题，可以单独选中需要更改的符号，方法是选中要更改的或符号，然后单击“样式”菜单中的“其他”命令。打开如图所示的对话框，可以在该对话框中选择所需的Times New Roman字体，同样也可以设置“加粗”或“倾斜”的效果。

图 设置公式的【其他样式】对话框

9.1.5 为何更改的格式没有应用

为何我在原有文档中直接双击打开公式后，进行更改公式的样式或格式（如应用字

符加粗或倾斜）却没有效果？

这个问题当初我也遇到过，解决办法是把要修改的公式复制到新建的一个文档中去，然后在新建的文档中进行修改，修改完成后再拷贝到原稿中去。

9.1.6 更改公式中的字号

这个操作很简单，只需双击该公式，切换到公式编辑器环境，然后选择“尺寸”菜单中的“定义”选项，此时打开如图所示的“尺寸”对话框，图中左边是字符样式，其对应右边的是该字符样式的字号大小。用户只需在右边输入框中输入需要字号即可，一般用“磅”作单位，其对应的单位换算是中文的5号字对应为西文的磅，中文的6号字对应西文的8磅，依此地类推。但其默认的字符字号都比普通正文的字号大，文档中默认字号为五号（即磅），所以一般公式的的字符在没有更改字符尺寸大小的情况下都会比正文的的字符大。

图 【尺寸】对话框

另外，上面所说的是更改整个公式甚至更改此后用此Word模板打开的所有公式的字符大小，如果要更改公式中某个字符的字号，可以先选中要更改字号的字符，然后单击公式编辑器界面中的“尺寸”菜单中的“其他”选项，打开一个“其他尺寸”的对话框，在“尺寸”输入框中输入所需的字号磅值，再单击【确定】按钮即可。

9.1.7 不显示公式或图片

如果在文档中出现不显示公式或图片的情况，这是系统资源低或内存不足的情况，在一些公式比较多的文档中，最容易死机（那怕你的机器有多好，本人就试过使用的是PⅢ733、128M也出现此情况），所以在排版或编辑时，要每隔一小段时间就要存盘；或者可以重新启动计算机，以获得更高的系统资源。如果所在的文档太大，可以把文档分化为两个文档，这样死机的机会就会少得多。

9.1.8 为什么不能打开公式

当在编辑文档的时候，选中了所有的文档，然后按Ctrl+4键或者Ctrl+Shift+F9键以后，为什么文档中所有的公就全变为图片的格式，再也不能使用公式编辑器打开了？

因为在文档中Word把公式当作一个域来链接的，按上述两种快捷键是取消域的链接，所以就使用所有公式变成了图片的格式。取消了公式中域的链接，如果已经保存并退出了该文档，就再也没法复原了，就只有重新键入公式了。

域的使用技巧

在Word中，插入域可以有以下的多种作用：

（1）使用插入域的方法得到页码、时间和某些特定的文字内容或图形等。

（2）利用域还可以完成一些复杂而非常实用的功能。如自动编写索引、目录等。例如，编制索引和目录就是域。

（3）域是文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签的占位符。最常用的域有 PAGE 域(插入页码)和 DATE 域(插入日期和时间)。

（4）域包括域代码和域结果两部分。域代码是代表域的符号，域结果是利用域代码进行一定的替换计算得到的结果。域有些类似于Excel中的公式，具体来说，域代码类似于公式，域结果类似于公式计算得到的值。

（5）域的最大优点是可以根据文档的改动或其它有关因素的变化而自动更新。例如，生成目录后，目录中页码会随着页面的增减而产生变化，这时可通过更新域来自动修改页码。因而使用不仅可以方便地完成许多工作，更重要的是能够保证得到正确的结果。

（6）Word将许多域内置为菜单命令，一般通过菜单命令可以插入域，这样用户可以不与域直接打交道就能得到域的效果。

9.2.1 理解域的功能

域是Word非常有实用价值的功能之一，要想更好的使用Word，充分利用域功能绝对是必不可少的。但枯燥无味的域格式，对想用域而不熟悉域的用户来说，真是望而却步。由于域功能的运用比较复杂，用户在日常使用过程中经常会碰到一些疑难问题，下面的内容，让用户理解一些域的功能：

1．用“合并字符”功能输入域代码

如果用“组合字符”功能输入域代码，方法如下： （1）可以随意输入一些数字，如“12”。

（2）选中它们后，单击【格式】|【中文版式】|【合并字符】命令，在【合并字符】对话框中单击【确定】按钮，退出对话框。

（3）选中合并的字符并右击它，在出现快捷菜单中选择【切换域代码】命令，此时即可得到该合并字符的域代码，显示为“”，此时就可以修改域代码，来得到相应的效果，不满意还可以插入若干空格或增大字体修改满意为止。此方法虽间接了点，对于不熟悉域的新手来说，可以避免域格式不正确引起的错误。

2．实现上下标对齐

如要实现一般上下标功能，用Word“组合字符”功能很容易实现，而特殊性的上下标功能就爱莫能助了，如上标中的“＋”中的“0”的下标中的“0”似乎很不听话，不能上下对齐。这时可将其选中，鼠标右击，出现快捷菜单，选“切换域代码”，摇身一变“Ф100{EQ\\O(\\S\\UP7(＋,\\S\\DO4(0))}”,这时只要在“(＋”中“＋”前插入若干空格，

再配合减小字体(如8号)联手出动，则“0”与“0”已经对齐了，若还想增大或压缩两行间距，则把“7”或“4”改为其他数。 只要在相关地方插入若干空格和缩小字号，即可实现。

这时，用户会发现域原来并非那么神秘。

3，设置域显示的灰色

通常情况下，Word会将用户选定的域采用灰色背景进行显示（在打印时灰色背景不会打印出来），这主要是由于\"域底纹\"选项在发挥作用。如果用户不希望采用这种显示方法，则可执行【工具】|【选项】命令，选择【视图】选项卡，在【域底纹】框中选择【不显示】选项即可取消其显示。

4．域显示了错误信息

如果文档中的域显示的是错误的信息，则很可能是用户没有对域进行更新所致，因此，可选定该域，然后按下F9键进行更新。如果信息仍未更新，则可能是用户对域进行了锁定，此时用户应单击此域，然后按下Ctrl+Shift+F11组合键解除对域的锁定，最后再按下F9键进行更新，域结果框就会显示出最新的信息。

5．打印出错误的日期

当用户使用【插入】|【日期和时间】命令，在文档中插入日期和时间时，除非选择了自动更新日期和时间，否则Word将不能对插入的日期和时间进行更新。

要使Word能够自动更改日期和时间，则应执行【插入】|【日期和时间】命令，然后选中【自动更新】复选框。采用此方法插入的日期实际上是一个域，我们只需单击该域并按下F9键，Word就会将其更新为当前日期和时间，十分方便。

另外，如果用户将日期作为域插入到文档中，但未对其进行更新，则打印出来的日期也可能不正确。用户如果希望每次打印时都打印出当前的日期，则可令Word在打印时自动进行更新，其方法为：执行【工具】菜单中的【选项】命令，然后单击【打印】选项卡，最后复选【打印选项】框下的【更新域】选项即可。

如果要跟踪创建、最后打印、最后保存文档的时间，请先单击【插入】|【域】命令，选择【类别】列表框中的【日期和时间】选项，然后插入CreateDate、PrintDate或SaveDate域。可以使用这些域的选来实现只打印日期或时间，也可以二者都打印。

6．试图更新域或编辑域代码时，发出“嘟嘟”声

当用户试图更新域或编辑域代码时，Word发出“嘟嘟”声，一般是因为该域已经被锁定，解除对域锁定的方法是：单击此域，然后按下Ctrl+Shift+F11组合键。

另外，Word在改写工作模式下，不允许键入的字符覆盖域字符({})，在编辑域的代码时应确信没有选用改写模式。

7．使Word不再出现“请键入……”的提示

一般来说，利用ASK或FILL-IN域在文档中实现由Word提示用户输入文本内容的功能，用户若不希望这一功能继续发挥作用，则可按下ALT+F9键以显示文档中所有的域代码，然后执行【编辑】|【查找】命令，单击【特殊字符】按钮并从给出的特殊字符列表中选择【域】选项，最后单击【查找下一处】按钮，查找带有ASK或FILL-IN文字的域，

找到之后再将它们删除即可。

注意：如果文档中采用的是ASK域，则还应同时查找ASK域中指定的书签名。例如，如果ASK域为{ASKClient“请键入客户名：”},则请查找类似于{Client}之类的书签和{REFClient}之类的域。解除书签或域的链接，可以保留域结果，或者将其删除。如果准备删除ASK域并且解除书签或者REF域的链接，则在更新文档中的域之前，应该解除所有的书签或者REF域的链接。

8．打印出域代码而不是域内容

用户如果希望在打印时打印出文档的域代码而不是它所代表的域信息，则应单击【工具】|【选项】命令，然后选择【打印】选项卡，选中【域代码】复选框，单击【确定】按钮即可。

9．大括号（{ }）中的文本表示法

按 ALT+F9 组合键。如果 { } 及其中的文本由图形或日期等其他信息所取代，则 { } 及其中的文本为域代码更改此域代码可能会引起此域显示错误的信息或一个错误。

10．不显示域代码，但看到的是代码

如果不显示域代码，但看到的是代码而不是结果信息，可能是由于用键盘键入了域字符（{ }）。如果这样，此域将不起作用。插入域的正确方法是：按下 Alt+F9 组合键以显示域代码，然后按下 Ctrl+F9 组合键以插入空域字符，然后键入指令。

也可以通过单击【插入】|【域】命令来插入域。由于 Word 将 PRIVATE、TC 和 TA 等特定域的格式设置为隐藏文字，因此在显示隐藏文字时，能看到这些域代码。

11．文档中的信息发生意外的变化

如果文档中的信息发生意外的变化，可以按 Alt+F9 组合键。如果此信息是由某个域插入的，则此信息将由域代码取代。域相当于文档中可能发生变化的信息的占位符。如果有新的信息，则Word 在每次更新此域后显示新信息。如果不希望信息发生变化，请锁定此域或断开此域的链接。

9.2.2 域的典型应用

域是Word的精髓，它的应用是非常广泛的。正确使用域可以实现许多比较复杂的功能，这里介绍一些典型的应用。

Word XP已经将一些常用的的域做成菜单命令，用户可以直接插入这些域而不必同【域】对话框打交道。本节将介绍一些经常使用的域。

1．利用（RD域）生成目录

Word中一个非常有用的功能就是可以自动生成目录，这样既不用费力地去手工做目录、核对页码，也不必担心目录与正文不符。但前提是必须将各级标题用样式定义（最好是用Word的内建样式：标题1，标题2，标题3...... 如果是自定义样式，则需要设置其大纲级别）。目录实际上就是用TOC域完成的。

在创建目录时，也可以用引用文档域——RD域来创建，RD的作用是在创建目录

时，识别要包含的文件。RD域在文档中不显示结果。其格式为：

{RD“FileName”}其中的大括号不是直接由键盘上的“{”、“}”键输入，而是按快捷键Ctrl+F9作为域符号插入的。RD域设置成隐藏文字，当在大括号内输入RD后即被隐藏，这样不便于修改。单击常用工具栏上的“显示/隐藏”按钮，使其处于凹陷状态，即可看到RD域。

“FileName”是需要创建目录的文件。如果路径名或文件名中包含空格，那么必须要用引号将其括起来。

依次用RD域引用所有的文件，要注意必须和目录的排列顺序一致。例如： {RD E:\\JavaScript 程序开发手册\\第一章.doc} {RD E:\\JavaScript 程序开发手册\\第二章.doc} 然后再插入目录就可以了。

