教育观察 对二级管理下高校科研秘书队伍建设的思考 李婧娴王辉 摘要：二级管理是目前我国高等院校科研管理体系 将本学院的材料汇总后上报至学校科研管理部门，协助 的普遍模式，其中科研秘书作为学校科研管理部门与学院 科研人员连接的纽带，是整个科研管理体系中必不可少的 重要环节，起到上情下达、下情上传的沟通桥梁作用。本 文结合科研秘书的主要工作对科研秘书队伍的现状展开分 析，探讨存在的问题，并提出解决的方案对策。 关键词：二级管理高等学校科研秘书队伍建设 现状对策 一、二级管理中科研秘书的重要性及意义 目前我国的高等院校科研管理体系大多实行二级管理 制度：学校科研管理部门负责统筹管理，制定科研管理相 关的各类文件、制度，下达国家、省等上级单位的相关文 件与通知，汇总下属学院的科研工作情况等；而二级学院 则负责各自学院的具体科研管理工作，与科研人员联系和 沟通，汇总各自学院的信息并上报学校科研管理部门。 在二级学院中，科研秘书作为各自学院的具体科 研管理人员，是整个科研管理体系中必不可少的重要 中间环节，起到上情下达、下情上传的沟通桥梁作用。 科研秘书的工作是学院科研发展的强力后盾，是科研 能力提升的重要保障。 二、科研秘书的主要工作 科研管理工作包括项目申报、成果申报、绩效评价、 学科建设、经费管理、学术交流等，内容复杂繁多。 一方面，科研秘书是学院内所有科研人员的秘书， 负责向本学院科研人员传达上级的、通告等，例如 项目申请通告、项目立项通知、结题验收通知等；积极 动员、组织指导科研人员申报各级各类项目和奖励；汇 总本学院科研人员申报的科研项目材料、科研成果材料 等；督促学院内的学科建设和实验室建设等。科研秘书 的工作在于解决管理中的实际问题，为学校科研项目的 实际执行人——科研人员创造良好的管理条件。 另一方面，科研秘书是上级科研管理部门的秘书， 直接向学校科研管理部门负责，辅助其开展科研管理工 作。接收上级的通知公告，为其提供必需的信息和资源， ⑨管理观察・２０１４年３，Ｅｌ上旬出版 其开展学术交流活动，将科研人员遇到的障碍和难点等 具体问题反馈给学校科研管理部门。 三、科研秘书队伍存在的问题 １．科研管理制度不够完善 管理制度中对科研秘书的工作内容、工作范围和工作 权职界定不明晰。科研秘书存在并不完全明确其本职工作 范畴的情况。尤其是一些科研秘书流动性较大的学院，管 理人员的更替过于频繁，新上任的科研秘书往往对管理工 作程序并不熟悉，出现纰漏的可能性也相应增加。 上级科研管理部门与科研秘书之问的管理权限之间存 在交叉和空档。以项目申报为例，科研秘书一般不直接接 触科研项目的立项和评审部门，往往只是根据其个人的理 解实行。由于在审核过程中个人的出发点和审视角度不同， 各个学院的科研秘书递送至学校科研管理部门的材料有时 会存在不同程度的疏漏，包括信息不健全、格式不规范、 形式有偏差等，使得科研秘书无法发挥其实质性的作用。 而学校科研管理部门作为直接联系上级立项或评审部门的 管理机构，虽然能够充分把握各类项目申报时所需注意的 事项以及各类信息资源，但在汇总所有项目时，往往因为 项目数量多、申报时间紧，缺乏足够的人员和精力对所有 项目进行足够细致的审核。可见，在管理过程中尽管有科 研管理部门、科研秘书这两层的审核部门，两者看似管理 权限有交叉，但实际上二者之问又存在一定的管理空档， 没有充分发挥二级管理的优势。 ２．科研秘书自身素质问题 从客观的角度来看，部分科研秘书存在身兼数职的 情况——既是管理人员，本身又是一线的科研人员，同 时又承担着教学任务。迫于科研和教学的压力，他们往 往将更多的精力投入其中，对科研管理文件的精神领悟 不够透彻，管理知识不扎实，管理工作业务不熟悉，开 展管理工作时往往力不从心，疲于应付，潦草应对。 从主观的角度来看，部分科研秘书缺乏对管理工 作的热情和积极性，忽视了其管理工作在科研管理链 中的重要作用，认为科研秘书的工作性质类似于“传送 教育观察匪 带”——简单地收集材料后递交，而没有意识到其作 研秘书在科研管理链中的角色定位，阐明其工作性质、 为链接科研管理部门和科研人员的沟通枢纽，既比科 工作内容和工作范畴，强调科研秘书工作的重要性，建 研管理部门人员更熟悉科研人员的科研情况，能够在 立实施评价体系，并要求各部门严格按照文件精神安排 审核申报项目的真实性、落实项目实施过程中起到科 部署工作。