HUALI 华立材料科学实验室 程序文件 文件编号：SYS/HL-CX4.1-02-02 第 A 版 第 0 次修订 第 1 页 共 3 页 保密管理程序 1 目的 为了保证本实验室客户的所有资料（包括记录样品商务信息等）的机密及所有权不受到侵害，特制定本程序。 2 适用范围 适用于一切与实验室和客户有关的机密性资料， 如记录、样品、商务信息等。 3 定义 无 4 职责 本实验室任何人应对一切记录（包括质量记录和技术记录）、样品信息和资料保密，并由办公室保管。对于主要的机密资料和信息的传发、接收、存储和调阅应由本实验室办公室专人专管，样品的保密工作应由样品管理员来承担。 5 工作程序 5.1 客户的机密保护 5.1.1 客户的机密信息的传发和接收都不得有无关人员在场，并由负责此项工作的相关人员与客户协商，双方定时、定点接收/传发相关的信息。 5.1.2 客户为检测所提供的所有图样及标准、说明等由办公室负责保管和存放，只有检测室负责人批准后方可调阅。 5.1.3 客户的所有权应受到合理保护，本实验室任何人不得肆意侵犯。 5.1.4 当客户要求用电话、电传、图文传真或其他电子和电磁设备传送结果时，本实验室规定由办公室专人负责传送，并做相应记录，以备清查。 5.2 记录的保密工作 5.2.1 质量记录的保密 质量记录包括来自内部审核和管理评审的报告及纠正和预防措施的记录，这些记录在形成后，办公室应即时跟催，办公室应根据档案存储规定和办法来 HUALI 华立材料科学实验室 程序文件 文件编号：SYS/HL-CX4.1-02-02 第 A 版 第 0 次修订 第 12 页 共 3 页 保密管理程序 存放和保存在具有防止损坏、变质、丢失等适宜的环境设施中。 5.2.2 实验记录包括表格、合同、工作单、工作手册、检查表、控制图、外部和内部的检测报告及校准证书、客户信函、文件和反馈等。这些记录的保密管理工作由各检测室负责，详见《记录管理程序》。 5.2.3 本实验室所有计算机都应设定相应的开机密码或权限密码。 5.2.4 所有记录（包括设备、人员、供应商等记录）、证书和报告都应安全贮存，妥善保管并为涉及方保密。 5.3 在确保其安全（必要时，征得其同意）的前提下，允许客户到本实验室参观或监视与其工作有关的操作。 5.4 保密管理其它措施 5.4.1 所有员工进出实验室时都应做好出入登记记录，该记录应保管二年后经办公室负责人批准后，方可销毁。 5.4.2 复印机应由办公室文员专人管理，需复印的资料经办公室负责人签名同意后，方可复印发放并记录入《文件收、发记录表》。凡办公室已盖了「受控」及「资料发行专用」字样的文件，其他部门人员不得善自复印，一经发现复印，视为泄密处理，记过一次，如再次发现立即辞退。 5.4.3 凡涉及实验室内部报废的保密文件资料，必须使用碎纸机，切碎后方可作废品处理。 5.4.4 本实验室员工未经实验室主任批准不得擅自携带相机、录音器或其它摄像器具进入实验室，进行拍摄活动。 5.4.5 本实验室全体员工自觉遵守保密基本准则，做到：不该说的机密，绝对不说，不该看的机密，绝对不看(含超越自己职责、业务范围的文件、资料电脑复印软件)。 5.4.6 对泄密或者非法获取实验室秘密的行为及时检举、投诉的，按照有关规 HUALI 华立材料科学实验室 程序文件 文件编号：SYS/HL-CX4.1-02-02 第 A 版 第 0 次修订 第 13 页 共 3 页 保密管理程序 定给予奖励。对员工因不遵守实验室规定，造成泄密事件，依照有关法规及实验室的奖惩规定，给予纪律处分、解雇，直至追究法律责任。 6 相关程序 6.1《记录管理程序》 SYS/HL-CX4.13-01-15 6.2《样品管理程序》 SYS/HL-CX5.8-01-32 6.3《数据控制程序》 SYS/HL-CX5.4-05-24 6.4《检测用计算机软件及网络控制程序》 7 质量记录 7.1文件收、发记录表 SYS/HL-CX4.3-01-09-A SYS/HL-CX5.4-07-26
文件收、发文记录表
SYS/HL-CX4.3-01-09-A 发放 部门 发放人 发放时间 部 门 接收 接收人 接收时间 备 注 序号 文件名称 页数 份数
