客户电子档案管理规范(暂行)

客户电子档案管理规范（暂行）

第一条 定义

客户：指与公司签署《保险经纪授权委托书》，并接受公司提供的相关保险经纪或顾问服务的法人单位，根据相关服务内容的不同，划分为寿险客户和非寿险客户。

客户电子档案：指公司市场开发部门、技术部门、客户服务部门等各部门在为特定客户提供保险经纪或顾问服务过程中形成的全部电脑文件资料。

第二条 电子档案建立标准

一、 服务人员在公司内定区域建立“客户档案”一级文件夹，以存放客户电子档案。在一级文件夹下设置“准客户档案（立项客户）”和“客户档案”两个二级文件夹，以存放准客户（立项客户）和客户电脑档案。

二、 二级文件夹内按照准客户（立项客户）或客户名称（全称）设置三级文件夹，存放该准客户（立项客户）或客户所有的业务文件。

三、 特定客户文件夹内按照电子文件性质相应设立四级文件夹，分别为“客户信息”、“业务档案”

1）客户信息：指客户基本信息，包括机构信息和管理人员信息等。

2）业务档案：指与客户保险经纪服务或顾问服务相关的所有业务文件资料。

四、 准客户（立项客户）在符合下述条件之一时即成为客户，必须将原准客户文件夹

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从“准客户档案”文件夹剪贴至“客户档案”文件夹：

1、 与客户签署委托合同或取得客户授权的；

2、 实施风险管理顾问服务、专业保险采购服务、日常服务、专业索赔协助服务或增值服务的；

3、 开始实质性业务接触的

五、文件名称统一为“主题+日期”格式。例如：2006年10月1日询价单文件名为“询价单061001”。

第三条 各部门客户电子档案管理

各市场业务部门、技术中心等部门应对部门的客户档案实行集中管理。各部门应指定专人在指定公司内网设置单独区域，建立部门“客户档案”一级文件夹，在部门“客户档案”一级文件夹下设置“准客户档案（立项客户）”和“客户档案”两个二级文件夹，以存放准客户（立项客户）和客户电脑档案。，用以存放本部门所有客户的电脑档案，同时要对部门的客户档案进行定时更新。

分公司下设部门参照本条规定执行。

第四条 分公司电子档案管理

分公司应对分公司的客户档案实行集中统一管理。

分公司客户服务部门应指定专人在指定公司内网设置单独区域，建立分公司“客户档

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案”一级文件夹，在“客户档案”一级文件夹下存放各下设部门的客户电脑档案。

第五条 客户服务中心客户电子档案管理

客户服务中心应对公司的客户档案实行集中统一管理。

客户服务中心应指定专人在指定公司内网设置单独区域，建立公司“客户档案”一级文件夹，在“客户档案”一级文件夹下存放各市场业务部门、技术中心或分公司定期上传的客户电脑档案。

第六条 客户电子档案备份

各部门应每月初5日内指定专人将本部门所有服务人员的客户电子档案备份至客户服务中心指定电脑；分公司下设各部门应每月初5日内指定专人将本部门所有服务人员的客户电子档案备份至分公司客户服务部门指定电脑。

各分公司客户服务部门负责每季度初5日内将本机构的客户电子档案备份至客户服务中心指定电脑。

客户服务中心负责定期对公司所有客户电子档案进行备份处理。

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