Word中的目录是用TOC域实现的。在生成的目录中按快捷键Shift+F9，或按鼠标右键，在右键快捷菜单中单击【切换域代码】命令，就可以看到域代码。如果用的是内建样式，则域代码如下：

{TOC\\o“1-3”}

表示用标题1～标题3制作目录。

若用的是自定义的其他样式，则可以用： {TOC\“样式1,1,样式2,2”}

样式1和样式2分别是自定义的标题样式，1和2表示它们的目录层次。

既然目录是用域实现的，那么它就可以进行更新。也就是说，当正文中对标题进行了修改，或由于增删文字导致标题对应的页码发生了变化，只要对目录域进行更新，就可以保证目录与正文是完全相符的。

要更新目录，首先将光标定在目录中，然后按F9键，或单击鼠标右键，在右键快捷菜单中单击【更新域】命令，就可以对目录进行更新。

2．引用文档或图片

在Word 文档中插入了诸如公式、图表、图形等对象时，虽然可以直接将其以实际形式插入在文档中而能够直观地显示出来，但却同时降低了文档的显示速度。实际上，在编辑文档的过程中，可以利用域代码来代替插入的对象，方法是：

（1）单击【工具】|【选项】命令，选择【视图】标签，选中【域代码】复选框。一旦需要显示域代码的具体内容时，可以按下Alt+F9组合键进行转换。

（2）需要在文档中插入其他文档或图片时，用户一般会直接将其插入，但如果被插入的内容做了修改，就不得不重新将其插入；另外，文档中插入太多内容时会使文档“膨胀”。这时，可以考虑使用Include域。

有两种引用域，分别用来引用图片和文档。其实，你可以不用记住域代码是什么，它们的使用非常简单。

（1）如果是插入对象文件，选择如图所示的【链接到文件】复选框，就可以以引用域的形式插入；在Word中，相应的选项为【插入为链接】，如图所示。

图 以【链接到文件】的方式插入对象

图 以【插入为链接】方式插入文件

（2）如果是插入图片，同样选中【链接文件】选项，若选择【插入和链接】选项，则图片被保存在文档中，如图所示。

图 插入图片时链接文件的方式

引用文件域和引用图片域的代码分别是： { INCLUDETEXT \"文件名\" [开关] }

{ INCLUDEPICTURE \"文件名\" [开关] }

“文件名”的用法与前面在目录域中的用法相同，这里不再重复。 引用文档有一个妙用：那就是如果被插入的源文档是Word文档，可以在插入后对其进行编辑并将所做的修改存回原文档。具体方法是按 Ctrl+Shift+F7 组合键。

引用图片的一个重要的开关就是“\\d”，加上这个开关就意味着图片只是链接到文档中，而不保存在文档中，可以大大减少文档的大小。

4．引用样式

如果你对文档的要求较高，可能就需要加入页眉，按照一般的做法，在一章中，奇数页和偶数页的页眉应该不同，偶数页也就是左边的页采用书名或章名，而奇数页也就是右边的页要采用比偶数页低一级的标题，即章名和节名。那么节名如何才能加入呢？这就要用到引用样式域：{ STYLEREF 样式名}。如果样式名中带有空格，那么要用引号将其引起来。

Word中的域有很多种，这里不可能一一介绍。另外，上面讲到的几种常用域也只是介绍了它们的一般应用，有兴趣的读者可自行加以研究，相信你会发现更多的乐趣。

9.2.3 多面手的EQ域

EQ域的形式为：{ EQ开关 }。开关用于指定如何用括号中的元素建立公式。因为EQ域一般用来生成数学公式，所以也被称作公式域，但它的应用绝不止于创建公式，而且创建公式一般建议用“公式编辑器”程序，那样会更直观好用。

由于其域结果具有一定的特殊性，不能解除EQ域的链接。如果双击EQ域，Word将此域转换为嵌入的“公式编辑器”对象。

EQ域包括十个特殊指令，下面分别说明它们的域代码及使用技巧，其中括号内的代码表示相应的指令开关。

分数（\\f）

利用EQ域可以很方便地生成分子在上、分母在下的分数，分子分母分别在分数线上下居中，如果系统中使用逗号作为小数点，请用分号 （;） 分隔两个元素。具体形式为：{ EQ （分子,分母）}，分数域代码为“eq \\f（n,m）”,其中n、m分别表示分子和分母。

注意：要在公式中使用逗号、单括号或反斜线，可在这些符号前加反斜线：\\，、\\(、\\\\ 。

根号（\\r）

域代码为“eq \\r（n,m）”，其中如果n选择比正文小一号的字体，效果将更好。 8

，其具体操作步骤如下： 12

（1）按Ctrl＋F9快捷键，出现一对大括号，插入点位于大括号中。 （2）在大括号中输入域代码“eq \\f（\\r（3,8）,12）”，其中\\f实现分数，\\r实现根号。

下面举例使用上面两个域开关，输出

3

3

（3）更新域后将显示

8 。 12

积分（\\i）

使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分。第一个元素是积分下限，第二个是上限，第三个是积分表达式。可以使用下列选项修改 \\i 开关。

此指令开关不仅可以表达积分，还可表达总和、乘积，其使用方法如下： 积分：f（x）dx,域代码为“eq \\i\\in（0,π,sin（x））”,其中如果没有子开关\\ in，则域结果为πsin(x)dx 。

0

总和：域代码为“eq \\i\\su（x=m,n,f（x））”，其中子开关\\su用于显示“∑”号。 乘积：域代码为“eq \\i\\pr（x=m,n,f（x））”，其中子开关\\pr 用于显示“∏”号。 上述三例中，x=m及n、a、b均可选择比正文小一号的字体。

说明：子开关\\fc\\c用于显示指定为c的定高字符；子开关\\vc\\c用于显示指定为c的变高字符。其中c可为任意字符，如，“{”、“|”等。

上标／下标（\\s）

将元素放置为上标或下标字符。每个 \\s 代码可有一个或多个元素，以逗号隔开。如果指定多个元素，则元素将堆叠起来并且左对齐。可以使用下列选项将单个元素放于 \\s 开关之后。

上标：域代码为“eq \\s\"p":{"h":15.839,"w":70.745,"x":249.195,"y":771.838,"z":191},"ps":null,"s":{"letter-spacing":"-0.066（上标）”，其中\"p":{"h":15.839,"w":31.505,"x":430.305,"y":771.838,"z":195},"ps":null,"t":"word表示上升n点，若无\"p":{"h":15.839,"w":31.499,"x":611.61,"y":771.838,"z":199},"ps":null,"t":"word，则表示上升3点。如AB2 ，域代码为“eq AB\\s（2）”。

下标：域代码为“eq \\s\\don（下标）”，其中\\don表示下降n点。如A2 ，域代码为“eq A\\s\\do3（2）”。

子开关\\ain作用在于将组成各部分框顶加上指定点数为n的空格；子开关\\din作用在于将组成部分框底加上指定点数为n的空格。

直接使用上、下标开关，其字体大小与所选字体大小相同。如将上、下标选择比正文小一号的字体，效果会好些。

对于单纯的上、下标最好通过使用快捷键来实现。其方法如下：按Ctrl＋Shift＋=快捷键表示上标开始（字体减小一号，并且上升3点），再按此快捷键，则上标结束。按Ctrl＋=表示下标开始（字体减小一号，并且下降3点），再按Ctrl＋=快捷键，则下标结束。

当然有时必须使用上、下标开关，才能达到一些特殊效果。如x ,域代码为“eq x\\s\"p":{"h":15.84,"w":55.265,"x":91.476,"y":240.043,"z":31},"ps":null,"s":{"letter-spacing":"-0.029（\\f（1,2））”,其中1、2应选择比较小的字体。

方框（\\x）

{EQ x()} ：在括号中的元素四周绘制边框。

如果再在域中增加额外的开关，可以在括号中的元素的某一边上绘制框线。 比如 ：{ EQ x to (AB) } 显示结果为AB，这可以帮助我们在文中加入向量。

例如，你好 域代码为“eq \\x\o（你好）”，由于Word没有专门的上划线功能，所以这也是实现上划线的一种较好的方法。 方框指令有以下子开关：

\o、\\bo、\\le、\\ri分别表示只画顶边、底边、左边和右边框。 这4个开关可组合使用。如：

你好 的域代码为“eq \\x\o\\bo\\le\\ri(你好) ” 数组（\\a）

按行顺序将数组元素排列为多列。数组指令有以下子开关： \\al、\\ar、\\ac分别表示数列左、中、右对齐； \\vsn、\\hsn分别表示垂直、水平的间距点数为n； \\con指定列数。

方程组、矩阵、行列式等都可通过数组开关来实现。

adgjbehk

cf

，域代码为“eq \\x\\ri\\le（\\a\\co3\\hs8il

12

例如，

（a,b,c,d,e,f,g,h,i,j,k,l））”。

括号（\\b）

用大小适当的括号括住元素。默认括号为圆括号。括号指令有以下子开关：

\\lc\\c、\\rc\\c、\\bc\\c分别表示指定左、右及两边括号为c，c为任意字符，若\\c默认则为圆括号。

x＋2y=1例如， ,域代码为“eq \\b\\lc\\{（\\a（x＋2y=1,2x－3y=5））”。

2x－3y=5

重叠（\\o）

将每个后续元素置于前一个元素之上，元素数目不限，元素之间以逗号隔开。每个

字符打印于不可见的字符框中。选项用于对齐各个字符框。

重叠指令有以下子开关：

\\al、\\ar、\\ac、\\ad分别表示左、右、中、左右对齐。 利用重叠开关可以实现特殊排版功能。

上面例如，，

下面

域代码为“eq \\o\\ad（\\s\"p":{"h":15.84,"w":47.16,"x":280.695,"y":240.043,"z":24},"ps":null,"t":"word（上面），\\s\\do7（下面））”，其中上升和下降点数7应根据字体大小进行调整。

位移（\\d）

控制 EQ 域之后下一个字符的位置。位移指令有以下子开关：

\\fon、\\ban分别表示指定向前、向后移动的空格数；\\li表示从移位的字符到下一字符的开始处画一直线。

列表（\\l）

使用任意个数的元素组成列表，以逗号或分号分隔，这样就可以将多个元素指定为一个元素。

EQ域用来主要用于编排复杂的数理公式。创建公式一般使用【公式编辑器】程序。但如果没有安装【公式编辑器】而要嵌入公式，可使用 EQ 域。EQ 域的链接不能解除。

数理表达式之所以难以编排，是因为它往往要使用一些比较特殊的符号与表达方法，这样的式子按照从左到右依次录入单个字符的方法是不可能排出来的，即使使用EQ域也难于一下子将这样的式子编排出来。但是EQ域中有很多基本的域指令，分别用于表达积分、根号及分式等，如果嵌套使用，可排出各类复杂的表达式。换言之，只要掌握了这些最基本的域指令，那么对于任何复杂的表达式，只要剖析一下其组成，便可以综合利用EQ域的不同指令编排出来。

第10章 常见问题解决方案

本章介绍在使用Word过程中遇到的一些常见问题及其解决方案。

安装类问题

1 如何安装Word或Office的其他组件

答：

安装Ofifce或Word组件共有3种类型，分别是典型安装、首次使用时安装的组件和尚未安装的组件（使用“自定义”安装）。

1．“典型安装”安装的组件

下面列出了所安装组件的功能及其在“安装”程序的位置。

（1）文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器 （2）Microsoft Graph 帮助：Office 工具；Microsoft Graph （3）Microsoft Graph：Office 工具

（4）Microsoft Word 帮助：Microsoft Word for Windows；帮助 （5）Microsoft Word 程序文件：Microsoft Word for Windows （6）Office XP 和 Office 2000 Web 组件：Office 共享功能 （7）Office 服务器扩展支持：Office 工具 （8）Office 助手（大眼夹）：Office 共享功能；Office 助手 （9）Office 助手：Office 共享功能

