一、项目实施方案 （一）项目实施的依据
1、《中华人民共和国档案法》
2、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第 3、国家档案局《 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 4、《归档文件整理规则》》（
DA/T 22 —2015）
DAT-31-2017 ）
8 号令）
GB/T17678.1 — 1999
5、《档案著录规则》 (DA/T18-1999) 。 6、《纸制档案数字化技术规范》（ 7、《电子文件归档与管理规范》 （二）项目实施前准备 1、人员准备 （ 1）甲方人员
职务：现场交接管理人员
职责： ① 负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签 字。 ② 负责监督乙方规范化加工。 ③ 随时把握乙方加工进度并进行协调。④及时关注并抽 查乙方加工质量。 ⑤代表甲方与乙方进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。 （2）乙方人员
2.1 管理人员 ：主要为熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和 现场管理及沟通能力的乙方负责人。
2.2 工程技术人员：主要为熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了 解档案管理等相关专业知识的乙方技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员 数字化制作工作人员 序号
职务
：主要为了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙方
GB/T18894 —2002
职责
1、负责人员，资源的调配工作。
人员
备注
1
项目负责 人
2、负责施工组织设计、管理。 3、负责施工条件的保障及与甲乙 双方关于项目进展状态的汇报和协 调工作。
1、负责与乙方的档案提卷和还卷 等交接工作。
2、负责现场的人员管理和加工管
1
负责项目现场总
1
体质量、进度、 协调等工作。
2 现场主管
理。
3、负责数据的终验和挂接。 4、配合项目负责人做好与乙方的 沟通协调工作。
负责将档案卷内目录及其它索引信
3
著录人员
息 进行手工录入为电子数据信息 并校对。
1 1
4 图像扫 负责按制定的技术规范将档案资料 在进行档案逐页
描、处理 人员
扫描，并进行后期处理：
1、去污：将扫描获取的图像进行 图像去污 ;去黑边及去杂点等。 2、纠偏：将偏斜的图像进行纠正 处理。
3、文字处理：将不清楚的文字进 行加深或变浅。
4、拼接：将页面较大的图像进行 拼接处理。
1.负责将处理好的图像进行全文识
图像处理的时候，要留意每一页扫描的质量，发现扫描质量问题立即发还上一工序
重扫并作好记录。
矢量化人员最终
6
图像矢量 化人员
别。
2.校对、板式还原和格式转换。 3.对已经产生的成品数据进行初验 后移交给现场主管终验并挂接。
定员需结合矢量化的图形数量和采集难度。
1 人
2、项目设备设施准备
（1）主要加工设备及其技术参数 序号
设备材料
主要技术参数
单位
备注
1
综合档案管
1 ．需支持全文检索使用功能。
2 ．支持 TIFF 和 PDF 格式数据的批量挂接
套
国产
理系统
功能。
数字化流程
2
管理和加工 软件、 OCR 软件
套
国产
能满足本加工项目所有的技术要求
最大幅面： A3 （ 304.8mm*431.8mm ） 扫描元件： CCD
光源技术 :CCFL （长寿命冷阴极荧光灯 管）
光源数量：采用双光源
平板扫描仪
光学分辨率： 600dpi
扫描速度： 2.8 秒/页（ A3 幅面、彩色、 300dpi ）
台
国产
3
色彩位数：输入 48 位、输出 24 位，接口 类型： USB2.0
机械构造：防尘、耐磨、噪音低、双钢 轨、横掀弹簧上盖。
计算机
处理器： I5 以上处理器
台 国产
4
内存容量 ≥4GB 硬盘容量 ≥1TB
显示器：液晶； ≥19吋 外部端口： USB3.0≥3个 光驱：内置 DVD-ROM
Windows7 中文专业版操作系统
产品类型：数码复合机 颜色类型：彩色、黑白
复印打印一 体机
涵盖功能：复印 /打印 双面器：标配
自动输稿器：双面自动 复印分辨率： 600*600dpi 打印分辨率： 600*600dpi 复印速度：达到 20ppm 存储容量： 2TB
接口类型： USB2.0 转速： 5400 转 /分 缓存： 8MB
5
台
国产
6
移动硬盘
个
国产
（ 2）数字化加工管理软件要求
数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，是档案数字化加工的主要应用工具，也是确保档案数字化加工工作效率和成果质量的关键技术。档案数字化加工软件必须具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印传输等功能，能够满足档案数字化加工全流程各业务环节的需要，以及对加工数据进行质量检查和验收的需要。 （ 3）其他辅助加工设备
除上述主要加工设备外，在档案数字化加工现场，还需要配备以下辅助设备：办公桌椅、档案存储柜、储物柜、装订机、电熨斗、切纸机、抽湿机、碎纸机以及纸张、档案卷皮、档案
盒、装订线、胶水等消耗材料。具体参照招标文件要求或合同约定配置。 3、场地部署准备
（ 1）各单位应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。
