２０１５年第１５期 青年时代 ＹＯＵＴＨ ＴＩＭＥＳ ・人文社会・ 高校利用ｏＡ系统处理行政公文分析 孙萍萍 营Ｉ：１职业技术学院。辽宁营口 １１５０００ 摘要：随着教育信息化的飞速发展及计算机技术的广泛应用，校园０Ａ系统在高校行政公文的处理过程中发挥着越来 越重要的作用。笔者结合ｏＡ系统在行政公文处理中的实际应用，对存在的问题进行分析，提出解决的思路，为进一步提高高 校管理水平和办公效率提供参考。 关键词：高校０Ａ系统；公文处理 随着教育信息化的飞速发展及计算机技术的广泛应用， 这样才不会影响公文在ＯＡ系统内的进一步正常传递。高校的 近年来，ＯＡ系统凭借其计算机网络平台和相关的信息化手 ＯＡ系统通常都是分为两个中转站，第一级是校办，第二级是 段，在高校行政公文处理过程中，发挥着越来越重要的作 各部门，每一级都有专人具体管理操作。有些公文具有较强 用，ＯＡ系统带来的是工作质量和工作效率的双重提高。与 的时效性，这就要求做好文件处理的催办工作。在文件的整 传统的人工传递公文不同，在ＯＡ系统中公文是以电子形式 个传递过程结束后，要及时做好归档工作。大部分高校在文 传递，省时高效的特点使其成为高校在行政公文处理当中的 件归档上采用的是电子文件与纸质文件同时留存的形式，在 重要工具。我院于今年３月开始投入使用ＯＡ系统，在发现问 ＯＡ系统中有存档的基本功能，另外由于安全需要，可将文 题与解决问题中逐步完善。本文就高校行政公文的处理在 件处理单打印后与文件一同存档。存档要求按照档案管理办 ＯＡ系统当中运行的意义、作用、影响及问题进行分析，并 法，根据收文单位、文件内容、重要程度等进行划分期限， 对提出建设性意见和建议，以供参考。 并且可以把ＯＡ系统与档案管理系统对接进行分类归档。 ＯＡ（ＯｆｆｉｃｅＡｕｔｏｍａｔｉｏｎ），即办公自动化。高校ＯＡ系统 ２、发文。首先由发文部门起草拟稿，将电子文稿发送 是指在高校各党、政、教学部门的实际教育教学工作中，以 至管理文件签发的文书，由文书在ＯＡ系统中选取发文模板 计算机技术和网络技术为核心，运用网络通信技术，使部分 填写表单，表单包括：公文的编号，发文单位，发文字号， 或全部办公业务活动借助于各种计算机设备、网络技术，在 发文标题，发文类别，份数等内容。按照文件发放的要求， 文件处理、信息管理和日常事务等工作中达到无纸化、自动 选择合适的公文流程，及时的传递到下一个步骤及其处理 化、知识化豹目标，从而达到提高行政效率的最终目的。 人，将拟好的公文发送到相关部门等待审核办理，当校验符 一、在ＯＡ系统中行政公文处理的基本环节 合传递到下一步的标准时，可进行签发，把接受到的页面按 高校行政公文主要分为收文和发文两大类别，与传统 规定的处理和提交。公文签发后也要执行归档。 的人工处理行政公文相同的是，在ＯＡ系统中处理各级各类 三、高校实行ＯＡ系统处理行政公文的优点 的收文也包含了登记、传阅、传递、催办、清退、借阅、归 当前，校园网已经成为高校教学、科研、办公以及管理 档几个基本环节；而党政发文则包括公文的起草、核稿、审 中不可缺少的支撑环节，在高校教育管理中所体现的作用越 批、签发、发布、存档等几个环节。 来越强大。高校ＯＡ系统基于校园网，处理行政公文方便快 二、主要环节的注意事项 捷，在大力促进学校信息资源共享、提高教育管理工作质量 １、收文。登记是高校行政公文处理整个过程中最基本 和效率方面做出了突出的贡献。 的环节，不管收文和发文，都要进行详细的登记与备案，以 １、ＯＡ系统可提高公文处理效率。在应用ＯＡ系统之 便于日后的查阅归档。登记内容包括文件名称、来（发）文 前，公文的整个传递过程主要依靠文书人工完成，用公文登 单位、文号、时间、份数等，这些基本信息都要准确无误的 记簿来跟踪公文的流向，下发文件均需通知相关部门领取然 录入到ＯＡ系统当中。