文件内容还应包含在绩效考核的基础上，对 研管理部门无法替代的作用，又比科研人员更熟悉科 违反文件精神的管理人员执行相应惩罚措施的条款，以 研管理部门的管理规定，能够在完善项目申请材料、 提供必要信息资源的过程中发挥不可或缺的作用。 四、加强科研秘书队伍的建设与培养 及对在管理工作中具有突出贡献的人员进行表彰的激励 机制。激励机制可以包括物质激励和精神激励。合理的 实行赏罚分明，能够有效打击得过且过、消极工作的部 １１．科研秘书应具备的素质 理解能力和信息传递能力。科研秘书应密切 关注上级管理部门的和通知，接到任务指示后， 能够仔细研读分析，深刻理解把握，吃透文件精神， 掌握重点，关注细节，并及时向科研人员传达各类信 息。同时，应鼓励科研人员积极申报各类项目，并加 强与项目负责人的联系沟通，跟踪从项目申报、立项、 实施到结题、报奖的整个过程，总结项目负责人遇到 的共性问题，并及时向上级管理部门反映。 责任心和服务意识。科研秘书的工作内容较为琐碎， 所做的工作大多是“为他人作嫁衣裳”，因此科研秘书 必须具备良好的职业道德和奉献精神。要意识到科研秘 书本身是服务性的岗位，应时刻以学院的整体利益为重， 切实摆正自身的位置，认真负责，以饱满的工作积极性 和高效的工作机制一丝不苟地开展工作，尽可能地帮助 科研人员申报项目和顺利完成项目。由于科研项目的申 报往往附带时间，科研秘书应在规定的时间内保质 保量地完成任务，必要时还需加班加点，切不能以自身 事务繁忙为借口，推脱或延误应完成的工作，而应秉持“舍 小我为大我”的理念和甘于奉献的牺牲精神，不计较个 人得失，始终将集体利益放在第一位。 组织协调能力。科研秘书作为上级管理部门与科 研人员的沟通桥梁，必须具备良好的交际能力和沟通 技巧。科研秘书的工作性质决定了其常规工作涉及到 多方联络：除了向科研管理部门上报科研项目之外， 还需要与财务处联系加强项目经费管理，与宣传部联 系开展各类宣讲会、研讨会、验收会等学术交流活动等。 科研秘书须协助各部门制定完善工作计划，安排落实 工作任务，共同营造良好的工作氛围，为科研人员营 造有利的科研环境。 ２．科研秘书队伍的建设 科研管理制度的完善。由科研管理部门牵头，学校 应出台二级科研管理制度的相关文件，规定科研管理的 操作流程，明确各级管理部门的职责和权利，尤其是科 分科研秘书，同时能够激发优秀的科研秘书的工作热情， 充分调动管理人员的积极性，鼓励科研秘书之间互相学 习和探讨交流经验，营造竞争又合作的工作氛围，为构 建一支热衷管理工作、具备高效管理能力的科研管理队 伍提供强有力的制度保障。 加强科研秘书与上级科研管理部门的沟通。学校应 采取多种方式对科研秘书进行集中培训，有计划地安排 不同的部门开展宣讲会、经验交流会，邀请有经验 的专家介绍管理方法等，组织科研秘书和科研人员参与， 将科研秘书的工作理念渗透到每个科研人员中，保证科 研管理队伍的后备力量也同样具备一定的对管理工作的 认识。同时，科研管理部门作为上级科研管理部门，应 及时与科研秘书沟通，重视其对管理工作的建议和意见， 将部分权力下放给科研秘书，使其真正参与到科研管理 的决策中，能够增强科研秘书的主人翁意识和责任意识， 增强其自我价值实现感。 设立岗位的专人任职机制。兼职科研秘书的频繁 更换，不利于学校科研的长远发展。学院的科研秘书应 由稳定的全职人员担任，其本职工作便是科研项目的 管理，既不涉及实际的课题项目研究，也不需要开展 针对学生的教学任务。而针对一些科研人员人数较少、 科研方向较单一的学院，可以采取几个学院共有一名专 职科研秘书的方式，实施统一管理。只有将科研秘书从 科研、教学等其他繁琐的事务中解脱出来，一心一意 展开科研服务工作，才能真正实现管理工作的专业化， 达到建设完善科研管理队伍的目的。 木基金资助：浙江中医药大学校级科研基金项目 （２０１３ＳＹ１３） 参考文献： ［１］陈曦．