（ 2）数字化加工场地应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。场地内应配备可覆盖全部场地的报警、防火等应急设施设备。
（ 3）数字化加工场地应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控数据自产生之日起保存不少
于 6 个月，涉密档案数字化加工监控录像要保存到项目完工数据移交 1 个月后；档案部门应
定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。
（ 4）数字化加工场地应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。
（ 5）各单位和数字化服务机构应合理规划、配备和管理档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。
（ 6）数字化加工场地须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能以及非必要的各终端接口，各单位和数字化服务机构应定期进行相关检测。如有必要，应由县档案局构建数字化加工专用局域网和视频监控专用网。 （三）项目加工方案
档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用专业的扫描仪、高拍仪和数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的
档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。档案数字化加工主要流程
包括：提卷 -拆卷 -档案著录 -扫描 -图像处理 -OCR- 校对 -版式还原 -转双层 PDF-终验 -挂接。
1、入库提卷、拆卷
（ 1）从档案室移交档案，严格执行原始档案的交接手续，使用双方项目负责人确认的档案交接清单（完成清点登记）。
（ 2）档案整理：编写页码、核对纸质档案页码、对可拆钉的文件做拆钉处理以适应扫描的要求、对需要修复的档案进行归并整理（如果发现破损严重，无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描，发现破损
严重的档案须立即报知项目相关负责人）制作卷内目录，扫描文件抽取 。
（ 3）按照扫描处理量明确交接周期和档案交接量（双方项目负责人签字，以保在施工过程中档案不损失、不丢失。）
（ 4）装订案卷应保证装订牢固，案卷整齐，卷内材料不松动，脱落，保持与原案卷一致。 图二：
2、 标引著录 按要求将文件所需信息录入到软件数据库里，标引著录按照国家档案局有关标准结合用户档案著录的具体要求进行。 （ 1）录入方式 采用手工录入的方式
（ 2）校对方式 校对以软件校对和打印输出、对比校对相结合，错误率在万分之二以下。案卷目录和卷内目录按照档案的原始数据录入。卷案目录和卷内目录的样式经用户同意可做相应调整。对档案目录数据修改和补充的数据，须填写更改资料、更改资料放入原案卷内，卷内目录及其他不全的需补充完整。 3、档案扫描
（ 1）扫描方式：根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用加长式扫描或者图像拼接处理方式处理，同一页面有两个以上文件，需分别扫描。
（ 2）扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描，主要采用平板扫描方式。
（ 3）扫描分辨率：不低于 300dpi，对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利
用效果。
（ 4）图像文件的大小：黑扫描图像应与原纸质档案保持一致。扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。
（ 5）如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清晰的同时，又不影响远程查询和浏览的速度。
（ 6）清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，并且不得出现字迹笔画残 缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致， 也保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过 0.5 厘米，并且指印和黑线不能覆盖或影响正文内容。
（7）根据档案实体情况，在档案电子文件中相对应目录设置 “复制件 ”、 “原件不清 ”标志。目录以原有档案目录为准，在实际处理过程中著有未归类的新目录。可根据情况修改目录，增
加或调整标准目录，对档案原目录数据修改或补充的数据，需填写更改资料，更改资料放入
原案卷内，能实现一条目录对应多个图像和一个图像对应多条目录的编目。（8）图像内容： 8.1 实时在屏幕上监控扫描全过程，遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情 况，则进行重扫或补扫。
8.2 检查扫描件是否合乎要求，扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重 页或错页情况，不能有遗漏、重复，扫错的现象
8.3 扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文
内容、页眉、页脚、
反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。（对图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况进行处理，