（10）Tag Image File Format (TIFF) 文件导入：共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（11）Visual Basic for Applications：Office 共享功能 （12）Web 讨论：Office 工具；Office 服务器扩展支持 （13）Web页：Microsoft Word for Windows；向导和模板

（14）Windows 图元文件 (WMF) 文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（14）Windows 位图 (BMP) 文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（15）Word 95 导出转换器：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器 （16）Word 97-2002 和 95 RTF 转换器：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器

（17）保存我的设置向导：Office 工具

（18）备忘录：Microsoft Word for Windows；向导和模板

（19）查找单词的各种形式：Office 共享功能；校对工具；英语 （20）传真：Microsoft Word for Windows；向导和模板；传真 （21）地址和地点智能标记插件：Office 工具；智能标记插件 （22）典型主题：Office 共享功能；主题

（23）读写其他语言文档的国际性支持文件：Office 共享功能；国际性支持 （24）断字（英语）：Office 共享功能；校对工具；英语 （25）附加的 TrueType 字体：Office 共享功能；字体

（26）股票和基金智能标记插件：Office 工具；智能标记插件

（27）恢复文本转换器：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器 （28）剪辑管理器（以前的“剪辑库”）：Office 共享功能 （29）简历：Microsoft Word for Windows；向导和模板

（30）联合图形专家组 (JPEG) 文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（31）内嵌的 PostScript (EPS) 文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（32）拼写和语法检查（英语）：Office 共享功能；校对工具；英语 （33）普通的剪贴画：Office 共享功能；剪辑管理器；剪辑管理器集合 （34）日期智能标记插件：Office 工具；智能标记插件 （35）宿主 Web：Office 工具；Office 服务器扩展支持 （36）通讯簿：Microsoft Word for Windows；通讯簿 （37）同义词库：Office 共享功能；校对工具；英语

（38）图形交换格式（GIF）文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（39）系统信息：Office 工具：校对工具（英语）：Office 共享功能；校对工具 （40）信函：Microsoft Word for Windows；向导和模板 （41）姓名智能标记插件：Office 工具；智能标记插件

（42）邮件合并模板：Microsoft Word for Windows；向导和模板 （43）语言设置工具：Office 工具 （44）智能标记插件：Office 工具 （45）主题：Office 共享功能

（46）自选图形和主题：Office 共享功能；剪辑管理器；剪辑管理器集合；自选图形和主题

2．首次使用时安装的组件

下面列出了在首次使用时安装的功能及其在“安装”程序的位置。

（1）CorelDRAW (CDR) 文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（2）FlashPix (FPX) 文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器 （3）HTML 源文件编辑：Office 工具

（4）Kodak Photo CD (PCD) 文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（5）Lotus 1-2-3 转换器：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器 （6）Microsoft Excel 转换器：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器 （7）Microsoft Office Document Imaging：Office 工具 （8）Microsoft Office 活页夹支持：Office 工具 （9）Microsoft Office 快捷工具栏：Office 工具

（10）Microsoft Query：Office 工具

（11）Microsoft 绘图转换器：Office 工具 （12）Office Assistant（美丽家园）：Office 共享功能；Office 助手；美丽家园 （13）Office 助手 (F1) ：Office 共享功能；Office 助手；F1 （14）Office 助手（聪聪）：Office 共享功能；Office 助手；聪聪 （15）Office 助手（恋恋）：Office 共享功能；Office 助手；恋恋 （16）Office 助手（七巧板）：Office 共享功能；Office 助手；七巧板 （17）Office 助手（小灵通）：Office 共享功能；Office 助手；小灵通

（18）PC 画图 (PCX) 文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器 （19）Visual Basic 帮助：Office 共享功能；Visual Basic for Applications；Visual Basic 帮助

（20）Web 调试：Office 工具；HTML 源文件编辑；Web 脚本 （21）Web 脚本：Office 工具；HTML 源文件编辑

（22）Word 95 for Windows/Macintosh：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器（1）

（23）Word 97 for Windows/Word 98 Macintosh：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器

（24）Word for Macintosh –转换器：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器

（25）Word for Windows 转换器：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器

（26）WordPerfect 转换器：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器 （27）WordPerfect 转换器：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器 （28）WordPerfect 图形 (WPG) 文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（29）WordPerfect 用户帮助：Microsoft Word for Windows；帮助；WordPerfect 用户帮助

（30）Works 2000：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器

（31）Works for Windows ：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器 （32）报告：Microsoft Word for Windows；向导和模板

（33）便携式网络图形（PNG）文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（34）朝鲜语字体：Office 共享功能；国际性支持

（35）带格式文本转换器：Office 共享功能；转换器和过滤器；文本转换器 （36）繁体中文字体：Office 共享功能；国际性支持 （37）附加主题：Office 共享功能；主题 （38）公式编辑器：Office 工具

（39）计算机图形图元文件 (CGM) 文件支持：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（40）简体中文字体：Office 共享功能；国际性支持

（41）其他模板和宏：Microsoft Word for Windows；向导和模板 （42）其他向导（法律起诉、批转换、会议议程、日历向导）：Microsoft Word for Windows；向导和模板

（43）日文字体：Office 共享功能；国际性支持 （44）校对工具（法语）：Office 共享功能；校对工具；法语（包括拼写和语法检查、断字、同义词库以及英语和法语之间的转换）。

（45）校对工具（西班牙语）：Office 共享功能；校对工具；西班牙语（包括拼写和语法检查、断字、同义词库以及英语和西班牙语之间的转换）。

（46）艺术型页面边框：Microsoft Word for Windows （47）语音输入：Office 共享功能；可选用户输入

（48）增强型图元文件 (EMF) 文件导入：Office 共享功能；转换器和过滤器；图形过滤器

（49）组织结构图转换器：Office 工具

3．尚未安装的组件（使用“自定义”安装）

以下是尚未由默认安装程序安装的组件的功能及其在“安装”程序中的位置。可以使用自定义安装使其在您的程序中可用。

（1）Microsoft 照片编辑器：Office 工具 （2）VBA 工程的数字签名：Office 共享功能

（3）查看任何语言文本的通用字体：Office 共享功能；国际性支持 （4）手写输入：Office 共享功能；可选用户输入 （5）泰米尔语字体：Office 共享功能；国际性支持 （6）叙利亚语字体：Office 共享功能；国际性支持 （7）印地语字体：Office 共享功能；国际性支持

（8）亚美尼亚语和格鲁吉亚语字体：Office 共享功能；国际性支持

2 Word 2002与前一版本相比有哪些更改的菜单命令和功能

答：

以下是新增命令或从以前版本的 Microsoft Word 中移走或更改的命令和三种类型，即增菜单命令和已经移走或更改的菜单命令。

1．新增菜单命令

（1）“文件”菜单： “另存为 Web 页” “版本”

“Web 页预览”

“发送”的子菜单命令 “搜索” （2）“编辑”菜单

“Office 剪贴板”

“粘贴为超链接” （3）“视图”菜单 “Web 版式” “任务窗格” “文档结构图” “标记” （4）“插入”菜单 “引用”

“图片”子菜单命令 “图表” “文本框” “超链接” （5）“格式”菜单 “文字方向” “背景” “主题” “框架”

“样式和格式” “显示格式” （6）“工具”菜单

“语言”子菜单命令 “修复损坏文本” “自动编写摘要” “语音”

“比较与合并文档” “信函与邮件” “网上工具”

“Visual Basic 编辑器”（“宏”子菜单） “Microsoft 脚本编辑器”（“宏”子菜单） “自动更正选项” （7）“表格”菜单 “绘制表格”

“平均分布各行”（“自动调整”子菜单） “平均分布各列”（“自动调整”子菜单） （8）“帮助”菜单 “这是什么？” “网上 Office” “激活产品” “检测并修复”

2．已经移走或更改的菜单命令

（1）“文件”菜单

“模板”：现在是“模板和加载项”。移至“工具”菜单。

“发送”：更名为“邮件收件人”（“发送”子菜单）。也可以选择“邮件收件人（审阅）”或“邮件收件人（以附件形式）”。

“添加传送名单”：更名为“传送收件人”（“发送”子菜单）。 “查找文件”（只在 Word 中使用）：更名为“搜索”。 “摘要”（只在 Word 中使用）：更名为“属性”。 （2）“编辑”菜单

“自动图文集”：移至“插入”菜单中。 “书签”：移至“插入”菜单中。

“清除”：现在包含了选择清除格式或内容的子菜单。 （3）“视图”菜单 “页面布局”：更名为“页面”。 “主控文档”：合并在“大纲”工具栏上。 “批注”：在 Microsoft Word 2002 中更名为“标记”。使用该命令可查看修订和批注。

“数据库”：删除。使用“数据库”工具栏（“视图”菜单，“工具栏”子菜单）。 “批注”：删除。若要显示或隐藏批注，请使用“视图”菜单上的“标记”命令。 （4）“插入”菜单 “批注”：更名为“批注”。 “脚注”、“题注”、“交叉引用”和“索引和目录”：移至“引用”子菜单（“插入”菜单）。

“图文框”：删除。若要插入文本框，请使用“文本框”命令。若要插入图片，请使用“图片”子菜单中的命令。

“窗体域”：删除。用“窗体”工具栏（“视图”菜单，“工具栏”子菜单）插入窗体域。

（5）“格式”菜单

“标题编号”：移至“项目符号和编号”对话框（“格式”菜单，“项目符号和编号”命令）中的“多级符号”选项卡上。

“样式库”：移至“主题”对话框（“格式”菜单，“主题”命令）。

“样式”：更名为“样式和格式”。单击该命令同时打开“样式和格式”任务窗格。

“图片”：如果没有选定图片，则不可见。 （6）“工具”菜单

“拼写”和“语法”（分开的命令）：合并为“拼写和语法”命令。

同义词库和断字（分开的命令）：移至“语言”子菜单，仍旧是分开的命令。 “修订”：更名为“修订”，没有子菜单。单击该命令显示“审阅”工具栏，该

工具栏用于插入、查看和管理标记以及其他修订。

“合并文档”：与“比较文档”（以前“修订”子菜单中的命令）一起合并为“比较并合并文档”。

“邮件合并”、“信封和标签”和“英文信函向导”：“邮件合并”成为“邮件合并向导”并移至“信函与邮件”子菜单，“信封和标签”和“英文信函向导”一并移至该子菜单下。

“自动更正”：更名为“自动更正选项”。 （7）“表格”菜单

“插入表格”：移至“插入”子菜单。 “删除单元格”：移至“删除”子菜单。

“选定行”、“选定列”、“选定表格”：移至“选择”子菜单。 “将文本转换成表格”：移至“转换”子菜单。 （8）“帮助”菜单 “Microsoft Word 帮助主题”：更名为“Microsoft Word 帮助”，单击它显示“Office 助手”。若要关闭“Office 助手”，请用鼠标右键单击“助手”，单击“选项”，再清除“使用 Office 助手”复选框。

“应答向导”：删除。可以通过“Office 助手”访问“应答向导”。也可以从“帮助”导航窗格的“应答向导”选项卡中访问“应答向导”。

如何安装向导和模板

答：

在计算机上首次安装 Microsoft Word 时，安装程序提供多种向导和模板。同时在Web上提供附加的向导和模板。

1．Word自带的向导和模板

（1）在安装时，如果您单击“开始安装”，部分向导和模板将直接安装到计算机中。其他模板或向导在第一次使用时由“Microsoft Windows 安装程序”加载。

（2）双击“模板”对话框中的模板或向导时，如果模板或向导已经安装在计算机中，Word 将立刻新建一个文档；如果尚未安装，安装程序将加载模板或向导，然后Word创建文档。