在文件的整个传递过程中，办公室文书 后进行二次转发，这样时效性极低，而且容易出现公文漏发 要按部门职责分工与领导批示进行逐级传递，坚决禁止随意 或错发的现象，进而影响工作的开展。在利用ＯＡ系统处理 选择、或越级报送。在ＯＡ系统建立之时，就要规范好整个流 公文后，高校的全部行政公文流程均可通过校园网实现，只 程，流程需要经过各部门实践操作后进行逐步改进与完善， 需登录到ＯＡ系统账户即可将文件直接发送至相关部门或负 才能使公文处理能达到高效运转。不同类别的文件传递流程 责人，并可提醒其及时阅处。同时还可以利用ＯＡ系统中的 不尽相同，并且每个流程中不同的节点应该有不同的权限， 日志系统跟踪监督文件接收者的查阅时间，催办不同流程中 作者简介：孙萍萍（１９８２一）本科，助理研究员，营口职业技术学院，教育管理。 ３７ ・人文社会・ 青年时代 ＹＯＵＴＨ ＴＩＭＥＳ ２０１５年第１５期 的文件。ＯＡ系统的应用，可确保行政公文其不积压、不耽 误、不拖延，不仅缩减了工作环节，而且还提高了整个公文 处理过程的办公效率。随着教育事业的发展，各地高校办学 期的检查和整理，要严格按照国家保密法规进行分类与归 档，强化机要文件的管理。 ２、缺乏相关制度支撑。高校利用ＯＡ系统处理行政公文 规模的逐渐扩大，很多高校拥有多个校区。笔者所在的学院 是由６所院校合并成立，最后保留三个校区，这样在行政公 文的传递过程中有着很大的困难。利用ＯＡ系统处理行政公 文能够大大解决校区之间处理公文、以及师生不在校园内不 的时间还很短，还在起步阶段。在公文处理的每一个环节都 可能存在信息丢失、更改的风险，很多高校没有形成一套可 行的规章制度。高校应根据国家颁布的相关法规制度，结合 自身的实际情况，制定适合本校的电子文件管理制度与管理 能使用校园网内资源等问题。 ２、利用无纸化办公，充分做到低碳节能环保。传统的 纸质公文传递，需要校办单独设置打印人员专门负责复印、 条列，进一步确保电子公文传递的规范性，保证行政公文在 ＯＡ系统中的传递有法可依、有章可循。 公文易篡改，难以保证其真实性、合法性。传统的公文 打印、装订、分发，造成了人力和办公资源上的极大浪费。 在使用ＯＡ系统处理行政公文之后，不再需要大量的纸张来 打印文件。只通过系统将文件电子稿发到指定用户即可，接 收者还可以在系统中随时查阅，节能效应非常明显。 ３、大大规范行政公文处理流程。利用ＯＡ系统处理行政 公文，在文件传递的流程上有着严格的控制，文件传递过程 的起始设定了必填的项目，对文件名称、发文单位、文号、 时间等进行详细登记录入，公文传递流程是事先设定好的， 每一个节点的处理者是不允许跨节点操作的。通过对ＯＡ系 统程序的严格控制，可有效的保证高校行政公文的传递过程 中有序而规范。 ４、协同办公能力得到显著提高。高校应用ＯＡ系统处理 行政公文，改变了纸质公文只能一人阅读的传统形式，取而 代之的是ＯＡ系统操作人员对外部信息的大量采集，而且在 ＯＡ系统中传递公文可以实现相同的时间和地点供多人阅读 并下载，大大实现了相关职能部门之间信息共享。教育部在 ２０１０年颁布的《高等学校信息公开办法》中提到：学校章程 以及学习制定的各项规章制度，学校发展规划和年度工作计 划应予以公开。这些也是高校行政公文的主体内容，可以通 过ＯＡ系统向用户公开，这样也大大推进了信息公开的进程。 四、高校利用ｏＡ系统处理行政公文存在的问题分析 １、保密难度加大。高校在收发文中经常会接触到一些 涉密的文件，利用ＯＡ系统使得行政公文高速运转流传的同 时，也容易遭受木马病毒、间谍软件和内部工作人员的有意 或无意的扩散。