以达到用户需求）
8.4 纸张较差档案扫描方案：由于进行数字化的档案会有部分为历史档 差，对于这部分纸张质量较差的历史档案扫描，我们本着以下原则： 8.4.1 保证档案安全。纸张较差的档案多为破损档案，对于破
损档案更应该在生产流程中加以
案，纸张质量比较
特殊对待，不能造成二次破坏。保证档案的安全是第一要务。因此，在处理纸张较差的档案时，不允许使用蘸水防滑等有破坏档案可能性的操作方法。 8.4.2 保证扫描质量。历史档案之所以进行档案数字化，其中
最主要的目的之一就是抢救这部
分历史档案，今后在应用这部分档案时，尽量避免人为翻阅历史档案而给档案造成二次伤害，而应使用电子系统，使用扫描件。这样档案扫描的质量要尽可能的清晰、干净，尽可能的恢
复历史原貌，这对扫描质量的要求很高。 8.4.3 高效高质的完成任务。
（ 9）扫描登记：认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。 4、 图像处理
（ 1）逐张检查图像质量（包括黑边、折角、图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理），档案顺序（页号）是否正确，有无漏
扫、重张等情况（发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。）
（ 2）纠偏：图像整体倾斜不得超过 1 度，不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准。
（3）去污：所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大
50%的情况
下）由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清楚，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但应尽量保证图
像可读。
（ 4）全文页面及局部文字的加深和变浅的处理：原始档案的清晰度较低时，可提高图像的清晰度，修正原资料中存在的字间距和行间距过密，文字较深或较浅，字迹不清楚的缺陷，确保文字及图像信息清晰可辨。
（ 5）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形式的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一
个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性和数字化档案的准确可读。 （ 6）照片页处理：必要时采用专业的图像处理软件进行处理，确保照片的清晰度。
（ 7）图像存储：采用 JPEG 格式进行不加密存储。扫描文件存储命名必须与条目档案号一一 对应。
五、 全文识别（ OCR）及生成双层 pdf 、版式还原及格式转换 用专业的识别软件进行全文
将扫描处理完成后的文档利
OCR，如甲方对识别成功率有严格要求的，还需另外进行人工校
PDF 文件格式。 根据用户对识别率的要求，可选
1．不进行人工校对：其原
OCR 识别后生成双层 PDF 文件。从而激
优点：效 95%以
对，校对结束后将版式还原及转换成双层
择性进行人工校对。进行人工校对和不进行校对的优缺点对比： 理是在单层 PDF 的基础上利用计算机软件进行全文
活了图片中所反映的文字，而达到提取文字和利用原文所包含的文字进行检索的目的。但是 不进行人工校对和版式还原，识别的准确率取决于原始资源的情况及保存现状。 率高、成本低、能利用原文检索 准确率不稳定。 适应范围： 的身份信息）
浏览速度快。缺点：识别准确率取决于原件的质量，所以 ① 、原件版面干净及保存完好的资源。（准确率可达
只是围绕学生
上） ②、原文中只含部份核心检索内容的资源。（如学籍档案，检索的重点
2．进行人工校对：其原理是在 且文本层和图像层一一对 使用频率很高的资源。
OCR 的基础上，为了确保识别的准确率而增加了人工校对和
优点：全文检索无差错，准确率可达
适应范围：
99%，
缺点：效率极低、成本极高、因为进行了版式还原，所以原
① 、所载信息珍贵且
③ 、有
版式还原的工序。可实现无障碍的全文检索。
应。
真率不到 98%，而且存储空间很大而致浏览速度降低。 很好的硬件环境支持的数字化项目。
②、数字化项目资金预算充裕且项目实施时间宽松的资源。
5、总质检
（ 1） 对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验，对于质量达不到要求的进行重扫、补扫等操作。
（ 2）对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号和页数进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单重新处理。
（ 3）对图像质量的检查，确保图像版面清晰，干净，大小一致，方向一致。 （ 4）主要质检标准：
1. 对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验，对于质量达不到要求的进行重扫、补扫等操作。 2. 对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号和页数进行对比，对扫描前图像 页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单重新处理。 对图像质量的检查，确保图像版面清晰，干净，大小一致，方向一致。 4.1．加工后的电子影像在总数量、完整性、清晰度上与源文件保持一致。
3.
