浅谈档案精细化管理在档案管理中的实践应用

浅谈档案精细化管理在档案管理中的实践应用

作者：曲加杰 施展

来源：《办公室业务·上半月》2018年第06期

【摘要】档案精细化管理是档案管理方案中最有效果的一种管理模式，想要提高一个企业的经营效益，能否做到精细化管理档案尤为重要。基于此，本文就档案管理流程、档案归档方面简单分析了当前企业在档案管理方面存在的问题，并通过档案管理流程精细化、档案归档精细化、档案电子化等方面作出回应，并结合实际提出自己的一些看法。 【关键词】档案管理；档案归档；档案电子化

企业的发展离不开科学管理手段，档案管理在其中占据重要的地位，它不但记录企业生产、经营等活动，也是企业发展的根本依据，所以一旦档案丢失的情况出现，将会对公司的经济、发展等方面造成非常大的影响。这个时候就需要一种先进的管理模式，对企业的档案管理进行改革，而这种模式叫作档案精细化管理。 一、档案管理面临的问题

（一）档案管理流程问题。现阶段，有些企业部门依然保留着落后的档案管理流程，例如，将整体档案手动分类，然后依照顺序分类放在档案室分类架上。在这样的档案管理流程中，由于人的精力有限，特别容易出现档案管理混乱以及档案丢失等问题，其中最为严重的包括：档案保管手段不够先进而导致档案损坏、字迹模糊不清等情况出现。而企业技术人员通过高超的修复手段，也仅仅能够从这些损坏的珍贵资料中救回一小部分，其余只好丢弃。出现这样的问题，无疑影响企业工作人员的工作进程，进而影响企业的未来发展道路。因此，落后的档案管理流程在某种程度上将会成为企业发展的障碍。

（二）档案归档问题。档案归档时，比较容易出现企业职工不及时还档、档案管理人员收集效率低以及档案管理人员归档错误等问题，这会造成企业档案因内容混乱而查找资料、档案困难的情况，这会影响企业的发展。而追踪其原因是企业日常档案管理缺乏规范的行为标准。如果企业依然保持对档案管理不重视、不改善的态度，那么档案立卷与归档的作用将会越来越弱化，时间越长，档案管理的作用越小，最后导致档案管理部门仅仅只是个摆设。无疑档案归档问题也是企业发展中比较重要的障碍之一。 二、档案精细化管理在档案管理中的应用策略

（一）档案管理流程精细化。企业档案管理人员的首要任务是精细化档案管理的流程，将复杂的流程简单化，这样就使档案管理变得简单而又精确。例如，某市第一医院，在2015年

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的档案管理流程为：将档案整理分类—录入目录—整理装订—制作检索本—档案入库—分类上架。这种模式在使用期间，因为各种原因，造成医院档案混乱、丢失等问题的出现。自2016年起院长引进新的档案管理技术，这种情况不复存在，其流程为：1.由综合部对档案进行统一编码，如果有新增或遗漏文件，需要各部门统计整理最后汇总综合部门进行统一编码。2.由综合部整理出“范本”，然后由各部门按照“范本”对各自部门文件进行整理。3.当每个部门一项工作结束，就需要将所有相关资料送至档案室进行归档，而且需要对正在进行各项工作所涉及文件，做到“预先归档”工作。医院利用新的档案管理流程，结合并且完善《档案保管制度》 《档案材料归档制度》等制度，发现医院档案管理效率明显提升，这种管理流程精细化的方式能够促进医院的日常工作顺利开展。

（二）档案归档精细化。档案管理人员应该在档案管理方面运用精细化管理理念，并且在医院档案归档与整理的过程中，对档案进行档案精细化的深化处理，尽可能结合企业实际情况，保证档案归档时档案的完整性。而且对于不同类型的档案要采取不同的处理手段，必须保证档案分类清晰，没有错档。例如，某县政务服务管理局对档案进行精细化深化处理，仅2016年，归档文书档案400件，其中包括：永久档案260件，长期档案55件，10年档案99件，基建35盒，公民档案52466卷，会计13册等等。在精细化档案管理下，政务服务管理局还实行部分机密文件电子数据化管理，以保证档案完整性、细致性得到充分体现，由此，政务服务管理局档案管理质量有了明显的提升。此外，政务服务管理局的档案管理还引起部门的高度重视，在档案设施方面加大投入，档案室扩建了200m2，设立综合档案室，其中包括档案分类有：公民档案类、科技档案类、实物档案类等七大类，部门还在硬件方面给予保障，这也满足了档案归档精细化管理理念。

（三）档案电子化。档案电子化，是利用电子档案管理系统，为企业单位的档案进行现代化计算机管理模式。电子档案管理系统既可以自成系统，提供完整的电子档案管理及查询功能，也可以与单位的办公自动化、设计过程管理以及信息管理系统进行结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。通过现代的计算机技术，将纸质档案与电子档案相结合，能够解决不及时还档、收集效率低、归档错误等问题。 三、总结

综上所述，档案问题关系到企业未来发展道路，而档案精细化管理能够为企业档案管理提供强而有效的保障。本文通过引进先进档案管理流程、档案精细化深化处理、利用电子档案管理系统等方案，并结合实际情况，提出自己的一些看法，希望能够帮助到档案管理方面的相关工作者。 【参考文献】

[1]李格格.浅谈如何在事业单位档案管理中开展精细化管理[J].办公室业务，2018（03）：72.

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[2]谢家祝.档案精细化管理在档案管理中的实践应用[J].城建档案，2017（06）：75-76.