（3）在初次运行安装程序时，如果您选择“自定义”而不是“开始安装”，则可以选择和安装附加的模板和向导。

（4）若要在计算机上使用Word自带的所有模板和向导，请重新运行安装程序，展开“Microsoft Word for Windows”，再展开“向导和模板”，选取“其他模板和宏”。

2．Web 上的向导和模板

如果您能够访问Web，就可以从Microsoft Office Template Gallery下载更多的模板和向导。

排版编辑类问题

1 文档中出现的异常字符

用户可能会在文档中看到的许多异常的字符，可能是编辑标记、校对标记、智能标记、图片框或其他类型的文档标识符。某些标记，例如格式

标记和表格的某些部分，可以通过单击【常用】工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】来显示或隐藏。某些标记仅在特定的视图中可见，例如大纲视图或普通视图。

以下是文档中可能显示的字符项列表。

1．格式标记

（1）制表符：一个箭头。 （2）空格：单词之间的点。

（3）文字环绕分隔符：指明文本在对象底部环绕的符号，例如一幅图片。 （4）分页符：普通视图中以虚线标明，如。 （5）分节符：当文档中包含不同类型的节级别的格式设置时，以两条虚线标明，如。其格式设为单独一列的节和两列的节两种。

（6）域代码大括号：某些信息，例如自动更新的日期或索引项，将以域的形式插入。如果显示域代码，将看到弧形大括号：{DOCPROPERTY \"Manager\" \\* Upper}。

（7）段落标记：该标记在段落尾部显示： 。段落标记包含段落格式信息。 （8）手动换行符：如果按下 Shift+Enter，则该符号 显示在行尾。

2，下划线

如果未将文本设为下划线格式，但屏幕上该文本却显示为具有下划线，可能是由于下列原因：

（1）红色或绿色波形下划线：自动进行拼写和语法检查时，Microsoft Word 用红色波形下划线标明可能的拼写错误，用绿色波形下划线标明可能的语法错误。

（2）电子邮件标题中的红色波形下划线：Word 会自动检查电子邮件标题中的姓名，将其与“通讯簿”中的姓名进行比较。如果有多个姓名与您键入的姓名相匹配，则会在键入的姓名下出现红色波形下划线。您可以为无法识别的姓名选择替换内容。

（3）蓝色或其他颜色的下划线：自动检查格式一致性时，Word 用蓝色波形下划线标明可能的不一致的格式设置。

（4）紫色或其他颜色的下划线：默认情况下，使用过的超链接显示为紫色。 （5）红色或其他颜色的单下划线或双下划线（在左右页边距中可能显示有竖线）：默认情况下，使用“修订”功能后，新插入的文本将带有下划线标记。竖线（用于标记“修订行”）可能会显示在包含修订的文本的左侧或右侧。

（6）紫色虚线下划线：智能标记与文本下方的紫色虚线下划线一起显示。在 Word 中可以使用智能标记来执行操作，这些操作通常是通过打开其他程序来执行。

答：

3．修订标记或修订

批注框显示插入或删除的内容、格式更改和批注。为了便于联机审阅，您可以在 Word 中方便地创建和查看修订和批注。为了保留文档的布局，Word 在文档的文本中显示部分标记元素，而在边距上的批注框中显示其他的标记元素。

4．表格的各种符号

表格移动控点：显示在表格的上角部，以便于移动表格。 5．文本中的智能标记和其他按钮

（1）“智能标记操作”按钮和指示器：Word 中智能标记执行的操作通常要打开其他程序来完成。文档中文本底部的紫色虚线标明了智能标记，可单击“智能标记操作”按钮来执行任务。

（2）“自动更正选项”按钮：当鼠标指针靠近自动更正的文字时，“自动更正选项”按钮 首先显示为一个小蓝框，然后在鼠标指针指向它时变为按钮图标。在不需要更正文字的情况下，可以通过单击按钮并进行选择来撤消更正或将“自动更正”选项打开或关闭。

（3）“粘贴选项”按钮：完成粘贴文本之后，“粘贴选项”按钮 会显示在粘贴文本的下方。单击该按钮将显示一个列表，让用户确定如何将信息粘贴到文档中。可用的选项取决于用户粘贴的内容类型、粘贴源的程序和粘贴位置的文字格式。

2 状态栏中显示的项目表示什么

状态栏是位于Word 文档窗口底部的水平区域，用来提供关于当前正在窗口中查看的内容的状态以及文档上下文的信息。如果文档中没

有显示状态栏，可以单击【工具】|【选项】命令，再单击【视图】选项卡，然后选中【显示】选项组中的【状态栏】复选框。

状态栏的各个项目及表示内容说明如下： 页码（页）：按用户的设定（如果有）显示页码。 节号（节）：在当前文档窗口中显示的页的节号。

页码/页数：按文档中实际页数显示的页码和总页数。

位置：从页面的顶部到插入点之间的距离。如果插入点不在窗口内，将不显示任何数据。

行：插入点所在的文本行。如果插入点不在窗口内，将不显示任何数据。 列：以字符数目计量的，从左边界到插入点之间的距离。如果插入点不在窗口内，将不显示任何数据。

录制：宏录制器状态。双击【录制】可打开或关闭宏录制器。当录制器处于关闭状态时，【录制】显示为浅灰色。

修订：修订标记状态。双击【修订】可打开或关闭修订标记功能。在未处于修订标记状态时，【修订】显示为浅灰色。

扩展：扩展选定模式状态。双击【扩展】可打开或关闭该模式。在选定模式处于关闭状态时，“扩展”显示为浅灰色。使用扩展选取模式，按F8键可以进行下面

答：

的快速选择模式：

按F8键一次，激活扩展选取模式。 按F8键二次，选取光标所在的单词。

按F8键三次，选取光标所在位置的一个句子。 按F8键四次，选取光标所在位置的一个段落。 按F8键五次，选取光标所在的节的全部内容。 按F8键六次，选取整篇文档的全部内容。

按Esc键或单击状态栏中的【扩展】二字，可以取消扩展选取模式。

改写：改写模式状态。双击【改写】可打开或关闭该模式。在改写模式处于关闭状态时，【改写】显示为浅灰色。

拼写和语法检查的状态：如果 Word 正在查错的过程中，将在书的标志上出现一支动画笔。如果没有找到任何错误，将显示一个对号。如果找到了错误，将显示“×”。双击此图标可修改错误。

后台保存状态：当出现脉动磁盘图标时，说明在用户工作的同时，Word 正在后台保存您的文档。

后台打印状态：当打印机图标出现时，说明在用户进行工作时，Word 正在后台打印您的文档。打印机图标旁边的数字显示了正在打印的页的页码。双击打印机图标可取消打印任务。

版本：如果当前文档保存了多处版本，则在状态栏的最未尾会出现一个版本的图标，版本是在一个单独的文件中保存和管理这篇文档的多个版本。在保存一篇文档的多个版本后，可重新审阅、打开、打印或删除先前的版本。

3 为什么样式发生意外变化？

（1）检查是否打开此样式的自动更新功能。如果选用自动更新功能，则对样式进行修改时，该样式将自动更新，以使文档中的应用此样式的文本前后一致。关闭此功能的方法是：首先单击【格式】|【样式和格式】

命令，并选择【样式和格式】对话框中的样式，然后选择其下拉列表中的【修改】命令。如果已经选中【自动更新】复选框，则应取消对该复选框的选择。

（2）某些样式可能是基于另一个样式建立的，对所基于的样式的改动将会影响该样式。例如，【页眉】样式是基于【正文】样式的，如果将【正文】样式中的中文字体改为黑体，则【页眉】样式的字体也变为黑体。

（3）如果打开的文档所基于的模板被改动，则打开文档时，样式有可能根据模板中新的定义进行更新。如果打开文档时，不希望此文档中基于某个特定模板的样式进行更新，则进行如下操作：首先单击【工具】|【模板和加载项】命令，然后取消对【自动更新文档样式】复选框的选择。如图所示。

（4）包含样式定义的模板丢失（如文档被复制到另一台计算机上编辑）或者损坏（如被删除）时，当前文档将使用Normal模板中的样式定义。

答：

管理文档类问题

1 为什么无法打开文件

（1）可能是文件可能已损坏，如果是这样，程序可以尝试恢复损坏的文档中文字，或者如果恢复的文件无法使用，那么您可以删除损坏的文件，

然后打开备份。如果所使用的Word程序没有响应，则要修复Word应用程序，方法是，单击【开始】|【程序】|【Microsoft Office 工具】【Microsoft Office 应用程序恢复】命令，在“应用程序”列表中，单击没有响应的程序。

（2）文件名可能太长，文件名或路径名可能超过 223 个字符。可以缩短该文件名。或将文件移动到与文件夹层次结构的顶级更加接近的另一个文件夹中。再次尝试打开文件。

（3）文件所处的磁盘可能已满，可以将文件移动到其他磁盘以获得更多可用的空间。

答：

2 在【打开】对话框无法找到要打开的文件

请进行以下操作：

（1）检查文件类型：确保在“文件类型”框中选择了正确的文件类型。

（2）进行搜索：在【打开】对话框中，在【文件名】框中键入文件的名称，单击【工具】|【查找】命令来进行【搜索】文件。

答：

3 无法打开受密码保护的文件

答： 答：

因为密码区分大小写，请查看是否按下了Caps Lock，或者重新键入密码，确保没有键入错误。

4 指向文件的快捷方式停止工作

原因可能是： （1）该文件可能已被重命名或删除。如果目标文件的名称或扩展名有了任何更改，快捷方式将无法工作。请使用Word的【搜索】功能查找

与要打开的文件有相似的名称或者创建或更改于相同日期的文件。

（2）该文件可能暂时不可用。如果该文件位于网络服务器上，请询问网络管理员该服务器驱动器是否不可用。如果文件位于可移动介质上，例如，软盘，请确保带有目标

文件的介质已经正确地插入到了驱动器或设备中。

5 保存文档后，更改丢失

原因如下：

（1）对于存储在网络服务器上的文档，如果单击【文件】|【退出】命令，然后在出现提示信息时选择保存更改来保存文档，则可能将文档

的副本保存到了硬盘上。因为更改保存在硬盘上的副本中，所以当您重新通过网络打开该文档时，将无法看到更改。若要避免将对存储在网络服务器上的文档的修改保存到一个单独的文档副本中，应在退出 Word 前使用【文件】|【保存】命令来保存更改。

（2）当Word意外关闭时，“自动恢复”可能尚未将更改保存到恢复文件中。恢复文件中包含的新信息数量取决于Word 保存恢复文件的频率。例如，如果每 15 分钟保存一次恢复文件，那么在发生断电或类似问题时，最多可能丢失 15 分钟的工作。

答：

6 试图保存文档时，得到文件太大的提示信息

原因如下：

（1）如果文档太大而无法保存，可将其拆分为几个小部分。请将部分文档剪切下来，将其粘贴到新文档中，然后分别保存各个部分。若要

顺序打印这些文件，请使用Includetext域连接文档。

（1）将文档转换为主控文档，然后将其组成部分保存为单独的子文档。

答：

7 试图保存对文档的更改时，得到文档为只读的信息

答：

该文档为“只读”属性的文档，用户无法更改“只读”属性的文档。若要保存更改，必须用一个新文件名保存该文档。如果将文档保存到新的文件夹或其他文件夹，也可以使用相同的文件名，或以其他文件格式