4．主要质检标准：
4.2．案卷著录、
按文件的属性著录数据库字段，检查 “文件路径 ”字段与文件实际存储位置一致，差错率控制在千分之五以内。 4.3．电子影像档案件信息定义数据差错率控制在百分之二以内。 4.4．电子影像档案卷内页码差错率控制在千分之一以内。 制在三度以内。 6、 批量挂接
4.5．每页电子影像左右端正度控
4.6．电子影像漏扫，压边率控制在千分之一以内。 4.7．电子档案与条目
数据的挂接一致，差错率小于千分之一以内。。
（1）扫描处理后的图像成品，按年度、机构上传至档案专用服务器，利用档案管理软件中的对应挂接功能将扫描图像信息与录入到档案管理软件系统中的目录进行对应挂接，确保目
录与原文的一一对应。
（2）挂接到档案管理系统中区，进行再次的成品验收。 7、还卷及数据备份提交
（ 1）原始档案还原工作严格按照国家档案局规定的相关标准和实际情况进行有序的还原，将还原的档案资料逐卷精心检查，确实没有落页、掉页、折页等问题后再归还档案管理人员，经双方仔细核实无误后，在还卷交接单上签字确认。
（ 2）在数据化加工过程中的各项工作记录，在数据转移完成后、提交给用户方。 （ 3）为了有效地保护数据，因此建立数据备份制度，在数字化加工项目工作结束，并经用户在终验报告上签字确认后，将通过验收后的数据利用用户软件的光盘制作功能刻录成光盘，刻录到 DVD 光盘中，刻录完成后再制作一个光盘备份，或用移动硬盘等存储介质，将所有成品数据备份，提交给用户。 （ 4）刻录光盘要求：
4.1. 光盘制作两份，制作成档案数据格式为多页 4.3. 电子档案存在于符合标准的单片包装光盘
TIFF 的光盘单盘调阅。
4.2. 同一份文件不跨越二片 DVD 片号（同一份文件页数需在同一
DVD 内） 。
4.4. 光盘标示光盘编号，单片包装盒上注明光盘内主要信息 性。
4.5. 在光盘刻录完成后，与硬盘系统中电子档案进行一次比对，确保档案资
料无遗漏及正确
4.6. 制作光盘人员对于所有光盘序号进行标记，并提交相应表格。
（四）质量控制方案和保证措施
项目加工总体质量目标：保证合格、争创优良！ 1、 加工质量保障措施
（ 1）严格遵照执行我方签定的《档案整理业务约定书》，避免项目转包、分包引起的管理混乱和质量风险。
（ 2）严格按照我方制定的人员和设备投入计划进场加工，确保人员设备供应，为项目进度和质量提供保障。
（ 3）在该项目加工过程中，我方所有现场加工人员均受我公司《数字化作业人员质量考核
制度》的约束，并承担相应奖罚结果。 2、 多环节，多层次的质量检查体系。
（1）对档案签收和属性数据录入的质量检查，主要内容：档案签收的准确性，完整性和即时性；数据内容齐全，属性数据输入准确；与数据校对的档案交接。
（ 2）对数据校对处理的质量检查，主要内容：校对后的数据内容齐全，正确；纸质档案实体完整，还案及时无误。
（ 3） 对数据迁移的质量检查，主要内容：迁移后的数据的完整性准确性；对数据进行组合
查询并且结果正确；对数据进行汇总统计并输出标准表格，试运行无死机现象。
（ 4）在完成以上每个环节后，检查人员将其数据再次进行一遍全面的复查，尤其对检查记录单上更正后的错误进行仔细的检查，确保扫描得来的数据与源文件内容完全一致。 （ 5）实施项目负责人对成品数据进行百分之十的抽查，在抽查时将该查数据的年度、保管期限、全宗号、卷号、卷内顺序号等目录信息是否准确无误，再对获取图像数据的亮度、歪斜、是否错页等方面进行抽查，如有不合格的数据及时进行统计和修正，确保最终数据的准确无误。
第四节 安全保密控制
一、 为了确保采集数据不外泄，在开始进行数字化加工后，我公司将不允许加工人员携带任何存储介质进出加工现场。
二、 为避免采集数据在硬盘上的物理磁道上被还原外泄，我公司将使用乙方提供的电脑用于数据采集作业。
三、 电脑上所有的可以读写存储介质的接口，自进场之日起即贴上封条，直到工程完工。四、 为避免数据采集过程中数据通过网络外泄，我公司在加工期间将关闭外网，只使用局域网完成数字化作业。
五、 为了建立并严格落实安全保密制度，保证档案资料的安全保密性，做到绝对不外泄任何信息。保密协议将同加工合同同时签定并成为合同不可分割的一部分。见附件。
附件：保密协议
保密协议
甲方： 地址： 乙方：地址：