高校二级学院科研秘书工作对科研管理工作 质量的影响［Ｊ】．价值工程，２０１２，３１（１ ３）：２２８． ［２］蓝蔚青，孙晓红，曹剑敏．高校二级学院科研秘书管 （下转第８８页） “ （ 旧 ，盘 ２跏７ 管理观察・总第５３４期 教育观察 因此教学改革评价体系的建立也是至关重要的。 教学手段和方法，不断提升教学能力，同时注意对学生 在药事管理学教学改革中，我院学生经历了主动 学习兴趣、创新意识和应用能力的培养，以教助学，以 学习、课堂参与、现场解决问题三个重要环节，因此 学促教，才使得学生更能适应社会需求，服务社会。 在构建有效的全面反映学生学习综合效果的评价体系 时，重点研究了学生自主学习效果、课堂互动参与效果、 参考文献： 教师在互动模式下的教学方式效果等多方面的评价方 ［１］王锐利，白克华，张丽锋，等．药学实践杂志［Ｊ］． 法，检验其是否和提高学生的表达和处理问题的能力 ２Ｏ１ ２（６）：４７５－４７ ７． 的培养目标相结合。同时，根据教学效果评价中的学生、 ［２］杨世民．药事管理学［Ｍ］．第５版．北京：人民卫 领导、教师本人的三位主体的不同，分别制定出相应 生出版社，２０１１：７． 的切实可行的评价标准，比如对于学生评价，学生既 【３］王新．基于问题的学习一一学生自主学习能力的有 是教学活动的对象，也是教学活动的主体，由于学生 效途径探讨［Ｊ］．外语与外语教学，２００７（２）：３０—３２． 自始至终参与教学的全过程，因而他们最了解教学的 【４］江福松．积极开拓学生处理问题的能力［Ｊ］． 情况，在学生互动教学过程中，检验其是否通过对药 教育教学论坛，２０１１（２９）：１４１ 事管理学的学习对从事专业工作产生了浓厚兴趣，是 【５］黄焱，徐国兴，郭健，等．模拟课堂探究学习 否提高了在药事管理行业的实践技能、表达协作能力 教学模式在眼科学基础教学中的应用．基础医学教 及解决问题等能力。从而建立了全面合理的评价体系， 育，２０１ ３（２）：１６２—１６４． 据此也会对互动教学方法的各个环节进行完善和补充， ［６］杨金观，聂建峰．课堂教学质量评价～个在 更好的激发了学生的参与互动学习的热情。 高校实际工作中被误解的概念［Ｊ］． 高教发展与评 四、结论 估，２０１ ０，２６（１）：１ ５－２０． 针对教学模式中灌输式教学，学生处于被动学习状 态，效率低下的特点，我院把药事管理学作为教学改革 作者简介： 模式研究的切入点，从学生自主学习能力培养、互动教 郭健（１９７９一），女，讲师，在读博士，研究方向： 学模式下学生参与方式及教师教学方式等方面进行了改 天然药学． 革、并建立了有效的互动教学效果评价体系，提高了学 通讯作者：杨最素，副教授． 生的学习热情以及表达和处理问题的能力，以期培养出 应用型、复合型、创新型等不同类型的药学人才。而我 （作者单位：浙江海洋学院食品医药学院，浙江舟山 院教师只有通过不断实践与尝试，转变观念，采用多种 ３１６０２２） （上接第８５页） 理方法工作探析［Ｊ］．科技创新导报，２０１０，（４）：２３６—２３７． 院学报，２０１２，２８（３０５）：４７－４８． ［３］郝梅．高职院校二级管理中科研人员激励机制的研 究［Ｊ】．中国科教创新导刊，２０１１（１０）：１２０－１２１． 作者简介： ［４］郭婷．浅析高校二级学院科研秘书应具备的业务素 李婧娴（１９８８－），女，汉族，浙江温州，浙江中 质［Ｊ］学理论，２０１２（９）：１２６—１２７． 医药大学，硕士研究生，研究实习员。 ［５］管颖超，陈兰，徐时彬．新形势下高校科研管 理工作创新探讨［Ｊ］四川师范大学学报（自然科学 通讯作者： 版），２０１０，３ ３（４）：５６８－５７１． 王辉（１９７９－）男，汉族，浙江杭州，浙江中医药大学， ［６】王冰．从科研管理专业化角度浅议高校科研秘书队 硕士研究生，助理研究员。 伍建设［Ｊ］学园，２０１２（１４）：４２—４３． ［７】王艳艳．高校科研管理队伍建设［Ｊ］吉林省教育学 （作者单位：浙江中医药大学，浙江杭州３１００５３） ＠管理观察・２０１４年３月上甸出版