保存文档。

8 当要以其他文件格式保存文档时，在【保存类型】列表框中未显示所需的文件格式类型

答： 答：

（1）请确认 Microsoft Word 提供了您需要的文件格式。

（2）您或系统管理员可能选择了不在计算机上安装转换器。如果 Word 中提供了您需要的文件格式，则可以安装所需的转换器。

可用其他的文件扩展名保存 Word 文档（例如，姓名的缩写）。

9 以带格式文本方式保存文档时，表格中的制表符丢失

以“带格式文本”或“带格式的 MS-DOS 文本”保存文档时，表格

中的右对齐制表位可能会被空格所代替。若要在以这些格式保存文档时保留表格的布局，应避免在表格中使用右对齐制表位。

10 以 RTF 格式保存文档时，位图图标丢失

原因如下：

（1）如果将位图作为链接文件插入到 Word 文档中并显示为图标，然后以 RTF 格式保存文档，则会显示位图而不是图标。若要确认位图在

文档的 RTF 版本中显示为图标，请选中【显示为图标】复选框并清除【链接到文件】复选框（单击【插入】|【对象】命令，然后单击【由文件创建】选项卡，可看到这两个复选框）。

（2）用“自动恢复”功能恢复尚未保存的更改。

答：

11 恢复文件中未包含所作的更改

恢复文件中包含的新信息数量取决于 Word 保存恢复文件的频率。例如，如果每 15 分钟保存一次恢复文件，那么在发生断电或类似问题时，最多可能丢失15分钟的工作。若要改变“自动恢复”功能的保存时

间间隔，请单击【工具】|【选项】命令，然后在【保存】选项卡上的【分钟】框内输入所需的分钟数。

答：

12 保存文档时，文件名中增加了一个额外的扩展名

保存文档时，如果所用的文件扩展名不同于该文件类型的默认扩展名，则 Word 会将默认的扩展名加在所用的文件名之后。例如，一个 Word 文档的文件名可能是“。若要在保存文档时使用不同于该文件类型默认

扩展名的其他扩展名，则必须将整个文件名用引号括起来，例如，。

答： 答：

13 已保存文件的文件名中包含两个句号

用以句号结尾的文件名（例如“Sales.”）保存文档时，Word 会在

该文件名后添加一个句号和默认的文件扩展名。例如，一篇 Word 文档的文件名可能显示为“Sales..doc”。出现这种情况的原因是：在Windows

中，文件名可包含像句号或逗号这样的标点符号。若要使用某文件类型的默认扩展名保存文档，请不要在文件名后面键入句号。保存文件时系统会自动添加句号。

扩展名对于标识文件类型并确定用哪个程序打开该文件是必不可少的。

14 保存文档时，出现“重名”错误

Word 可能正在执行自动后台保存。如果选中【允许后台保存】复选框（在【工具】菜单上，【选项】对话框中的【保存】选项卡上），并在 Word 执行自动后台保存时试图保存一个长文档，Word 会在两种保存操作中使

用相同的文件名。完成后台保存后，再保存文档。（当 Word 进行自动后台保存时，状态栏上会出现一个脉动的磁盘图标）

答：

15 如何在Word 2002中打开在早期Word版本创建的文档

答：

可以直接在 Microsoft Word 2002 中打开用 Microsoft Word 2000、97、95、 或 创建的文档。Word 2002 完全支持在这些版本的 Word 中

创建的所有数据和格式。

16 如何在Word 95/97 中打开 Word 2002 文件

如果使用Word 95/97或早期版本，必须先安装转换器，然后才能打开在Word 2000或Word 2002中创建的文档。在Word 97的用户安装Word 2000/2002转换器之后，即可打开Word 2000/2002文档。

注意：早期版本的Word和其他程序不支持在Word 97或以后版本中引入的新功能。如果使用了这些新功能，在执行该操作时，可能会丢失数据或格式。

答：

17 无法将文件保存为 Word 97 或 Word 2000 格式

（1）Word 2002 可以将文件保存为与Word 97 和Word 2000 文件相同的格式，所以不需要转换器来打开或保存 Word 97或Word 2000文件。

（2）如果与使用Word 97的用户共享文档，请关闭该版本不支持的功能，可以自定义新文档或原有文档。若要进行该操作，请（单击【工具】|【选项】命令，选择【保存】选项卡）选中【禁用在此版本后的新增功能】复选框。

（3）保存文档时，如果该文档中含有将要转换的内容，则 Word 会显示一个转换功能列表，以便该文档可用于早期的Word版本。

（4）在Word 2000中打开Word 2002文档时，不会更改文档中的多数项目。因此没有禁用Word 2000功能的选项。

答：

18 文档中的文字可以正确转换，但图形消失

（1）请确认打开了图形显示选项。单击【工具】|【选项】命令，再单击【视图】选项卡。清除【图片框】复选框。

（2）单击【插入】|【“图片】|【来自文件】命令时，检查【文件

类型】框中的筛选列表。如果没有列出所需筛选，就需要进行安装图形转换器。

答： 答：

19 转换后文档中的字体发生变化

用其他文字处理程序创建的文档可能含有您的计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中包含这样的字体，Word 会将字体替换为已安装的字体。若要控制要替换的字体，请单击【工具】|【选项】命令，再单

击【兼容性】选项卡。单击【字体替换】按钮，然后选择所需字体进行替换。

查找和替换类问题

1 找不到要搜索的项目

在【查找和替换】对话框中，单击【高级】按钮，然后在【查找内容】框中指定文字或格式。然后使用下列提示，确认是否正确指定了搜索的文字或格式。

（1）正确键入要搜索的文字。请确认文字键入正确，并且其前后没有添加空格。 （2）正确指定格式。如果要删除搜索格式，请清除【不限定格式】复选框。 （3）在开始搜索前不要选定文字。否则Word 仅搜索选定的文字部分。

（4）选择【搜索】下拉列表框中的【全部】项。如果您选择【向上】或【向下】，则Word仅搜索主文档（不包含页眉、页脚、批注等）。

（5）清除【区分大小写】复选框。如果选中该复选框，则 Word 仅搜索具有指定大小写格式的文字。（例如，如果搜索Most，则找不到most或MOST）。

（6）清除【全字匹配】复选框。如果选中该复选框，Word 只搜索完整的单词（例如，如果搜索enter，则找不到entertain）。

（7）清除【使用通配符】复选框。如果选中该复选框，则某些字符（例如“?”）视为通配符。

（8）单击【不限定格式】按钮。如果上一次搜索指定的格式，Word可能仍设置用于搜索该格式。

（9）Word不能查找或替换某些图形或对象。Word不能查找或替换浮动对象、艺术字文字效果、水印和图形对象。但是，如果将浮动对象更改为嵌入对象，则可以对其进行查找和替换。

答：

2 使用通配符时，无法查找特定的项目

若要使用通配符，可在【查找和替换】对话框中，单击【高级】按钮，然后选中【使用通配符】复选框。如果 Word 无法找到特定文本，请尝试下面的解决方案：

（1）准确指定大小写。使用通配符时，搜索文字区分大小写。例如，搜索“s*t”将找到“sat”而不是“Sat”或“SAT”。如果要搜索大小写字母混合的单词，可使用方括号通配符。例如，键入“[Ss]*[Tt]”查找“sat”、“Sat”或“SAT”。

（2）选中【使用通配符】复选框后，Word不能识别在【查找内容】文本框中输入的用于下列项目的代码：尾注和脚注标记、域、段落标记、分节符或空白区域。若要搜索这些项目，可以在【查找内容】框中键入下列替换代码（注意，没有可用于域的替换代码）。

答：

若要查找脚注或尾注标记：键入“^2”。注意，Word 无法区分脚注和尾注标记。 若要查找段落标记：键入“^13”。 若要查找分节符：键入“^12”，Word 将搜索手动分页符和分节符。 查找空白区域：键入“空格{1,}”。

图形对象类问题

1 为何看不到创建的文本框？

答： 答：

原因如下：

（1）确认在页面视图状态下。 （2）在插入文本框前先选定文本。

2 为什么无法使图形对象与相关文本在同一页上

（1）将图形对象和文本框编为一组，也就是说，将文本框作为一类图形对象。

（2）确保文本框的锁定标记紧接着相关文本。

（3）如果要给图形对象添加题注，请确保在单击“插入”菜单中的“题注”命令之前先选定对象。另外，还应该确保题注与该图形对象锁定于同一段落。

3 为何图形对象总随段落移动

引起该问题的原因是图形对象的锁定标记已锁定了要移动的段落。用以下操作步骤可以解决：

（1）选定图形对象。

（2）单击【格式】菜单中合适的对象类型命令，如“自选图形”、“图片”、“文本框”、“对象”或“艺术字”等。

（3）在打开的对象格式对话框中，选择【版式】选项卡，单击【高级】按钮，再选择【图片位置】选项卡。

（4）清除【位置】标签中的【对象随文字移动】和【锁定标记】复选框。 （5）单击【确定】按钮。

答：

4 为什么文字没有环绕在图形对象周围

解决方法：

1）检查是否选择了正确的环绕样式。

(1) 请单击绘图对象，单击【格式】菜单中合适的对象类型命令，

如“自选图形”、“图片”、“文本框”、“对象”或“艺术字”等。

（2）在打开的对象格式对话框中，选择【版式】选项卡，单击【高级】按钮，再选择【文字环绕】选项卡。

（3）选择【环绕方式】下的【紧密型】选项，再选中【环绕位置】下的【两边】单选按钮。

2）如果使用了【绘图】工具栏上的【自选图形】菜单中的【线条】工具，来创建图形对象，则所创建的图形对象有时会显得参差不齐，这就可能导致文字无法紧密环绕在图形对象周围。可以通过使线条变得平滑来解决这个问题。

3）在用“线条”分类中的工具绘制线条、曲线或由线条和曲线组成的图形时，应分以下几种情况考虑：

（1）如果希望图形对象看起来像用笔描画的一样，请单击【自由曲线】按钮。这样得到的图形与在屏幕上描画的非常接近。

（2）如果希望得到较为精细的图形，即使得图形没有参差不齐的线条或突然发生方向上的变化，请单击【任意多边形】按钮。

（3）如果要在绘制曲线时能进行更多的更为准确的控制，请单击【曲线】按钮 。 4）如果是在任意多边形图形对象周围环绕文字，则可以调整任意多边形的形状，使其看上去更为平滑。

5）检查图片是否为浮动图片，即可以精确地放置在页面上或放置在文字或其他对象的前面或后面的图片。Word不能在嵌入式图片的周围环绕文字，这些图片直接放置在文字中的插入点处。要将某个嵌入式图片改为浮动图片，可用如下操作。

（1）选中该图片； （2）单击【格式】【|图片】命令。 （3）单击【位置】标签。

（4）选择【浮于文字上方】框。 （5）单击【确定】按钮。

答：

5 创建的水印掩盖了文档正文

答：

解决方法：增加用于创建水印的对象的亮度。

1）如果要增加文字的亮度，请单击【格式】|【字体】命令，另选一种字体颜色（比如浅灰色）。

2）如果要增加用【艺术字】创建的特殊效果文字的亮度，请用如下操作：

（1）选择【格式】|【对象】命令。

（2）选择【颜色和线条】标签，将填充颜色改为更浅的灰色底纹。如果使用的是彩色打印机打印，则可选择更浅的彩色底纹。

3）如果要增加用【绘图】工具栏创建的图形对象，请用如下操作： （1）单击【格式】|【自选图形】命令。

（2）选择【颜色和线条】标签，将填充色改为更浅的灰色底纹。如果使用的是彩色打印机打印，则可选择更浅的颜色底纹。

4）如果要增加导入图形的亮度，请用如下操作： （1）单击【格式】|【图片或对象】命令；

（2）切换到【颜色和线条】标签，将填充色改为更浅的灰色底纹。如果使用的是彩色打印机打印，可选择更浅的彩色底纹。

（3）再选择【图片】标签，在【图像控制】选项组下，选择【颜色】下拉列表框中的【水印】选项，或拖动【亮度】和【对比度】的滑块（游标），来手工调整图形的亮度和对比度。