鉴于甲方委托乙方承担其档案资料的数字化加工服务，乙方可能接触到甲方某些非公开的，涉密的文件、档案和资料，为了维护甲方资料的安全，保守国家秘密，乙方同意在整理档案
中涉及大量的重要的档案材料承担保密义务，并遵守如下保密规定：
1、乙方同意上诉须保密的文件和资料承担保密义务，数字化期间保证上诉文件和资料秘密安全，不得以任何形式向第三方（包括家属、亲友）谈论工作中接触的文件资料内容。
2、在乙方工作人员在工作过程中接触到重要文件资料时，除确有必要（如自拟文件标题，
图像处理等需要查看文件内容外）不得阅读文件资料内容。
3、乙方工作人员不得带进、带出各种计算机磁盘、光盘等易于存储文件资料的存储介质； 4、因工作需要必须带进的计算机软件工具类应用软件，须经档案室同意，并在带出时办理 检查登记手续。
5、甲方提供乙方所需数字化处理的文件和资料等有形载体，仅限于乙方基于甲方需要制作档案数字化产品的应用，乙方不得复制以上的任何文件和资料，或向第三方泄露；同时乙方在结束本期工作，所加工的数据经甲方按照《合同》验收合格后，必须无条件将其工作组机器内的数据清理干净。
6、乙方工作人员在工作任务实事工程中，非工作需要不得将档案资料带出工作场所，不得 私自记录或议论甲方涉密文件资料的内容。
7、乙方应承担本协议约定的保密责任，妥善保管有观点文件和资料，并对有关人员进行有
效管理，以确保本协议的履行。
8、乙方工作人员在工作过程中造成泄密或遗失文件资料的，甲方视情节轻重追究其行政甚 至刑事责任。
9、未尽事宜，按《保密法》等有关规定执行。
10、本协议一式贰份，甲乙双方各执一份，其有同等的法律效率，本协议经甲乙双方签字盖
章立即生效。 甲方：
乙方：
代表人（签字）
售后服务
12 个月内的免费技术服务
代表人（签字）
一、 享有在双方签字验收合格后 二、 一般技术响应时间为 务。
24 小时，若出现数据加工质量问题，在
48 小时内到达现场进行服
三、 为档案馆软件使用人员提供免费的档案资料加工软件的使用培训，同时有义务提供有偿的后续技术支持。
四、 保证建库的档案资料电子影像的数据质量，对出现质量问题的档案资料，有重新整理，免费补扫的责任。 五、 电话支持服务：提供
7×24 小时电话支持，售后服务电话：
六、在线 QQ 技术服务：提供 5-8 小时 QQ 在线支持，号码： 七、电子邮件服务：在收到邮件的
8 小时内做出响应。邮件地址：
八、定期回访服务。在售后服务有效期内，我公司将安排不少于三次的定期回访服务，以了解用户使用状况，收集反馈意见等。
工作流程 | Work Process
1. 档案分类整理：按照档案情况，年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制
不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。 2. 档案交接：分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员
按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。
3. 标引著录：标引著录是为了方便查阅与管理，对文字录入的准确性要求较高，实际
项目中将会按照统一的标准制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对
人员参考。
4. 档案拆分：档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要
扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫
描的页面进行标注。
5. 档案的扫描：原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。
扫描使用金档科技自主研发的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，
使原件完好无损。
6. 图像处理：采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过
校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、
