主题:费用报销管理制
概要
销售过程中所发生的费用是每个销售区域的主要开支,工作人员自己可以控制发生的费用.
为了拥有更明确的指导方针以便实施和加强控制,我们修改了北方区域的费用报销管理制度(如下): A 及时报销
不及时报销(报销推迟)会引起实际发生的费用与计划费用很大的不一致,还会导致预算的不准确,给预算带来很多麻烦.为了确保预测和年度预算的准确性,部门经理应该监督和控制日常开销和工作人员的出差费用.
每月的所有的日常开支及出差费用必须在下个月底前报销完毕.
如果有任何不及时报销(报销推迟)的情况发生,公司将不再报销这部分费用,也不再准许对工作人员永久借款(advance:出差前向公司借款)
B 一种记录与客户联系信息的软件
M R (软件) 用于记录销售人员与客户接触的有关信息, 为了增强用M R来管理销售人员与客户接触的系统性, 每一次出差费用 及在当地请客、送礼品的费用报销时必须持有从M R数据库中调出来的完整的出差及拜访客户记录.请查阅附件中的2个相关例子.
C 手机费用报销
公司应该报销员工的所有的手机开支.
销售人员每个月可报销的手机费(用于联系公司事务)最高标准是人民币1000元;部门经理最高限额是人民币1500元.超出限额部分自己解决.
为了减少移动电话费用开支,应该采用移动公司所有的折扣及优惠业务.建议打长途电话时前面加拨17951.
D 请相关客户娱乐及给客户送礼品费用报销
按照政府部门对行贿受贿的管理规定,每个人请客户娱乐及送客户礼品不得超过人民币200元.我们必须从职责出发遵守这些管理规定.细节方面请参考SLC第1-16/00 份通知.
为了从内部加强给客户送礼品的管理,我们要求礼品购买申请在礼品购买之前必须由RGM (区域总经理)和RCM(区域销售经理)签字.签过字的购买申请表在报销时必须附上报销凭证.
根据公司管理条例,在公司内部送礼行为应该避免,如有特殊情况,应事先得到RGM和RCM的批准.
根据RN第5/2006份通知(关于北方区域的产品改进项目组的简介),RN PP部门是在产品方向之下组建的.销售人员的礼品费用及请客吃饭费用报销只有在实际发生之后才能报销.
E 其他的费用报销管理制度
出差申请表
销售人员如果在A&D北方区域范围内出差,应事先由相关部门经理签字;在北方区域范围外中国范围内出差,应由RGM或者RCM提前签字.
北方区域内的每一位工作人员在每一财政年度内,有权利参加一次西门子内部单位及职责部门组织的会议(不包括A&D北方区域年度会议),但首先得有RCM或者RCM的签字.
每一位员工都应该选择最经济及最可行的出差方式.如果需要打出租车(有紧急需要坐出租车在城市之间出差)，请在出差申请表上详细说明，并注明有效原因.如果没有得到批准而擅自采用了比较昂贵的出行方式, 只报销最经济的出行方式费用报销.必须在出差申请表上注明在出差期间坐出租车的原因.请参考下面的例子.
2) 出差期间的膳宿
根据SLC人事部颁发的出差管理制度,在各种客房都有的条件下,应选择标间.出差期间宾馆费用预算不包括任何税费在内, 只包含15%额外费用.宾馆费用预算详细说明如下:北京、上海人民币450元；广州、杭州、深圳人民币400元；其他地区最高标准人民币350元。
根据调整过的宾馆费用预算管理办法，如果宾馆费用将要超出上述标准的话，请预先让RGM或者RCM签字.参考上面的出差申请表.
应该持有宾馆正式的打印单.如果宾馆不能提供, 应由宾馆工作人员手写一份详单, 包含以下内容: 每天住宿费用, 其他费用清单, 宾馆公章.
3) PTT (邮寄、电话、及其他通信费用)
根据SLC出差管理制度，在出差期间因公务需要而发生的PTT费用是可以报销的,但应附上注有原因的及相关的电话记录单.
现金报销
1) 出租车费用
为了使出租车费用报销更有效, 出租车费用报销单上应附有乘出租车详细资料和发票,并按时间顺序粘贴在报销单上,同时在下面这个表中按照序号填写并把序号注在发票上.
2) 邮寄费用
此项费用报销必须附有发票及邮寄单.
3) 开会发生的费用
在北方区域开会将要发生的费用,应预先向RGM&RCM申请.同时还需要会议议程.
4) 借款
如果拥有永久性的向公司借款及信用卡借款权利(西门子公司规定销售人员出差前可以先向公司借款,也可以直接用信用卡借款),任何人不得申请出差借款.其他工作方面的借款必须与报销的费用保持一致.
5) 购买申请
申请表上应该用中英文两种版本注明售购者的详细信息:公司名称、地址、邮编、联系人、电话及传真号码.
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