5）如果所导入的图片是一张扫描图片，可用“Microsoft照片编辑器”来裁剪该图片、为其添加特殊效果、调整其亮度、对比度和颜色。

6 对齐了的图形对象相互层叠

答：

编辑

解决方法：根据用户所单击的对齐选项，图形对象会向上、向下、向左或向右移动，这样就可能覆盖了已经在那里的对象。用户可取消对齐操作，然后在对象对齐之前将其移动到新的位置。

7 由于选定文字不能保持选定状态而无法使用施放式文本

答：

可能是未打开拖放式文本编辑功能。可用如下操作： （1）单击【工具】|【选项】命令。 （2）单击【编辑】选项卡。

（3）选中【拖放式正文编辑】复选框； （4）单击【确定】按钮。

8 在文档中看不见图形对象

答：

（1）可能是由于在普通视图、联机版式视图、大纲视图或主控文档视图中工作。要查看页眉、页脚或图形对象等对象在打印页面中的位置，请切换到页面视图。

（1）单击【工具|【选项】命令。 （1）单击【视图】选项卡。 （1）取消【图片框】复选框。 （1）单击【确定】按钮。

9 手绘图形时难于控制

（1）在【显示比例】框中放大比例。比例越大，越容易画出细节。 （2）使用【任意多边形】按钮 ，而不要用【自由曲线】按钮。 （3）在Windows【控制面板】中将鼠标指针速度设置为最慢。在低

速绘图时，可以更好地进行控制。

（4）在绘制图形时，使用Alt键可以易于控制图形，而使用Shift键可以绘制“正”的图形。

答：

10 改变页面设置或对文档进行修改后，原来的一组图形和文本框变得四分五裂。

创建图形对象组时，将图形对象和文本框组合在一起，即可以将组

中的所有对象当作一个整体进行移动、翻转、旋转、调整大小及缩放，也可同时改变组中所有对象的属性。按下Shift键，用鼠标点选欲组合

的所有图形和文本框，然后单击【绘图】按钮，并选【组合】命令，即可将选中的对象组合起来。

若欲对其中的某个图形再进行修改，需取消该组合。操作如下：右击该组合对象，在弹出的快捷菜单中，选中【取消组合】命令。修改完毕，再重新组合。文本框的修改可以在组合内直接进行，无需取消组合。

答：

11 在试图插入、编辑扫描图片或公式时出现“程序无法启动”的提示信息。

导致该现象的原因及相应解决方法通常有以下几种： （1）源文件被更改或丢失。解决方法是确认计算机上图形文件仍然存在，再重新载入。

（2）打开文件太多或文件太长，造成计算机内存不足。解决方法是确认计算机有足够的内存资源用于运行源程序。如果有必要，可先关闭其它程序以释放内存。

（3）源文件插入方式不对。如果链接了对象，先确认要编辑的源文件没有被重新命名，也没有移走（选定链接对象后，单击【编辑】|【链接】命令，即可查看源文件名）。

答：

如果源文件已被重新命名或被移动，应使用【链接】对话框中的【更改源】按钮，重新进行链接。

12 出现的是{EMBED OrgChart}或{EMBED Equation}而不是图片、公式。

答：

这是因为Word正在显示域代码。单击【工具】|【选项】命令，单击【视图】选项卡，然后清除【域代码】复选框即可。

13 打开文档时，插入的公式、图片或组织结构图突然无法显示与编辑，代之出现的是一个大红“X”。

出现该现象，通常是由于同时打开的应用程序太多或文件太大，以

致内存不足。若是公式，可将其拷贝到另一个新文档上，双击即可恢复原形，但对图片或组织结构图却几乎是无计可施，唯有重新载入。

所以我们只能尽量避免此种情况的发生，在编辑链接对象多的大文档时，应尽量关闭其它应用程序或文件，减少对内存的占用，同时将Word菜单栏【工具】|【选项】|【保存】选项卡中的【快速保存】的选钩取消，并选中【保留备份】，万一原文件损坏时可以用备份文件恢复。

答：

14 无论如何改变设置，打印出的图片始终有暗的底纹

这是图片插入时选用工具不当而引起的。通常插入图片有三种方法可以选用:一是直接在文档中插入;二是在文档中插入图文框，再将图片复制粘贴于图文框中;三是在文档中插入文本框，再将图片复制粘贴于文

本框中。第一种方法简单，但无法对图片单独进行环绕的设置，因此不便于整个文档的排版，而后两种方法的优点就在于此。但是由于文本框是用于文字插入，若插入图片，就会产生格式冲突，导致打印时有暗纹出现，改为图片框重新插入即可。

答：

编辑表格类问题

1 键入文字时表格列宽发生变化

Word中的表格列可自动调整尺寸以适应文本或图形。

如果键入的文字长度超过了列宽，Word 将调整列宽以包含文字。 如果不需要在键入时调整列宽，请选中该表格，然后单击【表格】|

【表格属性】命令，选择【表格】选项卡。单击【选项】按钮，然后清除【自动重调尺寸以适应内容】复选框。

答：

2 部分文字隐藏在表格单元格中

（1）可能需要调整单元格中文字的缩进量。请单击该单元格。再单击【格式】|【段落】命令，选择【缩进和间距】选项卡，然后在【缩进】选项组下重新指定缩进量。

（2）可能要显示的文本高度超过了指定的固定行高。请单击该单元格，再单击【表格】|【表格属性】命令，然后单击【行】选项卡。在【行高值是】下拉列表框中，选择【最小值】选。如果清除【指定高度】复选框，Word则会自动调整文本的高度。

答：

4 表格显示不打印的灰色边框

在默认情况下，创建表格时，表格带有宽 磅的可打印黑色边框。删除该边框后，仍显示灰色的虚框。这些虚框不会被打印。如果要打印表格中的线条，必须添加边框。如果不需要在文档中显示虚框，则单击

【表格】|【隐藏虚框】命令。

答：

5 表格在页面末尾被切断

表格可能具有文字环绕格式。如果要使表格跨越不止一页，必须取消文字环绕格式。

方法是，选该表格。单击【表格】|【表格属性】命令，然后单击【表

格】选项卡。在【文字环绕】下单击【无】。

答：

6 不能在表格单元格中插入制表位。

（1）请按 Ctrl+Tab。

（2）修改一个表格的样式后，文档中的所有表格都发生改变。 （3）如果修改现有的表格样式，文档中基于该样式的所有表格将发

生改变。为了避免更改文档中的其他表格，可新建一个样式，而不是改变现有的样式。若要新建样式，请在【样式和格式】任务窗格中，单击【新样式】按钮。

答：

页眉和页脚类问题

1 页眉和页脚消失了。

原因如下： （1）确认当前处于页面视图中。页眉和页脚仅显示于页面视图和打印的文档中。页眉和页脚不能在Web版式视图或浏览器中显示或打印。

（2）将文档保存为 Web 页时，不会再显示或打印页眉和页脚。但是，它们仍保留在Web文档中，因此，再将文档保存为.doc格式时，仍将显示页眉和页脚。如果创建了使用框架的Web页，也可以通过添加页眉或页脚框架来创建页眉或页脚。

答：

2 首页上未显示页眉或页脚。

（1）请确定当前处于页面视图中。如果将文档分成多个节，请单击要在其首页显示页眉或页脚的某节或选定多个这样的节。

（2）单击【文件】|【页面设置】命令，选择【版式】选项卡，再

清除【首页不同】复选框。

答：

3当更改某节的页眉或页脚时，其他所有节的页眉或页脚也变了

（1）更改某节的页眉或页脚后，文档会自动更改文档中所有节的相

同的页眉或页脚。

（2）若要为某节创建不同的页眉或页脚，需要断开各节之间的连接。

在需要创建不同页眉或页脚的节中单击鼠标。在【页眉和页脚】工具栏上，单击【同前】按钮，可以断开当前节和前一节中页眉和页脚之间的联系。

答：

4 未打印或只打印了部分页眉或页脚

（1）可能将文本置于页面的非打印区域。请参阅打印机的使用手册，以查看打印机可将文字打印至靠近页面边缘的距离。

（2）单击【文件】|【页面设置】命令，然后单击【版式】选项卡。

在【距边界】下输入数值，该数值应大于打印机的最小页边距设置。

答：

5 “前一项”和“下一项”按钮不起作用。

使用【显示前一项】和【显示下一项】按钮可移动到和当前页眉或页脚不同的上一个或下一个页眉或页脚。如果整个文档中的页眉和页脚相同，则插入点不会从当前的页眉或页脚位置移开。如果一个文档在不

同的节中包含不同的页眉或页脚，则插入点会从某节的页眉或页脚移至另一节的页眉或页脚。也可以使用该按钮从奇数页眉或页脚移至偶数页眉或页脚，或从单独的首页页眉或页脚移至下一个页眉或页脚。

答：

6 显示“同前”的按钮不起作用

答：

除非文档分为多个节，否则【同前】按钮 将不起作用，并且该按钮不可用于文档中的第一节。

7 页眉或页脚中未显示正确的日期、时间

如果您通过在【插入】菜单上，单击【日期和时间】来插入日期和时间，请确认在【日期和时间】对话框中，选中了【自动更新】复选框。在页眉或页脚中添加日期、时间和标题等项目时，Word会插入相应的域。如果看到的是例如 {PAGE} 或 {DATE} 的域代码，而非实际的页码、日期、时间等，可以通过单击该项目并按 F9，随时更新域。

8 为只有一页文本的模板设置奇偶页不同的页眉或页脚。

答：

页脚。

若要设置奇偶页不同的页眉或页脚，或为不同的首页设置不同的页眉或页脚，可在单页的模板中手动插入分页符，创建所需的页眉或页脚，然后删除分页符。根据模板新建文档，文档超过一页时，将显示页眉和

项目符号和编号类问题

1 修改项目符号时，不是所有的项目符号都被修改

在列表中单击一个项目符号或编号，此列表中的同级别内容都被选中了。被单击的项目符号或编号以深灰色突出显示，而余下的项目符号或编号以浅灰色突出显示。

在同一级别上没有突出显示的项目符号或编号不是列表中的一部分，尽管它看起来像是。对该列表中同一级别上的其他项目符号或编号进行的修改不会影响没有突出显示的项目符号或编号。

若要使项目符号或编号成为该列表中的一部分，应进行如下操作：

（1）将插入点置于突出显示的项目符号或编号文本中，然后单击【格式】工具栏中的【项目符号】或【编号】按钮。该项目符号或编号现在将被突出显示了。

（2）选择整个列表，单击【格式】工具栏中的【项目符号】或【编号】按钮，然后再单击该工具栏中的【项目符号】或【编号】按钮。

答：

2 同一种项目符号当选择不同的字体时，其形状不同

（1）项目符号显示为钟表形：除非您为项目符号选择了其他字体，否则Word 将使用来自Symbol字体的项目符号字符。如果Symbol字体已破坏或无法使用，Word将用Wingdings字体代替。该字体中，对应的

ASCII字符为钟表形状。请尝试重新安装Symbol字体，或用【格式】菜单中的【项目符号和编号】命令，然后从Wingdings字体中选择其他的项目符号。

（2）项目符号显示为空盒子形：在使用 Marlett字体创建项目符号列表时，Word将插入一个空盒子符号或一个项目符号以及一个空盒子符号，而不是只插入单个项目符号。若要使用来自Marlett字体的项目符号，请单击【插入】菜单中的【符号】命令，选择所需符号，然后单击【插入】按钮。这时，可能需要调整文字缩进，还可以使用其他字体来插入项目符号。

答：

3 每一行都带有项目符号或编号，而不仅是首行

若要在已经有项目符号或编号的内容下面添加文本而不再添加项目符号或编号，将插入点放在列表内容的最后，按下 Shift+Enter。新行将按照前一行进行缩进和对齐。添加文本，然后再按下Shift+Enter来