校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。
7. 质量检验：对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、
图像的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验。对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页
的编号与页数进行对比，发现不合格的登记并退回上一流程重新处理。
8. 图像与索引挂接：文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像
与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移
交验收小组验收。
9. 案卷整理还原：档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整
理，公司安排专人负责案卷整理与还原。
基本操作流程介绍：
1、档案整理：对档案进行拆分、档号核实等档案准备的前处理工作。 2、档案扫描：采用专业当扫描软件，使用扫描仪对档案进行扫描。
3、图像修正：检查所扫描图像的质量，特别是检查图像是否清晰、有无缺页、影像方向是 否正确。
4、文件命名：严格按照《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（ DB35/T161-2002 ）中档号的命名规则对生成的图像信息以相应的档号进行命名。 5、数据对接：建立目录数据和档案图像之间的一一对应关系。
6、数据校对：对扫描的图像与相应数据信息链接的准确性进行检查。
7、刻录光盘：将扫描的图像和相关的信息及时地刻录到光盘上，一式三份，异地保存。 8、档案还原：将拆分扫描的纸质档案重新装订，恢复其原貌。 二、操作规范要求
（一）档案整理
1、必 逐卷、逐份 收和 ，档案以全宗 位分 成案卷，案卷按 序 号，且有
根据相 数据要求所建的目 。无关和重复的文件要剔除，有正式件的文件不 描原稿。 2、 影响 描 量的装 物（如 、 、其他固定器具）、装 要先拆除，拆除
原件的装 物 注意保 原件。如拆除后不能复原的珍 原件， 示主管部 再决定是否拆除。
3、破 重、无法 行 描的原件要先 行修复；折 不平影响 描的原件 先用 熨斗
熨平或 平后再 行 描。 （二）档案 描
1、 真无漏填写 档案前 理、 描交接 。
2、 每份文件的每 行 偏 理，其左右歪斜偏差小 3、 横向排放的 面 行左右旋 理。
5、 描 程中因操作原因或 量引起的卡 而 致的 破 或断裂 ， 尽可能按 原 隙粘 好，再用平板 描 描。
6、每一案卷 档案 描完后， 描人 核 案卷内每一文件的 描 数与前 理 人 填写的文件 数是否一致，不一致 在 注 填写具体原因或向 管理人 。 7、A4 幅 面 描 快速 描双面文档并正确排序的使用方法。
先将全部正面 描并保存后，再将全部反面 描（中 的白 也要 描）。排序 每次将最
后一 依次在双数 （ 2，4， 6⋯⋯ ）前插入即可，直到最大 数减 2 止。最后将文档中的空白 除。在 操作
2 度。
90 或 270 度 理，以符合 。
4、 于除文字内容外， 界内有个 大的黑点、黑 条、黑框、黑 行去黑
程中，当全部 数少于 21 可用 略 中剪切与粘 功能；当 全部 数大于
21 可用 CTRL+E 和数字 快速排序；最后将空白 除。
8、R、 G、B 色 及其 用支持 、 、 三色 的 描 可以分 将 上的三种
色之一 （不 描）， 置参数 根据 的 色 或不 。例如： 上的 色表格、表框、 文件 不能 ，当 底黑字 就要 色 。
9、 底色 浅，字迹 深、黑、明 （如毛笔字、碳素墨水字等） 其明暗度 默 （ 0）；当 面上有 多的表格 ， 了达到 好的效果 适当提高明暗度参数 （推 荐 10-20）。
10、 底色 浅，字迹 浅、淡、不明 （如复写 复写 和字、 色墨水、 珠笔、 笔字等） 适当提高明暗度参数 （推荐
止因亮度 置不当出 多黑点 其明暗度 （推荐
