档案的精细化管理模式构建思路

文/文水县综合检验检测中心  要斌

【摘要】本文以档案的精细化管理模式构建思路为主要阐述，结合当下档案管理存在的问题和以档案精细化管理模式构建方法为主要依据，从档案管理流程出现问题、档案归档存在问题、档案管理流程精细化进行、档案归档的精细化工作、电子档案精细化管理这几方面进行深入探讨和分析，其目的在于加强档案精细化管理的运作效率。

【关键词】档案管理；精细化管理；电子档案；档案归档；档案流程精细化管理文化形式起源于企业管理，实质就是将战略性目标详细化分解，并将其真正落到实处，将管理责任实际化、精细化，将管理工作机制变得更加形式化、整体化和程序化，在实施过程中比较注重执行力度。细节处理是成功的关键，档案管理一定要注重精细化和规范化，使得档案管理更加具体和详细。

使得使用过的所用文件和档案都可以按照原来位置有所归属。档案管理流程还要依据管理机制和归档机制进行工作，可以最大限度地提升企业档案管理效率模式，使档案管理流程更加精细化，确保企业的正常运行和发展。

（二）档案归档的精细化工作。档案管理人员自身要具备精细化管理意识和理念，在针对企业档案归档整合工作过程中，要对档案进行深度清理和整合，结合新时代发展的基本情况和实际情况进行研制，确保所有档案的归档都能够保证文件内容和信息的完整性。不同类型的档案采取不同形式进行管理，使得档案文件分类足够清晰，在档案管理过程中不出现错误档案问题。比如：政务服务管理局要对局内的档案进行精细化管理，在2016年，归档档案大约有400多件，有永久档案、长期档案和十年档案等。在精细化档案管理模式下，政务服务管理主要对一些档案进行电子管理，建立电子档案管理室，确保档案信息的完整性和精细化，使得档案信息更加真实和准确。而且，精细化管理形式下企业的档案管理效果会更加明显，档案管理效率会得以提升，电子档案管理会使得档案信息更加真实和准确。而且，精细化档案管理形式得到了政府的大力支持和认可，并将其不断推向档案管理中，在档案管理中投入更多资金，为企业建设信息化档案室，确立综合档案室，一般包含的档案种类分别是：公民、科技、实物等类型的档案信息，在信息化硬件设备上给予一定保证支持，使得企业可以针对档案管理使用精细化手段和理念。

（三）电子档案精细化管理。档案电子化建设也要秉着精细化管理理念，在企业内建设电子档案管理体系，借助现代化信息技术构建电子档案。电子档案管理体系要具备自动生成系统，为企业提供全面完整的电子档案管理形式和查询技能，使得企业档案管理更加自动化和信息化，将管理和信息结合起来进行，构建完善电子档案信息网络体系。使用电子档案精细化管理提升效率，减少错误和破坏等。

一、档案管理存在的问题

（一）档案管理流程出现问题。当前时期，很多企业部门依旧保留着传统档案管理形式，以传统管理流程进行工作。比如：对于档案管理依旧采用人工形式进行分类，进而依据一定程序将档案排放到相对应的位置和架子上。此种档案管理形式需要浪费较多的人力和精力，经常会出现档案破坏和丢失现象，一般严重情况包括以下几方面：档案管理手段过于单一和传统，导致档案出现破坏，字迹不够清晰等情况时有发生，通过一些先进技术对档案进行恢复，也只能够恢复档案的一小部分，进而导致档案丢失。此种现象的发生，会严重影响档案管理工作的进程和速度，对企业未来发展具有不良影响。所以要及时改变传统档案管理形式，将阻碍企业未来进步和发展的绊脚石挖走。

（二）档案归档存在问题。档案归档过程中经常会出现企业职工归档不够及时，档案管理收集工作速度比较慢，工作效率比较低下，归档出现很多错误和问题等，使得企业档案内容不够真实，查找资料比较困难，影响企业的运作。综其原因就是企业对档案管理不够重视，缺少严格标注和管理规范依据，档案管理意识不强，使得档案归档和立卷出现严重问题，档案管理价值不断弱化，管理时间不断延长，使得档案管理成为一个虚设的部门。

二、档案精细化管理模式构建方法

（一）档案管理流程精细化。企业档案管理人员首要任务就是要精细化管理流程，将档案工作中比较复杂的管理程序简单化，使得档案管理工作更加精准和技术。以往档案管理流程规定为：将收集的档案整合起来，并按照一定标准对其进行分类，将分类的结果记录起来，将其形成目录，进而对档案进行详细装订，制作检索样本，将整理完整的档案添加入库，以不同类型加入到书架中。此种管理模式在实际使用期间，因为不同原因等导致档案使用混乱，丢失现象比较严重。因此可以借助精细化管理形式制定管理流程：首先，综合部门对所有档案进行统一化编码工作，一旦发现遗漏或者增加档案文件时，要求不同部门对其进行整理，再移交到综合部门进行统一编码。其次，综合部门依据实际情况将档案整理成范本，进而不同部门依据范本为参考对内部的档案进行整理和分类。最后，所有部门完成一项基本工作后，就要将相关资料整合后，再将档案信息送达到档案室实现归档，相关档案和文件也要进行归档，

三、结束语

总而言之，档案管理是未来企业发展需要面临的重要问题，精细化档案管理可以提升档案管理效率。因此在企业档案管理中使用精细化手段，引进先进手段，提升档案管理质量和效率，能减少档案破坏和归档错误的现象。

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２０１９／０６　　（上）　　总第３１６期　　

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