一些工作人员受自身思想和专业限制，保 密意识淡薄，对机要文件的处理、传递、存档等缺乏管理经 验。这就要求高校加强文件管理人员的配置、进行专业技能 培训，不断提高其保密意识和业务素质。另外，随着ＯＡ系 统的数字化发展，保密对象成为无形的电子信息，高校要加 强存储涉密计算机的管理，严禁上公共网和互联网，规范涉 密公文上传审批程序，明确涉密文件的分发范围和阅读权 限。同时还要加强校园网络安全的检查和控制，对可能存在 的安全问题应及时解决。计算机、复印机、传真机、扫描仪 等办公设备得到广泛应用的同时，网络窃密和病毒破坏的现 象发生频率也随之加大，信息的泄密渠道和隐患大大增加， 高校应对机要信息的存储载体加大管理力度，严格禁止私自 存储和复制。在机要文件的处理流程完成之后，必须进行定 是“红头＋公章”的处理模式，在使用ＯＡ系统后，最终需要 领导签字确认的文件一般都是打印好经领导签署意见之后盖 上公章，这样的方式在公文的最后环节很容易被人篡改，很 难保证公文的真实性与合法性。可以通过在流程模板中加人 数字签章、手写签名等内容，在ＯＡ系统中流传到需要加盖 公章的环节，直接插入即可。若出现错误，还可以撤销。但 前提是采用加密设备，而且用户名需与电子签章绑定，限定 用户权限。对于接受方，也设置其权限，只能打印，不可更 改文件内容及板式，从而有效防止公文被恶意篡改，保证公 文的安全性、真实性。 缺乏专业管理人才。目前来看，各高校大部分使用的 是兼职公文管理人员，他们只是在自身工作之余管理一下文 件，而且缺乏文件管理的专业知识，因此，在高校的公文管 理过程中，普遍存在公文管理人员专业素质较低的现象。高 校在应用ＯＡ系统处理行政公文之后，要求公文管理人员即 有专业的档案知识，还要精通计算机和网络知识。高校要加 强对公文操作管理人员的业务学习和技能培训，使他们熟悉 电子公文处理的相关规章制度，提高计算机操作水平和档案 专业技能，着实做好应用ＯＡ系统处理公文管理工作。 ５、ＯＡ系统与档案管理系统衔接性较差。高校使用ＯＡ 系统才是起步阶段，受技术手段的限制，ＯＡ系统与档案管 理系统没有做到好的衔接。这样产生的结果就是公文在ＯＡ 系统中走过整个流程之后只是简单的存放在系统中，需再次 操作才能转人档案系统，重复性的工作造成了人力和物力的 浪费。高校应按照电子文件的管理要求，通过两个系统的协 同工作，运用技术手段的对接，将档案管理模块加入到０Ａ 系统中去，确保行政公文在ＯＡ系统中的流程运转完毕后可 转人档案管理系统，使用户可以在两个系统中完成公文的操 作流程和运转，从而实现电子文件归档、查询、存储的规范 化管理。 ６、时间与空间对远程办公的限制。ＯＡ系统不受传统固 定的办公环境影响，办公人员即使不在学校，也可以处理公 文，但前提是必须有电脑和网络。尤其是一些具有高时限性 的文件急需处理时，很大程度降低了办公效率。当今智能手 机的使用可适当的解决这个问题，利用智能手机为载体，使 用手机网络与ＯＡ系统进行链接，建立移动办公系统。利用智 （下转第４１页） ２０１５年第１５期 青年时代 ＹＯＵＴＨ ＴＩＭＥＳ ・人文社会・ 有将“输出者”翻译为“ｒｅｃｅｉｖｅｒ”，而是对其进行了句型调 新”。抓住了本质，保证了译文的准确性。 整，将其翻译为“ｅｘｐｏｒｔｉｎｇｄｅｆｌａｔｉｏｎｔｏｏｔｈｅｒｐａｒｔｓｏｔ￣ｈｅｗｏｒｌｄ．” 释意理论所强调的脱离原语外壳本身就体现了翻译的灵 例６．总理： “不能像开车那样，松了手刹还踩着脚刹， 活性。上述的５种翻译策略都是译者成功脱离原语外壳，重 明放暗不放。” 新进行信息组合的表现。 Ｉｎｔｅｒｐｒｅｔｅｒ：“Ｇｏｖｅｍｍｅｎｔｍｕｓｔｎｏｔｓｅｃｒｅｔｌｙｈｏｌｄｏｎｔｏｐｏｗｅｒｓｔ 结语 ｈａｔｓｈｏｕｌｄｂｅｄｅｌｅｇａｔｅｄ，ｊｕｓｔｒｅｌｅａｓｉｎｇｔｈｅｈａｎｄｂｒａｋｅｂｕｔｓｔｉｌｌｋｅｅｐｉｎｇｔｈ 释意理论的核心观点是译者在翻译的过程中要脱离原语 ｅｆｏｏｔｂｒａｋｅｏｎ．’’ 