12、因 超薄且背面又有字迹 ， 描 不 背面字迹 描出来 将明暗度 （推荐 -5 到 -10 之 ）。
13、卡 的 理 差、薄、 、 折不 、开叉、装 超重、 槽 幅 大、 不 整 容易 生卡 。卡 后 改用平板 描，并尽可能恢复 档案原状。 14、平板 描与
ADF 装 平板 描一 其 描
40 秒， ADF 正常 描
此 尽可能用
ADF 描以 快速 描， 描 薄的 站立 送 描。
20-30，或者 40-50）。
-5 到 -10 之 ）。
11、 底色 深， 面粗糙，字迹 深、黑、明 （如毛笔字、碳素墨水字等） ， 防
4 秒。因
15、 A3 幅面的纸张在 A3 扫描仪上扫描，对于某些长度超过 A3 标准长度无法一次性扫描时
应分为多次扫描，注意保证对应纸质档案内容的前部份或表头内容一致。纸质档案幅面超过
A3 时，暂不处理。在对应扫描交接单上备注栏注明页码及页数（如 阶（ 256 色）。
17、检查核对完后将当天影像数据上传到服务器保存。 （三）图像修正
1、扫描影像获取时一般将分辨率设置为
200DPI.
2、图像画幅数要与扫描交接单上保持一致，准确无误。 3、每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。 4、要保证画幅上的图像、文字完整，清晰可读。
P1-3， 3 页）。
16、在某些文件的中间有可能会插入一些照片（黑白或彩色），扫描时将图像类型设置为灰
5、对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数，尽可能使图像能清晰识别。 6、对每个画幅进行纠偏处理，使其左右歪斜偏差小 7、对横向排放的页面进行左右旋转
2 度。
90 或 270 度处理，以符合阅读习惯。对于除文字内容
外，纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。 8、图像文件如非原件原因，字迹或图像无法清晰识别，应返工。
（四）文件命名馆藏纸质档案的每一文件都有一个与之相对应的唯一档号，该档号也是每份 文件图像的文件名，应按《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（
DB35/T161-2002 ）中
有关档号结构标准，建立每份文件的目录数据和文件名。命名标准其组成格式简单表述为：
全宗号（ 4 位） -（ 1 位）目录号（ 3 位） -（ 1 位）案卷号（） 4 位 .（1 位）分卷号（ 2 位） - （1 位）文件起始页号（ 4 位） 没有分卷时文件档号为
18 个字符，有分卷时文件档号为
21 个字符，如：没有分卷： 0233-
002-0004-0012 有分卷： 0233-002-0004.02-0012 每份档案文件目录数据与其图像文件名必须建立一一对应关系，实现档案目录数据与图像文件的对接。
（五）数据对接根据文件的档号将目录数据与图像文件进行对接，对接过程中应通过参看原文内容，看文件内容是否与数据所著录的内容一致，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。
目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。
（六）数据校对以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做 好记录，并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的合格率未达到 95%以上不予以验收。（七）光盘刻录每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘。刻录光盘时应
注意图像信息的完整，刻录完成后要进行质量检查。质量检查的内容有图像文件能否打开，文件数是否准确，防止刻录失败。合格的光盘用只读光盘复制两份，异地保存。
（八）档案还原在重新装订档案的时候要注意保护好档案的实体不受损害，同时还必须注意案卷内文件的数量及排列保持原貌，做到安全且无遗漏。
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