公司档案管理制度

公司档案管理制度

第一章 总则

一、为加强公司文书档案、资料的管理工作，保证文书档案、资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。

二、公司行政部负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

三、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的的规定及时归档，部分资料须在行政部备份。

第二章 文件资料的收集管理

一、归档范围 1、公司印发的公文

2、公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。 3、公司与其他单位签定的合同、协议书等文件正本。

4、公司重要会议资料、包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。

5、上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料。

6、公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真。 7、公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等。

8、公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。 9、公司所有员工的考核与培训资料。

10、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片（及底片）、录音、录像等。 11、公司及产品的获奖证书。

二、资料承办人员应及时将办理完毕或经批准的文件资料，收集齐全，加以整理、归档。

三、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形式的重要文件资料，由此项工作的负责人收集并交行政部归档保管。

四、公司员工外出参加培训、学习、考察、调研等公务活动，必须将重要文件资料向行政部办理归档。

五、各部门须有一名档案管理人员，认真执行定期归档制度。

第三章 归档管理

一、档案管理人员应根据公司的业务及工作现状，编制“案卷类目”， “案卷类目”的条款必须简明确切，并编上明细名称。

二、档案管理人员应及时将文件资料按“案卷类目”放入文件夹内，对号入座。

三、在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件，归放在一起，不得分开。

四、对于重要的声像类资料，档案管理人员应在卷首附上文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）。

第四章 附则

一、本制度由公司行政部负责解释。 二、本制度自颁布之日起施行。

鸿晟实业有限责任公司

2010年8月30日