创建另一个缩进的行，或按下Enter来创建有编号或项目符号的另一行。

答：

4 对文字与项目符号或编号应用不同的格式

答： 答：

用户可对项目符号或编号进行加粗并对文字应用普通格式，或进行相反的设置。若要改变项目符号或编号的格式，单击列表中的一个项目符号或编号，并且单击“格式”工具栏中的一个按钮来进行更改。

5 添加或删除项目符号后，自定义制表符消失

如果将项目符号添加至包含自定义制表位和制表符的文本行中，或删除其中的项目符号，Microsoft Word 会删除制表符而保留制表位。

（1）单击需要制表符显示的位置，然后按Tab以重新插入制表符。

（2）避免在包含自定义制表位和制表符的项目中添加或删除项目符号。

注意：创建自定义制表符包含两个步骤。首先设置制表位，然后按 Tab 以插入制表符。

6 添加或删除项目符号或编号后，段落缩进消失

答：

如果执行了下列操作之一，Word将删除当前段落文本的缩进： （1）为具有缩进和编号的段落添加项目符号。 （2）为具有缩进和项目符号的段落添加编号。

（3）从具有缩进和项目符号的段落删除项目符号。 （4）从具有缩进和编号的段落删除编号。 应用项目符号和编号格式后，必须缩进段落。

7 进行自定义列表格式的更改消失

当单击【格式】|【项目符号和编号】命令时，显示在【项目符号】和【编号】选项卡上的列表格式，都基于内置【列表项目符号】和【列表编号】样式。如果创建了基于这些内置样式的自定义样式，那么在文

档之间复制样式或重新启动Word 时，自定义格式可能会丢失。

（1）修改新文档中的自定义编号样式：如果将自定义编号样式从一个文档复制到另一个文档，编号可能会消失。在新文档中，可以修改自定义样式以包含列表编号。

（2）创建不基于内置列表样式的自定义项目符号或编号样式：在关闭文档并重新启动 Word 之后，您可能会发现自定义更改丢失了。若要保存所作更改，应当创建不基于某一内置或基准样式的新样式。在“样式和格式”任务窗格中。单击“新样式”。在“名称”框中，键入不重复的名称，然后在“样式基于”框中单击“（无样式）”。

（3）新建包含自定义项目符号或编号样式的模板 若要保存自定义项目符号列表

答：

或编号列表格式以便再次使用，可以修改“列表项目符号”或“列表编号”样式，以使用所需项目符号列表或编号列表格式。打开用于创建文档的模板，在新模板中修改样式，然后保存模板。基于该模板的新文档将具有更新后的列表样式。可将该样式应用于需要设置项目符号或编号的段落。了解修改样式。

8 已设置了多级符号，但标题没有编号

答： 答：

请确认已为标题设置了内置标题样式。如果文档中的标题使用的是自定义的样式，必须将多级编号级别链接到各个自定义样式。

9 看到 {LISTNUM \\S 5}，而不是项目编号

所看到的是域代码。

若要切换域代码和域结果的显示，请单击此域，然后按Shift+F9。域指令用域字符（{ }）括起来。例如，{ LISTNUM }。请确认不要删除

或移动引号或其他域指令。

若要显示或隐藏文档中所有域的域代码，请按 Alt+F9。

10 应用标题样式之后，LISTNUM域的编号级别发生了变化

如果在文档中插入了LISTNUM域并对该域之前的段落应用了标题样式，LISTNUM的域结果将降为所应用标题样式的下一级。若要更改其编号级别，可用鼠标右键单击LISTNUM域，然后单击快捷菜单中的【增加

缩进量】或【减少缩进量】命令。

答：

打印疑难解答类问题

1 试图打印时，系统没有任何反应

（1）计算机的打印功能主要由Windows中的设置控制。先使用Windows确定Windows中的打印机设置是否正确。

（2）如果Windows 的打印机设置正确，请查看Word中的打印机设

置，确认所选打印机与使用的打印机一致。请单击【文件】|【打印】命令，然后在【名称】框中单击要使用的打印机的名称。

（3）请确认在【打印】对话框中选择的页面范围与要打印的页面一致。

答：

（4）如果在试图打印文档时，Word停止响应，则请更新的打印机驱动程序。

2 打印到最后出现一张空白页

一些空白段落可能堆积在最后一页。若要查看段落标记，请在【常用】工具栏上单击【显示/隐藏编辑标记】按钮。如果在文档的最后一页看到不包含文本的段落标记，请将之删除。然后单击【常用】工具栏上

的【打印预览】按钮，来查看打印后的文档显示并确认文档的尾部不再出现空白页面。

答：

3 无法打印多篇文档的属性信息

在Word 的早期版本中，可使用【打印】对话框，让Word一次打印多篇文档的属性信息。现在Word 的打印功能已更新为与其他 Windows 程序一致，不能一次打印多篇文档的属性信息。但是仍可一次打印一篇

文档的属性信息。

答：

4 没有打印机所需的纸型

可能正在打印一篇用其他语言版本的 Microsoft Word 创建的文档，并且该文档格式设为用于其他纸型。

若要使 Word 将文档格式设为您的打印机的纸型并仅用于当前打印

会话，请单击【文件】菜单上的【打印】命令。在【缩放】选项组下，在【按纸型缩放】框中选择要使用的纸型。Word 将对页面进行缩放以适应您选择的纸型，类似于复印机上的“缩小/放大”功能。

如果原先创建的文档用于A4纸型，但您要打印信封纸型；或反之亦然，也可以指定 Word 总是对文档进行适当的缩放。可单击【工具】|【选项】命令，再单击【打印】选项卡。然后选中【允许重调 A4/Letter 纸型】复选框。

答：

5 打印出的文字与屏幕上的显示不同

（1）可能正使用草稿字体显示文字。解决方法是，单击【工具】|【选项】命令，再单击【视图】选项卡。在【大纲视图和普通视图选项】下，清除【草稿字体】复选框。

（2）Word可能正在打印文本的草稿。请单击【工具】|【选项】命令，再单击【打印】选项卡。清除【草稿输出】复选框。

（3）使用的打印机可能不支持文档中的字体。请将文档中的字体更改为TrueType字体，该字体在打印的页面上的外观与在屏幕上的显示相同。或者将字体更改为打印机中可用的字体。若要查看可用的打印机字体，请在【常用】工具栏上的【字体】框中进

答：

行查找，如是，说明打印机字体，如是，说明是TrueType字体。

（4）文档中的字体可能在打印机上可用，但没有与之相应的屏幕显示字体。系统将使用代替的TrueType字体在屏幕上显示文字。请尝试将文档中的字体更改为TrueType 字体。

（5）无法打印动态文字效果。如果文档中的文本是动态的，将以基本文字格式打印文字，例如加粗或斜体，但无法打印动态效果。

（6）如果要以高于目前桌面打印机所用的分辨率来打印文档，可以创建打印机文件。打印机文件保存文档中必需的信息，使换行、分页符以及字符间距等均保持不变。只要文档中的字体在打印机上是可用的，则任何使用相同打印机语言（例如PostScript语言）的打印机都可打印该文件，打印结果也符合计算机的输出结果。而且，使用打印机文件可以在未安装 Word 的计算机上打印该文件。

（7）使用页面视图。在页面视图中，您可查看诸如页眉、页脚或图形对象等对象在打印出的文档中的位置，以及在屏幕所显示的打印文档中的位置。在打印预览中，您也可利用缩小和放大文档的功能，查看文档打印后的情况，并可同时查看多个页面。

6 文本超出页面边界

请确认所选的打印机是您正在使用的打印机。请单击【文件】菜单上的【打印】命令，然后在【名称】框中单击要使用的打印机的名称。

请确认已选择了正确的纸型，选择方法是，单击【文件】菜单上的

【页面设置】命令，然后单击【纸张】选项卡。

答：

7 打印出的页面版式不正确

可能正在打印用其他语言版本的Word 创建的文档，并且该文档的格式设为使用其他的纸型。若要使Word将文档格式设为您的打印机的纸型并仅用于当前打印会话，请单击【文件】菜单上的【打印】命令。在

【缩放】选项组下，在【按纸型缩放】框中选择要使用的纸型。Word 将对页面进行缩放以适应您选择的纸型，类似于复印机上的“缩小/放大”功能。

答：

8 插入分页符后，页面无法打印

如果用户无意中将一个手动分页符设为隐藏文字格式，并且指定不打印隐藏文字，则Word 将忽略手动分页符。新的页面不会在打印预览中显示（单击“文件”菜单上的“打印预览”命令可进行打印预览），并

且无法打印新页面。

若要删除隐藏文字格式，请首先确认可以看到手动分页符：则切换到普通视图，在需要的情况下单击【常用】工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】来显示或隐藏文字。然后

答：

选择分页符，单击【格式】|【字体】命令，然后清除【隐藏文字】复选框。

9 打印主控文档时，每节的开头都显示错误的页码和页眉

答：

需的格式。

若要在整个主控文档中使用统一的节的格式（例如页码、页眉或页脚），请在主控文档中设置这些格式。

若要更改单独子文档的页码、页眉或页脚，请打开子文档并设置所

10 打印文档时某些文本被裁掉了。

（1）由于大多数打印机都无法打印到纸张边缘，因此需要有最小的页边距宽度设置。如果页边距设置得太窄，Word 会显示消息【有一处或多处页边距设在了页面的可打印区域之外】。若要防止某些文本丢失，单

击【调整】以自动增加页边距宽度。如果忽略此消息而试图打印文档，Word将显示另一条消息询问是否继续。

（2）还可以通过使用标尺或【页边距】选项卡（单击【文件】|【页面设置】命令）来手动设置页边距。请注意，最小的页边距设置取决于打印机、打印机驱动程序和纸张大小。若要确定最小的页边距设置，请参考打印机说明书。

答：

11 无法打印部分页面边框

（1）检查边框页边距：边框的位置可能太靠近页面边缘。多数打印机无法一直打印到页面的边缘，尤其是页面的底端。对于不同的打印机，页边距和页面边缘的最小间距不同。若要调整页面边框的边距，请单击

【格式】|【边框和底纹】命令，单击【页面边框】选项卡，然后单击【选项】按钮。根据需要调整【边距】选项组中的设置。

（2）检查页面边框和文本之间的间距：可能是页面边框和文本之间的间距使得边框超出了页面页边距宽度。若要调整该距离，请单击【格式】|【边框和底纹】命令，再单击【页面边框】选项卡，然后单击【选项】按钮。单击【度量依据】下拉列表的【文字】选项。然后再根据需要调整【边距】选项组下的设置。

（3）检查页边距：可能将页边距设为太靠近页面边缘。请调整页边距

答：

12 打印文档时无法打印图形

答：

（1）可能正在草稿模式下打印。若要打印文档中的边框和图形，请单击【工具】|【选项】命令，单击【打印】选项卡，然后清除【草稿输

出】复选框。

（2）请确认选中了【图形对象】复选框以打印图形。方法是，单击【工具】|【选项】命令，单击【打印】选项卡，然后选中【图形对象】复选框。

（3）可能正在试图打印链接的图形的域代码，而不是图形本身。请单击【工具】菜单上的【选项】命令，单击【打印】选项卡。清除【域代码】复选框。

（4）系统的内存可能不足。请执行下列一项或多项操作： 退出正在运行的所有其他程序。

保存要打印的文档，然后关闭已打开的所有其他窗口。

切换到页面视图，然后单击【工具】|【选项】命令，单击【视图】选项卡，然后清除【图片框】、【状态栏】、【垂直标尺】、【水平滚动条】和【垂直滚动条】复选框。

切换到普通视图，然后单击【工具】|选项】命令，再单击【视图】选项卡。在【样式区宽度】微调框中键入“0”（零）。

隐藏工具栏。单击【视图】|【工具栏】命令，然后清除所有复选框。 退出 Word，然后重新启动。

退出所有打开的程序，然后重新启动计算机。

断开任何网络连接，然后退出驻留程序 (TSR) 和其他经常运行的应用程序。

13 无法打印文档背景

文档背景设计用于在屏幕上查看而不是打印。如果使用【格式】菜单上的【背景】命令创建的背景，则无法打印。

若要在页面上添加可打印的背景、边框或底纹，请使用【水印】命

令（单击【格式】|【背景】命令）或【格式】菜单上的【边框和底纹】命令。

1、 正文列选中：按住ＡＬＴ＋鼠标选择。 2、 插入“域”－－索引和目录（链接与引用），一次性插入目录，先插入索引与目录，

RD。全部插入所有文件的RD后，然后再插入TOC 。 3、 页眉的下划线用下边框为定义。 4、 F4重复上一操作。

5、 按住ALT+鼠标拖动表格线，可以连续性移动表格线。 字号对照： 字号 初号 小初 一号 小一 二号 小二 三号 小三 四号 小四 五号 小五 六号 小六 七号 八号 磅 42 36 26 24 22 18 16 15 14 12 9 5 答：