外壳，抓住原语中的意思（ｓｅｎｓｅ），在对信息进行加工重组后 译员对句式进行了调整，将原文中的“明放暗不放”提 输出译语。它强调“意思”的作用。历年的总理答中外记者 到了前面，将这个形象的比喻“松了手刹还踩着脚刹”放到 问都是公众关注的焦点，因为它涉及到许多与公众切身利益 了后面。这符合英语的表达习惯。 相关的问题，正确的传达意思至关重要。因此，释意理论为 ５．核心点提炼法 其翻译提供了很好的指导。本文总结的翻译策略可供译者在 例７．总理： “真是高手在民间，破茧就可以出蚕。” 口译活动中灵活地选择使用。 Ｉｎｔｅｒｐｒｅｔｅｒ：“Ｉｂｅｌｉｅｖｅｔｈｅｒｅａｒｅａｌｏｔｏｆｐｅｏｐｌｅｗｉｔｈｒｅａｌｔａｌｅｎｔｓａ ｍｏｎｇｔｈｅｐｅｏｐｌｅａｎｄｗｅｍｕｓｔｌｉｆｔａｌｌｔｈｅｒｅｓｔｒｉｃｔｉｏｎｓｓｏｔｈａｔｔｈｅｙｃａｎｂｒｉｎ 参考文献： ｇｔｈｅｉｒｔａｌｅｎｔｔｏｂｅｓｍｓｅ．’’ ［１】梅德明，高级口译教程【Ｍ】．上海：上海外语教育出版社，２０１１． 这里“破茧就可以出蚕”只是一个比喻，译者在翻译 ［２】仲伟合，口译研究方法论［Ｍ】．北京：外语教学与研究出版社，２０１２． 过程中提炼出了其内涵，即去“破”那些限制人们发挥各 ［３】许钧，袁筱一，当代法国翻译理论【Ｍ】．南京：南京大学出版社，１９９８． 自才能的“茧”，让他们的才能得到最大限度的发挥。这样 【４】李瑛，释意理论关照下的记者招待会策略［Ｄ】广东：广东外语外贸大 既降低了翻译的难度（“茧”和“蚕”的翻译很多人并不熟 学，２００８． 悉），又使译文更加准确地传达原文的意思。 【５］Ｌｅｄｅｒｅｒ，Ｍｏｄｅｒｎｈ＇ａｎｓｌａｔｉｏｎ： ［Ｍ］Ｂｅｉｊｉｎｇ：Ｃｈｉｎａ 例８．总理：我们推动“双创”，就是要让更多的人富起 ＦｏｒｅｉｇｎＴｒａｎｓｌａｔｉｏｎＰｕｂｌｉｓｈｉｎｇＣｏｍｐａｎｙ．２００１ 来。 ｌａｎｇｕａｇｅ：Ｈｏｗｉｔｃｏｕｌｄｂｅｒａｉｓｅｄｕｐｔｏｔｈｅｃｏｎｆｅｒ Ｉｎｔｅｒｐｒｅｔｅｒ：“Ｔｏｅｎｃｏｕｒａｇｅｍａｓｓｅｎｔｒｅｐｒｅｎｅｕｒｓｈｉｐａｎｄｉｒｍｏｖａｔ Ｊ】．中国翻译，２００８，０１：２２—２６ ｉｏｎｗｅｗａｎｔｔｏｈｅｌｐｍｏｒｅｐｅｏｐｌｅｂｅｃｏｍｅｂｅｔｔｅｒｏｆｆ．” ［７】陆小伟，释意理论视野下记者招待会口译技巧研究一以２０１ ３年李总 译员提炼出了“双创”的含义，即“大众创业、万众创 理答中外记者问为例【Ｄ］内蒙古：内蒙古大学，２０１４． （上接第３８页） 能手机与手机网络登陆ＯＡ系统，可以随时随地处理公文，克 参考文献： 服了时间与空间的限制，可大大提高公文处理的时效性。 【１］叶景青．高校ＯＡ环境下电子文件归档管理的思考．兰台世 五、结语 界．２００９，（０９）：２０—２１． 随着高等教育信息化的发展，校园ＯＡ系统因为其自身 ［２］陈刚．ＯＡ系统对高校行政公文处理的影响．计算机光盘软件与应 的强大优势被越来越多的高校所使用，利用ＯＡ系统处理行 用．（２０１３）２０． 政公文也成为高校教育管理工作中的一项重要内容，并顺应 【３】薛宏．高校ＯＡ系统电子公文高效运转机制初探．办公室业 教育信息化发展的需要。ＯＡ系统必须不断的完善和创新， 务．２０１３（１１）． 才能成为高校行政管理的长效机制，才能全面提高公文管理 ［４】王薇．高校电子文件管理与ＯＡ系统的有效融合．北京档案．２００７（１）． 效率，才能使高校管理工作更加快捷有效。 ［５】陈冬梅．ＯＡ系统中高校机要文件安全管理探析．统计与管 理．２０１４（７）． ４１
