新形势下加强照片档案管理方法初探

新形势下加强照片档案管理方法初探

■ 张华为 山东省青州市人力资源管理服务中心

摘要：照片档案在人们的生产生活中越来越引起人们的重视，特别是近几年数码照相技术的普遍应用，工作中大量的照片资料出现，如何加强照片档案的收集、管理，为我们的生产生活所用，是目前面临的重要问题。鉴于目前照片档案在档案管理中不被重视，照片质量不高、归档不及时、管理较为混乱等现象，本文主要从照片的形成、收集、整理、保管方面做一些初步探讨。

关键词：照片档案；管理；方法

照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，以静止摄影影像为主要反映方式的，有保存价值的历史记录。它具有直观、形象、真实的鲜明特点，在反映客观事物方面有着文字无法替代的重要作用。在数字网络迅猛发展，智能手机普及的今天，数码照片以便捷、直观、形象的特征，给传统纸质档案带来了全新的变化。照片档案如此重要，做好照片档案的收集、保管与利用是每名档案工作者的首要职责所在。

一、照片档案管理目前存在的问题 （一）照片质量不高、流失严重。在有些单位，照片档案还没有引起足够重视，对照片档案的建立认识还比较模糊，致使在照片档案的形成和征集环节经常出现空白，导致一些部门本应该收集归档的重要照片资料没有及时收集，有的即使留存了照片，但由于照相技术等方面的原因，照片质量不高，不能全面地反映事件的本来面目；数码相机出现后，电子照片大量生成，但照片冲洗环节近乎缺失，相当一部分照片散存于拍摄者手中，导致相片流失现象严重。

（二）照片档案的管理不规范。对于收集与归档范围的照片，没有按规定向单位档案管理科室移交，集中管理，照片时间跨度长、信息含量大、分类不明确、文字说明不清楚、存放不科学、不规范等情况，为照片档案的利用带来很大困难。 尤其是近年来数码相机的使用，其照片贮量大，浏览方便既成为其优点同时也显示出不利方面，不同时间、不同体裁的照片全部集中在存贮卡内，如果不及时归档，一旦存贮卡损坏，或相机遗失，信息将全部丢失。 2014年11月，山东省青州市某局办公室被盗，其中丢失的一部相机中就记录着该局近一年来的重要活动照片，由于工作人员的疏忽大意，照片在收集管理上欠规范，相机中的照片竟然一张也未曾导出，造成的损失无法挽回。

（三）照片档案保管存在漏洞，导致照片霉变及损毁现象。照片的保存较文字档案具有更高的要求，在照片的保存上，由于档案管理人员的责任意识及照片的保存方法没有及时跟进，照片档案缺乏管理经验，在照片的底片、照片保管上采用与文字材料档案相同的保管措施，在库房的防水、防光、防磁、防粘连方面没有处理到位，导致存储照片霉变、变型、变色、粘连现象严重，有些直接导致照片的损毁无法使用。 2012年，山东省青州市举办的建市30周年大型摄影展上，展出的一组弥足珍贵的古城照片由于保管不善，出现了部分残损及变色现象，让人痛惜。

二、照片档案管理的建议及对策

（一）提高对照片档案的认识程度。要做好照片档案的管理需从照片的形成、收集环节入手，把图像资料形成制作纳入日常工作流程，将文书档案工作与

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Audio-Visual Archives声像档案

照片档案工作同步开展。要依法宣传照片档案的相关知识和价值。通过宣传，使各单位充分认识照片档案的重要性，从而依法自觉地做好照片档案的收集和归档工作。改变过去那种不重视档案、消极应付的工作态度和只注重文字材料收集而忽略了照片档案积累的错误做法。在宣传工作中，尤其要做好相关领导、各部门摄录人员、档案管理人员等有关人员的宣传工作，增强他们的照片收集及归档意识。

（二）通过培训提高照片质量。领导重视是做好照片档案管理的关键。一是要形成定人管理，建立一支稳定的档案信息队伍。各单位可以委派本单位有责任心、工作能力强的同志担任照片采集、档案管理工作。二是加大照片管理人员的业务素质培训。培训学习是提高摄影人员综合素质的一个好的方式，从照片的形成着手，聘请高水平摄影师对摄影宣传人员进行业务知识培训，掌握照片在取景、构图、光线、主题选择等方面的摄影技巧，提高摄录人员艺术素养，通过理论培训与实践相结合，拍出高质量的照片。三是开展活动，激发摄影激情。山东省青州市档案馆每年联合市博物馆将非物质文化遗产宣传、图片资料展示与文物古迹相结合，开展大型图片展览活动，效果非常明显。事实证明，开展摄影比赛、图片展览、举办摄影文艺沙龙等活动是提高从业人员技能水平和艺术品质、激发摄影人员创作热情、扩大照片档案影响力的有效途径。

（三）做好照片的收集及归档工作。将照片档案的收集管理纳入日常工作流程，制定照片档案管理制度，从照片的形成、收集、整理、保管、利用提出明确的要求。首先，要明确在单位日常工作中哪些工作环节要形成照片，比如上级领导参加与本单位有关的重大公务活动、本单位组织或参加的有关活动、记录本单位重要事件、重大事故及其他异常情况以及其他与本单位工作有关的重要活动都要及时拍照存档。

（四）做好照片的整理及利用工作。科学的照片分类及整理方法是照片利用的前提。照片档案的整理应遵循三个原则，即有利于保持照片档案的有机联系、

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有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。在整理过程中，要严格按照照片档案管理规范要求进行，从底片、照片的归类、照片的排列、编号、文字说明内容、格式、照片的入册等，都要严格符合规范的要求。档案管理人员要在照片形成后督促摄影者及时整理，向档案管理科室移交，尽快归档。特别强调的文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示出照片影像所反映的全部信息。

（五）做好照片档案的保管工作。胶片照片档案一般由底片、照片和文字说明三部分组成。底片保存应使用无光泽的中性偏碱性且表面略微粗糙的材质制作，照片册、底片册所用的封面、封底及芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，化学性能要稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。数码照片可着重做好照片文件的存档工作，由于硬盘、光盘自身存在的优缺点，我们可采用硬盘、光盘、下载百度云备份文件三种保管方法，光盘应一式三套，一套封存保管、一套查阅利用、一套异地保存，这样可确保照片信息的完全保管。照片存放有严格的温度、湿度、空气流通等方面的要求，库房条件要附合防水、防潮、防火、防日光及紫外线照射、防污染、防虫、防震、防盗等要求，并符合《档案馆建筑设计规范》的规定。光盘应一一装入光盘袋并放在坚硬的惰性塑料包装盒内竖立存放。光盘存放要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离。光盘一般保留时间不小于四年，每满四年检查转存一次。同时，建立数码照片定期检查制度，对于检查中发现的问题，及时采取相应措施，将安全隐患消灭在萌芽状态。

参考文献：

[1]黄菲.如何提高医院照片档案的归档率[J].陕西档案,2011(1).

[2]照片档案管理规范(GB/T 11821-2002).