（2）默认的情况下，可以使用如下的快捷键（用户可以自定义）来应用其相应的样

式名：

按Ctrl+Alt+1键，应用标题1 按Ctrl+Alt+2键，应用标题2 按Ctrl+Alt+3键，应用标题3 按Ctrl+Alt+n键，应用正文

（3）选择【格式】菜单，然后单击【样式和格式】命令，可以打开如图所示的对话框，可以在该样式列表框中选择一种适用的样式名，选择之后即可应用该样式了。其中样式名后带符号的表示是“字符样式”，带符号的表示是段落样式，而带符号的表示表格样式。

检查格式一致性

Microsoft Word 可以在您键入时检测不一致的格式，并用蓝色波形下划线进行标记。

1. 方法是：在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡。 2. 如果未选中“编辑选项”下的“保持格式跟踪”复选框，则选中该复选框。

3. 在“编辑选项”下，选中“标记格式不一致错误”复选框。 将格式不一致的文字用蓝色波形下划线标出。

4. 在文档中，用右键单击格式不一致的文字下方的蓝色波形下划线。

附录A Word常用快捷键

由于Word有定义快捷键的功能，在重新指定快捷键后，不能再使用该组合完成以前的操作。例如，按快捷键Ctrl+B 可将选定文本改为加粗格式，如果将 Ctrl+B 重新指定给一个新的命令或其他命令，则不能通过按 Ctrl+B 为文本应用加粗格式，除非将快捷键指定恢复到初始设置。下面的列表使用说明如下：

（1）表中出现的（F）、（E）、（V）、（I）、（O）、（T）、（A）、（W）：分别代表文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格和窗口菜单。

（2）（切换方式）：表示重复按该键还原操作。 （3）Num？：表示小键盘上的数字键。

（4）Ctrl＋A：表示Ctrl键和A键的组合，其余类推。

常规快捷键

Ctrl＋A（E） 选取整篇文档（Ctrl＋Num5） Ctrl＋B（E） 加粗文本（Ctrl＋Shift＋B） Ctrl＋C（E） 复制所选内容 Ctrl＋D（O） 修改选定字符格式 Ctrl+R Ctrl＋]（O） Ctrl＋[（O） Ctrl＋=（O） 可使段落右对齐 按磅值增加所选定内容的字号 按磅值缩小所选定内容的字号 将选定内容设为下标(切换方式) 将选定内容设为上标(切换方式) 显示/隐藏所有非打印字符 在单元格中插入制表符 段落左对齐 Ctrl＋E（O） 段落居中 Ctrl＋H（E） 查找并修改指定文字或格式 Ctrl＋I（O） 倾斜所选文字（切换方式） Ctrl＋M（F） 调整整段缩进 Ctrl＋N（F） 创建新文档或模板 Ctrl＋O（F） 打开已有的文档或模板 Ctrl＋P（F） 打印文档（=Ctrl＋Shift＋F12） Ctrl+Q（O） 删除段落格式 Ctrl＋S（F） 保存当前活动文档 Ctrl＋T（O） 设置悬挂式缩进 Ctrl＋U（O） 给所选内容添加下划线 Ctrl＋V（E） 在插入点插入剪贴板内容 Ctrl+W 关闭文档 Ctrl＋＋（O） Ctrl＋＊（V） Ctrl＋Tab（A） Ctrl+L （O） Ctrl＋Enter（O） 在插入点插入一个分页符 Ctrl＋Up（E） Ctrl＋Down（E） Ctrl＋Home（E） Ctrl＋End（E） Alt＋/（A） Shift＋F1（W） Ctrl+Alt+I Ctrl+K （E） Ctrl+Shift+Space-bar 将插入点上移一个段落 将插入点下移一个段落 将插入点移到文档开始 将插入点移到文档结尾 快速选定整个表格 有关命令、屏幕区域的帮助信息或文字属性 打印预览 插入超级链接 创建不间断空格 创建不间断连字符 删除字符格式 Ctrl＋X（E） 剪切所选内容并将其放入剪贴板 Ctrl＋Y（E） 重复上一步操作（=F4=Alt＋Enter） Ctrl+连字符 Ctrl＋Z（E） 取消上一步操作（=Alt＋Backspace） Ctrl+Spacebar Ctrl与光标键联合使用的快捷键

Ctrl+← Ctrl+→ Ctrl+↑ Ctrl+↓ 可将插入点移到上一个英文单词或中文词 可将插入点移到下一个英文单词或中文词 可将插入点移到上一个段落 可将插入点移到下一个段落 Ctrl与部分数字联合使用的快捷键

Ctrl+0 Ctrl+1 Ctrl+5 Ctrl+2 可迅速在段前增加或删除12磅的行距 改变段落的行距为单倍行距 改变段落的行距为倍行距 改变段落的行距为双倍行距 Ctrl与Shift+字母键联合使用的快捷键

Ctrl+Shift+P Ctrl+Shift+> Ctrl+Shift+< Ctrl+Shift+A Ctrl+Shift+C Ctrl+Shift+D Ctrl+Shift+E Ctrl+Shift+F Ctrl+Shift+H Ctrl+Shift+K Ctrl+Shift+L Ctrl+Shift+M Ctrl+Shift+N Ctrl+Shift+Q Ctrl+Shift+S Ctrl+Shift+T Ctrl+Shift+V Ctrl+Shift+W Ctrl+Shift+* Alt+Shift+D Alt+Ctrl+L Alt+Shift+P Alt+Shift+T 再通过按“↑”和“↓”键改变字号 增大所选文字的字号 减小所选文字的字号 将所有选定的字母设为大写 复制选定内容的格式 段落最后一行文字占满全行 打开或关闭任务栏上的“修订”标记 再通过按“↑”和“↓”键改变字体 应用隐藏文字格式 将所选字母中的小写字母设成大写，但字母字体大小不变 应用“列表”样式 取消左侧段落缩进 选定段落变为“正文”样式 将所选英文字母变为Symbol字体 再通过按“↑”和“↓”键改变样式 减小悬挂缩进量 对选定内容粘贴格式 只给字、词加下划线，不给空格加下划线 显示非打印字符 插入“日期”域 插入ListNum域 插入页数域 插入时间域 Ctrl与Alt+字母键联合使用的快捷键

Ctrl+Alt+D Ctrl+Alt+F Ctrl+Alt+K Ctrl+Alt+L Ctrl+Alt+M Ctrl+Alt+N Ctrl+Alt+O Ctrl+Alt+P Ctrl+Alt+T Ctrl+Alt+Z Ctrl+Alt+1 Ctrl+Alt+2 Ctrl+Alt+3 Ctrl+Alt+PageUp Ctrl+Alt+PageDown 在文章末尾插入尾注 在当前页插入尾注 启动“自动套用格式” Listnum域 创建批注 切换到普通视图 切换到大纲视图 切换到页面视图 输入【™】 返回到光标先前位置 对当前段落应用“标题1”样式 对当前段落应用“标题2”样式 对当前段落应用“标题3”样式 将插入点移到窗口开始处 将插入点移到窗口结尾处 Ctrl+Alt+连字符 Ctrl+Alt+F2 然后单击要删除的命令，可将此命令从菜单中删除 “文件”|“打开”命令 功能键

F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 获得“帮助”或“Office助手” 移动文字或图形 插入自动图文集词条（在文档中显示该词条之后） 重复上一项操作 选择“编辑”|“定位”命令 前往下一个窗格或框架 选择“工具”|“拼写和语法”命令 扩展所选内容 更新选定的域 激活菜单栏 前往下一个域 选择“文件”|“另存为”命令 Ctrl与Fn功能键联合使用的快捷键

Ctrl+F2 Ctrl+F3 Ctrl+F4 Ctrl+F5 Ctrl+F6 选择“文件”|“打印预览”命令 剪切至图文场 关闭文档 还原文档窗口 前往下一个窗口 Ctrl+F7 Ctrl+F9 Ctrl+F10 Ctrl+F11 Ctrl+F12 选择“移动”命令 插入空域 将文档窗口最大化 锁定域 选择“文件”|“打开”命令 Shift+功能键

Shift+F1 Shift+F2 Shift+F3 Shift+F4 Shift+F5 Shift+F6 Shift+F7 启动上下文相关“帮助”或展现格式 复制文本 更改字母大小写 重复“查找”或“定位”操作 移至最后一处更改 前往上一个窗格或框架 选择【工具】|【语言】的【同义词库】命令 Shift+F8 Shift+F9 Shift+F10 Shift+F11 Shift+F12 缩小所选内容 在域代码及其结果之间进行切换 显示快捷菜单 定位至前一个域 选择“文件”|“保存”命令 Alt+功能键

Alt+F1 Alt+F3 Alt+F4 Alt+F5 Alt+F7 前往下一个域 创建自动图文集词条 退出Word 还原程序窗口大小 查找下一处拼写或语法错误。事先需选中“键入时检查拼写”复选框 Alt+F8 Alt+F9 Alt+F10 Alt+F11 运行宏 在所有的域代码及其结果间进行切换 将程序窗口最大化 显示Visual Basic代码 Ctrl与Shift+Fn功能键联合使用的快捷键

Ctrl+Shift+F3 Ctrl+Shift+F6 Ctrl+Shift+F9 Ctrl+Shift+F11 Ctrl+Shift+End 可选定从插入点到文档结尾的文本 Ctrl+Shift+Home 取消对域的锁定 Ctrl+Shift+F12 取消域的链接 Ctrl+Shift+F10 前往上一个窗口 Ctrl+Shift+F8 插入图文场的内容 Ctrl+Shift+F5 编辑书签 扩展所选区域或块（然后按箭头键） 激活标尺 选择“文件”|“打印”命令 可选定从插入点到文档开头的文本 鼠标快捷键

双击单词或字 Ctrl＋单击句子 在段落中三击鼠标 在选择条内单击鼠标 可选定这个英文单词或这个中文字 选定一个句子 选定一个段落 选定一行 在选择条内双击鼠标 在选择条内三击鼠标 按住Alt键并拖动鼠标 按住Ctrl键并用鼠标拖动选定内容 按住Shift键并单击鼠标 在字符上拖动鼠标 用鼠标拖动选定内容 在水平标尺上单击鼠标 在水平标尺或垂直标尺上双击鼠标 选定一段 选定整个文档 选定矩形文本块 复制选定内容 选定插入点和鼠标之间的所有文本 选定鼠标扫过的文本 移动选定内容 添加制表位 页面设置 绘图快捷键

绘图时按下Alt键 画直线时按住Shift键 画椭圆时同时按住Ctrl＋Shift键 画矩形时按住Shift键 画椭圆时同时按住Shift键 临时切换“格线对齐”功能 绘制垂直、水平、30度、45度或60度角的直线 绘制以特定点为圆心的圆 绘制正方形 绘制圆